Hvordan Fungerer Progress Billing In Construction? De 8 væsentlige trin

i byggebranchen handler det om penge. Ikke bare profit og bonus kontrol, enten. Jeg taler om pengestrømme (via regnskabsværktøjer). Hvis et bygnings-eller infrastrukturprojekt skal bygges, betaler nogen for det, og en anden bliver betalt for det. Sådan bliver et byggeprojekt bygget på det mest grundlæggende, grundlæggende niveau. Som du kan forestille dig, er der meget mere i det end det. For langt de fleste projekter derude betales projekter, når de går. Dette gøres gennem en proces opkald fremskridt fakturering. Hvordan fungerer progress billing i byggeriet? I denne artikel bryder vi det ned i hvert grundlæggende trin.

dette eksempel på Fremskridtsfakturering er baseret på denne type projekt…

vi baserer denne konstruktionsfaktureringsproces på følgende oplysninger:

• 10-Story Lejlighedsbygning Betalt Af Et Udviklingsselskab
• Der Er Ansat En Hovedentreprenør Til At Bygge Den
• Hovedentreprenøren Ansætter Mange Forskellige Underleverandører Til At Bygge Forskellige Dele Af Bygningen
• Underentreprenørerne Skal Ansætte Arbejdere Til At Bygge Bygningen Plus Køb Af Materialer, Udstyr Osv.
• Projektet Vil Tage Flere Måneder At Gennemføre.
• bygherren betaler hovedentreprenøren månedligt

livscyklussen for Progress Billing in Construction

Progress billing in construction involverer flere vigtige trin. Typisk faktureres projektets ejer eller udvikler af deres entreprenør(er) månedligt. I denne artikel fokuserer vi på otte vigtigste trin i fremskridtsfakturering i byggeriet, og hvad du har brug for at vide om hvert trin. Tjek vores skriftlige liste eller vores infografik til konstruktionsfakturering nedenfor, og klik for at springe til et bestemt afsnit!

1. underleverandører udfører deres arbejdsomfang og betaler for arbejdskraft, udstyr, materiale & eventuelle andre omkostninger i processen
2. en gang om måneden – typisk midt i måneden-vil underleverandører fakturere hovedentreprenøren for de samlede omkostninger ved at udføre deres arbejde, inklusive arbejde, de ikke har udført endnu, men forventer at være afsluttet inden udgangen af måneden. Underleverandørregninger Inkluderer Enhver Understøttende Dokumentation.
3. Hovedentreprenøren Gennemgår Disse Fakturaer Fra Underleverandørerne. Hvis Der Er Behov For Ændringer, Fremsætter Hovedentreprenøren Noter & Anmoder Om En Revideret Regning Fra Underleverandøren.
4. Når Alle Underleverandørfakturaer Er Afsluttet, Sender Hovedentreprenøren En Regning Til Ejeren/Klienten. Denne regning inkluderer Hovedentreprenørens egen fortjeneste, Overhead & administrationsomkostninger osv.
5. hovedentreprenøren & ejer/Udvikler gennemgår derefter Hovedentreprenørens faktura, som inkluderer alle Underentreprenørfakturaer. De Gennemgår De Faktiske Projektforløb I Forhold Til Det Beløb, Der Faktureres.
6. når Månedens endelige faktura er godkendt af ejeren, frigiver de betaling til hovedentreprenøren.
7. Hovedentreprenøren Frigiver Derefter Betalinger Til Deres Underleverandører Baseret På, Hvad Ejeren Godkendte & Betalt.
8. Underleverandører Tegner Sig For Deres Betaling (Indtægter) & Byggeomkostninger (Udgifter). Dette Er Især Vigtigt For Underleverandøren, Da Underleverandøren Ikke Må Betales For 100% Af Deres Månedlige Faktura, Hvis Ejeren Bestrider Det Arbejde Og/Eller Beløb, Der Blev Faktureret. Under Normale Forhold Fortsætter Arbejdet, Og Processen Gentages Næste Måned.

Progress Billing In Construction: en Infografik

hvis du gerne vil have en visuel skildring af, hvordan progress billing in construction fungerer, er du velkommen til at hente og dele infografikken nedenfor.

