5 Tips til at finde og vælge det rigtige Samlingsstyringssystem

Sådan vælger du et CMS, der understøtter din Institutions behov

Indsamlingsorganisationer, såsom museer og kunstgallerier, brug et museumssamlingsstyringssystem (CMS) til at holde styr på komplekse interdepartementale data og oplysninger vedrørende objekterne i samlingen. Da optegnelserne over dine mest værdifulde samlingsobjekter spores af et museum CMS, skal disse oplysninger let tilgås af alle medlemmer af organisationen.

implementering af et nyt CMS i ethvert eksisterende system eller arbejdsgang kan være en skræmmende og stor virksomhed for enhver organisation. Mange økonomiske, tekniske og uddannelsesmæssige overvejelser skal tages i betragtning. Måling af disse potentielle bestræbelser vil være afgørende for at hjælpe med at forstå, om en sådan virksomhed er værd at forfølge. Derfor er det vigtigt at søge efter det bedste samlingsstyringsprogram til at administrere dine samlingsoplysninger til din organisation for at gøre implementeringsprocessen så enkel som muligt.

for at hjælpe dig i den rigtige retning har vi samlet en liste med tip til at holde dig på sporet og finde et samlingsstyringssystem, der bedst passer til dit museums eller samlingsorganisations behov.

Saml et stærkt Team

overvej hvilke afdelinger og medarbejdere der vil blive mest berørt af dit nye museumsprogram. Hvem vil dine strømbrugere være? Inddrag dem tidligt i udvælgelsesprocessen. Når du har valgt dit team, skal du udpege et teamled til at styre projektdetaljerne og sikre en jævn overgang.

foreslåede teammedlemmer:

• samlingschef
• hovedregistrator
• administrerende direktør
• IT-manager
• chefkurator
• bevaringschef
• databaseadministrator
• Digital media manager
• hjemmeside manager

undersøgelse dit valg team

Hvorfor har du brug for et museum samlinger management system, og hvad søger du at opnå? Undersøgelse af disse enkle spørgsmål hjælper med at afsløre dine højeste prioriteter og de forhindringer, du måtte stå over for undervejs.

spørg dit team om deres aktuelle museum CMS udfordringer og hvad der skal forbedres. Find ud af, hvad de ønsker at få ud af det nye system, og hvilken indflydelse de forventer på samlingen i de kommende år.

i betragtning af de umiddelbare og langsigtede mål vil give dit hold retning. Her er et eksempel:

at definere dine mål og trinnene til at nå dem vil lindre fremtidig forvirring eller uenighed for dit team, da forventningerne allerede er afklaret.

Definer dine Deal Breakers

selvom hver samling er unik, er nogle processer standard i hele feltet. Overvej de ovennævnte mål, arbejdsgangene i dit museum og disse foreslåede benchmarks.

et CMS, der forbedrer disse aktiviteter, giver den bedste chance for succes:

	lån og udstilling Ledelse – deling og visning af samlingsobjekter er kernen i dit museum. Det CMS, du vælger, skal strømline udstillingsplanlægningen ved at konsolidere tjekliste-oplysninger og give personalet nøjagtigt opdaterede oplysninger. Dit nye CMS skal tilbyde fleksibel rapportering, der let kan tilpasses til at understøtte dit teams lån og udstillingspraksis.
	Bevaringsstøtte – vedligeholdelse af den rigtige bevaringsdokumentation—såsom behandlingsundersøgelser og tilstandsrapporter—sikrer, at din samling forbliver sikker og tilgængelig. Vælg et CMS, der understøtter problemfrit samarbejde mellem konservatorer, kuratorer og registratorer ved at standardisere data til de nødvendige behandlingsundersøgelser, rapporter og miljøkriterier.
	placering og Shipping Management – Kig efter et CMS, der kan krydshenvisning shipping information-send og leveringsdatoer, kurer detaljer, forsendelse værdier—med forsikring, objekt, og udstilling eller lån detaljer. Dit CMS skal også nemt styre stregkodesporing og lagerrelaterede aktiviteter.
	Digital Asset and Media Management – det er lige så vigtigt at administrere dine digitale aktiver som at styre objekterne i din samling. Sørg for, at dit CMS leverer indbyggede DÆMNINGSFUNKTIONALITET, så du kan læse og administrere stort set ethvert mediefilformat, oprette medieposter, automatisk importere og opdatere mediemetadata, kommentere billeder digitalt og indstille gruppeadgangsrettigheder.
	rapportering og analyse – Hjælp dit team med at administrere din samling effektivt ved at vælge et CMS, der indeholder flere forudkonfigurerede rapporter, etiketter, katalogskabeloner, tilstandsrapporter og udstillingstjeklister. Sørg for, at data nemt kan eksporteres i en række nyttige formater.
	fleksibel Tilgængelighed – de fleste indsamlingsteam er på farten, så det er vigtigt, at dine medarbejdere er i stand til at hente, få adgang til og opdatere oplysninger sikkert fra ethvert sted. Dit CMS skal tilbyde sikker, internetbaseret adgang, enten som en bro. ser-baseret applikation eller via en kompatibel cloud-hostet løsning.

Prioriter og begræns din liste over kriterier til 3 absolutte must-haves for at holde dit team fokuseret, mens du undersøger, tester og sammenligner forskellige løsninger.

forskning Hvad er tilgængelig

med dine mål og deal breakers etableret, dit team er godt rustet til forskning løsninger og kontakte leverandører. Indsamle så mange oplysninger som muligt fra internettet, messer og demoer.

her er nogle indledende spørgsmål at stille dig selv:

• matcher denne leverandørs løsning dine mål?
• opfylder programmet dine must-have benchmarks?
• hvor glat vil implementeringsprocessen køre? Hvordan vil længden af implementeringsprocessen påvirke dine mål.
• hvor fremtidssikret og skalerbar er løsningen? Se efter programmer, der nemt kan integreres med andre systemer (online samlinger, dæmninger, bevaring osv.) og kan understøtte dine behov, når de ændrer sig i fremtiden.
• vil dette system forbedre kommunikationen og samarbejdet til dine indsamlingsrelaterede aktiviteter?
• hvilket omdømme har hver leverandør? Kan du finde virkelige konti, casestudier eller referencer?
• kan dette system konsolidere funktionaliteten af andre systemer?
• har sælgeren erfaring med din type og størrelse af samling?
• hvor Kompatibel er det nye program med din eksisterende IT-infrastruktur?

Tilpas dit valg

nu er det tid til at indsnævre dine muligheder til et endeligt valg.

• hvis det er nødvendigt, arrangere yderligere demonstrationer og samtaler med din øverste leverandør valg.
• Overvej dit investeringsafkast. Identificer omkostningerne forbundet med hver CMS-løsning, og identificer derefter fordelene, både økonomiske og ikke-monetære.
• færdiggør dit leverandørvalg.

dit nye system skal ikke blot erstatte det nuværende system; det skal hjælpe din institution med at fungere mere effektivt, mens du understøtter din samling i fremtiden.

derudover eksisterer dit samlingsarbejde ikke isoleret, så dit program bør heller ikke. Tænk stort, og beskyt din samling og dine ressourcer ved at investere i et økosystem til administration af virksomhedsindsamling, ikke et enkeltstående CMS. Sørg for nøje at evaluere dine behov under forskningsprocessen, og overvej de muligheder, der bedst sparer tid, penge og frustration.

hvis du vil vide mere om, hvordan Gallerisystemer kan hjælpe dig med at nå dine mål, se en CMS-demonstration eller anmode om en konsultation med en af vores eksperter, så kontakt os i dag.