Intern kommunikation casestudier: The Terrible & the Terrific

det er et spørgsmål, der ofte kommer op: ‘Hvordan gør andre virksomheder det?’. Uanset om du implementerer en ny salgsstruktur eller opdaterer dine programmelsystemer, er det altid nyttigt at overveje, hvordan lignende virksomheder nærmede sig problemet. Dette er især relevant for intern kommunikation, hvor der ikke findes nogen løsning, der passer til alle. Hver organisation har sit eget unikke sæt udfordringer og har brug for at skræddersy sin interne kommunikationsstrategi i overensstemmelse hermed. Interne kommunikation casestudier kan hjælpe dig med at evaluere din tilgang, ved at udforske sammenlignelige situationer og deres resultater.

i denne blog har vi valgt nogle af de bedste interne kommunikationseksempler fra erhvervslivet. Ikke alle var vellykkede. Faktisk var nogle komplette katastrofer. Men disse fejl sammen med succeshistorierne er gode eksempler på intern kommunikation i aktion. Når du leder efter svarene på effektiv intern kommunikation, taler intet tydeligere end virkelige eksempler.

vi har samlet følgende eksempler på intern kommunikation under ‘seven golden rules’. Disse regler blev foreslået af i sin banebrydende publikation Internal Communications: A Manual for Practitioners. Disse grundlæggende regler for bedste praksis for intern kommunikation hjælper os med at kategorisere de relative succeser og fiaskoer i disse eksempler.

regel 1: aktivitet betyder intet uden resultater

udgangspunktet for hver IC skal være: “hvad vil vi have folk til at gøre?”At være optaget og generere en konstant strøm af kampagner, videoer og nyhedsbreve er spild af tid, hvis intet ændrer sig som et resultat. Når du ser på at forbedre intern kommunikation, skal du altid holde styr på resultatet såvel som handlingen. Det er her den sande betydning ligger.

Case Study 1 – landsdækkende Byggesamfund

baggrund: landsdækkende Byggesamfund kørte en prisvindende fem ugers stor samtale og samlede ideer fra alle sine 18.000 ansatte i et virksomhedsdækkende samarbejde. Målet var rettet mod at genoplive landsdækkende følelse af formål.

tilgang: aktiviteten omfattede TalkBack-begivenheder, online-undersøgelser og en enorm Lytteøvelse for at give Personale og medlemmer chancen for at bidrage til dens fremtid. Ved at implementere en virksomhedsdækkende intern kommunikationsundersøgelse åbnede landsdækkende en fritflydende samtale med sin arbejdsstyrke.

resultat: resultatet har været en opdateret strategi og en marketingkampagne baseret på det nye koncept ‘building society, landsdækkende’ – at hjælpe folk med at forbedre livskvaliteten. Denne business kommunikation casestudie demonstrerer magt aktivt at lytte og handle på medarbejderens forslag.

bedømmelse: succes

regel 2: værdi gavner virksomheden

du tilføjer kun reel værdi, hvis din medarbejderkommunikation linker direkte til virksomhedens behov i din organisation og hjælper med at opnå en defineret strategi eller et specifikt projekt. Fordelene ved god intern kommunikation bliver kun tydelige, når du definerer dine ønskede resultater og sætter faktiske mål.

Case Study 2 – Transport og logistik

baggrund: ønskede at udnytte gode ideer fra sine kolleger på tværs af sine 104 Britiske sites for at hjælpe sine kunder med at forbedre produktiviteten og reducere omkostningerne. Dens store, fleksible og svært tilgængelige arbejdsstyrke (fra chauffører til Asda til B &K lagerentreprenører) har normalt ikke en firmatelefon eller bærbar computer. Af alle casestudierne om kommunikation på arbejdspladsen er denne store øvelse bemærkelsesværdig i sit omfang.

tilgang: At udløse engagement, TalkFreely udviklet Ideas Matter App, som hver medarbejder var i stand til at hente til deres personlige telefon. En intern kommunikationsapp er den ideelle måde at oprette forbindelse til fjernarbejdere og svært tilgængelige medarbejdere.

resultat: knyttet direkte til forretningsbehov viste den interne kommunikationsplatform sig at være enestående værdi. Genereringen af ideer har været betydelig; 1 ud af 4 af alle indsendte ideer omsættes i praksis. Derudover viste det et bemærkelsesværdigt investeringsafkast på 6,5: 1 med 156.000 besparelser alene i det første år.

bedømmelse: succes

regel 3: i det tykke

når du leder efter nye ideer, forsøger at finde ud af, hvad dine medarbejdere virkelig tænker eller spekulerer på, hvorfor en tidligere intern kommunikationsplan gik galt, skal du ikke sidde og tænke ved dit skrivebord eller undersøge online. Forlad dit kontor og begynd at tale. Når du taler og lytter til dine medarbejdere, vil du begynde at forstå, hvad der motiverer dem, hvad der vedrører dem, og hvordan de har det med virksomheden. Af alle de interne kommunikationsideer er denne nøglen, hvis du vil holde styr på engagementsniveauer.

