5 Conseils pour Trouver et sélectionner le Bon Système de Gestion de collections

Comment Choisir un CMS Qui Répond aux besoins de votre Institution

Les organisations de collections, telles que les musées et les galeries d’art, utilisent un système de gestion des collections de musées (CMS) pour suivre les données et informations interministérielles complexes relatives aux objets de la collection. Étant donné que les enregistrements de vos objets de collection les plus précieux sont suivis par un CMS de musée, ces informations doivent être facilement accessibles par tous les membres de l’organisation.

La mise en œuvre d’un nouveau CMS dans n’importe quel système ou flux de travail existant peut être une entreprise décourageante et importante pour toute organisation. De nombreuses considérations financières, techniques et de formation doivent être prises en compte. Mesurer ces efforts potentiels sera crucial pour aider à comprendre si une telle entreprise vaut la peine d’être poursuivie. Par conséquent, la recherche du meilleur logiciel de gestion de collections pour gérer les informations de vos collections pour votre organisation est essentielle pour rendre le processus de mise en œuvre aussi simple que possible.

Pour vous aider à prendre la bonne direction, nous avons rassemblé une liste de conseils pour vous garder sur la bonne voie et trouver un système de gestion des collections qui convient le mieux aux besoins de votre musée ou de votre organisation de collections.

Rassemblez une équipe solide

Déterminez quels départements et personnels seront les plus touchés par votre nouveau logiciel de musée. Qui seront vos utilisateurs puissants? Impliquez-les tôt dans le processus de sélection. Après avoir sélectionné votre équipe, nommez un chef d’équipe pour gérer les détails du projet et assurer une transition en douceur.

Membres de l’équipe suggérés:

• Responsable des collections
• Registraire en chef
• Directeur exécutif
• Responsable informatique
• Conservateur en chef
• Responsable de la conservation
• Administrateur de base de données
• Responsable des médias numériques
• Gestionnaire de site Web

Sondez votre équipe de sélection

Pourquoi avez-vous besoin d’un système de gestion des collections du musée et que cherchez-vous à réaliser? L’examen de ces questions simples vous aidera à révéler vos principales priorités et les obstacles auxquels vous pourriez faire face en cours de route.

Renseignez-vous auprès de votre équipe sur les défis actuels de la CMS muséale et sur les améliorations à apporter. Découvrez ce qu’ils veulent tirer du nouveau système et l’impact qu’ils attendent sur la collection dans les années à venir.

La prise en compte des objectifs immédiats et à long terme donnera une direction à votre équipe. Voici un exemple:

Définir vos objectifs et les étapes pour les atteindre atténuera la confusion ou le désaccord futur pour votre équipe, car les attentes ont déjà été clarifiées.

Définissez vos Deal Breakers

Bien que chaque collection soit unique, certains processus sont standard dans tout le domaine. Considérez les objectifs mentionnés ci-dessus, les flux de travail au sein de votre musée et ces repères suggérés.

Un CMS qui améliore ces activités offre les meilleures chances de succès:

	Gestion des prêts et des expositions – Le partage et l’exposition d’objets de collection sont au cœur de votre musée. Le CMS que vous sélectionnez devrait rationaliser la planification des expositions en consolidant les informations de la liste de contrôle et en fournissant au personnel des informations actualisées avec précision. Votre nouveau CMS devrait offrir des rapports flexibles qui peuvent être facilement personnalisés pour soutenir les pratiques de prêts et d’expositions de votre équipe.
	Soutien à la conservation – Le maintien de la documentation de conservation appropriée, telle que les enquêtes de traitement et les rapports d’état, garantit que votre collection reste sécurisée et accessible. Sélectionnez un CMS qui prend en charge la collaboration sans tracas entre conservateurs, conservateurs et bureaux d’enregistrement en standardisant les données pour les enquêtes de traitement, les rapports et les critères environnementaux nécessaires.
	Gestion de l’emplacement et de l’expédition – Recherchez un CMS qui peut croiser les informations d’expédition – dates d’envoi et de livraison, détails du courrier, valeurs d’expédition — avec les détails de l’assurance, de l’objet et de l’exposition ou du prêt. Votre CMS devrait également gérer facilement le suivi des codes-barres et les activités liées à l’inventaire.
	Gestion des actifs numériques et des médias – La gestion de vos actifs numériques est tout aussi importante que la gestion des objets de votre collection. Assurez-vous que votre CMS fournit des fonctionnalités DAM natives, vous permettant de lire et de gérer pratiquement n’importe quel format de fichier multimédia, de créer des enregistrements multimédias, d’importer et de mettre à jour automatiquement les métadonnées multimédias, d’annoter numériquement des images et de définir des droits d’accès de groupe.
	Rapports et analyses – Aidez votre équipe à gérer efficacement votre collection en sélectionnant un CMS qui fournit plusieurs rapports préconfigurés, étiquettes, modèles de catalogue, rapports d’état et listes de contrôle d’exposition. Assurez-vous que les données peuvent être facilement exportées dans une variété de formats utiles.
	Accessibilité flexible – La plupart des équipes de collecte sont en déplacement, il est donc important que votre personnel puisse récupérer, accéder et mettre à jour les informations en toute sécurité, de n’importe où. Votre CMS doit offrir un accès Web sécurisé, soit en tant qu’application basée sur un navigateur, soit via une solution hébergée dans le cloud compatible.

Priorisez et limitez votre liste de critères à 3 impératifs absolus pour que votre équipe reste concentrée pendant que vous recherchez, testez et comparez diverses solutions.

Recherchez ce qui est disponible

Avec vos objectifs et vos ruptures de contrats établis, votre équipe est bien équipée pour rechercher des solutions et contacter les fournisseurs. Rassemblez autant d’informations que possible sur le Web, les salons professionnels et les démonstrations.

Voici quelques premières questions à vous poser:

• La solution de ce fournisseur correspond-elle à vos objectifs ?
• Le logiciel répond-il à vos critères de référence incontournables ?
• Dans quelle mesure le processus de mise en œuvre se déroulera-t-il en douceur ? Comment la durée du processus de mise en œuvre aura-t-elle un impact sur vos objectifs?
• Dans quelle mesure la solution est-elle durable et évolutive ? Recherchez des logiciels qui s’intègrent facilement à d’autres systèmes (collections en ligne, BARRAGES, conservation, etc.) et peut soutenir vos besoins à mesure qu’ils changent à l’avenir.
• Ce système améliorera-t-il la communication et la collaboration pour vos activités liées à la collecte?
• Quelle est la réputation de chaque fournisseur ? Pouvez-vous trouver des comptes du monde réel, des études de cas ou des références?
• Ce système peut-il consolider les fonctionnalités d’autres systèmes?
• Le vendeur a-t-il de l’expérience avec votre type et la taille de votre collection?
• Dans quelle mesure le nouveau logiciel est-il compatible avec votre infrastructure informatique existante ?

Affiner votre sélection

Il est maintenant temps de réduire vos options à un choix final.

• Si nécessaire, organisez d’autres démonstrations et conversations avec votre meilleur fournisseur.
• Tenez compte de votre retour sur investissement. Identifiez les coûts associés à chaque solution CMS, puis identifiez les avantages, financiers et non monétaires.
• Finalisez votre sélection de fournisseurs.

Votre nouveau système ne devrait pas simplement remplacer le système actuel; il devrait aider votre institution à fonctionner plus efficacement tout en soutenant votre collection à l’avenir.

De plus, votre travail de collection n’existe pas isolément, donc votre logiciel ne devrait pas non plus. Voyez grand et protégez votre collection et vos ressources en investissant dans un écosystème de gestion des collections d’entreprise, et non dans un CMS autonome. Assurez-vous d’évaluer soigneusement vos besoins pendant le processus de recherche et d’envisager les options qui vous permettront d’économiser du temps, de l’argent et de la frustration.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Gallery Systems peut vous aider à atteindre vos objectifs, voir une démonstration de CMS ou demander une consultation avec l’un de nos experts, contactez-nous dès aujourd’hui.