Kapitola 2 – Spolupráce Informační Systémy

Spolupráce je skupina lidí, kteří pracují společně, všichni dělají v podstatě stejný typ práce, aby vykonal práci. Spolupráce je skupina lidí, kteří společně pracují na dosažení společného cíle prostřednictvím procesu zpětné vazby a iterace. Spolupráce může být místem, kde existují všechny strany a napravit práci, ale kvalita a zlepšení jednotlivců nejsou přítomny. Spolupráce zahrnuje poskytování zpětné vazby, zefektivnění procesů a postupů a zlepšení výkonu zúčastněných.

význam efektivní kritické zpětné vazby

skupina, ve které je každý příliš zdvořilý na to, aby řekl cokoli kritického, nemůže spolupracovat. Slavný citát Charlese Darwina zní: “Pokud dva z vás mají přesně stejný nápad.”, pak jednoho z vás nepotřebujeme.”Na druhou stranu, pokud je skupina příliš kritická a negativní, členové se mohou navzájem nedůvěřovat a nenávidět. Musí existovat správná rovnováha mezi nimi, a zpětná vazba musí zapálit členy týmu, kteří se učí jeden od druhého. Pokud nikdo není ochoten vyjádřit různé a dokonce nepopulární myšlenky, nikdo se nic nenaučí.

Pokyny pro poskytování a Přijímání Kritické Zpětné vazby

Dávání a přijímání kritické zpětné vazby je nejdůležitější spolupráce dovednosti. Následující je vodítkem nejdůležitějších charakteristik pro efektivní spolupráci: Je nadšený předmětem naší spolupráce, je otevřít spravit a zvědavý, mluví jeho nebo její mysl, i když je to nepopulární názor, dostane zpátky ke mně a ostatní včas, je ochoten vstoupit do obtížné rozhovory, je vnímavý posluchač, je zručný v dávání/přijímání negovat zpětnou vazbu, je ochoten dát dopředu nepopulární myšlenky, je vlastní správu a vyžaduje “nízké nároky na údržbu”, a mnohem více.

jaká jsou tři kritéria pro úspěšnou spolupráci?

pro obchodní profesionály musí týmy dosáhnout svých cílů. Tyto cíle mohou zahrnovat rozhodování, řešení problému nebo vytvoření pracovního produktu. S jakýmkoli cílem je prvním kritériem úspěchu vždy odpověď na otázku: “udělali jsme to?”Pokud k otázce přidáte vrstvy, stane se to: “udělali jsme to v čase a povoleném rozpočtu?”V těchto případech týmy, které prošly časem nebo nad rozpočtem, obecně nepovažují své cíle za splněné.

růst schopnosti týmu

v podnikání týmy vydrží společně měsíce nebo dokonce roky ,takže hodnotitel vhodné otázky je vždy: “zlepšil se tým?”Týmy, které jsou často trvalé, rostou s jeho výhodami v průběhu času, a jak se tým zlepšuje,stává se efektivnější a poskytuje lepší služby i za nižší cenu. Ale jak se tým zlepší? Způsoby zahrnují vytvoření lepší pracovní procesy, individuálně zlepšení úkolů, učení navzájem úkoly a nové dovednosti, a také poskytuje smysluplné pohledy jeden na druhého.

smysluplné a uspokojivé zkušenosti

co dělá práci smysluplnou ve světském světě obchodních profesionálů? Práci musí tým vnímat smysluplně. Nemusí to být tak okouzlující jako záchrana života, ale pokud je úkol vnímán jako důležitý, bude to mnohem smysluplnější. Pokud je za práci udělena Zásluha a uznání dokončení úkolu je přítomno, tím smysluplnější bude práce. Taky, kamarádství aspekt týmové práce může poskytnout uspokojující zážitek stejně. Každý je pod napětím, když má pocit bytí nebo skupiny, a dělá svou část, aby dosáhl něčeho, co stojí za to.

jaké jsou čtyři hlavní účely spolupráce?

informování je prvním a nejzákladnějším účelem spolupráce. Cílem informování je zajistit, aby členové týmu co nejvíce koncipovali informace stejným způsobem. Členové týmu musí být schopni sdílet data a komunikovat mezi sebou, a být schopen porozumět každému poskytnutému výkladu. Tím se zabrání opakování informací a povede to k efektivnějšímu řešení.

rozhodování

• operativní rozhodnutí-rozhodnutí, která podporují provozní, každodenní činnosti.
• manažerská rozhodnutí-rozhodnutí o alokaci a využití zdrojů. Pokud manažerské rozhodnutí vyžaduje zvážení z různých perspektiv, bude mít velký prospěch ze spolupráce.
• strategická rozhodnutí-rozhodnutí, která podporují rozsáhlé organizační otázky. Tato rozhodnutí jsou téměř vždy kolaborativní.
• strukturovaný rozhodovací proces, kde existuje pochopená a přijatá metoda pro rozhodování.
• nestrukturovaný rozhodovací proces, kde neexistuje dohodnutá rozhodovací metoda.

