Jak Vytvořit Kód Barvy pro Lepší Organizaci

Jako administrativní professional, jste pochopili, jak moc struktury a organizace přichází do hry, na denní bázi. Pravděpodobně máte více systémů a postupů, které vám umožní vytvořit pořádek a inspirovat produktivitu. Ale s tolika lidmi a procesy, které je třeba spravovat, i ti nejlepší z nás mohou být ohromeni, když se podíváme na naše soubory, pořadače a kalendáře.

jedním z nejjednodušších způsobů, jak přidat strukturu a organizaci do pracovního prostoru, souborů a dalších, je použití barevného kódování. Podle výzkumu neurologů, naše mozky jsou hard-wired proces barvu, než prakticky cokoliv jiného, zlepšení porozumění a pomáhá nám zpracovávat informace rychleji, stejně jako udržet ji déle.

barevné kódování se obvykle vztahuje více na papírové soubory než na digitální soubory. Mnoho programů a nástrojů pro správu úloh vám však umožňuje přidat barvy kategorií, abyste je mohli přenést do správy digitálních souborů. A existují softwarové doplňky třetích stran pro Windows, které vám umožňují přidat barvu do vašich digitálních složek.

vývoj barevného kódu

při vytváření barevného kódu začnu hodnocením prostředí, ve kterém pracuji.

1. jsou barvy již spojeny s konkrétními kategoriemi práce, oddělení nebo projektů? Pokud ano, zkuste to začlenit do svého barevného kódu, abyste snížili zmatek pro vás a pro ty, se kterými pracujete.
2. jaké jsou vaše kategorie práce nebo typy projektů? Například, když jsem pracoval jako jsem měl zvláštní barvu přiřazen ke každé výkonné jsem podpořil, barva na můj admin projektů, právní smlouvy, business development projektů, operace se soubory, atd. Někdy jsem měl pro každý velký projekt samostatnou barvu, pokud se jich hodně děje současně.

v závislosti na tom, kolik barev a kategorií vytvoříte, může být užitečné pro vás (a ty, které podporujete) vytvořit klíč s barevným kódem. Tímto způsobem každý zná systém a máte větší šanci ho udržet.

nástroje pro barevné kódování

k dispozici jsou desítky fantastických možností, které vám pomohou implementovat barevný kód-vše od souborů přes štítky až po pojiva a další! Některé mé oblíbené nástroje patří:

• složky Souborů
• 3-kroužkových pořadačů
• plechové chrániče s barevnými hranice
• Poly projektu kapsy
• Štítky
• Smead Viewables

Pokud nechcete mít rozpočet, nebo schválení k použití barevné složky souborů, stále můžete použít barvu na štítky nebo použít barevné nálepky, aby se jim více vizuální. Barva může změnit svět v rychlém hledání věcí nebo identifikaci, když je něco špatně umístěno.

implementace barevného kódu

jakmile budete mít potřebné nástroje, můžete převést soubory do příslušné barvy souboru a označit je. Naučte ty, se kterými pracujete, jak používat nový systém, aby pochopili, jak to funguje a proč je to důležité. Jak budete používat systém, budete identifikovat způsoby, jak je třeba doladit nebo přidat do něj as you go.

použití barevných kódů na kalendáře, úkoly a e-mail

zmínil jsem barevné kódování vašich papírových souborů a jejich koordinaci s vašimi digitálními systémy. To je jeden způsob, jak to dělám s úkoly aplikace Outlook, kalendářem a kategoriemi.

v aplikaci Microsoft Outlook můžete nastavit kategorie a přiřadit barvu ke každé z nich. Pak to můžete použít k úkolům barevného kódu, e-mailům a schůzkám v kalendáři.

Toto je můj standardní barevný kód:

• Červená – mluvení angažmá
• Oranžová – klienti nebo dodavatelé
• Žlutá – školení
• Jasně Zelená – tým souvisejících
• Standardní Zelená – finance / účetnictví
• Modrá – rozvoj podnikání
• Teal – správní
• Fialová – článek/kniha psaní

Na první pohled, Mohu rychle vidět (i když nemůžu číst všechny detaily) kolik mluvení angažmá, klient volá, a setkání týmu nemám každý týden, protože barvy mám použít na můj kalendář.

náš nástroj pro řízení projektů v týmové práci nám umožňuje také barvit projekty a události, které máme v kalendáři. Takže bez ohledu na to, kam se podívám, červená znamená, že mluví souvisle, žlutá je pro trénink, zelená je pro týmová setkání a tak dále.

všichni chceme být více organizovaní. Barevné kódování nám umožňuje najít to, co potřebujeme, rychleji a snadno zjistit, kam vše patří. Usnadňuje plánování, protože na první pohled vidíme, jaké kategorie vyžadují náš čas. A když se zbytek týmu dostane na palubu, také to způsobí, že celá kancelář běží plynuleji tím, že udržuje všechny na stejné barevné stránce!

některé z odkazů uvedených v našich e-mailech a blogových příspěvcích jsou sponzorované odkazy a všechny věci Admin za ně mohou obdržet náhradu. Doporučujeme pouze produkty a zdroje, které používáme v našem profesním životě a budování našeho podnikání. Doufáme, že vám budou také prospěšné.