sådan standardiseres signaturer i dine forretnings – e-mails-en trinvis vejledning

: dette blogindlæg blev opdateret den 12.August 2020.

hvis du læser dette, antager jeg, at du allerede er klar over, hvor vigtigt det er at have en virksomheds e-mail-signatur indsat i dine forretnings-e-mails. Det er godt, men er resten af dine kolleger også klar over det? Du kan bruge din online korrespondance som en platform til at promovere dit brand og sprede din virksomheds værdier. Det vil dog ikke være effektivt, hvis alle medarbejdere opretter e-mail-signaturer alene. Hvordan løser man det? Alt hvad du behøver er en officiel, standardiseret e-mail-signaturskabelon til din virksomhed. Derefter skal du implementere det for alle brugere. I denne artikel vil jeg guide dig gennem en nem e-mail-signaturstandardiseringsproces.

Saml dit e-mail-signaturdesign

dit brandimage er dit salgsargument, så det er vigtigt at medtage det i enhver udgående forretnings-e-mail. For at styrke din brandidentitet skal du oprette et originalt og konsistent portræt af din organisation, der skal vises i e-mail-kommunikation. For at gøre det kan du:

• delegere en person til at administrere alle brugeres e-mail-signaturer.
• Slip af med dekorative skrifttyper, inspirerende citater og unkorrekte billeder af medarbejdernes i e-mails.
• sørg for, at e-mail-signaturskabelonen ikke er for lang, men indeholder alle nødvendige detaljer.
• analyser relevansen af hvert enkelt element, der er inkluderet i din e-mail-signaturblok.

Tilpas signaturer til din virksomheds behov

da e-mail-signaturerne betragtes som elektroniske visitkort, skal du sørge for, at alle brugere har oprettet e-mail-signaturer korrekt med personlige kontaktoplysninger. Du kan tilpasse dine virksomhedsunderskrifter under hensyntagen til afsendernes navn, position og afdeling.

for eksempel skal en intern IT-signatur indeholde grundlæggende kontaktoplysninger. Der er ingen grund til at sætte fancy marketing bannere, virksomhedens fysiske adresse eller en ansvarsfraskrivelse i den interne kommunikation. Tjek den interne signaturinspiration nedenfor.

på den anden side, når du designer signaturen til et salgsteam, skal den indeholde udvidede virksomhedsoplysninger, logo, marketingbannere, ikoner på sociale medier og en ansvarsfraskrivelse for at opfylde juridiske krav.

brug visuals til at tiltrække folk

veldesignet grafik placeret i din e-mail-signatur kan let fange brugernes opmærksomhed, så tøv ikke med at bruge dem til din fordel.

• Tilføj dit firmalogo til alle e-mail signaturer.
• sørg for, at logoet er godt eksponeret og links til din virksomheds hjemmeside.
• Tilføj brugernes fotos i dine e-mail-signaturer. De har vist sig at være tillidsvindende og gøre onlinekommunikationen mere venlig.

indsæt links til din hjemmeside og sociale profiler

Hyperlinks er et vigtigt element i din e-mail signatur. De kan nemt øge trafikken til din hjemmeside eller sociale medier profiler og hjælpe dine modtagere nemt interagere med din virksomhed.

for at gøre det til et nyttigt element i signaturen skal du sørge for at:

• Inkluder links til dine mest værdifulde online ressourcer. Husk altid at holde dem ajour, så kunderne aldrig finder dem vildledende.
• Tilføj ikoner på sociale medier, der er knyttet til dine officielle profiler på Facebook, LinkedIn eller andre sociale profiler, der er relevante for din virksomhed.
• indsæt en tekst eller knap hyperlinket til f. eks. en mødeplanlægger eller en chatboks til hurtigere og mere direkte kommunikation mellem din virksomhed og dine kunder

i eksemplet ovenfor består e-mail-signaturskabelonen af links til sociale medieprofiler, virksomhedens hjemmeside, marketingressourcer med tip til at vokse ens forretning, blog, vejledningsartikel om at spare penge og til produktportefølje. Så du kan bruge et stort antal links inden for en signatur uden at overvælde modtageren (hvis din skabelon er godt designet).

