Fordele ved løbende forbedringer som forretningsstrategi

udtrykket kontinuerlig forbedring er ret selvforklarende. Det virker næsten for simpelt, men dette brancheord handler om løbende at forbedre din virksomhed, processer og måde at arbejde på.

hvordan du går om at studere, planlægge, implementere og udvikle denne forbedring er, hvor det bliver mere kompliceret. Du er nødt til at tilskynde til en filosofi om konstant, logisk og bæredygtig forbedring i hele din organisation. Dette gør det muligt løbende forbedringer at gå ud over at være et slogan på en plakat, så det bliver den måde din virksomhed opererer på alle tidspunkter.

mens løbende forbedringer kan variere fra simple ændringer i den daglige drift af din virksomhed til store skift i fokus og procedurer på tværs af en global struktur, i alle tilfælde, vil du kræve de rigtige instrumenter til at opnå succes og holde det i gang.

Hvorfor Er Kontinuerlig Forbedring Vigtig?

“livet begynder i slutningen af dit komfortområde” – Neale Donald Valsch

der er en grund til, at mennesker ofte modstår forandring: der er en trøst i det, vi ved. Mens det ukendte opkald appellerer til nogle, er det en naturlig og beroligende ting at modstå at sætte os i nye situationer. I erhvervslivet er dette ikke længere muligt.

i tidligere tider var det ofte muligt for virksomheder at “hvile på deres laurbær” og opretholde status med deres produkter og tjenester, fordi folk stolede på deres mærker og produkter og vidste, hvad de fik. Der er flere grunde til, at dette ikke fungerer længere:

• der er mere konkurrence end nogensinde: konkurrence er en god ting. Det giver os et grundlag for sammenligning blandt vores jævnaldrende og skubber os til at gøre det bedre. Men det betyder også, at vi ikke er de eneste, der tilbyder et bestemt produkt, service eller funktion. Når der er begrænset konkurrence, kan du lettere forsvare dit hjørne af markedet, men i dagens konkurrenceprægede klima får du ikke et Øjebliks Hvile.

• det er en Global markedsplads: for de fleste brancher og virksomheder i disse dage skal du ikke kun være bekymret for lokal konkurrence, men også med udenlandsk konkurrence. Flere og flere grænser kommer ned, og modne produkter og tjenester fra andre markeder kan overraske dig. Hvis du ikke ser hvad der foregår andre steder i verden og forbereder dig på det, vil du ikke være parat til at håndtere det, når det ankommer.

• Information er overalt: forbrugerne er forbundet 24/7 i disse dage. De har adgang til information lige ved hånden. For eksempel bruger 85% af forbrugerne internettet til at finde virksomheder, der opfylder deres behov. Mens tidligere en produkt -, service-eller marketingplan var designet til lang levetid, skal du i dag være klar til at reagere på skift og tendenser på markedet. Det er vigtigt at bruge hastigheden af informationsstrømmen til din fordel og ikke sidde og se den flyve forbi.

• dynamikken ændrer sig: de gamle mure omkring produkter og tjenester er blevet revet ned, og intelligente, fleksible virksomheder høster fordelene. Mobilapps vender bilbranchen på hovedet. Online banker tilbyder et alternativ til mursten og mørtel banker. Hjem levering ændrer den måde, vi køber dagligdags produkter. Det betyder ikke, at “traditionelle” virksomheder er færdige-det betyder bare, at de skal udvikle sig.

prøv Kanbaniser gratis i 30 dage

“samme gamle, samme gamle” fungerer ikke længere. Men det behøver ikke at blive betragtet som en dårlig ting. Tværtimod er det spændende at indse og acceptere, at der er en ny måde at drive forretning på og kan skabe mange store muligheder for dig og din organisation, virksomhed eller gruppe.

ikke et nyt koncept

for at være klar er det kontinuerlige forbedringskoncept ikke et nyt. Formaliseret i 1980 ‘ erne i utallige lærebøger og publikationer har forestillingen om, at vi altid skal stræbe efter at gøre vores job bedre, eksisteret i meget lang tid. Det kommer naturligt til nogle mennesker. Se på sagen om Hulemanden:

• den stakkels hulemand kæmpede for at fange sin mad, som var for hurtig til at fange med hånden.
• han opdagede, at hvis han brugte en pind, havde han en længere rækkevidde og en bedre chance.
• at kaste pinden gav et endnu bedre interval og forbedrede hans odds for at fange sit bytte.
• tilføjelse af en skarp sten til enden af stokken betød endnu større succes.
• inddragelse af andre Hulemænd i jagten multiplicerede også hans chancer for at fange middag.