Case Study 3 – AOL

baggrund: AOL meddelte, at det skar sit Patch lokale nyhedsnetværk med en tredjedel. Dette var en storstilet ændring, der påvirkede mange medarbejdere på tværs af virksomheden og krævede omhyggelig håndtering i sin kommunikation.

tilgang: CEO Tim Armstrong oprettede et konferenceopkald med 1.000 ansatte med det formål at øge moralen på tværs af arbejdsstyrken. Som Armstrong talte, Patch kreative direktør Abel Lens begyndte at tage billeder af ham. Han blev straks fyret foran de 1.000 ansatte på konferenceopkaldet.

resultat: Måske vidste Armstrong ikke, at Lens job omfattede fotografering af møder med nøgleledere til Patch-intranettet til fordel for fjernarbejdere. Men det burde han have gjort. Hvis han havde været i kontakt med sin arbejdsstyrke, ville han have været fuldt opmærksom på de enkelte medarbejders roller. Denne medarbejder kommunikation casestudie giver en klar indikation af vigtigheden af at forstå din medarbejders jobroller.

Dom: fiasko

Regel 4: Hold kæft og lyt

kommunikation med medarbejdere skal være en tovejsgade. Megafon-tilgangen fungerer aldrig bedst, fordi folk kun føler sig forbundet og motiverede, hvis de er en del af en samtale. Det er vigtigt at sætte interne kommunikationskanaler på plads, der giver medarbejderne mulighed for at kommentere de meddelelser, der kommer ned fra toppen. Lyt til hvad de har at sige … og lær.

Case Study 4 – PayPal

baggrund: det digitale betalingsfirma havde brug for at adressere en intern rapport, der afslørede, at ikke alle deres medarbejdere ikke brugte PayPal-appen. Præsidenten, David Marcus, skrev et selskabsdækkende notat til alle medarbejdere om problemet.

tilgang: David Marcus tog en hårdhændet tilgang til sagen. Han bad sit personale om at bruge produktet eller afslutte: “hvis du er en af de mennesker, der nægtede at installere PayPal-appen, eller hvis du ikke kan huske din PayPal-adgangskode, skal du gøre dig selv en tjeneste, gå og find noget, der vil forbinde med dit hjerte og sind andetsteds”.

en bedre politik ville have været at finde ud af, hvorfor hans medarbejdere ikke brugte betalingsappen, om de følte, at konkurrentprodukter havde bedre funktioner og bad om deres forslag.

resultat: notatet blev lækket til pressen. Det genererede bred dækning på tværs af medierne og efterlod kunderne spekulerer på, hvad der var galt med en app, som PayPals eget personale ikke ville bruge. Intern kommunikation bedste praksis casestudier viser, at åbning af en tovejskanal for feedback vil forbedre både intern og ekstern kommunikation.

Dom: fiasko

regel 5 – Jeg gjorde det på deres måde

forstå arbejdsmetoderne for dem, du har brug for at overbevise. Hvis ledere synes bundet op i statistik og regneark, give dem, hvad de ønsker. Saml data for at bevise, at dine ideer fungerer, vise dem en proces, skitsere et klart resultat, og de vil snart være på din side. Måling af intern kommunikation hjælper med at give begrundelsen bag dine ideer. Ligeledes, hvis de typer intern kommunikation, du bruger, ikke ser ud til at forbinde med dine medarbejdere, skal du ikke være bange for at prøve en anden tilgang.

Case Study 5 – Seymour House

baggrund: Seymour House driver ti fremragende børnepasningsskoler og ønskede at få personale på tværs af gruppen til at engagere sig bedre med hinanden for at dele god praksis. De havde brug for at identificere de bedste metoder til intern kommunikation, der ville resonere med deres unikke teambaserede arbejdsstyrke.

tilgang: Talkfreely innoveret med en intern kommunikation app kaldet fællesskab. Fællesskabet erstatter statiske hjemmesider og indlæg med meget personlig, bid-størrelse bidder af oplysninger præsenteres på bestyrelser viser relevante kort. Disse kommunikerer hurtige historier og er langt bedre til at forbinde mennesker på tværs af hold.

resultat: Seymour House teams øjeblikkeligt forbundet med Fællesskabet app. Engagementsniveauer tog en øjeblikkelig løft, da kommunikationen og forståelsen mellem teams og enkeltpersoner blev forbedret. Denne interne kommunikation casestudie viser, hvor vigtigt det er at forbinde med medarbejderne på en måde, der passer til deres stil af interaktion.

bedømmelse: succes

regel 6: Få mest muligt ud af ledere

dit lederteam er afgørende for succes med din strategi. Uanset hvor stor eller lille din organisation, linjeledere og lokale ledere er dine allierede. De er afgørende for at motivere medarbejderne og få dem om bord: gennem diskussion, dæmpe frygt og føre et godt eksempel. Når du samler din interne kommunikationsdefinition, skal du sørge for, at lederskab er et af nøglepunkterne.

