Kapitel 2 – samarbejde informationssystemer

samarbejde er en gruppe mennesker, der arbejder sammen, alle udfører stort set den samme type arbejde for at udføre et job. Samarbejde er en gruppe mennesker, der arbejder sammen for at nå et fælles mål via en proces med feedback og iteration. Samarbejde kan være et sted, hvor alle parter eksisterer og gøre det godt igen for at få arbejdet gjort, men kvaliteten og forbedringen af enkeltpersoner er ikke til stede. Samarbejde omfatter feedback, strømlining af processer og procedurer og forbedring af de involverede.

betydningen af effektiv kritisk Feedback

en gruppe, hvor alle er for høflige til at sige noget kritisk, kan ikke samarbejde. “Hvis to af jer har nøjagtig samme ide, så har vi ikke brug for en af jer.”På bagsiden, hvis en gruppe er for kritisk og negativ, kan medlemmerne komme til mistillid og hader hinanden. Der skal være en ordentlig balance mellem de to, og feedback skal antænde teammedlemmer, der lærer af hinanden. Hvis ingen er villige til at udtrykke forskellige og endda upopulære ideer, vil ingen lære noget.

retningslinjer for at give og modtage kritisk Feedback

at give og modtage kritisk feedback er den vigtigste samarbejdsevne. Følgende er en retningslinje for de vigtigste egenskaber for et effektivt samarbejde: Er begejstret for emnet for vores samarbejde, er åbent repareret og nysgerrig, taler hans eller hendes sind, selvom det er et upopulært synspunkt, vender tilbage til mig og andre rettidigt, er villig til at indgå i vanskelige samtaler, er en opfattende lytter, er dygtig til at give/modtage negativ feedback, er villig til at fremsætte upopulære ideer, er selvstyrende og kræver “lav vedligeholdelse” og meget mere.

Hvad er tre kriterier for vellykket samarbejde?

for forretningsfolk skal teams nå deres mål. Disse mål kan omfatte at tage en beslutning, løse et problem eller oprette et arbejdsprodukt. Med ethvert mål svarer de første succeskriterier altid på spørgsmålet: “gjorde vi det?”Hvis du tilføjer lag til spørgsmålet, bliver det så, “gjorde vi det inden for den tilladte tid og budget?”I disse tilfælde betragtede hold, der gik over tid eller over budgettet, generelt ikke deres mål opfyldt.

vækst i Team kapacitet

i en virksomhed, hold sidste sammen i måneder, eller endda år, så en passende spørgsmål evaluator er altid, “fik holdet bedre?”Hold, der ofte er permanente, vokser med dets fordele over tid, og når holdet bliver bedre, bliver det mere effektivt og giver bedre service til endda muligvis til en mindre pris. Men hvordan bliver et hold bedre? Måder inkluderer at udvikle bedre arbejdsprocesser, individuelt forbedre ens opgaver, undervise hinanden i opgaver og nye færdigheder og også give meningsfulde perspektiver til hinanden.

meningsfuld og tilfredsstillende oplevelse

hvad gør arbejdet meningsfuldt i den verdslige verden af forretningsfolk? Arbejdet skal opfattes meningsfuldt af holdet. Det er måske ikke så glamourøst som at redde et liv, men hvis opgaven opfattes som vigtig, vil den meget mere meningsfuld. Hvis der gives kredit for arbejdet, og anerkendelse af at udføre opgaven er til stede, jo mere meningsfuldt vil arbejdet være. Også, kammeratskabsaspekt ved samarbejde kan også give en tilfredsstillende oplevelse. Alle får energi, når de har følelsen af at være eller en gruppe og gør deres del for at opnå noget, der er værd.

Hvad er de fire primære formål med samarbejde?

information er det første og mest grundlæggende samarbejdsformål. Målet med at informere er at sikre, at teammedlemmer udtænker information på samme måde så meget som muligt. Teammedlemmer skal være i stand til at dele data og kommunikere med hinanden og være i stand til at forstå enhver fortolkning, der gives. Dette vil undgå enhver gentagelse af information og vil føre til en mere effektiv løsning.

træffe beslutninger

• operationelle beslutninger – beslutninger, der understøtter operationelle, daglige aktiviteter.
• ledelsesbeslutninger – beslutninger om tildeling og udnyttelse af ressourcer. Hvis en ledelsesbeslutning kræver overvejelse fra forskellige perspektiver, vil det drage stor fordel af samarbejde.
• strategiske beslutninger – beslutninger, der støtter brede, organisatoriske spørgsmål. Disse beslutninger er næsten altid samarbejdsvillige.
• struktureret beslutningsproces, hvor der er en forstået og accepteret metode til at træffe beslutningen.
• ustruktureret beslutningsproces, hvor der ikke er nogen aftalt beslutningsmetode.

