medarbejder PERFORMANCE & TALENT MANAGEMENT

gennemførelse af effektive en-til-en-møder med medarbejdere

emnet ‘check-in’ (eller en-til-en-møder, fremskridtsmøder, nedture osv.) er noget, vi ofte diskuterer, hvad enten det er i vores blog eller med vores kunder. Uanset hvad det hedder, er forestillingen om at øge hyppigheden og kvaliteten af medarbejdernes præstationssamtaler fortsat en prioritet for de fleste virksomheder i dag.

nogle virksomheder har mandat til ugentlige check-ins, nogle planlægger dem efter behov, andre beder ledere om at sikre, at møderne er afsluttet efter hvert projekt, og andre virksomheder planlægger formelle check-ins hele året. Uanset hyppigheden af disse samtaler forbliver deres formål det samme: hold kommunikationslinjerne åbne mellem ledere og medarbejdere for effektivt at engagere og styre præstationer.

jo flere medarbejdere og ledere kan kommunikere, jo bedre vil de være i stand til at arbejde sammen for at nå mål, udvikle færdigheder og give/modtage feedback. Selvom check-ins skal virke relativt afslappede for medarbejderne, bør ledere følge en løs struktur for at sikre, at denne brugte tid forbliver værdifuld og driver handling.

vi troede, det ville være praktisk at udarbejde en tjekliste over diskussionspunkter og samtalestartere, som ledere kunne bruge til at få mest muligt ud af check-ins med medarbejdere.

en leders tjekliste for Medarbejdercheck

før mødet: Forbered

intet er værre end at gå ind i et møde med en leder, der kommer ud som ubudne eller uforberedte. Brug 5 minutter på at forberede dig inden mødet. Hvis du bruger en central placering eller et værktøj til målsporing, feedback og/eller journal/mødenotater, skal ledere let få adgang til og skumme tidligere mødenotater og ydeevne.

• gennemgå eventuelle noter taget under det sidste møde for at komme op i fart på eventuelle planlagte leverancer.
• gennemgå medarbejderens liste over mål og projekter for at se, om der er nogen grund eller kører ud af kurs.
• noter vigtige afdelings-eller virksomhedsændringer, der skal diskuteres.
• gennemgå enhver feedback sendt/Modtaget for at identificere eventuelle diskussionspunkter.
• Tag stikket ud af andre aktiviteter, så medarbejderen ved, at de har dit fulde fokus.

under mødet: mulige diskussionspunkter

bonusen ved hyppige check-ins med medarbejdere er, at ledere ikke behøver at åbne en brandslange i hvert møde. De kan vælge specifikke mål, projekter eller coachingpunkter at fokusere på i hvert møde. Medarbejdere kan også starte samtalen og lede fokus (endnu bedre).

generelt bør ledere og medarbejdere prioritere diskussionspunkter baseret på forfaldsdatoer og fremskridt. Det, der diskuteres, vil ændre møde for møde.

prøve medarbejder Check-in dagsorden / diskussionspunkter:

• få medarbejderen til at tale!
  • brug samtalestartere til at engagere medarbejderen i samtale
  • Brug åbne spørgsmål for at holde dem i tale
  • lad medarbejderen styre samtalen, men sørg for at diskutere vigtige emner
• mål / projektopdateringer
  • Diskuter status for kortsigtede mål og langsigtede projekter
  • Juster / Opdater eksisterende mål med medarbejderen
  • diskuter eventuelle udfordringer eller erfaringer
  • Tilbyd coaching og / eller hjælp til eventuelle vejspærringer
  • Diskuter, om andre prioriteter kan påvirke målet fremskridt
  • sørg for, at alle mål stadig er på sporet
  • Anerkend eventuelle milepæle eller resultater
  • Diskuter/bekræft eventuelle nye mål for medarbejderen
• seneste resultater
  • Anerkend de seneste resultater og give feedback
  • spørg medarbejderen for eventuelle seneste resultater
• status for træning / læring
  • diskuter eventuelle træningsartikler, der skal / er i gang
  • spørg medarbejderen, hvis der er nogen træningsanmodninger
  • spørg, om medarbejderen føler, at de får nok feedback
  • spørg, om medarbejderen lærer af jævnaldrende / mentorer, eller om de gerne vil
  • anbefale træningsartikler til forbedring af færdigheder og videre karriere
  • diskuter, hvordan træning er / skal udføres
• firma-eller Teamopdateringer / nyheder
  • diskuter eventuelle vigtige firma – / teamopdateringer eller nyheder
  • bekræft eventuelle nødvendige handlinger
• medarbejderideer / anmodninger om ændring
  • Bed medarbejderen om ideer/input
  • diskuter eventuelle områder, der har behov for forandring (virksomhed, team, projekt osv.)
  • spørg medarbejderen, om din ledelsesstil er effektiv for dem, og få forslag til ændring
  • diskuter eventuelle overordnede vejspærringer eller distraktioner, der kan påvirke medarbejderen
• Medarbejderkarriereudvikling
  • Diskuter medarbejderens karrieremål
  • diskuter, hvordan du kan arbejde sammen for at nå deres karrieremål
  • Diskuter muligheder og karriereveje for medarbejderen
  • sæt klare forventninger til enhver lateral / opadgående bevægelse
• Plan for uge/måned / kvartal
  • gennemgå prioriteter på kort og lang sigt

