Sådan beskytter du bedst fortrolig kommunikation

Aspen Daily Nyheder siger det bedst med sin vagt truende tagline: “hvis du ikke vil have det trykt, lad det ikke ske.”

som krise-og omdømmestyringsudøvere skaber vi konstant strategier og kommunikation omkring følsomme og litigious emner, så vi kan ikke rigtig “ikke lade det ske.”Vi kan dog tage skridt til at opretholde fortroligheden af vores arbejde på vegne af vores kunder, vel vidende at uanset papir eller elektronisk spor, vi opretter, kan bruges imod os.

en af vores advokatvenner delte for nylig en artikel med os fra Corporate Counsel Business Journal, der bekræftede vores forståelse af, at fortrolighed generelt ikke holder op mellem klienter og PR-firmaer. Faktisk, når klienter afslører fortrolig eller privilegeret kommunikation med PR-konsulenter, privilegiefritagelsen kan fjernes. I sagen fremhævet i artiklen, Et stort hospital blev tvunget til at aflevere en fortrolig efterforskningsrapport til oppositionsrådgiver, fordi det havde delt den med sit PR-firma, og frafaldede derfor advokat-klient privilegium for rapporten.

klienter kan stå over for alle typer situationer, der er følsomme, kontroversielle og beskæftiger sig med juridiske spørgsmål. Mens advokatens rolle er at beskytte og forsvare klienter mod retssager, er krisekommunikatorer fokuseret på at styre, beskytte og om nødvendigt genopbygge klientens omdømme. Vi arbejder tæt sammen med virksomheder om strategi, messaging, interessentkommunikation og medierelationer før, under og efter en krise.

det meste af dette betragtes som internt “arbejdsprodukt” og betyder flere udkast til kommunikations-og strategidokumenter. Men kan nogen, der er involveret i strategisessionerne, med rimelighed forvente, at disse følsomme materialer forbliver fortrolige og afskærmet fra nogen uden for den privilegerede cirkel?

vi forstår, at alt er synligt, men som en bedste praksis anbefaler GroundFloor Media at indgå kontrakt med og arbejde gennem ekstern juridisk rådgiver for bedre at beskytte privilegiet.

Fortrolighedstips

hver sag er unik, men her er nogle bedste fremgangsmåder til at holde følsom kommunikation under omslag:

• Antag, at alt, hvad du skriver eller siger, kunne se dagens lys.
• det er sværere at kræve privilegium, når du arbejder med intern rådgiver. Det er bedre, hvis PR-udøveren arbejder gennem klientens eksterne rådgiver.
• alle udkast til kommunikationsdokumenter kan ses, ikke kun det endelige dokument, der bliver offentligt.
• Antag, at enhver kommunikationsenhed, du bruger — iPad, iPhone, computer – og enhver kommunikationsapp, du bruger – Skype, Slack, SMS eller kvidre og selvfølgelig personlig e — mail-kan hentes og kan blive offentlig.
• ved følsomme problemer skal du tage telefonen og ikke efterlade et papirspor.

klædt ned, advokat-klient privilegium betyder, at visse meddelelser mellem en klient og en advokat er beskyttet og holdes fortrolige. For at sikre advokat-klient privilegium skal følgende elementer være på plads:

• for at kommunikationen mellem dit PR-agentur og klienten skal beskyttes, en advokat skal være involveret i al kommunikation. Tænk på det som en trekant: PR-professionel, klient og ekstern rådgiver. Simpelthen cc ‘ ing juridisk rådgiver er ikke nok.
• fortrolig kommunikation skal ske mellem de involverede parter. Hvis oplysningerne offentliggøres eller en privat samtale holdes på en offentlig elevator, er det ikke længere privilegeret. For eksempel er mange udkast til en pressemeddelelse og den endelige pressemeddelelse sendt til medierne ikke privilegerede, selvom udenfor rådgivning er involveret.
• kommunikation skal være “med henblik på at søge juridisk rådgivning.”I dette tilfælde leverer kommunikationsprofessionelle mere end standard pr-rådgivning: de er en integreret del af den overordnede juridiske diskussion og strategi.

husk, dette er bare bedste praksis, og en forventning om fortrolighed oversættes ikke til en garanti for fortrolighed.