Sådan anvendes betinget formatering i en pivottabel

anvendelse af betinget formatering i en pivottabel kan være en smule vanskelig.

da pivottabeller er så dynamiske, og dataene i backend kan ændres ofte, skal du kende den rigtige måde at bruge betinget formatering på i en pivottabel.

den forkerte måde at anvende betinget formatering på en pivottabel

lad os først se på den almindelige måde at anvende betinget formatering på i en pivottabel.

Antag, at du har en pivottabel som vist nedenfor:

i ovenstående datasæt er datoen i rækkerne, og vi har lagrede salgsdata i kolonner.

her er den regelmæssige måde at anvende betinget formatering på ethvert datasæt:

• Vælg dataene (i dette tilfælde anvender vi den betingede formatering til B5:D14).
• gå til hjem –> Betinget formatering –> Top/Bund regler –> over gennemsnittet.
• Angiv formatet (jeg bruger “grøn fyld med Dard grøn tekst”).
• Klik på OK.

dette vil anvende den betingede formatering som vist nedenfor:

alle datapunkter, der ligger over gennemsnittet af hele datasættet, er blevet fremhævet.

problemet med denne metode er, at den har anvendt det betingede format til et fast celleområde (B5:D14). Hvis du tilføjer data i backend og opdaterer denne pivottabel, vil den betingede formatering ikke blive anvendt på den.

for eksempel går jeg tilbage til datasættet og tilføjer data til endnu en dato (11.januar 2015). Dette er hvad jeg får, når jeg opdaterer pivottabellen.

som du kan se på billedet ovenfor, bliver dataene for 11.januar 2015 ikke fremhævet (mens det skal, da værdierne for Store 1 og Store 3 er over gennemsnittet).

årsagen, som jeg nævnte ovenfor, er, at den betingede formatering er blevet anvendt på et fast område (B5:D14), og det bliver ikke udvidet til nye data i pivottabellen.

den rigtige måde at anvende betinget formatering på en pivottabel

her er to metoder til at sikre, at betinget formatering fungerer, selv når der er nye data i backend.

Metode 1 – Brug af Pivottabelformateringsikon

denne metode bruger ikonet Pivottabelformateringsindstillinger, der vises, så snart du anvender betinget formatering i en pivottabel.

her er trinene til at gøre dette:

• Vælg de data, som du vil anvende betinget formatering på.
• gå til hjem –> Betinget formatering –> Top/Bund regler –> over gennemsnittet.
• Angiv formatet (jeg bruger “grøn fyld med Dard grøn tekst”).
• Klik På Ok.
  • når du følger ovenstående trin, anvender den den betingede formatering på datasættet. Nederst til højre i datasættet vil du se ikonet formateringsindstillinger:

• Klik på ikonet. Det viser tre muligheder i en rullemenu:
  • valgte celler (som ville blive valgt som standard).
  • alle celler, der viser “summen af indtægter” værdier.
  • alle celler, der viser “summen af indtægter” værdier for “dato” og “butik”.
• Vælg den tredje mulighed-alle celler, der viser “summen af indtægter” værdier for “dato” og “butik”.

når du nu tilføjer data i bagenden og opdaterer pivottabellen, dækkes de yderligere data automatisk af betinget formatering.

forståelse af de tre muligheder:

• markerede celler: dette er standardindstillingen, hvor betinget formatering kun anvendes på de valgte celler.
• alle celler viser” summen af indtægter ” værdier: I denne indstilling overvejer den alle de celler, der viser summen af Indtægtsværdier (eller hvilke data du har i afsnittet værdier i pivottabellen).
  • problemet med denne indstilling er, at den også dækker de samlede værdier og anvender betinget formatering på den.
• alle celler, der viser “Sum of Revenue” – værdier for “Date” og “Store”: Dette er den bedste mulighed i dette tilfælde. Den anvender den betingede formatering på alle værdier (eksklusive hovedtotaler) for kombinationen af dato og butik. Selvom du tilføjer flere data i bagenden, vil denne mulighed tage sig af det.

Bemærk:

• ikonet formateringsindstillinger er synligt lige efter du har anvendt betinget formatering på datasættet. Hvis går væk, hvis du gør noget andet (redigere en celle eller ændre skrifttype/justering, etc.).
• Betinget formatering forsvinder, hvis du ændrer række – /kolonnefelterne. Hvis du f.eks. fjerner datofeltet og anvender det igen, vil betinget formatering gå tabt.

Metode 2 – Brug af regler for Betinget formatering

bortset fra at bruge ikonet formateringsindstillinger, kan du også bruge dialogboksen Regler for Betinget formatering til at anvende betinget formatering i en pivottabel.

denne metode er nyttig, når du allerede har anvendt den betingede formatering, og du vil ændre reglerne.

Sådan gør du det:

• Vælg de data, som du vil anvende betinget formatering på.
• gå til hjem –> Betinget formatering –> Top/Bund regler –> over gennemsnittet.
• Angiv formatet (jeg bruger “grøn fyld med Dard grøn tekst”).
• Klik på Ok. Dette vil anvende den betingede formatering på de valgte celler.
• gå til hjem –> Betinget formatering –> Administrer regler.
• i styring af regler for Betinget formatering skal du vælge den regel, du vil redigere, og klikke på knappen Rediger regel.
• i dialogboksen Rediger regel vil du se de samme tre muligheder:
  • valgte celler.
  • alle celler, der viser “summen af indtægter” værdier.
  • alle celler, der viser “summen af indtægter” værdier for “dato” og “butik”.
• Vælg den tredje mulighed, og klik på OK.

dette vil anvende den betingede formatering på alle cellerne for felterne ‘dato’ og ‘butik’. Selvom du ændrer backend-dataene (Tilføj flere lagerdata eller datodata), vil den betingede formatering være funktionel.

Bemærk: Betinget formatering forsvinder, hvis du ændrer række – /kolonnefelterne. Hvis du f.eks. fjerner datofeltet og anvender det igen, vil betinget formatering gå tabt.

du vil måske også synes om følgende vejledninger:

• Fremhæv hver anden række ved hjælp af betinget formatering.
• oprettelse af en pivottabel.
• Forberedelse Af Kildedata Til Pivottabellen.
• sådan grupperes tal i pivottabellen.
• sådan grupperes datoer i pivottabeller.
• Sådan opdateres pivottabellen.
• Slet pivottabel.
• brug af skæremaskiner i pivottabellen.
• Sådan tilføjes og bruges et pivottabel beregnet felt.
• Pivot Cache – Hvad er det, og hvordan man bedst bruger det?
• Sådan udskiftes tomme celler med nuller i pivottabeller.