typ rozhodnutí a rozhodovací proces spolu volně souvisejí. Na provozní úrovni se obvykle přijímají strukturovaná rozhodnutí a rozhodnutí na strategické úrovni bývají nestrukturovaná. V systému spolupráce zahrnuje několik strukturovaných rozhodnutí spolupráci. Obvykle již existuje nastavený postup, který je třeba dodržovat, a nevyžaduje mnoho rozhodnutí. Nestrukturovaný na druhé straně, vyžaduje hodně spolupráce, protože zpětná vazba a iterace jsou zásadně nutné. Je třeba zvážit různé perspektivy, a předběžné závěry a potenciální výsledky je třeba projednat.

řešení problémů

problém je vnímaný rozdíl mezi tím, co je a co by mělo být. Problémy jsou vnímání, a to vede k tomu, že různí lidé mají různé vnímání problémů. Z tohoto důvodu, první a možná nejdůležitější úkol pro skupinu spolupracující na řešení problémů je definování problému. Pak tým musí pochopit cíl při řešení problému a mít na to.

řízení projektů

projekty jsou vytvářeny za účelem vytvoření nebo produkce něčeho. Konečný cíl může být různé věci, a jelikož se projekty tolik liší v povaze a velikosti, zde jsou čtyři obecné fáze projektu:

• Počáteční Fáze – počáteční fáze je stanovit základní pravidla pro projekt a tým. Úkoly v této fázi zahrnuje určení toho, co projekt je, určení členství v týmu, definování projektu, určení, jak bude projekt dosáhnout, stanovení rozsahu projektu, stanovení rolí, a kterým se stanoví pravidla týmu.
• plánování fáze-fáze určit, kdo bude dělat co a kdy. V této fázi jsou definovány pracovní činnosti a každému jsou přiděleny zdroje jako personál, rozpočet a vybavení. Také plány jsou určeny pro každý úkol a člen, a rozpočet může být přehodnocen vícekrát.
• provádění úkolů fázového projektu se provádí v této fázi. Úkolem řízení v této fázi je zajistit, aby úkoly byly dokončeny podle plánu, a identifikovat problémy v rámci plánu co nejdříve. Úkoly mohou být v této fázi odstraněny a změněny.
• dokončovací fáze – tato fáze dokončuje dokončení projektu a ptá se členů týmu: “jsme skutečně hotovi?”Pokud je veškerá práce hotová, musí dojít k dokumentaci a data musí být uložena na přístupném místě.

jaké jsou požadavky na informační systém pro spolupráci?

Jako informační systém, spolupráce systém má pět součástí každého informačního systému, jako je hardware, software, data, postupy a lidmi. V rámci datové složky zahrnuje spolupráce dva typy:

• data projektu – Data, která jsou součástí pracovního produktu spolupráce. Dokument, který popisuje doporučené řešení, jsou data projektu pro projekt řešení problémů.
• Metadata projektu-Data používaná ke správě projektu. Plány, úkoly, rozpočty a další manažerská data jsou příklady metadat projektu.

postupy informačních systémů spolupráce specifikují standardy, zásady a techniky pro provádění práce týmu.

Primární Funkce: Komunikace a sdílení obsahu

týmy potřebují podporu ze svého systému spolupráce pro komunikaci, správu mnoha verzí obsahu a správu úkolů. Mnoho z těchto požadavků podporuje iteraci a zpětnou vazbu.

jak můžete využít nástroje pro spolupráci ke zlepšení týmové komunikace?

vzhledem k potřebě poskytnout zpětnou vazbu je týmová komunikace nezbytná pro každý projekt spolupráce. Komunikace je důležitá pro správu obsahu, projektové úkoly, a rozvíjet efektivní komunikaci zařízení je první věc, kterou váš tým by měl udělat, a mohl velmi mnoho být nejdůležitější rys společný informační systém. Použití nástroje závisí na způsoby, jak tým komunikuje s ostatními:

• Synchronní Komunikace – Když se všichni členové týmu splňují současně. To lze provést na jednom místě nebo na více místech, a může to být od osobních schůzek, až po konferenční hovory nebo videokonference.
• asynchronní – když se členové týmu al nesetkají současně. K tomu dochází buď na jednom nebo více místech, a je obecně určen pomocí e-mailů, průzkumy a diskusní formuláře. Jedná se o formu komunikace, která nedostává okamžité reakce.