Samtale startere: holde dem taler

nogle medarbejdere er mere tilbageholdende med at tale op, men det betyder ikke, at en leder skal gøre hovedparten af de taler. Der er enkle måder at få medarbejderen til at engagere sig og fortsætte med at tale under check-in-mødet. Husk, dette møde handler om dem. Jo mere de bidrager til samtalen jo bedre.

her er nogle åbne spørgsmål for at få medarbejderne til at tale:

• Fortæl mig om din uge / måned-Hvordan har det været?
• Fortæl mig om, hvad du har arbejdet på.
• hvor tror du, Jeg kan være mest hjælpsom?
• er du på vej til at overholde deadline?
• hvilke områder er forud for tidsplanen?
• hvilke spørgsmål Har du om dette ansvarsområde eller projekt?
• Hvordan vil du nærme dig dette?
• Hvad har du lært om dette ansvarsområde eller projekt?
• Hvad gik ikke som du havde håbet? Hvorfor?
• hvad kan du/vi gøre anderledes næste gang?
• hvilke forslag har du?

her er nogle afprøvede og sande samtale startere til at holde medarbejderne taler:

“gå på…..”

“Fortæl mig mere…”

“hvorfor siger du det..”

“hvordan mener du…”

“kan du give mig et eksempel…”

“hvad mere…”

i slutningen af mødet: Opsummer

før medarbejderen forlader mødet, skal du bruge et øjeblik på at opsummere de vigtigste diskussionspunkter. Dette vil hjælpe med at minde medarbejderne om enhver handling-elementer og styrke enhver anerkendelse eller coaching tips forudsat. Spørg medarbejderen, hvis noget blev savnet, og mind dem om, hvornår det næste møde vil være.

efter mødet: dokument

dette lille trin er vigtigt og springes ofte over, men kan gøre en stor forskel. Brug 2-5 minutter efter hvert møde til at registrere vigtige diskussionspunkter, handlingselementer eller feedback. Dette vil hjælpe med at starte det næste møde og vil fungere som en nyttig log, når ledere skal gennemgå præstationstendenser. Opbevar disse noter et centralt sted. En ydeevne feedback og journaling værktøj som emPerform tag kan tjene dette formål pænt.

vi undersøgte vores kunder og fandt ud af, at ledere, der lavede 1-2 noter om hver medarbejder pr. Det er fordi de ikke sidder og prøver at huske vigtige milepæle eller tendenser i adfærd).

Hvordan Gik Det?

tag et øjeblik efter hvert møde for at evaluere, hvordan du gjorde det. Selv de bedste ledere bør stræbe efter at forbedre deres kommunikations-og mødefærdigheder.

• talte du for meget/ikke nok?
• lyttede du aktivt?
• har du stillet spørgsmål?
• anerkendte du medarbejderens følelser?
• har du omskrevet nøgleelementer for at bekræfte forståelsen?
• har du givet effektive coaching tips?
• blev du distraheret i mødet?
• føler du, at mødet var værdifuldt?
• diskuterede du alle vigtige punkter?
• hvad kunne du gøre for at forbedre det næste møde?

generelt er hyppige check-ins med medarbejdere et must for at sikre klarhed, give coaching og tilbyde den støtte, der er nødvendig for, at en medarbejder kan lykkes. Selvom det kan være en udfordring for mange ledere at finde tid på dagen, er check-in tid godt brugt og vil betale sig i det lange løb for lederen, medarbejderen, teamet og virksomheden.

For yderligere ressourcer til at give feedback:

• Coaching vs. Mentoring: Hvordan er de forskellige?
• idiotsikker tip til vellykkede en-til-en-møder med medarbejdere
• smertefri Præstationssamtaler

præstationsmål, projekter og Check-in

Ønsker du at hjælpe ledere og medarbejdere med at dokumentere og overvåge præstationsmål, projekter og indtjekningsdiskussionspunkter? Tjek emPerform for løbende målstyring, feedback og præstationslogfiler.