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a) L’agence IV-D établit un système de clôture des dossiers.
(b) L’agence IV-D peut choisir de clore une affaire si celle-ci répond à au moins l’un des critères suivants et que les pièces justificatives de la décision de clôture de l’affaire sont conservées dans le dossier de l’affaire:
(1) Il n’y a plus d’ordonnance alimentaire actuelle et les arriérés sont inférieurs à 500 $ ou inapplicables en vertu de la loi de l’État;
(2) Il n’y a plus d’ordonnance alimentaire en vigueur et tous les arriérés dans l’affaire sont attribués à l’État;
(3) Il n’y a plus d’ordonnance alimentaire en vigueur, les enfants ont atteint l’âge de la majorité, le parent non accoutumé entre ou a conclu des arrangements de soins de longue durée (comme un établissement de soins en établissement ou des soins de santé à domicile), et le parent non accoutumé n’a aucun revenu ou actif disponible au-dessus du niveau de subsistance qui pourrait;
(4) Le parent non coutumier ou le père présumé est décédé et aucune autre mesure, y compris un prélèvement sur la succession, ne peut être prise;
(5) Le parent non coutumier vit avec l’enfant mineur (en tant que responsable principal ou dans un ménage à deux parents intact), et l’agence IV-D a déterminé que les services ne sont pas appropriés ou ne le sont plus;
(6) La paternité ne peut être établie parce que:
(i) L’enfant a au moins 18 ans et une action en paternité est interdite par un délai de prescription qui répond aux exigences du § 302.70a) 5) du présent chapitre;
(ii) Un test génétique ou un tribunal ou une procédure administrative a exclu le père présumé et aucun autre père présumé ne peut être identifié;
(iii) Conformément au § 303.5(b), l’agence IV-D a déterminé qu’il ne serait pas dans l’intérêt supérieur de l’enfant d’établir la paternité dans une affaire d’inceste ou de viol, ou dans tous les cas où une procédure judiciaire d’adoption est en cours; ou
(iv) L’identité du père biologique est inconnue et ne peut être identifiée après des efforts diligents, y compris au moins un entretien par l’agence IV-D avec le bénéficiaire des services;
(7) L’emplacement du parent non coutumier est inconnu, et l’État a fait des efforts diligents en utilisant de multiples sources, conformément au § 303.3, qui ont tous échoué, pour localiser le parent non coutumier:
(i) Sur une période de 2 ans où il y a suffisamment d’informations pour lancer un effort de localisation automatisé; ou
(ii) Sur une période de 6 mois où il n’y a pas suffisamment d’informations pour lancer un effort de localisation automatisé; ou
(iii) Après une période de 1 an où il y a suffisamment d’informations pour lancer un effort de localisation automatisé, mais les interfaces de localisation ne peuvent pas vérifier un Numéro de Sécurité Sociale;
(8) L’agence IV-D a déterminé que pendant toute la durée de la minorité de l’enfant (ou après que l’enfant a atteint l’âge de la majorité), le parent non accoutumé ne peut pas payer de pension alimentaire et ne montre aucune preuve de soutien potentiel parce que le parent a été placé en institution dans un établissement psychiatrique, est incarcéré ou a une invalidité totale et permanente vérifiée médicalement. L’État doit également déterminer que le parent non accoutumé n’a aucun revenu ou actif disponible au-dessus du niveau de subsistance qui pourrait être perçu ou attaché à une pension alimentaire;
(9) Le seul revenu du parent non coutumier provient de:
(i) Les paiements de Revenu de sécurité supplémentaire (SSI) effectués conformément aux articles 1601 et suivants., du titre XVI de la Loi, 42 U.S.C. 1381 et suivants.; ou
(ii) À la fois les paiements SSI et les prestations d’Assurance Invalidité de la Sécurité Sociale (SSDI) ou de Retraite de la Sécurité Sociale (SSR) en vertu du titre II de la Loi.
(10) Le parent non citoyen est citoyen d’un pays étranger et vit dans un pays étranger, ne travaille pas pour le gouvernement fédéral ou une entreprise ayant son siège ou des bureaux aux États-Unis et n’a pas de revenu ou d’actifs domestiques accessibles; et il n’y a pas de traité fédéral ou étatique ou de réciprocité avec le pays;
(11) L’agence IV-D a fourni des services de localisation uniquement conformément au § 302.35(c)(3) du présent chapitre;
(12) Le bénéficiaire de services non-IV-A demande la clôture d’un cas et il n’y a pas d’affectation à l’État de soutien médical en vertu du 42 CFR 433.146 ou des arriérés accumulés en vertu d’une ordonnance alimentaire;
(13) L’agence IV-D a effectué un service limité en vertu du § 302.33(a)(6) du présent chapitre;
(14) Il y a eu une constatation par l’agence IV-D, ou au choix de l’État, par l’agence d’État responsable de la bonne cause ou d’autres exceptions à la coopération avec l’agence IV-D et le programme d’assistance d’État ou local, tel que IV-A, IV-E, Programme d’Aide nutritionnelle Supplémentaire (SNAP) et Medicaid, a déterminé que l’exécution de la pension alimentaire ne peut pas se faire sans risque de préjudice pour l’enfant ou le parent gardien;
(15) Dans un cas non IV-A recevant des services en vertu du § 302.33(a)(1)(i) ou (iii) du présent chapitre, ou en vertu du § 302.33(a)(1)(ii) lorsque la coopération avec l’agence IV-D n’est pas requise du destinataire des services, l’agence IV-D n’est pas en mesure de contacter le destinataire des services malgré un effort de bonne foi pour contacter le destinataire par au moins deux méthodes différentes;
