5 Tipů pro Nalezení a Výběr správného Systému Správy Sbírek

Jak Vybrat CMS, Který Podporuje Vaše Instituce Potřebuje

Sbírka organizace, jako jsou muzea a galerie, použijte muzejních sbírek management system (CMS) sledovat komplexní meziresortní údaje a informace týkající se objektů v kolekci. Protože záznamy o vašich nejcennějších sbírkových objektech jsou sledovány muzejním CMS, musí být tyto informace snadno přístupné všem členům organizace.

implementace nového CMS v jakémkoli existujícím systému nebo pracovním postupu může být pro každou organizaci skličující a velký podnik. Je třeba vzít v úvahu mnoho finančních, technických a vzdělávacích úvah. Měření těchto potenciálních snah bude zásadní pro pochopení, zda takový podnik stojí za to. Hledání nejlepšího softwaru pro správu sbírek pro správu informací o sbírkách pro vaši organizaci je proto nezbytné pro co nejjednodušší implementační proces.

pomoci nastavit správným směrem, jsme sestavili seznam tipů, aby vás na trati a najít sbírek systém řízení, který nejlépe vyhovuje potřebám vašeho muzea nebo sbírky organizace.

Shromážděte silný tým

zvažte, která oddělení a zaměstnanci budou vaším novým muzejním softwarem nejvíce postiženi. Kdo budou vaši výkonní uživatelé? Zapojte je do výběrového řízení brzy. Po výběru vašeho týmu, jmenujte vedoucího týmu, který bude spravovat podrobnosti projektu a zajistí hladký přechod.

navrhovaní členové týmu:

• Vedoucí sbírky
• Vedoucí kanceláře
• Výkonný ředitel
• manažer
• Vedoucí kurátor
• Hlava ochrany
• správce Databáze
• Digital media manager
• správce Webu

Průzkum Vašeho Výběru Týmu

Proč potřebujete muzejních sbírek systém řízení, a to, co hledáte dosáhnout? Zkoumání těchto jednoduchých otázek pomůže odhalit vaše hlavní priority a překážky, kterým můžete na cestě čelit.

zeptejte se svého týmu na aktuální výzvy muzea CMS a na to, co je třeba zlepšit. Zjistěte, co chtějí z nového systému získat a jaký dopad očekávají na sbírku v příštích letech.

s ohledem na okamžité a dlouhodobé cíle dá váš tým směr. Zde je příklad:

Definování cílů a kroků k jejich dosažení bude zmírnit budoucí nejasnosti nebo neshody pro váš tým, jako očekávání byly již objasněny.

Definujte své jističe obchodů

ačkoli každá kolekce je jedinečná, některé procesy jsou standardní v celém poli. Zvažte výše uvedené cíle, pracovní postupy ve vašem muzeu a tato doporučená měřítka.

CMS, který zvyšuje tyto aktivity nabízí nejlepší šanci na úspěch:

	Půjčky a Výstava Management – Sdílení a zobrazování sbírkových předmětů je v srdci vašeho muzea. Vybraný CMS by měl zefektivnit plánování výstav konsolidací informací o kontrolním seznamu a poskytováním zaměstnanců přesně aktualizovaných informací. Váš nový CMS by měl nabízet flexibilní reporting, který lze snadno přizpůsobit tak, aby podporoval postupy vašeho týmu při půjčkách a výstavách.
	Zachování Podpory – Udržování správné zachování dokumentace—jako je zpracování průzkumů a zprávy o stavu—zajišťuje, že vaše sbírka zůstane bezpečné a přístupné. Vyberte CMS, který podporuje bezproblémovou spolupráci mezi konzervátory, kurátoři, a registrátoři standardizací údajů pro nezbytné průzkumy léčby, zprávy, a environmentální kritéria.
	Umístění a Řízení Dopravy – Podívejte se na CMS, který může cross-referenční informace o dopravě—odeslat a data doručení, kurýrní detaily, zásilka hodnoty—s pojištěním, objekt a výstavy nebo detaily půjčky. Váš CMS by měl také snadno spravovat sledování čárových kódů a činnosti související s inventářem.
	Správa digitálních aktiv a médií-Správa digitálních aktiv je stejně důležitá jako Správa objektů ve vaší sbírce. Ujistěte se, že váš CMS poskytuje nativní PŘEHRADY funkce, která vám umožní číst a spravovat téměř jakýkoli formát souboru médií, vytvoření media records, automatický import a aktualizace media metadata, digitálně komentovat obrázky, a nastavit skupinu přístupových práv.
	Reporting a Analýzy – Pomoci váš tým spravovat svou sbírku efektivně výběrem CMS, který poskytuje více předem nakonfigurované zprávy, štítky, katalog šablon, stav zprávy, a výstava kontrolní seznamy. Zajistěte, aby data mohla být snadno exportována v různých užitečných formátech.
	Flexibilní Dostupnost – Největší sbírka týmy jsou na cestách, takže je důležité, že váš personál je schopen získat přístup a aktualizovat informace bezpečně, z libovolného místa. Váš CMS by měl nabízet bezpečný, webový přístup, buď jako aplikace založená na prohlížeči, nebo prostřednictvím kompatibilního cloudového řešení.

Priority a zúžit seznam kritérií 3 absolutní must-haves, aby se váš tým zaměřil, jak si výzkum, testování a porovnání různých řešení.

Výzkum, Co je k Dispozici

S své cíle a jednat jističe založena, váš tým je dobře vybavena pro výzkum, řešení a kontaktujte dodavatele. Shromážděte co nejvíce informací z webu, veletrhy, a ukázky.

zde je několik počátečních otázek, které si musíte položit:

• odpovídá řešení tohoto dodavatele vašim cílům?
• splňuje software vaše standardy, které musíte mít?
• jak hladce bude implementační proces probíhat? Jak délka procesu implementace ovlivní vaše cíle.
• jak bezpečné a škálovatelné je řešení? Hledejte software, který se snadno integruje s jinými systémy (online sbírky, přehrady, ochrana atd.) a může podporovat vaše potřeby, jak se v budoucnu mění.
• zlepší tento systém komunikaci a spolupráci při vašich aktivitách souvisejících se sbírkou?
• jakou pověst má každý prodejce? Můžete najít účty v reálném světě, případové studie, nebo reference?
• může tento systém konsolidovat funkčnost jiných systémů?
• má prodejce zkušenosti s vaším typem a velikostí kolekce?
• jak kompatibilní je nový software s vaší stávající IT infrastrukturou?

Upřesněte svůj výběr

nyní je čas zúžit možnosti na konečnou volbu.

• v případě potřeby zajistěte další demonstrace a rozhovory s výběrem nejlepšího dodavatele.
• zvažte návratnost investice. Určete náklady spojené s každým řešením CMS a poté identifikujte přínosy, finanční i nepeněžní.
• dokončete výběr dodavatele.

váš nový systém by neměl jednoduše nahradit současný systém; měl by pomoci vaší instituci pracovat efektivněji a zároveň podporovat vaši sbírku do budoucnosti.

navíc vaše práce s kolekcemi neexistuje izolovaně, takže váš software by také neměl. Myslete ve velkém a Chraňte svou sbírku a své zdroje investováním do ekosystému správy podnikových sbírek, nikoli do samostatného CMS. Nezapomeňte pečlivě vyhodnotit své potřeby během výzkumného procesu a zvážit možnosti, které nejlépe ušetří čas, peníze a frustraci.

pokud se chcete dozvědět více o tom, jak vám galerijní systémy mohou pomoci dosáhnout vašich cílů, zobrazit ukázku CMS nebo požádat o konzultaci s některým z našich odborníků, kontaktujte nás ještě dnes.