jak můžete použít nástroje pro spolupráci ke správě sdíleného obsahu?

sdílení obsahu Je druhou hlavní funkcí systémů spolupráce. Členové týmu musí sdílet data projektu, aby umožnili zpětnou vazbu a iteraci, a aby to bylo možné, musí existovat nástroj nebo aplikace. Následující tři kategorie obsahu seznamu nástroje pro spolupráci pro každého:

Sdílený Obsah s Žádná Kontrola

• E-mail s přílohami – To představuje řadu problémů, které obsahuje někdo nepřijímá e-mail, není vidět je v jejich složce doručená pošta, nebo někdo nechce uložit přílohu.
• souborový Server-jedná se jednoduše o počítač, který ukládá soubory. Tato metoda je lepší než přílohy e-mailů, ale existuje možnost, že člen týmu může zasahovat do práce, protože neexistuje žádná další kontrola.

Sdílený Obsah s Správu Verzí na Disku Google

Systémy, které zajišťují správu verzí sledovat změny v dokumentech a poskytují vlastnosti a funkce, aby se přizpůsobila souběžné práce. Disk Google je toho zastáncem a poskytuje bezplatnou službu virtuální jednotky v cloudu, kde můžete vytvářet složky a ukládat soubory.

Sdílený Obsah s Verzí

Verze ovládání je proces, který nastane, když nástroj pro spolupráci limity, a někdy i řídí, činnost uživatele. Version control zahrnuje jednu nebo více z následujících možností:

• aktivita Uživatele omezen permissions – Uživatelé získat konkrétní oprávnění na tom, zda jsou schopni číst, upravovat a mazat.
• Document checkout-adresáře lze nastavit tak, aby uživatelé byli povinni zkontrolovat dokumenty, než je mohou upravit.
• Historie verzí-Poskytněte historii jménem uživatelů. Při změně dokumentu nástroj zaznamená jméno autora a datum a čas uložení dokumentu.
• Workflow control-schopnost řídit činnosti v předdefinovaném procesu.

jak můžete použít nástroje pro spolupráci ke správě úkolů?

popisy úkolů musí být konkrétní a formulované, aby bylo možné rozhodnout, zda byl úkol splněn. Chcete-li efektivně využít seznam úkolů, uživatelé musí být schopni sdílet. Následující jsou některé nástroje, které mohou být použity k sdílet seznam úkolů, užitečné pro spolupráci:

• Disk Google
• Microsoft Sharepoint

Které Spolupráci Informační Systém Je pro Váš Tým?

• minimální sada nástrojů pro spolupráci – s touto sadou byste měli být schopni spolupracovat se svým týmem, i když od softwaru získáte malou podporu. Spolupráce bude pouze textová a nebudete mít přístup k videu nebo zvuku, takže nebudete slyšet ani vidět ostatní spolupracovníky.
• sada nástrojů dobré spolupráce – získáte sofistikovanější sadu nástrojů pro spolupráci. Budete moci provádět vícestranné audio a video virtuální schůzky a budete mít podporu pro souběžný přístup k dokumentům, tabulkám a prezentačním souborům.
• Komplexní Nástroj pro Spolupráci, Set – set je nejlepší ze tří, protože zahrnuje obsah a řízení, řízení prací, a on-line setkání s sdílení na vrcholu všech funkcí, které dostanete od ostatních dvou.

výběr sady pro váš tým

výběr správné sady pro vás tým může být založen na různých věcech. Možná si budete moci dovolit nejlepší nástroj, ale možná ho nebudete potřebovat kvůli delší době učení. Doba učení může být hodnocena jako křivka výkonu produktu, která ukazuje vztah výkonu jako funkci času používajícího tento produkt.

nezapomeňte na postupy a lidi!

jak hodnotíte informační systémy a informační systémy pro spolupráci, musíte začít vážně přemýšlet o složkách postupu a lidí. Jste členové týmu, kteří budou tyto nástroje používat? Shodnou se na tom všichni? Jak se na to budou trénovat? Potřebuje váš tým vytvořit nějaké speciální úlohy nebo role? Všechny tyto otázky týkající se postupů a lidí musí být zodpovězeny při určování nástroje spolupráce.

2026?

jak budeme spolupracovat v roce 2026? Text zmiňuje Zvýšené využívání virtuálních schůzek, a pokud nezáleží na tom, kde se spoluhráči setkávají, pak projekty mohou zahrnovat nejlepší, nebo nejdostupnější personál. Cestování se sníží, většina je rekreačnější, a konvence mohou být velmi virtuální. Se zvýšeným využíváním těchto nástrojů pro spolupráci může být pro nás nejlepší naučit se online asynchronní dovednosti spolupráce.