Avantages de l’Amélioration Continue comme Stratégie d’entreprise

Le terme amélioration continue est assez explicite. Cela semble presque trop simple, mais ce mot à la mode de l’industrie consiste à améliorer continuellement votre entreprise, vos processus et votre façon de travailler.

Comment vous allez étudier, planifier, mettre en œuvre et faire évoluer cette amélioration est là où cela devient plus compliqué. Vous devez encourager une philosophie d’amélioration constante, logique et durable dans toute votre organisation. Cela permet à l’amélioration continue d’aller au-delà d’un slogan sur une affiche, elle devient donc la façon dont votre entreprise fonctionne à tout moment.

Bien que l’amélioration continue puisse aller de simples changements dans le fonctionnement quotidien de votre entreprise à des changements majeurs d’orientation et de procédures au sein d’une structure globale, dans tous les cas, vous aurez besoin des bons instruments pour réussir et continuer.

Pourquoi L’Amélioration Continue Est-Elle Importante?

“La vie commence à la fin de votre zone de confort” – Neale Donald Walsch

Il y a une raison pour laquelle les humains résistent souvent au changement: il y a un réconfort dans ce que nous savons. Alors que l’appel de l’inconnu séduit certains, il est naturel et rassurant de résister à se mettre dans de nouvelles situations. Dans le monde des affaires, cela n’est plus possible.

Autrefois, il était souvent possible pour les entreprises de “se reposer sur leurs lauriers” et de maintenir le statu quo avec leurs produits et services parce que les gens faisaient confiance à leurs marques et à leurs produits et savaient ce qu’ils obtenaient. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles cela ne fonctionne plus:

• Il y a plus de concurrence que jamais: La concurrence est une bonne chose. Cela nous donne une base de comparaison entre nos pairs et nous pousse à faire mieux. Mais cela signifie également que nous ne sommes pas les seuls à offrir un certain produit, service ou fonctionnalité. Lorsque la concurrence est limitée, vous pouvez plus facilement défendre votre coin du marché, mais dans le climat concurrentiel actuel, vous ne vous reposez pas un instant.

• C’est un marché mondial: Pour la plupart des industries et des entreprises de nos jours, vous devez non seulement vous préoccuper de la concurrence locale, mais aussi de la concurrence étrangère. De plus en plus de frontières tombent, et les produits et services matures d’autres marchés peuvent vous surprendre. Si vous ne regardez pas ce qui se passe ailleurs dans le monde et que vous ne vous y préparez pas, vous ne serez pas prêt à y faire face lorsqu’il arrivera.

• L’information est partout: les consommateurs sont connectés 24/7 ces jours-ci. Ils ont accès à l’information à portée de main. Par exemple, 85 % des consommateurs utilisent Internet pour localiser des entreprises qui répondent à leurs besoins. Alors qu’auparavant, un plan de produit, de service ou de marketing était conçu pour la longévité, vous devez aujourd’hui être prêt à réagir aux changements et aux tendances du marché. Il est important d’utiliser la vitesse du flux d’informations à votre avantage et de ne pas vous asseoir et de le regarder passer.

• La dynamique est en train de changer : les vieux murs autour des produits et des services ont été démolis et des entreprises intelligentes et flexibles en récoltent les fruits. Les applications mobiles bouleversent l’industrie du taxi. Les banques en ligne offrent une alternative aux banques physiques. La livraison à domicile change la façon dont nous achetons des produits de tous les jours. Cela ne signifie pas que les entreprises “traditionnelles” sont terminées — cela signifie simplement qu’elles doivent évoluer.

Essayez Kanbanize gratuitement pendant 30 jours

“Même vieux, même vieux” ne fonctionnera plus. Mais cela ne doit pas être considéré comme une mauvaise chose. Au contraire, réaliser et accepter qu’il existe une nouvelle façon de faire des affaires est passionnant et peut créer de nombreuses opportunités pour vous et votre organisation, entreprise ou groupe.

