Sådan udvikler du en farvekode til bedre organisation
som administrativ professionel forstår du, hvor meget struktur og organisation der kommer i spil på daglig basis. Du har sandsynligvis flere systemer og procedurer, der giver dig mulighed for at skabe orden og inspirere produktivitet. Men med så mange mennesker og processer at styre, kan selv de bedste af os blive overvældede, når vi ser på vores filer, bindemidler og kalendere.
en af de nemmeste måder at tilføje struktur og organisation til dit arbejdsområde, filer og mere er at bruge farvekodning. Ifølge forskning fra neuroscientists, vores hjerner er hårdt forbundet til at behandle farve før stort set alt andet, forbedre forståelsen og hjælpe os med at behandle information hurtigere, samt bevare det længere.
farvekodning gælder typisk mere for papirfiler end digitale filer. Imidlertid giver mange programmer og opgavestyringsværktøjer dig mulighed for at tilføje kategorifarver, så du kan overføre dem til din digitale filhåndtering. Og der er tredjeparts addons til vinduer, der lader dig tilføje farve til dine digitale mapper, også.
udvikling af din farvekode
når jeg opretter en farvekode, starter jeg med at evaluere det miljø, jeg arbejder i.
- er der farver, der allerede er knyttet til specifikke kategorier af arbejde, afdelinger eller projekter? Hvis ja, så prøv at indarbejde det i din farvekode for at reducere forvirring for dig og dem, du arbejder med.
- hvad er dine kategorier af arbejde eller typer af projekter? For eksempel, da jeg arbejdede virksomhedsmæssigt, havde jeg en separat farve tildelt hver leder, jeg understøttede, en farve til mine admin-projekter, juridiske kontrakter, forretningsudviklingsprojekter, driftsfiler osv. Nogle gange havde jeg en separat farve til hvert større projekt, hvis der var mange af dem på samme tid.
afhængigt af hvor mange farver og kategorier du opretter, kan det være nyttigt for dig (og dem, du støtter) at oprette en farvekodetast. På den måde kender alle systemet, og du har en bedre chance for at opretholde det.
værktøjer til farvekodning
der er snesevis af fantastiske muligheder til rådighed for at hjælpe dig med at implementere din farvekode – alt fra filer til etiketter til bindemidler og mere! Nogle af mine yndlingsværktøjer inkluderer:
- filmapper
- 3-ringbind
- Arkbeskyttere med farvede kanter
- Poly projektlommer
- etiketter
- Smead-synlige
hvis du ikke har budgettet eller godkendelsen til at bruge farvede filmapper, kan du stadig bruge farve på dine etiketter eller anvende farvede klistermærker for at gøre dem mere visuelle. Farve kan gøre en verden til forskel i hurtigt at finde ting eller identificere, når noget er malplaceret.
implementering af din farvekode
når du har de værktøjer, du har brug for, kan du overføre filer til deres passende filfarve og få dem mærket. Lær dem, du arbejder med, hvordan du bruger det nye system, så de forstår, hvordan det fungerer, og hvorfor det er vigtigt. Når du bruger dit system, identificerer du måder, du har brug for til at finjustere det eller tilføje det, mens du går.
anvendelse af farvekoder på kalendere, opgaver og e-mail
jeg nævnte farvekodning af dine papirfiler og koordinering med dine digitale systemer. Dette er en måde, jeg gør det med Outlook-Opgaver, Kalender og kategorier.
i Microsoft Outlook kan du opsætte kategorier og knytte en farve til hver enkelt. Derefter kan du bruge dette til farvekodeopgaver, e-mails og kalenderaftaler.
dette er min standard farvekode:
- Rødtalende engagementer
- Orange – klienter eller leverandører
- Gul – træning
- lysegrøn – team relateret
- standard grøn – Finans / Regnskab
- blå – forretningsudvikling
- krikand – administrativ
- lilla – artikel/bogskrivning
på et øjeblik kan jeg hurtigt se (selvom jeg ikke kan læse alle detaljerne), hvor mange taleopgaver, klientopkald og teammøder jeg har hver uge på grund af de farver, jeg bruger i min kalender.
vores teamarbejde projektstyringsværktøj giver os mulighed for at farvekode projekter og begivenheder, vi har på kalenderen, også. Så uanset hvor jeg ser, betyder Rød, at det taler relateret, gul er til træning, grøn er til teammøder og så videre.
vi ønsker alle at være mere organiserede. Farvekodning giver os mulighed for at finde det, vi har brug for hurtigere og let identificere, hvor alt hører hjemme. Det gør planlægningen lettere, da vi med et øjeblik kan se, hvilke kategorier der kræver vores tid. Og når resten af holdet kommer om bord, også, det får hele kontoret til at køre mere glat ved at holde alle på den samme farvekodede side!
nogle af de links, der findes i vores e-mails og blogindlæg, er sponsorerede links, og alle ting Admin kan modtage kompensation for dem. Vi anbefaler kun produkter og ressourcer, som vi bruger i vores professionelle liv og bygger vores forretning. Vi håber, at du også finder dem gavnlige.
Sådan bruger du denne artikel i dit nyhedsbrev eller hjemmeside
vil du bruge denne artikel i dit nyhedsbrev? Du kan-lige så længe du inkluderer denne komplette blurb med det:
Julie Perrine, CAP-om, er grundlægger og Administrerende Direktør for all Things Admin, der leverer træning, mentoring og ressourcer til administrative fagfolk over hele verden. Julie anvender sin administrative ekspertise og passion for livslang læring til at fungere som en entusiastisk mentor, taler og forfatter, der uddanner administratorer over hele verden om, hvordan man kan være mere effektiv hver dag. Lær mere om Julies bøger – Den Innovative Admin: slip kraften i Innovation i din Administrative karriere og den organiserede Admin: Udnyt din unikke organisering stil til at skabe systemer, reducere overvælde, og øge produktiviteten, og blive en procedurer Pro: Admin Guide til udvikling af effektive kontorsystemer og procedurer.