Progress Billing In Construction: the Reality…

før vi kommer ind i detaljerne i hvert trin ovenfor, er der et par store billede ting at huske på:

• oftest udfører entreprenører arbejdet og får derefter betalt. Entreprenører skal have nok penge til rådighed til at betale mange af deres omkostninger foran. Som antallet af projekter en entreprenør arbejder på stigninger, så vil mængden af penge, de har brug for at have afsat. Hvis ikke…
• byggeprojekter kan løbe ind i pengestrømsproblemer. Dette gælder ikke kun for entreprenører, der ikke har nok penge til rådighed til at dække deres omkostninger, men også for ejere eller hovedentreprenører, der enten ikke har penge til at betale, ikke betale rettidigt eller endda gå konkurs. Med dette i tankerne er det nemt at se, at…
• ejere har næsten alle kortene. Da entreprenører skal betale deres egne omkostninger, før de bliver betalt, har ejeren en masse gearing. Dette kan omfatte betalende entreprenører mindre end de har faktureret, kræver reparationer/afhjælpende arbejde, før betaling frigives og bestrider ændringsordrer eller krav. “Det er ikke fair!”, siger de. I virkeligheden får ejeren at gøre dette, fordi …
• overholdelse af kontrakten i sidste ende dikterer betalinger. Typiske byggekontrakter giver begge parter en vis gearing. Ejere kan dog kræve, at visse kriterier opfyldes, før de frigiver betaling, annullere kontrakter af mange grunde og kræve, at underleverandører fortsætter med at arbejde under tvister.

dette er blot nogle få grunde til, at Fakturering og pengestrøm er livsnerven i et byggeprojekt. Lad os komme ind i detaljerne i hvert trin inden for fremskridtsfaktureringscyklussen!

Rul for at fortsætte…

underleverandører udfører en del af deres arbejde

som tidligere nævnt udfører entreprenører arbejdet og får derefter betalt i de fleste tilfælde. Dette er grunden til, at mange entreprenører fakturerer et depositum eller mobiliseringsgebyr foran, så de har nogle penge til at finansiere de kommende måneders arbejde.

indskud og mobiliseringsgebyrer faktureres også for at foretage køb. Byggefirmaer af alle slags skal købe materialer op foran, før arbejdet kan begynde. Dette spænder fra små genstande som elektriske ledninger eller dekorative genstande helt op til enorme indkøb som strukturelt stål, glasgardinvæg, beton, etc. Dyre materielle genstande kræver ofte et depositum selv.

Andre up front-omkostninger kan omfatte oprettelse af et feltkontor, leje dyrt udstyr, betaling for ledelse/Personale osv.

når arbejdet er i gang, skal arbejdsbesætninger betales hver uge for at udføre arbejde. Hvis entreprenøren ikke har betalinger i hånden eller oplever omkostningsoverskridelser, skal de være i stand til at betale for lønningslisten ud af lommen eller tage et lån for at gøre det (en nødmulighed).

entreprenører vil fortsat bruge penge på faste udgifter, forsyninger, værktøjer, materialer og andre diverse omkostninger for at få projektet i gang.

underleverandører indsender en Fremskridtsfaktura til hovedentreprenøren

når arbejdet er i gang, sender underleverandøren en regning for deres første arbejdsmåned på stedet. Dette er ellers kendt som en faktura eller rekvisition. Underleverandører sender normalt disse rekvisitioner i midten af måneden og forudsiger værdien af, hvor meget arbejde de vil fuldføre ved månedens udgang.

hovedentreprenøren vil først dobbelttjekke underleverandørfakturaer, før de indsendes til ejeren til gennemgang. Da disse underleverandørfakturaer dybest set er udkastversioner, er de kendt som “blyantrekvisitioner”.

underleverandører og hovedentreprenører indsender rekvisitioner baseret på en tidsplan for værdier (SOV). Denne SOV nedbryder entreprenørens arbejdsomfang i linjeposter og dollarværdien forbundet med hver fra kontrakten. Nedenfor er en prøve Månedlig rekvisition for en hypotetisk underleverandør.

et par kolonner værd at bemærke er:

• kolonne A-samlet værdi af hvert linjepost, baseret på arbejdets omfang
• kolonne C – Hvad faktureres denne måned (‘periode’)
• kolonne D – materialer, der er faktureret for, købt &, gemmes Offsite til fremtidig Installation
• kolonne F – procent hvert linjepost er afsluttet. Ejere Gennemgår Ofte Rekvisitioner Baseret På Denne ‘Procent Komplette’ Sammenlignet Med Fremskridt På Stedet
• Kolonne H – Denne Tilbageholdelse Er En Del Af Betalinger, Som Ejeren Holder Tilbage (‘Bevarer’) Fra Det Beløb, Som Entreprenøren Har Faktureret For/Afsluttet. De Gør Dette For Fremtidig Gearing, Hvis En Entreprenør Misligholder, Går Konkurs Osv. Entreprenører modtager kun tilbageholdelse, når de er færdige.

ud over rekvisitionen indsender underleverandører også flere bilag. Her er nogle typiske eksempler på sikkerhedskopieringsdokumenter, der kræves i Progress-faktureringsprocessen:

• certificeret løn for alle lønninger & ydelser udbetalt til arbejdstagere
• oversigt over lagrede materialer & deres dollarværdier
• certifikat for forsikring, der dækker værdien af lagrede materialer
• salgsbrev – et dokument ‘sælger’ det lagrede materiale til ejeren, som igen har officielt lovligt ejerskab af det i tilfælde af fremtidige tvister, misligholdelser osv.
• underskrevne Tilbageholdelsesretsfritagelser, der giver afkald på en entreprenørs ret til at indgive pant på ejendommen (via Investopedia) på grund af manglende betaling
• kopier af materiale, udstyr eller andre fakturaer, hvis en del af en ændringsordre eller yderligere arbejde

entreprenørens månedlige rekvisitioner er den mest vitale del af et byggeprojekt. Uden dem ville entreprenører ikke blive betalt, og ejere ville ikke vide, hvad de betaler for, eller hvor langt projektet faktisk er.

hovedentreprenører gennemgår underleverandørernes fakturaer

hovedentreprenører gennemgår derefter underleverandørens blyantrekvisitioner. Ofte kræver de, at underleverandører foretager ændringer i disse rekvisitioner og indsender dem igen.

her er et par almindelige grunde til, at underleverandørfakturaer afvises eller kræver en revision:

• underleverandører fakturerer for meget på en bestemt vare
• dokumentation eller godkendelser kræves, før arbejde, der faktureres for, kan fortsætte
• støttedokumenter er ikke i hånden
• lagrede Materialebeløb er ikke korrekte, forsinkede osv.

det er værd at bemærke, at de endelige regninger forfalder til en bestemt dato hver måned. Hvis en endelig regning og al dens understøttende dokumentation ikke er komplet inden for en bestemt dato, denne entreprenør kan ikke fakturere noget for den måned, hvilket betyder, at de ikke samler penge! På denne måde er rettidig fakturering afgørende for at opretholde pengestrømme på et byggeprojekt.

Hovedentreprenør indsender deres Fremskridtsfaktura til ejeren til gennemgang

på dette tidspunkt har hovedentreprenøren alle endelige underleverandørfakturaer i hånden. Nu er det tid til at indsende dem til ejeren eller udvikleren til gennemgang.

ud over regningerne fra underleverandørerne vil G. C. tilføje et par egne ting:

• Overhead udgifter som ledelse Personale, kontor, forsyninger, Etc.
• Enhver Dokumentation, Der Kræves Som Forsikringscertifikater, Tilladelser, Juridiske Former, Statusdiagrammer, Statusrapporter Osv.
• Profit

det store øjeblik sker i næste trin: hvor meget ejeren eller Udvikleren vil acceptere at betale den måned!

• KONSTRUKTION RFI: BETYDNING, FORMÅL& TIPS (GRATIS UDMÆRKE SKABELON)
• BYGGELOGGEN: 5 BEDSTE PRAKSIS (GRATIS UDMÆRKE SKABELON)
• TID & MATERIALEKONTRAKT: Fordele & ulemper

ejeren & Hovedentreprenør gennemgår Fremdriftsfakturaen baseret på den faktiske udførelse af arbejdet

rekvisitionsvurderingen mellem ejerskab og Hovedentreprenør er ikke ulig G. C. ‘ s gennemgang af underentreprenørens fakturaer.

typisk har ejeren også hyret et tredjepartsfirma til at føre tilsyn med og overvåge projektet på deres vegne. Mens ejeren nogle gange har sin egen repræsentation, ansætter de ofte en ejerens repræsentant som en byggeleder eller et arkitekt – /ingeniørfirma.

disse tredjepartsfirmaer bestemmer ofte, hvor mange penge der kan betales, baseret på hvor meget arbejde der faktisk er afsluttet. Her er et par ting, som ejeren overvejer, når han beslutter, om han skal godkende eller afvise en entreprenørs faktura:

• Feltinspektioner finder sted for at dobbelttjekke procentdelen af det udførte arbejde, eller hvis mangler skal repareres.
• Hvorvidt Ejeren Havde Overbetalt Nogen Varer I De Foregående Måneder, I Betragtning Af Den Procentdel, Der For Øjeblikket Er Afsluttet.
• Tredjepartsinspektører Kan Teste Færdige Produkter Som Vandtætning, Vinduer Og Mange Andre For At Sikre, At Kvaliteten Bliver Opfyldt.
• inspektioner som dem ovenfor gælder også for materialer, der fremstilles eller opbevares – de kontrolleres for mangler, mængde & Kvalitet.
• Hvor Mange Dage Gik Tabt På Grund Af Vejr Eller Forsinkelser I Perioden Mellem Regningen Bliver Indsendt & Slutningen Af Måneden.

når månedsfakturaen er gennemgået, inspiceres jobstedet, og papirarbejde indsamles, vil ejeren eller ejerens Rep. officielt svare på den indsendte faktura sammen med eventuelle reduktioner og kommentarer.

når fakturaen er godkendt, frigiver ejeren betaling

dette trin kommer ned til ejerens økonomiske situation.