Pas un nouveau concept

Pour être clair, le concept d’amélioration continue n’est pas nouveau. Formalisée dans les années 1980 dans d’innombrables manuels et publications, l’idée que nous devrions toujours nous efforcer de mieux faire notre travail existe depuis très longtemps. Cela vient naturellement à certaines personnes. Regardez le cas de l’homme des cavernes:

• Le pauvre homme des cavernes a eu du mal à attraper sa nourriture, qui était trop rapide pour être attrapée à la main.
• Il a découvert que s’il utilisait un bâton, il avait une portée plus longue et une meilleure chance.
• Lancer le bâton donnait une portée encore meilleure et améliorait ses chances d’attraper sa proie.
• Ajouter une pierre tranchante à l’extrémité du bâton signifiait encore plus de succès.
• La participation d’autres hommes des cavernes à la chasse a également multiplié ses chances d’attraper le dîner.

C’est une amélioration continue. Ce n’est pas trouver une méthode qui fonctionne et s’y tenir. C’est regarder où vous en êtes aujourd’hui, fixer un objectif et faire ce qui doit être fait pour atteindre cet objectif. Une fois cet objectif atteint, vous recommencez, en trouvant des moyens de vous améliorer davantage. Peu importe le type d’industrie ou d’entreprise dans lequel vous vous trouvez, une approche d’amélioration continue est nécessaire pour garder une longueur d’avance.

Avec la mine d’informations disponibles sur le sujet de l’amélioration continue, il peut être difficile de savoir par où commencer. Ce que nous suggérons, c’est toujours de commencer par analyser votre situation actuelle. Vous avez besoin d’une compréhension complète de la façon dont vous opérez aujourd’hui afin de pouvoir suivre les principes de PDCA.

D’abord, vous établissez votre ligne de base, votre point de départ. Alors vous:

• PLAN: Planifiez vos améliorations, y compris en fixant des objectifs.
• DO : Mettre en place les actions nécessaires à l’amélioration.
• CHECK: Mesurez votre succès par rapport à votre ligne de base.
• AGIR: Ajustez ou modifiez vos modifications.

Ce processus est souvent représenté sous la forme graphique d’une roue, connue sous le nom de “roue PDCA” ou “roue Deming” d’après le créateur, le Dr W. Edwards Deming. Au fur et à mesure que vous progressez à chaque étape, vous maintenez la roue en mouvement, ce qui représente une amélioration continue.

Lorsque vous arrivez à nouveau à votre stade de référence, vous prenez en compte vos améliorations précédentes et planifiez les améliorations suivantes.

Le Projet d’amélioration continue – Faites-en une stratégie

Même si votre entreprise ou votre organisation ne promeut pas activement un processus d’amélioration continue aujourd’hui, cela ne signifie pas que vous ne faites aucune amélioration continue de votre entreprise. Cela signifie simplement que vous ne le faites probablement pas aussi systématiquement ou efficacement que vous le pourriez, et que vous ne déployez peut-être pas les changements d’un secteur ou d’une zone à d’autres qui pourraient en bénéficier.

C’est là qu’entre en jeu la notion de culture de l’amélioration continue. Lorsque vous aborderez le sujet de l’amélioration continue avec vos employés et collaborateurs, la plupart seront d’accord sur la nécessité mais ne sauront pas nécessairement par où commencer. Il est essentiel de créer un plan formalisé qui fonctionne pour votre structure.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles il est important de formaliser votre stratégie d’amélioration continue:

• • Tout le monde utilise la même langue. Cela est essentiel lorsque vous cherchez à déployer les leçons apprises et les meilleures pratiques dans votre installation, vos processus et vos unités opérationnelles. La formalisation des documents, des procédures et des instructions de travail permet de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde.

• • Cela crée un état d’esprit. Au lieu de considérer l’amélioration continue comme quelque chose à redémarrer à chaque nouveau projet, une approche formalisée et cohérente de l’amélioration continue enseigne aux gens que le système est inhérent à la façon dont votre entreprise fonctionne. Ce n’est pas quelque chose que vous ajoutez à votre façon de travailler — cela devient votre façon de travailler.

• • Cela rend les gens responsables. Lorsque l’amélioration continue imprègne tous les niveaux de votre organisation, elle cesse d’être le travail d’une seule personne et fait partie du travail de chacun. Savoir que votre entreprise ne cesse d’évoluer aide vos employés à voir où ils peuvent participer activement à l’amélioration continue.

