forståelse af’lukning af bøgerne’

Hvad er”Lukning af bøgerne”?

i regnskab henviser ordet “bøger” til en virksomheds registrering af finansielle transaktioner. Udtrykket” lukning af bøgerne ” henviser til en regnskabsprocedure, der sker ved udgangen af hver måned eller udpeget virksomhedsperiode og ved udgangen af hvert år.

proceduren

finansielle transaktioner i dag registreres typisk i regnskabsprogrammer, men for mange år siden blev de registreret i regnskabsbøger. Proceduren “lukning af bøgerne” hjælper med at sikre, at de data, der er indtastet i regnskabet, er nøjagtige, så økonomiske rapporter kan oprettes og afsluttes. Rapporterne advarer ledelsen om, hvor mange penge der strømmer ind og ud af virksomheden. Ledelsen vil bruge de finansielle rapporter til at analysere økonomiske aspekter af virksomheden og vil beslutte, hvordan man forbedrer den, mens interessenter vil henvise til rapporterne for at vurdere, hvor godt virksomheden klarer sig.

processen med at lukke bøgerne har tre trin.

1. finansielle data indtastes i bøgerne eller registreringssystemet.
2. Data, der er indtastet i systemet, er afstemt, hvilket betyder, at det er dobbelttjekket for at sikre, at det er korrekt.
3. Virksomhedsrevisorer “luk bøgerne”, hvilket betyder, at de godkender og afslutter dataene, så der kan oprettes økonomiske rapporter som resultatopgørelsen og balancen.

registrering af Data

udpegede medarbejdere på tværs af forretningsenheder registrerer i et registreringssystem finansielle transaktioner. Transaktionsposter består af beløb præsenteret som debiteringer eller kreditter, transaktionsdatoen, en beskrivelse af transaktionen og indeholder ofte et unikt referencenummer. Disse oplysninger kan registreres i en generel journal eller en bestemt transaktionskladde, som kan være til salg af produkter eller tjenester, salg af aktiver, særlige køb eller til afskrivning. Ved udgangen af regnskabsperioden, normalt månedligt, vil alle journalposter blive opført i hovedregnskabsbogen: hovedbogen (GL).

GL giver en oversigt over finansielle transaktioner og data, der har fundet sted i løbet af virksomhedens levetid og sporer alle konti: forpligtelser, aktiver, egenkapital, indtægter og udgifter. Når data er indtastet i virksomhedens regnskabssystem, skal de afstemmes.

afstemning af Data

afstemning af data er en regnskabsprocedure, hvor transaktionsposter sammenlignes med kontoudtog og andre poster for at sikre, at de beløb, der er indtastet i regnskabssystemet, er korrekte. Ud over afstemning for bankvirksomhed, der er afstemning for finansielle transaktioner med kunder og leverandører, og Inter-selskab og forretningstransaktioner. Når den understøttende dokumentation ikke stemmer overens med de data, der er registreret i GL, er der en uoverensstemmelse. En revisor skal derefter foretage forskning for at opdage fejlen og rette den for at sikre, at GL nøjagtigt afspejler den økonomiske aktivitet.

godkendelse og lukning af bøgerne

når dataene er afstemt, deles dataene med virksomhedens hovedrevisor eller controller til endelig godkendelse. Controlleren lukker derefter og “låser bøgerne”, hvilket betyder, at ingen andre kan røre de økonomiske data i den tidsperiode, der netop er lukket. Hvis nogen måneder eller år senere opdager en fejl eller udeladelse, der blev foretaget på et eller andet tidspunkt i fortiden, vil en revisor normalt anvende korrektionen på den aktuelle måned, hvor fejlen blev opdaget. Denne type korrektion kaldes en true – up post, undertiden benævnt en catch-up post.

historie om lukning af bøgerne

udtrykket “bøger” harkens tilbage til en tid, hvor en bog af konto aktivitet blev opretholdt. Hver konto blev sporet på hovedbogspapir, som havde kolonner for transaktionsdatoen, beskrivelsen og dollarbeløbet. Hovedbogspapiret blev derefter kombineret til en regnskabsbog. Der er fem generelle kategorier af konti:

1. aktiver (kontanter, lager, tilgodehavender, ejet fast ejendom og udstyr)
2. passiver (gældsforpligtelser, gældsforpligtelser, periodiseringer)
3. egenkapital (ejerbidrag, overført resultat)
4. indtægter (omsætning eller salg genereret af virksomheden)
5. udgifter (beløb betalt for at drive virksomheden)

hver af disse kategorier kan have haft sin egen bog med hovedbøger eller tidsskrifter, eller de fem konti kunne have været kombineret til en bog. I slutningen af hver måned, eller finansiel periode, en revisor samlede hele aktiviteten og trak ofte en linje i slutningen for at betegne, at perioden var “lukket.”Når en periode var lukket, kunne der ikke indtastes flere poster i bogen for den periode. En ny periode ville blive oprettet i bogen for fremtidige transaktioner.

denne regnskabsproces begyndte sætningen “lukning af bøgerne.”Da regnskabsafdelingen udført virksomhed ved hjælp af faktiske finansielle bøger, blev det kendt som” bogholderi afdeling.”

selvom få virksomheder stadig bruger regnskabsmateriale som papir og bøger til at holde styr på finansielle transaktioner, da programmel er langt lettere og mere effektivt, bruger revisorer stadig Ord som “bøger”, “hovedbøger” og “tidsskrifter.”