jak standardizovat podpisy ve vašich obchodních e – mailech-podrobný průvodce

: tento blogový příspěvek byl aktualizován 12.srpna 2020.

pokud to čtete, myslím, že jste si již dobře vědomi toho, jak důležité je mít firemní e-mailový podpis vložený do vašich obchodních e-mailů. To je skvělé, ale uvědomuje si to i zbytek vašich spolupracovníků? Svou online korespondenci můžete použít jako platformu k propagaci své značky a šíření hodnot vaší společnosti. Nebude však účinné, pokud všichni zaměstnanci vytvoří e-mailové podpisy sami. Jak to vyřešit? Vše, co potřebujete, je oficiální, standardizovaná šablona podpisu e-mailu pro vaši společnost. Poté je musíte implementovat pro všechny uživatele. V tomto článku vás provedu snadným procesem standardizace podpisu e-mailu.

Sjednotit své e-mailové podpis design

Váš image značky je vaše prodejní místo, takže je důležité zahrnout do každé odchozí firemní e-mail. Upevnit identitu vaší značky, musíte vytvořit originální a konzistentní portrét vaší organizace na výstavě v e-mailové komunikaci. Udělat to, můžete:

• delegujte jednu osobu pro správu e-mailových podpisů všech uživatelů.
• Zbavte se dekorativních písem, inspirativních citací a nevhodných obrázků zaměstnanců v e-mailech.
• ujistěte se, že šablona podpisu e-mailu není příliš dlouhá, ale obsahuje všechny potřebné podrobnosti.
• analyzujte relevanci každé jednotlivé položky obsažené v bloku podpisu e-mailu.

Přizpůsobte podpisy potřebám vaší společnosti

protože e-mailové podpisy jsou považovány za elektronické vizitky, ujistěte se, že všichni uživatelé správně vytvořili e-mailové podpisy s personalizovanými kontaktními údaji. Firemní podpisy si můžete přizpůsobit s ohledem na jméno odesílatele, pozici a oddělení.

například interní podpis IT by měl obsahovat základní kontaktní informace. Do interní komunikace není třeba vkládat efektní marketingové bannery, fyzickou adresu společnosti nebo odmítnutí odpovědnosti. Podívejte se na vnitřní inspiraci podpisem níže.

Na druhou stranu, při navrhování podpis pro Prodejní tým, to by měl obsahovat rozšířené informace o společnosti, logo, marketingové bannery, sociální média ikony a upozornění, aby splňovaly zákonné požadavky.

Použít vizuální přilákat lidi,

Dobře navržené grafika nachází ve vaší e-mailové podpis lze snadno chytit pozornost uživatelů, takže neváhejte je použít ve váš prospěch.

• přidejte logo společnosti ke všem podpisům e-mailů.
• ujistěte se, že logo je dobře vystavené a odkazy na webové stránky vaší společnosti.
• Přidejte fotografie uživatelů do podpisů e-mailů. Ukázalo se, že vyhrávají důvěru a dělají online komunikaci přátelštější.

vložte odkazy na vaše webové stránky a sociální profily

hypertextové odkazy jsou důležitým prvkem vašeho e-mailového podpisu. Mohou snadno zvýšit návštěvnost vašich webových stránek nebo profilů sociálních médií a pomoci příjemcům snadno komunikovat s vaší společností.

Chcete – li, aby byl užitečný prvek podpisu, ujistěte se, že:

• zahrňte odkazy na své nejcennější online zdroje. Nezapomeňte je vždy udržovat v aktuálním stavu, aby je zákazníci nikdy nepovažovali za zavádějící.
• Přidat sociální média ikony spojené s oficiální profily na Facebook, LinkedIn nebo jiných sociálních profilů relevantní pro vaše businesss.
• vložte text nebo tlačítko s hypertextovým odkazem na např. setkání plánovač, nebo chatu box pro rychlejší a přímou komunikaci mezi vaší společností a vašimi zákazníky

V příkladu výše, podpis e-mailu šablony se skládají z odkazů na sociální média profily, webové stránky společnosti, marketingové zdroje s tipy na pěstování něčí podnikání, blog, jak-na článek o úsporu peněz, a portfolio produktů. Takže můžete použít poměrně velký počet odkazů v rámci jednoho podpisu, aniž byste ohromili příjemce (pokud je vaše šablona dobře navržena).