Case Study 6 – Yahoo

baggrund: tech pioneer definerede et behov for fjernarbejdere tilbage til kontormiljøet. Der var ikke længere en rolle for personale, der arbejdede hjemmefra, og alle medarbejdere skulle være kontorbaserede fremad. Jobbet med at kommunikere denne besked blev overdraget til HR-afdelingen.

tilgang: Yahoos HR-chef sendte et motiverende notat fuld af ros for virksomhedens “positive momentum”, “brummer og energi på vores kontorer”, “bemærkelsesværdige fremskridt” og lovende “det bedste er endnu ikke kommet”. I slutningen af denne meddelelse var direktivet om, at alt personale, der arbejder hjemmefra, skal flytte tilbage på kontoret eller afslutte.

resultat: en meddelelse af denne betydning skulle være kommet fra lederen af virksomheden. Ved at forsøge at skjule ordren som en motiverende HR-besked kunne den ikke give en strategisk forretningsgrundlag. Det var her, administrerende direktør skulle være en synlig tilstedeværelse og dele ræsonnementet bag denne upopulære beslutning. Eksempler på intern kommunikation casestudier viser gang på gang, at ledelsessynlighed er et væsentligt element, især når man kommunikerer forandring.

bedømmelse: fiasko

regel 7: der er ingen sølvkugle

vi vil meget gerne være i stand til at afsløre hemmeligheden bag implementering af den perfekte interne kommunikationsstrategi. Sociale medier, medarbejderens intranet, digitale skærme, e – mail-de har alle på et tidspunkt lovet at revolutionere intern kommunikation og gøre alt andet overflødigt. Men det er ikke sket, hvilket betyder, at den interne kommunikators rolle forbliver helt afgørende. Skær dig selv slap i, hvordan du bedømmer succes, fordi hver organisation har et andet sæt udfordringer og problemer at overvinde.

Casestudie 7-Vestsjællands Amtsråd

Baggrund: Landerådet har en arbejdsstyrke på over 6.000 medarbejdere fordelt på et bredt geografisk område på forskellige steder. 25% af medarbejderne begrænset adgang til IT-udstyr og/eller begrænset IT-viden. Kanalerne for intern kommunikation i drift var forældede og ineffektive, hvilket førte til fejlagtig fortolkning og uoverensstemmelser.

tilgang: Talkfreely udviklet en skræddersyet intern kommunikation app designet til at forbinde de forskellige råd arbejdsstyrke. Kaldet ‘Den Store udveksling’, app tilladt for real-time kommunikation over en række digitale platforme. Tilgængelig 24 timer i døgnet, 365 dage om året, tillod det fleksibilitet i arbejdsmønstre, hvilket øgede appellen for alle medarbejdere.

resultat: ved udgangen af første kvartal brugte en tredjedel af medarbejderbasen aktivt appen. I nogle sektorer ville 33% være en ret beskeden engagementsscore. Det har dog for første gang været forbundet med de svært tilgængelige medarbejdere. Desuden viste det sig, at der er en reel råd arbejdsstyrke appetit på at blive involveret. For eksempel-der var 25.200 sidevisninger i den første måned, hvilket betyder i gennemsnit, at hver aktiv bruger besøgte over 25 sider indhold pr. Læs hele casestudiet.

“den TalkFreely app har hjulpet forbedre, ukendelighed, den måde, vi kommunikerer med vores 6000 stærke arbejdsstyrke, hvoraf mange er svære at nå. Dette er blevet endnu mere tydeligt i løbet af de sidste par uger i vores lokale reaktion på coronavirus-krisen, hjælper os med at blive kritiske, tidsfølsomme oplysninger til personalet hurtigt og nemt, uanset hvor de er i hele amtet.”

Vilhelm Hackett, kommunikation&Engagement Lead,
Vestsjællands Amtsråd

bedømmelse: succes

Endelige tanker

når man ser på dette udvalg af kommunikationssager, er det klart, at ikke enhver intern kommunikation er bestemt til succes. Og hvis det håndteres forkert, kan en dårligt målrettet besked faktisk gøre mere skade end gavn. Interne Kommunikationsfejl er meget dyre for både moral og bundlinje. Men hvis du tager dig tid til at planlægge omhyggeligt, kan den positive virkning af en god intern kommunikationsudveksling være betydelig. Ved vurderingen af interne kommunikation casestudier, er det også vigtigt at overveje den arena, hvor virksomheden opererer før at dømme den relative succes af kampagnen. Ultimativt, hver organisation bliver nødt til at tage en anden tilgang, skræddersyet til deres unikke sæt omstændigheder.