dette er løbende forbedring. Det er ikke at finde en metode, der virker og holde sig til det. Det ser på, hvor du er i dag, sætter et mål og gør hvad der skal gøres for at nå dette mål. Når dette mål er nået, starter du igen og finder måder at forbedre yderligere. Det betyder ikke noget, hvilken slags industri eller forretning du er i — en kontinuerlig forbedringstilgang er nødvendig for at holde dig foran spillet.

med den rigdom af information, der er tilgængelig om emnet kontinuerlig forbedring, kan det være svært at vide, hvor man skal starte. Det, vi foreslår, starter altid med at analysere din nuværende situation. Du har brug for en fuld forståelse af, hvordan du opererer i dag, så du kan følge principperne i PDCA.

først etablerer du din baseline, dit udgangspunkt. Så du:

• planen: Planlæg dine forbedringer, herunder indstilling af mål.
• DO: Indsæt de nødvendige handlinger til forbedring.
• CHECK: Mål din succes i forhold til din baseline.
• handling: Juster eller tilpas dine ændringer.

denne proces er ofte repræsenteret i den grafiske form af et hjul, kendt som et “PDCA-hjul” eller “Deming-hjul” efter skaberen, Dr. Når du skrider frem gennem hvert trin, holder du hjulet i bevægelse, hvilket repræsenterer kontinuerlig forbedring.

når du ankommer igen til din baseline-fase, tager du højde for dine tidligere forbedringer og planlægger de næste forbedringer.

det kontinuerlige forbedringsprojekt – gør det til en strategi

selvom din virksomhed eller organisation ikke aktivt fremmer en kontinuerlig forbedringsproces i dag, betyder det ikke, at du ikke foretager nogen kontinuerlig forretningsforbedring. Det betyder bare, at du sandsynligvis ikke gør det så systematisk eller effektivt som muligt, og du implementerer muligvis ikke ændringer fra en sektor eller et område til andre, der kan gavne.

det er her forestillingen om en kultur med kontinuerlig forbedring kommer i spil. Når du først broach emnet løbende forbedringer med dine medarbejdere og samarbejdspartnere, de fleste vil være enige i nødvendigheden, men ikke nødvendigvis ved, hvor de skal begynde. Oprettelse af en formaliseret plan, der fungerer for din struktur, er kritisk.

der er mange grunde til at formalisere din løbende forbedringsstrategi er vigtig:

• • det får alle til at bruge det samme sprog. Dette er nøglen, når du ønsker at implementere erfaringer og bedste praksis på tværs af dit anlæg, processer og forretningsenheder. Formalisering af dokumenter, procedurer og arbejdsinstruktioner gør det lettere at få alle på samme side.

• • det skaber en tankegang. I stedet for at se løbende forbedringer som noget at genstarte med hvert nyt projekt, lærer en formaliseret og konsekvent tilgang til løbende forbedringer folk, at systemet er iboende for, hvordan din virksomhed kører. Det er ikke noget, du tilføjer til, hvordan du arbejder — det bliver, hvordan du arbejder.

• • det gør folk ansvarlige. Når kontinuerlig forbedring gennemsyrer alle niveauer i din organisation, holder den op med at være en persons job og bliver en del af alles job. At vide, at din virksomhed aldrig holder op med at udvikle sig, hjælper dine medarbejdere med at se, hvor de kan være en aktiv del af løbende forbedringer.

• • det forstærker vigtigheden. I denne dag og alder, det er nemt at fare vild i corporate-tale og bestyrelseslokalet slogans. Kontinuerlig procesforbedring skal behandles som et integreret fundament for din organisation, og formalisering af, hvordan du nærmer dig det, gør det mere konkret.

du vil opdage, at når du har etableret regler og retningslinjer for din løbende forbedring, vil det være lettere at inkludere det i alle aspekter af din virksomhed. Og glem ikke, at du skal anvende begrebet kontinuerlig forbedring på dit kontinuerlige forbedringssystem!

det, der fungerer i dag, er muligvis ikke tilstrækkeligt i fremtiden, så sørg for, at du konstant analyserer og evaluerer dine kontinuerlige procesforbedringsmetoder og foretager forbedringer og rettelser, hvor det er nødvendigt.

