porozumění “uzavření knih”

co je to “Uzavření knih”?

v účetnictví slovo” knihy ” označuje firemní záznamy o finančních transakcích. Termín “uzavření knih” označuje účetní postup, ke kterému dochází na konci každého měsíce nebo určeného období společnosti a na konci každého roku.

postup

finanční transakce se dnes obvykle zaznamenávají v účetním softwaru, ale před lety byly zaznamenány v účetních knihách. Postup “uzavření knih” pomáhá zajistit, aby údaje zadané do účetních záznamů byly přesné, aby bylo možné vytvářet a dokončovat finanční zprávy. Zprávy upozorňují vedení na to, kolik peněz proudí dovnitř a ven z podnikání. Vedení použije finanční zprávy k analýze finančních aspektů podnikání a rozhodne se, jak je zlepšit, zatímco zúčastněné strany se budou na zprávy odvolávat, aby posoudily, jak dobře si podnik vede.

proces uzavírání knih má tři kroky.

1. finanční údaje se zadávají do knih nebo záznamového systému.
2. Data, která byla zadána do systému je v souladu, což znamená, že je double-kontrolovány, aby se zajistilo, že jsou přesné.
3. účetní společnosti “zavírají knihy”, což znamená, že schvalují a dokončují data, takže mohou být vytvořeny finanční zprávy, jako je výkaz zisku a ztráty a rozvaha.

zaznamenávání dat

určení Zaměstnanci napříč obchodními jednotkami zaznamenávají do systému vedení záznamů finanční transakce. Transakční záznamy se skládají z částek prezentovaných jako debety nebo kredity, datum transakce, popis transakce, a často obsahují jedinečné referenční číslo. Tyto informace mohou být zaznamenány do obecného deníku nebo konkrétního deníku transakcí, který může být určen k prodeji produktů nebo služeb, prodeji aktiv, zvláštním nákupům nebo k odpisům. Do konce účetního období, obvykle měsíčně, budou všechny záznamy deníku zapsány do hlavní účetní knihy: hlavní knihy (GL).

GL poskytuje záznam finančních transakcí a dat, které se konaly v průběhu života společnosti a sleduje všechny účty: závazky, aktiva, vlastní kapitál, výnosy a náklady. Po zadání údajů do účetního systému společnosti je třeba je sladit.

Sladění Dat

Sladění dat je účetní postup, ve kterém transakční záznamy jsou ve srovnání s bankovní výpisy a jiné záznamy, aby zajistily, že částky, které vstoupily do účetního systému jsou správné. Kromě odsouhlasení pro bankovnictví existuje odsouhlasení finančních transakcí se zákazníky a dodavateli a mezispolečenských a obchodních transakcí. Pokud Podpůrná dokumentace neodpovídá údajům, které byly zaznamenány do GL, existuje rozpor. Účetní pak musí provést výzkum, aby chybu zjistil a opravil, aby se zajistilo, že GL přesně odráží finanční aktivitu.

schválení a uzavření knih

po odsouhlasení údajů budou údaje sdíleny s hlavním účetním nebo správcem společnosti ke konečnému schválení. Správce se poté zavře a “zamkne knihy”, což znamená, že se nikdo jiný nemůže dotknout finančních údajů v právě uzavřeném časovém období. Jestli měsíců nebo let později někdo objeví chybu nebo opomenutí, která byla učiněna v určitém okamžiku v minulosti, účetní, bude obvykle použít korekci na aktuální měsíc, ve kterém byla chyba objevena. Tento typ opravy se nazývá záznam true-up, někdy označovaný jako záznam catch-up.

historie uzavření knih

termín “knihy”se vrací do doby, kdy byla udržována účetní činnost. Každý účet byl sledován na papíře knihy, který měl sloupce pro datum transakce, popis, a částka dolaru. Kniha knih byla poté sloučena do účetní knihy. Existuje pět obecných kategorií účtů:

1. Aktiva (peníze, zásoby, pohledávky, vlastnictví nemovitostí a zařízení)
2. Pasiv (pohledávky, směnky k úhradě, časové rozlišení)
3. vlastní Kapitál (vlastníci příspěvky, nerozdělený zisk)
4. Příjmy (příjmy nebo tržby generované podnikání)
5. Náklady (vyplacené částky, aby spustit podnikání)

Každá z těchto kategorií může mít své vlastní knihy účetní knihy nebo časopisy, nebo pět účtů, mohly být sloučeny do jedné knihy. Na konci každého měsíce, nebo účetní období, účetní by celkem všechny činnosti a často nakreslil čáru na konci znamenat, že období byl “uzavřen.”Jakmile bylo období uzavřeno, nemohly být do knihy za toto období zapsány žádné další záznamy. V knize by vzniklo nové období pro budoucí transakce.

tento účetní proces zplodil frázi ” uzavření knih.”Vzhledem k tomu, že účetní oddělení podnikalo s využitím skutečných finančních knih, stalo se známé jako” účetní oddělení.”

i když několik společností stále používají, účetní materiály, jako je papír a knihy, sledovat finanční transakce, protože software je daleko jednodušší a efektivnější, účetní stále používat slova jako “knihy”, “knihy” a “časopisy.”