• • Cela renforce l’importance. De nos jours, il est facile de se perdre dans les slogans des entreprises et des salles de réunion. L’amélioration continue des processus doit être traitée comme une base intégrale pour votre organisation, et la formalisation de votre approche la rend plus concrète.

Vous constaterez qu’une fois que vous aurez établi des règles et des lignes directrices pour votre amélioration continue, il sera plus facile de l’inclure dans tous les aspects de votre entreprise. Et n’oubliez pas que vous devez appliquer le concept d’amélioration continue à votre système d’amélioration continue!

Ce qui fonctionne aujourd’hui pourrait ne pas être adéquat à l’avenir, alors assurez-vous d’analyser et d’évaluer constamment vos méthodes d’amélioration continue des processus et d’apporter des améliorations et des corrections si nécessaire.

Changer pour le changement

Un danger, surtout si vous ne poursuivez pas activement l’amélioration continue avec vos équipes et vos employés aujourd’hui, est que vous pourriez vous sentir obligé d’apporter des changements simplement pour montrer que vous n’êtes pas assis. Une stratégie d’amélioration continue efficace nécessite un état d’esprit durable à long terme et peut ne pas porter ses fruits à l’extrême court terme.

L’amélioration continue n’est pas un changement pour le changement. Cela ajoute de la valeur à votre façon de fonctionner. Si, après analyse, vous constatez que certains aspects de vos processus et procédures sont efficaces et efficients, ne vous sentez pas obligé de forcer un changement. Poursuivez simplement votre analyse d’autres aspects. Vous trouverez toujours un domaine qui peut bénéficier d’une amélioration.

Par exemple, dans le cas d’un processus d’examen des projets que vous avez mis en place, vous pouvez faire les observations suivantes:

• • • Les étapes en place peuvent toutes être nécessaires. Ne supprimez pas ou ne consolidez pas les étapes si elles servent un objectif et ajoutent de la valeur au processus simplement pour montrer que vous avez apporté une “amélioration”.”Regardez attentivement chaque étape et chaque acteur et comprenez les interactions avant d’apporter des modifications. Résistez à l’envie de supposer que “moins d’étapes” est automatiquement une amélioration. Au lieu de cela, recherchez une compréhension fondamentale de l’ensemble du processus et apportez des améliorations en fonction de cela.

• • • Vous devrez peut-être inclure d’autres départements et divisions pour comprendre l’impact des améliorations que vous envisagez. Veillez à ne pas porter d’œillères lorsque vous cherchez à améliorer votre processus d’examen. Sachez que les intrants et les extrants de votre processus concernent de nombreux autres acteurs, tels que les fournisseurs, les clients et les employés, et que toute amélioration que vous apportez doit continuer à satisfaire leurs besoins. Les inclure dans votre champ d’application peut vous aider à travailler ensemble pour apporter des améliorations encore plus larges que si vous vous concentrez uniquement sur ce qui est sous votre contrôle.

• • • Il est important de planifier le changement. Assurez-vous que vos améliorations continues offrent la flexibilité pour tout ce que l’avenir peut apporter. Nouveaux types de projets, nouveaux clients, nouveaux volumes, nouveaux produits, tout cela doit être pris en compte. Si vos améliorations sont axées sur ce que vous faites aujourd’hui, comme la mise en place d’un système pour gérer un certain nombre d’avis par mois, vous ne pourrez peut-être pas gérer ce qui se passera le mois prochain si le nombre d’avis augmente ou diminue considérablement.

* Il existe différentes façons de commencer par l’amélioration continue. Mais le plus simple est “Commencez dès maintenant”

Comprendre pourquoi vous mettez en œuvre une stratégie d’amélioration continue vous aidera à éviter d’essayer de forcer le changement là où il n’est ni utile ni nécessaire. Laissez une analyse approfondie de vos processus, produits et procédures dicter les changements que vous mettez en place.