Zůstaňte v souladu s právními požadavky

poskytování podrobných informací o vaší společnosti v e-mailových podpisech je často vyžadováno zákonem. A co víc, dobře napsané odmítnutí odpovědnosti vám pomůže chránit vaši důvěrnost a zůstat v souladu se zákonnými požadavky. Například ve vašem odmítnutí odpovědnosti můžete zahrnout odkazy na podmínky používání vašich služeb nebo odkaz pro odhlášení, abyste vyhověli ustanovením GDPR. Včetně profesionálního vyloučení odpovědnosti také pomáhá při vytváření transparentního firemního obrazu a budování důvěry.

Tip: Zahrňte vyloučení odpovědnosti v dolní části všech externích e-mailů, abyste zůstali v souladu se zákonnými požadavky a vytvořili profesionální firemní vzhled.

Přečtěte si více o zřeknutí

Zkontrolujte, zda váš podpis na žádné chyby

Představte si, že příjem zprávy s e-mailový podpis s red Xs, místo obrázky, nefunkční odkazy, nebo dokonce gramatické chyby, nebo pravopisnou chybu. Zní to jako SPAM, že? Proto byste se měli vždy ujistit, že podpisy e-mailů vaší společnosti jsou bezchybné.
před použitím podpisu v obchodních e-mailech se ujistěte, že:

• Upravte své e-mailové podpisy na různé e-mailové klienty a mobilní zařízení. Můžete se zaměřit na ty nejoblíbenější a zkontrolovat, jak se na nich zobrazuje váš podpis.
• zkontrolujte text podpisu, zda neobsahuje chyby nebo chyby. Bezchybný podpis upevňuje vaši image profesionála.
• Klikněte na všechny odkazy v podpisu, jestli pracují správně a vést k správné webové stránky a sociální profily.

Správa podpisů e-mailů

pokud nemáte řešení pro centrální správu podpisů e-mailů, může být obtížné poskytnout standardizované podpisy všem zaměstnancům, ale ne nemožné. Jen bude vyžadovat práci a čas:

1. Design firemní e-mail podpis šablonu tak, aby splňovala požadavky vaší společnosti (zkontrolujte E-mailové Podpisy, Šablony a Bezplatné E-mailové Podpisy Generátor).*
2. distribuujte jej koncovým uživatelům.
3. ujistěte se, že podpis byl správně implementován na všech e-mailových klientech a zařízeních ve vaší společnosti. To může vyžadovat, abyste osobně navštívili každou pracovní stanici a ručně změnili podpis.

níže si můžete prohlédnout krátkou animaci o tom, jak obtížné je nasazení e-mailových podpisů.

*v případě, že uživatelé používají více než jeden e-mailový klient, budete muset připravit návrh podpisu pro každého z nich.

omezení ruční správy podpisů

největším problémem této metody je, že musíte buď počítat se zaměstnanci, aby správně nastavili svůj e-mailový podpis, nebo to sami ručně. Pro společnost s 30 zaměstnanci se to nemusí zdát obtížné, ale pokud má vaše společnost stovky nebo tisíce uživatelů, může být téměř nemožné efektivně spravovat jakékoli aktualizace podpisů.

kromě problémů s implementací šablony podpisu existují také omezení konkrétních e-mailových klientů, která je třeba vzít v úvahu při navrhování e-mailových podpisů. Například možnosti návrhu podpisu jsou často zúženy, pokud nemáte přístup ke zdrojovému kódu HTML podpisu. A je těžké naladit podpis tak, aby se dobře zobrazoval na obrazovce příjemce (včetně mobilních zařízení!).

Nativní řešení pro správu podpisů

Office 365 (Microsoft 365) a Exchange Server umožní spravovat a nasazovat e-mailové podpisy pro jakýkoliv rozsah poštovních schránek ve vaší společnosti. V zájmu zahrnují podpisy uživatelů zprávy, budete muset:

1. Připravit zdrojový HTML kódu své e-mailové podpis šablony, které zahrnuje Active Directory zástupnými znaky (podívejte se na Bezplatný E-mailový Podpis Generátor pro šablony zdarma).
2. nakonfigurujte pravidlo toku pošty, které přidá šablonu do e-mailů uživatelů.

Přečtěte si více o nasazení podpisů na serveru Exchange Server 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
Naučte se, jak sjednotit e-mailové podpisy v Office 365.

omezení nativních řešení

v tomto případě je možná Centrální správa podpisu e-mailu, ale omezená. Ani Exchange Server, ani Office 365 odlišuje jeden e-mailů v rámci konverzace, uvedení všech podpisů v dolní části zprávy řetězce. Žádný z nich také podporuje vložené obrázky, takže budou všechny přijaty jako přílohy příjemcem. Navíc podpisy nejsou viditelné ve složce odeslaných položek uživatelů, takže nemůžete zkontrolovat, zda byl váš podpis přidán správně. Proto, pokud chcete mít pokročilejší e-mailové podpisy, které vám umožní větší flexibilitu, možná se budete muset podívat na řešení třetích stran pro správu e-mailových podpisů.