Bliv i overensstemmelse med lovkrav

det er ofte påkrævet ved lov at give detaljerede oplysninger om din virksomhed i e-mail-signaturer. Hvad mere er, velskrevne ansvarsfraskrivelser hjælper dig med at beskytte din fortrolighed og forblive i overensstemmelse med lovkrav. For eksempel kan du i din ansvarsfraskrivelse inkludere links til Vilkår og betingelser for brug af dine tjenester eller et afmeldingslink for at overholde bestemmelserne i GDPR. Herunder en professionel ansvarsfraskrivelse hjælper også med at skabe et gennemsigtigt corporate image og opbygge tillid.

Tip: Inkluder ansvarsfraskrivelser i bunden af alle dine eksterne e-mails for at forblive i overensstemmelse med juridiske krav og skabe professionelt virksomhedsudseende.

Læs mere om ansvarsfraskrivelser

Tjek din signatur for eventuelle fejl

Forestil dig at modtage en besked med e-mail-signaturen med rød HS i stedet for billeder, ødelagte links eller endda med grammatiske fejl eller stavefejl. Det lyder som SPAM, ikke? Derfor skal du altid sørge for, at din virksomheds e-mail-signaturer er fejlfri.
før du bruger din signatur i forretnings-e-mails, skal du sørge for at:

• Juster dine e-mail signaturer til forskellige e-mail-klienter og mobile enheder. Du kan fokusere på de mest populære og kontrollere, hvordan din signatur vises på dem.
• dobbelttjek din signaturtekst for eventuelle stavefejl eller fejl. En fejlfri signatur størkner dit image som professionel.
• Klik på alle links i din signatur for at se, om de fungerer korrekt og fører til korrekte hjemmesider og sociale profiler.

Administrer e-mail-signaturer

når du ikke har en løsning til centralt at administrere e-mail-signaturer, kan det være svært at levere standardiserede signaturer til alle medarbejdere, men ikke umuligt. Det vil bare kræve dit arbejde og tid til at:

1. Design virksomhedens e-mail-signaturskabelon, så den opfylder dine virksomheds krav (tjek e-mail-Signaturskabeloner og gratis e-mail-Signaturgenerator).*
2. distribuer det til slutbrugere.
3. sørg for, at signaturen blev implementeret korrekt på alle e-mail-klienter og enheder i din virksomhed. Dette kan kræve, at du personligt går til hver arbejdsstation for at ændre signaturen manuelt.

nedenfor kan du se en kort animation om, hvor svært det er at implementere e-mail signaturer.

*hvis dine brugere bruger mere end en e-mail-klient, skal du forberede signaturdesignet for hver af dem.

begrænsninger i manuel signaturstyring

det største problem med denne metode er, at du enten skal stole på, at medarbejderne indstiller deres e-mail-signatur korrekt eller gør det selv manuelt. Det ser måske ikke ud til at være besværligt for en virksomhed med 30 ansatte, men når din virksomhed har hundreder eller tusinder af brugere, kan dette være næsten umuligt at effektivt administrere signaturopdateringer.

Udover problemerne med implementering af signaturskabelonen er der også begrænsninger for bestemte e-mail-klienter, der skal tages i betragtning, når man designer e-mail-signaturer. For eksempel indsnævres signaturdesignfunktionerne ofte, hvis du ikke har adgang til signaturens HTML-kildekode. Og det er svært at indstille signaturen, så den vises godt på modtagerens skærm (inklusive mobile enheder!).

Native løsning til at administrere signaturer

Office 365 (Microsoft 365) og Udvekslingsserver giver dig mulighed for at administrere og implementere e-mail-signaturer for ethvert omfang af postkasser i din virksomhed. For at inkludere signaturer i dine brugeres meddelelser skal du:

1. Forbered HTML-kildekoden til din e-mail-signaturskabelon, som inkluderer Active Directory-pladsholdere (tjek Den gratis e-mail-Signaturgenerator for gratis skabeloner).
2. Konfigurer en poststrømsregel, der tilføjer skabelonen til brugernes e-mails.

Læs mere om implementering af signaturer i Udvekslingsserver 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
Lær, hvordan du forener e-mail-signaturer i Office 365.

begrænsninger af native solutions

i dette tilfælde er central styring af e-mail-signatur mulig, men begrænset. Hverken Udvekslingsserver eller Office 365 skelner mellem enkelte e-mails i en samtaletråd og placerer alle signaturer i bunden af en meddelelseskæde. Ingen af dem understøtter også de indlejrede billeder, så de vil alle blive modtaget som vedhæftede filer af din modtager. Desuden er signaturer ikke synlige i mappen Sendte emner, så du ikke kan kontrollere, om din signatur blev tilføjet korrekt. Derfor, hvis du vil have mere avancerede e-mail-signaturer, der giver dig mulighed for mere fleksibilitet, skal du muligvis se på en tredjepartsløsning til styring af e-mail-signatur.