nogle ejere har kontanter til rådighed for selv at finansiere projektet. I dette tilfælde skriver de checks for at betale entreprenører ud af lommen.

andre gange har bygherren/ejeren sikret et byggelån til finansiering af projektet. I dette tilfælde sender ejeren rekvisitionen og al dokumentation til långiveren – normalt en bank – som derefter frigiver midlerne.

i nogle tilfælde kan en del af et projekt finansieres via et tilskud fra byen, staten eller den føderale regering. Processen med at frigive disse midler til betalinger ligner långivere og banker – en endelig papirpakke, der indeholder rekvisitionen og al backup, sendes til gennemgang. Efter godkendelse frigives midlerne.

et eksempel på dette er efter naturkatastrofe, den amerikanske regering giver katastrofehjælp finansiering, som er en form for tilskud.

selvom det lyder ligetil, kan byggebetalingsprocessen blive rodet.

• hvis omkostninger og omfang overstiger ejerens anslåede budget, har de muligvis ikke pengene til rådighed til at betale for overskridelser.
• banker begynder at opkræve renter på byggelån efter et bestemt vindue. Hvis projektet finansieres gennem et lån, og forsinkelser og ændringer i omfang udvider projektet, er penge fra lånet muligvis ikke så let tilgængelige eller overhovedet tilgængelige.
• tilskud frigiver ikke altid penge med det samme. De kræver ofte specifikke kriterier eller milepæl være opfyldt, før midlerne er tilgængelige. Dette går tilbage til punkt #1 ovenfor-entreprenører skal have kontanter på hånden.

godt eller dårligt, det er godt at vide, hvor pengene faktisk strømmer fra for at finansiere et byggeprojekt.

hovedentreprenøren frigiver betalinger til underleverandører

hovedentreprenører indsamler pengene fra ejeren, og når checken rydder, begynder at skrive checks for underleverandører.

som tidligere nævnt er frigivelsen af underleverandørbetalinger baseret på at have dokumentation til rådighed. Før underleverandører ser nogen kontrol, skal de have ordentlige forsikringsdokumenter, undtagelser, juridiske former og andre typer backupoplysninger slået ind.

det er værd at påpege, at en underleverandør muligvis ikke får den betaling, de håbede på. Hvis ejeren reducerer Hovedentreprenørens faktura, betales visse underleverandører mindre tilsvarende.

underleverandører modtager betalinger & konto for månedens indkomst & udgifter

på dette stadium bliver underleverandører betalt. For de fleste underleverandører vil denne check ikke bare sidde i banken. Det vil blive frigivet i form af lønningsliste, materielle omkostninger, huslejer, faste udgifter og mere.

for en underleverandør er regnskabsmånedens afslutning et make-or-break-øjeblik.

hvis en entreprenør klarer sig godt, vil deres omkostninger være et rimeligt beløb mindre end det beløb, der kommer ind via betalinger. I stedet for at tælle alle disse overskydende kontanter som fortjeneste med det samme, påløber entreprenører ofte pladsholderomkostninger mod de indtægter, der er bragt ind. På denne måde kan entreprenørernes regnskaber vise en mere ensartet fortjenstmargen hver måned. Mindre penge regnes med det samme som overskud-kun ved udgangen af året over en vis margen.

hvad hvis en entreprenør er betalt mindre end de forventer?

i dette tilfælde skal entreprenører muligvis betale omkostninger ud af deres egne lommer, indtil betalingerne kommer ind. Under alvorlige omstændigheder skal entreprenører optage lån for at betale deres omkostninger, indtil de er betalt.

andre gange kan entreprenører ikke betale deres omkostninger, har ingen penge, der kommer ind og har brug for at lukke deres døre – enten indtil penge kommer ind eller permanent. Det er heller ikke en god position at være i. Som en påmindelse bliver de fleste entreprenører betalt endnu mindre end det, de har faktureret, da opbevaring holdes af ejeren, indtil projektet er færdigt.

i betragtning af at det kan være et par måneder mellem, når en entreprenør indsender en faktura, og når de faktisk bliver betalt, er rentabilitet og pengestrøm konge.

Progress Billing in Construction: En oversigt

vi har skrevet denne artikel for at løse dette populære spørgsmål: “Hvordan fungerer progress Billing i byggeri?”. Du har nu en forståelse af, hvordan penge flyder på et byggeprojekt, hvordan regninger bliver indsendt, hvad der kræves for at frigive betaling, og hvad byggefirmaer skal gøre for at dække omkostninger, udføre arbejde indsamle korrekt, rettidige betalinger. Vi har også diskuteret de mange farer, som entreprenører skal passe på, når de arbejder for en ejer, udvikler eller hovedentreprenør. En sidste ting at huske: i konstruktion og kontrakt er kontanter konge!