Skift for ændringens skyld

en fare, især hvis du ikke aktivt forfølger løbende forbedringer med dine teams og medarbejdere i dag, er, at du måske føler dig presset til at foretage ændringer blot for at vise, at du ikke sidder stille. En effektiv kontinuerlig forbedringsstrategi kræver en langsigtet, bæredygtig tankegang og bærer muligvis ikke frugt på ekstrem kort sigt.

kontinuerlig forbedring er ikke ændring af hensyn til forandring. Det tilføjer værdi til den måde, du opererer på. Hvis du efter analyse ser, at visse aspekter af dine processer og procedurer er effektive og effektive, skal du ikke føle, at du er nødt til at tvinge en ændring. Fortsæt blot din analyse af andre aspekter. Du vil altid finde et område, der kan drage fordel af forbedringer.

i tilfælde af en gennemgangsproces for projekter, du har på plads, kan du f. eks. fremsætte følgende bemærkninger:

• • • trinene på plads kan alle være nødvendige. Du må ikke fjerne eller konsolidere trin, hvis de tjener et formål og tilføjer værdi til processen blot for at vise, at du har foretaget en “forbedring.”Se nøje på hvert trin og hver skuespiller, og forstå interaktionerne, før du foretager ændringer. Modstå trangen til at antage, at “færre trin” automatisk er en forbedring. Søg i stedet efter en grundlæggende forståelse af hele processen og foretag forbedringer baseret på det.

• • • du skal muligvis medtage andre afdelinger og divisioner for at forstå virkningen af forbedringer, du har i tankerne. Pas på ikke at bære blinds, når du ønsker at forbedre din gennemgangsproces. Vær opmærksom på, at input og output fra din proces vedrører mange andre aktører, såsom leverandører, kunder og medarbejdere, og at eventuelle forbedringer, du foretager, skal fortsætte med at tilfredsstille deres behov. At inkludere dem i dit omfang kan hjælpe dig med at arbejde sammen for at gøre endnu bredere forbedringer, end hvis du kun fokuserer på, hvad der er under din kontrol.

• • • det er vigtigt at planlægge for forandring. Sørg for, at dine løbende forbedringer giver fleksibilitet til hvad fremtiden måtte bringe. Nye projekttyper, nye kunder, nye mængder, nye produkter — disse skal alle tages i betragtning. Hvis dine forbedringer er fokuseret på, hvad du laver i dag, såsom at indføre et system til at håndtere et bestemt antal anmeldelser om måneden, kan du muligvis ikke håndtere, hvad der sker i næste måned, hvis antallet af anmeldelser øges eller falder markant.

* der er forskellige måder at starte med løbende forbedringer. Men den nemmeste er “Start lige nu”

at forstå, hvorfor du implementerer en kontinuerlig forbedringsstrategi, hjælper dig med at undgå at forsøge at tvinge ændringer, hvor det ikke er nyttigt eller nødvendigt. Lad en grundig analyse af dine processer, produkter og procedurer diktere de ændringer, du sætter på plads.

andre fordele ved kontinuerlig forbedring

de direkte fordele ved dine kontinuerlige forbedringer er ofte lette at forudsige. Du kan beregne eller estimere omkostninger og tidsbesparelser, selv før du implementerer ændringerne. Der er andre væsentlige fordele, imidlertid, at du ikke vil indse, indtil din løbende forbedring strategi er på plads:

• • • bedre moral: Dine samarbejdspartnere og medarbejdere vil drage fordel af de forbedringer og den øgede dynamik, som løbende forbedringer giver. Løbende forbedringsprojekter er en mulighed for medarbejderne til at træde ud af boksen og have en meningsfuld og givende indflydelse på deres job.

• • • bedre accept af nye ideer: når din organisation er vant til at acceptere status, kan nye projekter og muligheder ses i et negativt lys. Med en løbende forbedringsstrategi implementeret, vil dine teams vænne sig til og sætte pris på at arbejde med forestillingen om, at forandring er positiv.