beslutningstypen og beslutningsprocessen er løst relateret. På det operationelle niveau træffes der normalt strukturerede beslutninger, og beslutninger på det strategiske niveau har tendens til at være ustrukturerede. I et samarbejdssystem involverer få strukturerede beslutninger samarbejde. Der er allerede normalt en fast procedure, der skal følges, og det kræver ikke meget beslutninger. Ustruktureret på den anden side kræver meget samarbejde, fordi feedback og iterationer er afgørende nødvendige. Forskellige perspektiver skal overvejes, og foreløbige konklusioner og potentielle resultater skal alle diskuteres.

løsning af problemer

et problem er en opfattet forskel mellem hvad der er og hvad der burde være. Problemer er en opfattelse, og det fører til, at forskellige mennesker har forskellige problemopfattelser. På grund af det er den første og måske den vigtigste opgave for en problemløsende samarbejdsgruppe at definere problemet. Derefter skal holdet forstå målet med at løse problemet og have det.

styring af projekter

projekter dannes for at skabe eller producere noget. Slutmålet kan være en række ting, og da projekter varierer så meget i natur og størrelse, her er fire generiske projektfaser:

• startfase-startfasen er at sætte grundreglerne for projektet og teamet. Opgaver i denne fase inkluderer at identificere, hvad projektet er, bestemme teammedlemskab, definere projektet, bestemme, hvordan projektet skal udføres, indstille projektets omfang, etablere roller og etablere teamregler.
• planlægningsfase – fase for at bestemme, hvem der skal gøre hvad og hvornår. Arbejdsaktiviteter i denne fase er defineret, og ressourcer som personale, budget og udstyr tildeles hver. Der fastlægges også tidsplaner for hver opgave og medlem, og budgettet kan revideres flere gange.
• at udføre Faseprojektopgaver udføres inden for denne fase. En ledelsesudfordring i denne fase er at sikre, at opgaverne udføres efter planen, og at identificere problemer inden for tidsplanen så tidligt som muligt. Opgaver kan slettes og ændres i denne fase.
• Færdiggørelsesfase – denne fase afslutter færdiggørelsen af projektet og spørger sine teammedlemmer: “er vi faktisk færdige?”Hvis alt arbejde er udført, skal dokumentation ske, og dataene skal opbevares på et tilgængeligt sted.

Hvad er kravene til et Samarbejdsinformationssystem?

som et informationssystem har et samarbejdssystem de fem komponenter i ethvert informationssystem, såsom udstyr, programmer, data, procedurer og personer. Inden for datakomponenten involverer samarbejde to typer:

• projektdata – Data, der er en del af samarbejdets arbejdsprodukt. Et dokument, der beskriver en anbefalet løsning, er projektdataene for et problemløsningsprojekt.
• Projektmetadata – Data, der bruges til at styre projektet. Tidsplaner, opgaver, budgetter og andre ledelsesdata er eksempler på projektmetadata.

procedurer for Samarbejdsinformationssystemer specificerer standarder, politikker og teknikker til udførelse af holdets arbejde.

Primære Funktioner: Kommunikation og deling af indhold

Teams har brug for support fra deres samarbejdssystem til at kommunikere, administrere mange versioner af indhold og administrere opgaver. Mange af disse krav understøtter iteration og feedback.

Hvordan kan du bruge samarbejdsværktøjer til at forbedre teamkommunikation?

på grund af behovet for at give feedback er teamkommunikation afgørende for ethvert samarbejdsprojekt. Kommunikation er vigtig for at styre indhold, projektopgaver, og udvikling af en effektiv kommunikationsfacilitet er den første ting, dit team skal gøre, og kan meget vel være det vigtigste element i et samarbejdsinformationssystem. Brugen af værktøjer afhænger af, hvordan teamet kommunikerer med hinanden:

• synkron kommunikation – når alle teammedlemmer mødes på samme tid. Dette kan gøres på et enkelt sted eller flere steder, og kan være fra ansigt til ansigt møder, hele vejen til konferenceopkald eller videokonferencer.
• asynkron – når al teammedlemmer ikke mødes på samme tid. Dette sker i enten enkelt eller flere steder, og er generelt tilsigtet ved brug af e-mails, undersøgelser og diskussionsformer. Dette er en form for kommunikation, der ikke får øjeblikkelige svar.