Kodeto løsninger til email signature management

tjek hvordan Kodeto løsninger kan hjælpe dig i email signature management.

Kodeto e-mail-signaturer til Office 365

denne skybaserede løsning giver dig mulighed for centralt at administrere e-mail-signaturer for alle brugere i din Office 365 (Microsoft 365) organisation. Du kan bruge den til at oprette avancerede e-mail-signaturskabeloner i en intuitiv editor, der ikke kræver nogen HTML-viden. Du kan bruge den til nemt at tilføje billeder, ændre tekstfarve eller indsætte hyperlinks.

denne løsning er til dig, hvis du vil:

• Opret en samlet virksomhedsdækkende e-mail-signaturer, og administrer dem i din Office 365-organisation fra et sted.
• Brug forskellige mobile enheder og e-mail-klienter og bekymre dig ikke om at justere signaturer.
• træk brugernes data fra Active Directory.
• Opret signaturer med en brugervenlig skabeloneditor, eller vælg en af de foruddefinerede e-mail-signaturskabeloner fra det indbyggede skabelonbibliotek.
• Tilføj marketingindhold og mål dets resultater.
• Vis signaturer, mens du skriver en ny besked, og i mappen Sendte varer efter afsendelse af e-mailen.

du kan køre en gratis 14-prøveversion for at se, hvordan det virker

Kodeto udvekslingsregler

Kodeto udvekslingsregler er en signaturhåndtering designet til at hjælpe dig med at oprette professionelle e-mail-signaturer i lokal Udvekslingsserver uden at konfigurere noget ekstra på brugernes maskiner.

dette program giver dig en række nyttige funktioner:

• komplet central styring af e-mail signaturer og ansvarsfraskrivelser.
• indsættelse af signaturer lige under det seneste svar, ikke nederst.
• signaturer kan vises i mappen Brugere Sendte emner, så de kan kontrollere, om signaturen blev føjet til deres e-mails korrekt.
• en intuitiv HTML-Signatureditor til at oprette alle dine signaturskabeloner uden ekspertisen inden for HTML-kodning.
• evnen til at indsætte billeder og logoer som inline vedhæftede filer. Modtagerne vil få dem vist automatisk uden at det er nødvendigt at hente eller åbne billeder eksternt. Takket være det kan du indsætte salgsfremmende bannere, brugernes fotos eller opfordring til handling-knapper i underskrifterne.
• Rules Scheduler, som giver dig mulighed for at indstille de nøjagtige datoer, når du vil have dine signaturregler anvendt. Programmet gør det automatisk på den angivne dato.
• signaturer behøver ikke kun administreres af IT – afdelingen-med Kodeto programmer kan du uddelegere signaturdesign og konfiguration til marketingteamet.
• muligheden for at implementere brugernes data med pladsholdere, der trækker oplysninger ud af din Active Directory. Desuden understøtter programmet indsættelse af tilpassede ANNONCEATTRIBUTTER og automatisk fjernelse af tomme mellemrum i signaturer, hvis der ikke var angivet nogen ANNONCEVÆRDI.

her kan du hente en gratis 30-dages prøveversion af Kodeto udvekslingsregler

smarte løsninger til din virksomhed

når det kommer til e-mail-signaturer til virksomheder, er det altid godt at kigge efter smarte og moderne løsninger, der sparer tid og frigiver menneskelige ressourcer. Derfor vil Kodeto centraliserede e-mail-signaturløsninger hjælpe dig med at skabe fremragende signaturer til din organisation. Dette vil øge dine marketingkampagner og hjælpe dig med din brandopbygning med enhver udgående besked.

sørg for at besøge Kodeto e-mail-signatur til Office 365 og Kodeto udvekslingsregler officielle hjemmesider for at lære mere og prøve programmerne gratis.

foreslået læsning:

• værktøjer til central email signature management
• hvilke skrifttyper er bedst til email signaturer?
• Sådan får du billeder vist korrekt i e-mail-signaturer (ikke som vedhæftede filer)