• • • øget Motivation: når de, du arbejder med, ved, at de er bemyndiget til at observere, analysere og forbedre den måde, de arbejder på, er de mere motiverede, end hvis de forventes at anvende de samme gamle metoder og måder at arbejde på. De vil være mere begejstrede for deres karrierefremtid, når de ved, at de kan have en positiv indvirkning på det.

vi har alle mødt modstand mod forandring. Det sker på alle niveauer i en organisation og skal styres. Når du begynder at kommunikere din løbende forbedringsstrategi til dine teams og medarbejdere, skal du sørge for at fokusere på fordelene. Nogle kan antage, at det blot betyder mere arbejde.

de har brug for at vide, at løbende forbedringer ikke er ud over det, de laver i dag, men snarere en integreret del af det. Det er en ny måde at se på deres gamle måde at arbejde på. Målet med løbende forbedringer er at gøre alle aspekter af, hvad de laver bedre, lettere, hurtigere, billigere og mere rentable for virksomheden.

Involver alle

det er vigtigt at skabe en bred, omfattende løbende forbedringsstrategi, der kan deles og kommunikeres på tværs af hele din enhed, virksomhed eller organisation, afhængigt af omfanget af din rolle.

at behandle kontinuerlig procesforbedring som et engangsprojekt for en lille gruppe er en sikker måde, hvorpå det kan glemmes, så snart det første projekt er afsluttet. I stedet skal du gøre det klart, at kontinuerlig forbedring er en ny måde at drive forretning på, og at den skal anvendes af alle og i alle aspekter af din virksomhed. Nogle gode måder at sikre, at alle er om bord, inkluderer:

• • • Kommuniker strategien klart og til alle. Opret et kontinuerligt forbedringsteam, og få dem til at komme med en missionserklæring, retningslinjer, omfang og andre detaljer, der kan deles for alle at se. Lad hver medarbejder vide, at deres løbende bidrag og dedikation er afgørende.

• • • hold en kick – off begivenhed. Gør det klart, at din nye kontinuerlige forbedringsstrategi er en big deal, og at ledelsen er optimistisk og 100% bag dens vellykkede implementering. Introducer teamet og gør det klart, hvem der er ansvarlig for hvad og hvem kontaktpersonerne er for forskellige aktiviteter og sektorer. Opret en enkel og inkluderende måde for medarbejderne at dele ideer, de har — som en forslagskasse, internetforum, chatgruppe, tilbagevendende ideer møde, etc.

• • • giv konkrete eksempler. “Kontinuerlig forbedring” er et meget bredt udtryk, og nogle mennesker forstår måske ikke, hvordan det gælder for deres rolle, processer eller produkter. Find nogle relevante eksempler til din sektor eller branche. Vis eksempler, hvor din virksomhed har foretaget forbedringer i fortiden, og forklar, hvordan det kan være et springbræt for fortsat forbedring.

• • • Fremhæv fordelene. Du implementerer ikke løbende forbedringer for sjov. Målet er at forbedre din virksomhed ved at fjerne affald, overlapning og redundans og komme med kreative måder at strømline og forbedre den måde, du arbejder på. Fortæl dine medarbejdere, at løbende forbedringer kan anvendes på hvert enkelt aspekt af din virksomhed.

• • • Opret flere kick – off projekter. Mens løbende forbedringer bør blive anden karakter på din arbejdsplads, i begyndelsen, du bliver nødt til at babysitte din strategi. Et par højt profilerede projekter kan hjælpe med at holde din løbende forbedringsstrategi frisk i alles sind. Træne og styrke teamledere til nøje at følge udviklingen i disse projekter og anmode om input fra så mange medarbejdere som muligt.

hvis ledelsen ikke er begejstret for løbende forbedringer på arbejdspladsen, vil ingen være det. Find måder at bringe det op ofte, altid fremhæve årsagen til det og potentielle forbedringer. Ros selv de mindste forbedringer, fordi medarbejderne måske tøver med at komme med forslag.

bare rolig, hvis ideen er langsom at fange på. En kontinuerlig forbedringsstrategi har ingen tidsbegrænsning, intet slutpunkt, ingen udløbsdato. Du ønsker at ændre mentaliteten hos en gruppe mennesker, der mere end sandsynligt er komfortable og bosatte sig i, hvordan de gør deres job i dag. Husk, at kontinuerlig procesforbedring ikke er en ny opgave, der føjes til din arbejdsbyrde, men at den gennemsyrer hver eneste ting, du gør.

Start dette øjeblik

af alle de arbejdspladsstyringsbeslutninger, du kan tage, er kontinuerlig forbedring den nemmeste at begynde. Start lige nu. Overvej hvad du skal gøre i dag, og find en måde at forbedre det på. Derefter indføre en måde at måle din forbedring og kontrollere med jævne mellemrum for at se dine fremskridt.