(16) Dans un cas non-IV-A recevant des services en vertu du § 302.33(a)(1) (i) ou (iii) du présent chapitre, ou en vertu du § 302.33(a)(1)(ii) lorsque la coopération avec l’agence IV-D n’est pas requise du bénéficiaire des services, l’agence IV-D documente les circonstances de la non-coopération du bénéficiaire et une action du bénéficiaire des services est essentielle pour la prochaine étape de la fourniture des services IV-D;
(17) L’organisme répondant documente le défaut de l’organisme initiateur de prendre une mesure essentielle pour la prochaine étape de la prestation des services;
(18) L’organisme initiateur a notifié à l’État répondant que l’État initiateur a classé son dossier en vertu du § 303.7(c)(11);
(19) L’organisme initiateur a notifié à l’État répondant que ses services intergouvernementaux ne sont plus nécessaires;
(20) Un autre programme d’assistance, y compris IV-A, IV-E, SNAP et Medicaid, a renvoyé un cas à l’agence IV-D qui n’est pas approprié pour établir, appliquer ou continuer à appliquer une ordonnance alimentaire pour enfants et le parent gardien ou non gardien n’a pas demandé de services; ou
(21) L’affaire IV-D, y compris une affaire avec arriérés attribués à l’État, a été transférée à une agence Tribale IV-D et l’agence d’État IV-D s’est conformée aux procédures suivantes:
(i) Avant de transférer l’affaire d’État IV-D à une agence tribale IV-D et de clore l’affaire IV-D avec l’État:
(A) Le destinataire des services a demandé à l’État de transférer l’affaire à une agence tribale IV-D l’agence Tribale IV-D et clore l’affaire avec l’État; ou
(B) L’agence d’État IV-D a informé le destinataire des services de son intention de transférer l’affaire à l’agence tribale IV-D et de clore l’affaire avec l’État et le destinataire n’a pas répondu à l’avis de transfert de l’affaire dans les 60 jours civils à compter de la date à laquelle l’avis a été fourni;
(ii) L’agence d’État IV-D a complètement et entièrement transféré et fermé l’affaire; et
(iii) L’agence d’État IV-D a notifié le destinataire des services que l’affaire a été transférée à l’agence Tribale IV-D et fermée; ou
(iv) L’agence tribale IV-D dispose d’un accord État-Tribu approuvé par l’OCSE pour transférer et clôturer les affaires. L’accord État-Tribu doit inclure une disposition permettant d’obtenir le consentement du destinataire des services pour transférer et clore l’affaire.
(c) L’agence IV-D doit clore un dossier et conserver les documents à l’appui de la décision de clôture du dossier lorsque les critères suivants ont été remplis:
(1) L’enfant est admissible aux services de soins de santé de l’Indian Health Service (IHS); et
(2) Le cas IV-D a été ouvert en raison d’une référence Medicaid basée uniquement sur des services de soins de santé, y compris le programme de soins Achetés / référés, fournis par le biais d’un Programme de santé indien (tel que défini au 25 U.S.C. 1603 (12)).
(d) L’agence IV-D doit avoir les exigences suivantes pour la notification de clôture des dossiers et la réouverture des dossiers:
(1) Dans les cas répondant aux critères énoncés aux paragraphes (b) (1) à (10) et (b) (15) et (16) de la présente section, l’État doit notifier par écrit au destinataire des services 60 jours civils avant la clôture de l’affaire son intention de classer l’affaire.
(2) Dans une affaire intergouvernementale répondant aux critères de clôture prévus au paragraphe (b)(17) de la présente section, l’État répondant doit notifier à l’organisme initiateur, dans un dossier, 60 jours civils avant la clôture de l’affaire, son intention de clore l’affaire.
(3) L’affaire doit rester ouverte si le destinataire des services ou l’organisme initiateur fournit des renseignements en réponse à l’avis fourni en vertu des alinéas d)(1) ou (2) du présent article qui pourraient mener à l’établissement d’une paternité ou d’une ordonnance alimentaire ou à l’exécution d’une ordonnance, ou, dans le cas de l’alinéa b)(15) du présent article, si le contact est rétabli avec le destinataire des services.
(4) Pour que les affaires soient clôturées conformément au paragraphe (b)(13) de la présente section, l’État doit notifier au destinataire des services, par écrit, 60 jours civils avant la clôture de l’affaire, son intention de clore l’affaire. Cet avis doit également fournir des informations sur la nouvelle demande de services de pension alimentaire pour enfants et les conséquences de la réception de services, y compris les frais de l’État, le recouvrement des coûts et les politiques de distribution. Si le bénéficiaire présente une nouvelle demande de services de pension alimentaire pour enfants dans un dossier qui a été clos conformément à l’alinéa b)(13) du présent article, le bénéficiaire doit remplir une nouvelle demande de services IV-D et payer les frais applicables.
(5) Si l’affaire est close, l’ancien bénéficiaire des services peut demander à une date ultérieure que l’affaire soit rouverte s’il y a un changement de circonstances qui pourrait entraîner l’établissement d’une paternité ou d’une ordonnance alimentaire ou l’exécution d’une ordonnance en remplissant une nouvelle demande de services IV-D et en payant les frais applicables.
(6) Pour les avis visés aux alinéas (d)(1) et (4) de la présente section, si le destinataire des services autorise expressément le consentement pour les notifications électroniques, l’agence IV-D peut choisir d’aviser le destinataire des services par voie électronique de l’intention de l’État de clore le dossier. L’agence IV-D doit conserver la documentation du consentement du destinataire dans le dossier de l’affaire.
(e) L’agence IV-D doit conserver tous les dossiers pour les affaires clôturées conformément au présent article pendant au moins 3 ans, conformément au 45 CFR 75.361.