CodeTwo řešení pro správu e-mailových podpisů

podívejte se, jak vám řešení CodeTwo mohou pomoci při správě e-mailových podpisů.

CodeTwo Email Podpisy pro Office 365

Toto řešení cloud-based umožňuje centrálně spravovat e-mailové podpisy pro všechny uživatele v Office 365 (Microsoft 365) organizace. Můžete jej použít k vytvoření pokročilých šablon e-mailových podpisů v intuitivním editoru WYSIWYG, který nevyžaduje žádné znalosti HTML. Můžete jej použít k snadnému přidávání obrázků, změně barvy textu nebo vložení hypertextových odkazů.

Toto řešení je pro vás, pokud chcete:

• Vytvořit jednotný celofiremní e-mailové podpisy a spravovat je ve vaší organizaci služeb Office 365 z jednoho místa.
• používejte různá mobilní zařízení a e-mailové klienty a nebojte se o úpravu podpisů.
• vytáhněte data uživatelů z Azure Active Directory.
• Vytvořte podpisy pomocí snadno použitelného editoru šablon nebo vyberte jednu z předdefinovaných šablon e-mailových podpisů z vestavěné knihovny šablon.
• přidejte marketingový obsah a změřte jeho výsledky.
• zobrazení podpisů při psaní nové zprávy a ve složce Odeslané položky po odeslání e-mailu.

můžete spustit zdarma 14-trial vidět, jak to funguje

CodeTwo Exchange Rules

CodeTwo Exchange Rules je podpis manager, který vám pomůže nastavit profesionální e-mailové podpisy v prostorách Exchange Serveru, bez konfigurace nic extra na uživatele stroje.

tento software vám poskytuje řadu užitečných funkcí:

• kompletní Centrální správa e-mailových podpisů a odmítnutí odpovědnosti.
• vkládání podpisů přímo pod poslední Odpověď, Ne dole.
• podpisy lze zobrazit ve složce Odeslané položky uživatelům, aby mohli zkontrolovat, zda byl podpis přidán do jejich e-mailů správně.
• intuitivní editor podpisů HTML pro vytvoření všech podpisových šablon bez odborných znalostí v kódování HTML.
• možnost vkládat obrázky a loga jako vložené přílohy. Příjemci je budou zobrazovat automaticky bez nutnosti stahovat nebo otevírat obrázky externě. Díky tomu můžete do podpisů vkládat propagační bannery, fotografie uživatelů nebo tlačítka výzvy k akci.
• pravidla plánovač, který vám umožní nastavit přesná data, kdy chcete, aby vaše pravidla podpisu, které mají být použity. Software to provede automaticky k uvedenému datu.
• podpisy nemusí být spravovány pouze IT oddělením – pomocí softwaru CodeTwo můžete delegovat návrh a konfiguraci podpisů marketingovému týmu.
• možnost implementovat data uživatelů pomocí zástupných symbolů, které stahují informace z vašeho Active Directory. Software navíc podporuje vkládání vlastních atributů reklamy a automatické odstranění prázdných mezer v podpisech, pokud nebyla poskytnuta žádná hodnota reklamy.

Zde si můžete stáhnout zdarma 30-denní zkušební verze CodeTwo Exchange Rules

Chytré řešení pro vaše podnikání

Kdykoli jde o obchodní e-podpisy, vždy je dobré se podívat na chytré a moderní řešení, které šetří čas a uvolnění lidských zdrojů. Proto Vám řešení centralizovaných e-mailových podpisů CodeTwo pomohou při vytváření vynikajících podpisů pro vaši organizaci. To posílí vaše marketingové kampaně a pomůže vám s budováním vaší značky s každou odchozí zprávou.

nezapomeňte navštívit CodeTwo Email Signature pro Office 365 a CodeTwo Exchange Rules oficiální webové stránky, kde se dozvíte více a vyzkoušejte programy zdarma.

doporučené čtení:

• nástroje pro centrální správu podpisů e-mailů
• jaká písma jsou nejlepší pro podpisy e-mailů?
• jak správně zobrazit obrázky v e-mailových podpisech (ne jako přílohy)