Hvordan kan du bruge samarbejdsværktøjer til at administrere delt indhold?

deling af indhold er den anden store funktion af samarbejdssystemer. Teammedlemmer skal dele begge projektdata for at muliggøre feedback og iteration, og for at gøre det skal der være et værktøj eller en applikation. Følgende tre kategorier af samarbejdsværktøjer til indholdslister for hver:

delt indhold uden kontrol

• e – mail med vedhæftede filer-dette udgør adskillige problemer, som inkluderer en person, der ikke modtager e-mailen, ikke ser den i deres indbakke, eller nogen gemmer ikke vedhæftet fil.
• filserver – dette er simpelthen en computer, der gemmer filer. Denne metode er bedre end vedhæftede filer, men der er en mulighed for, at et teammedlem kan forstyrre ens arbejde, da der ikke er nogen yderligere kontrol.

delt indhold med versionsstyring på Google Drev

systemer, der leverer versionsstyring, sporer ændringer i dokumenter og leverer funktioner og funktioner til at rumme samtidig arbejde. Google Drev er en fortaler for dette, og det giver en gratis service af et virtuelt drev i skyen, hvor du kan oprette mapper og gemme filer.

delt indhold med versionskontrol

versionskontrol er den proces, der opstår, når samarbejdsværktøjet begrænser og undertiden endda styrer brugeraktivitet. Versionskontrol involverer en eller flere af følgende funktioner:

• brugeraktivitet begrænset af tilladelser-brugere får specifikke tilladelser til, om de er i stand til at læse, redigere og slette.
• Document checkout – mapper kan konfigureres, så brugerne er forpligtet til at tjekke dokumenter, før de kan ændre dem.
• versionshistorier – Giv historier på vegne af brugerne. Når et dokument ændres, registrerer værktøjet navnet på forfatteren og datoen og klokkeslættet, hvor dokumentet er gemt.
• kontrol af arbejdsgange – evnen til at styre aktiviteter i en foruddefineret proces.

Hvordan kan du bruge samarbejdsværktøjer til at styre opgaver?

opgavebeskrivelser skal være specifikke og formulerede, så det er muligt at afgøre, om opgaven blev udført. For at udnytte en opgaveliste effektivt skal brugerne kunne dele den. Følgende er nogle værktøjer, der kan bruges til at dele en opgaveliste, der er nyttig til samarbejde:

• Google Drev
• Microsoft Sharepoint

hvilket Samarbejdsinformationssystem passer til dit Team?

• det minimale Samarbejdsværktøjssæt – med dette sæt skal du være i stand til at samarbejde med dit team, selvom du får lidt support fra programmet. Samarbejdet vil kun være tekst, og du har ikke adgang til video eller lyd, så du ikke kan høre eller se de andre samarbejdspartnere.
• det gode Samarbejdsværktøjssæt – du får et mere sofistikeret samarbejdsværktøjssæt. Du ville være i stand til at gennemføre virtuelle møder med flere parter, og du vil have support til samtidig adgang til dokumenter, regneark og præsentationsfiler.
• det omfattende Samarbejdsværktøjssæt – sættet er det bedste ud af de tre, fordi det inkluderer indholds-og styringskontrol, arbejdsproceskontrol og onlinemøder med deling oven på alle de funktioner, du får fra de to andre.

valg af sæt til dit Team

valg af det rigtige sæt til dit team kan baseres på en række ting. Du har muligvis råd til det bedste værktøj, men du har muligvis ikke brug for det på grund af en langvarig læringstid. Læringstid kan evalueres være en produkteffektkurve, der viser forholdet mellem strømmen som en funktion af tiden ved hjælp af dette produkt.

glem ikke procedurer og mennesker!

når du evaluerer informationssystemer og samarbejdsinformationssystemer, skal du begynde at tænke alvorligt over proceduren og people-komponenterne. Du er teammedlemmer vil bruge disse værktøjer? Er de alle enige om det? Hvordan vil de blive uddannet på det? Har dit team brug for at oprette særlige job eller roller? Alle disse spørgsmål vedrørende procedurer og personer skal besvares, når man bestemmer et samarbejdsværktøj.

2026?

Hvordan vil vi samarbejde i 2026? Teksten nævner den øgede brug af virtuelle møder, og hvis det ikke betyder noget, hvor holdkammerater mødes, og så kan projekter involvere det bedste eller mest overkommelige personale. Rejser vil reducere, hvor de fleste er mere rekreative, og konventioner kan meget vel være virtuelle. Med den øgede brug af disse samarbejdsværktøjer kan det være bedst for os at lære Online, asynkrone samarbejdsevner.