* en bekvem måde at måle fremskridt på er ved at bruge nogle grundlæggende strømningsmetrikker, der bruges i Kanban

Mind dig selv om at tænke “kontinuerlig forbedring” hver dag, indtil det bliver anden natur. Vælg tre områder, hvor du vil anvende løbende forbedringsprincipper. For at hjælpe dig med at forstå, hvor bred og altomfattende en kontinuerlig forbedringsstrategi er, skal du kigge efter følgende eksempler i din organisation:

• • • den Negative sag: Vælg et aspekt af din virksomhed, der klart har brug for forbedring. Måske har du udsat det eller minimeret den negative effekt, det har på din virksomhed. Når det er indlysende, at noget ikke fungerer som det skal, er det givende og opmuntrende at finde mærkbar forbedring. Det vil have en positiv effekt på din bundlinje og gøre opmærksom på nytten af at anvende kontinuerlig procesforbedring.

• • • den neutrale sag: vælg en proces, en del eller et projekt, der ser ud til at være i cruise-control-tilstand. Disse sager kan være udfordrende, for selvom der måske ikke er noget åbenlyst galt, kan du kæmpe for at finde ud af, hvad der kan gøres for at gøre dem bedre. Du kan også blive fristet til at forlade godt nok alene, så en neutral sag vil hjælpe med at nulstille din tankegang og få dig til at tænke på løbende forbedringer.

• • • den Positive sag: se på dine mest succesrige forretningsaspekter, og se, hvad du kan lære af dem. Kan du tage bedste praksis og overføre dem til andre områder eller afdelinger? Er det muligt at foretage yderligere ændringer, der skubber disse succeshistorier til det næste niveau? Er de mennesker, der er ansvarlige for disse positive resultater, i stand til at dele deres viden og færdigheder til andre mennesker, som derefter selv bliver kontinuerlige forbedringsmestre?

de rigtige instrumenter til jobbet

et sidste tip til vellykket oprettelse, implementering og udvidelse af en strategi for kontinuerlig forbedring af arbejdspladsen er at bruge de rigtige instrumenter. Kanbanis er designet med det mål at løbende forbedre, hvordan du driver din virksomhed.

at have et nøjagtigt billede af din akties tilstand, løbende forbedringsprojekter og nøglepræstationsindikatorer til enhver tid er nøglen til at vurdere og planlægge dine forbedringer.

hvis du ikke måler og sporer dine forbedringer, ved du aldrig, hvad der fungerer, og hvad der ikke er. mens nogle forbedringer kan gøres ved intuition, vil du hurtigt opdage, at du efter en indledende forbedring ikke ved, hvor du skal gå næste gang.

med Kanbaniser har du kraftfulde visuelle styringsværktøjer designet med stor fleksibilitet. Det betyder ikke noget, hvilken branche du er i, hvilken type virksomhed du driver, eller hvilken slags tjenester eller produkter du leverer.

Kanban kan anvendes på enhver type organisation, og du kan vælge og vrage mellem de funktioner og muligheder, der virker for dig. Forsøg ikke at skubbe en firkantet pind i et rundt hul. Kanbaniser tilpasser sig dine behov i dag og skalerer også din virksomhed efter dine fremtidige behov og vækst. Vi anvender Lean-principper, som er en hjørnesten i løbende forbedringer.

Oplev kraften i Kanban boards og opbyg din løbende forbedringsstrategi omkring et brugervenligt visuelt program. Se, hvor nemt det er at samarbejde med andre medlemmer af din organisation, uanset om de er på samme kontor eller på den anden side af verden.

etablere strømlinede arbejdsgange, politik og sporing rapporter, der får alle på samme side og arbejder til det fælles mål om konstant, trygt, løbende at forbedre.

kontinuerlig forbedring behøver ikke at være kompliceret, men det kræver en vis planlægning og dedikation på vegne af ledelse og ledelse. Tag beslutningen om at gøre din arbejdsplads til en succeshistorie med kontinuerlig forbedring og skub din virksomhed til at være mere effektiv, mere strømlinet og i sidste ende mere rentabel.

etablere kortsigtede handlinger, der vil få dig til dine langsigtede mål. Og husk løbende forbedring virkelig er kontinuerlig: når du kommer i gang, en dag vil ikke gå, hvor du ikke finde nye måder at forbedre din virksomhed!

prøv Kanbaniser gratis i 30 dage