Autres avantages de l’amélioration continue

Les avantages directs de vos améliorations continues sont souvent faciles à prévoir. Vous pouvez calculer ou estimer les économies de coûts et de temps avant même de mettre en œuvre les modifications. Il y a cependant d’autres avantages importants que vous ne réaliserez pas tant que votre stratégie d’amélioration continue n’est pas en place:

• • • Un Meilleur Moral: Vos collaborateurs et employés bénéficieront des améliorations et du dynamisme accru que procure l’amélioration continue. Les projets d’amélioration continue sont l’occasion pour les employés de sortir des sentiers battus et d’avoir un impact significatif et gratifiant sur leur travail.

• • • Une meilleure acceptation des nouvelles idées: Lorsque votre organisation est habituée à accepter le statu quo, de nouveaux projets et opportunités peuvent être vus sous un jour négatif. Avec une stratégie d’amélioration continue déployée, vos équipes s’habitueront et apprécieront de travailler avec l’idée que le changement est positif.

• • • Motivation accrue: Lorsque ceux avec qui vous travaillez savent qu’ils sont habilités à observer, analyser et améliorer leur façon de travailler, ils sont plus motivés que s’ils devaient simplement appliquer les mêmes anciennes méthodes et méthodes de travail. Ils seront plus excités par leur avenir professionnel lorsqu’ils sauront qu’ils peuvent avoir un impact positif sur celui-ci.

Nous avons tous rencontré une résistance au changement. Cela se produit à tous les niveaux d’une organisation et doit être géré. Lorsque vous commencez à communiquer votre stratégie d’amélioration continue à vos équipes et à vos employés, assurez-vous de vous concentrer sur les avantages. Certains peuvent supposer que cela signifie simplement plus de travail.

Ils doivent savoir que l’amélioration continue ne s’ajoute pas à ce qu’ils font aujourd’hui, mais en fait plutôt partie intégrante. C’est une nouvelle façon de voir leur ancienne façon de travailler. L’objectif de l’amélioration continue est de rendre chaque aspect de ce qu’ils font mieux, plus facile, plus rapide, moins cher et plus rentable pour l’entreprise.

Impliquer tout le monde

Il est important de créer une stratégie d’amélioration continue large et englobante qui peut être partagée et communiquée à l’ensemble de votre unité, de votre entreprise ou de votre organisation, en fonction de la portée de votre rôle.

Traiter l’amélioration continue des processus comme un projet ponctuel pour un petit groupe est un moyen infaillible de l’oublier dès que le premier projet est terminé. Au lieu de cela, indiquez clairement que l’amélioration continue est une nouvelle façon de faire des affaires et qu’elle doit être appliquée par tous et dans tous les aspects de votre entreprise. Voici d’excellentes façons de vous assurer que tout le monde est à bord::

• • • Communiquer la stratégie clairement et à tout le monde. Créez une équipe d’amélioration continue et demandez-leur un énoncé de mission, des directives, une portée et d’autres détails qui peuvent être partagés pour tous. Faites savoir à chaque employé que sa contribution et son dévouement continus sont essentiels.

• • • Organisez un événement de lancement. Indiquez clairement que votre nouvelle stratégie d’amélioration continue est un gros problème et que la direction est optimiste et à 100% derrière sa mise en œuvre réussie. Présentez l’équipe et indiquez clairement qui est responsable de quoi et qui sont les personnes de contact pour les différentes activités et secteurs. Mettre en place un moyen simple et inclusif pour les employés de partager leurs idées — comme une boîte à suggestions, un forum Internet, un groupe de discussion, une réunion d’idées récurrentes, etc.

• • • Donnez des exemples concrets. “Amélioration continue” est un terme très large, et certaines personnes pourraient ne pas comprendre comment cela s’applique à leur rôle, à leurs processus ou à leurs produits. Trouvez des exemples pertinents pour votre secteur ou votre industrie. Montrez des exemples où votre entreprise a apporté des améliorations dans le passé et expliquez comment cela peut être un tremplin pour une amélioration continue.

• • • Soulignez les avantages. Vous ne mettez pas en œuvre l’amélioration continue pour le plaisir. L’objectif est d’améliorer votre entreprise en éliminant les déchets, les chevauchements et les redondances et en proposant des moyens créatifs de rationaliser et d’améliorer votre façon de travailler. Faites savoir à vos employés que l’amélioration continue peut s’appliquer à tous les aspects de votre entreprise.

• • • Créez plusieurs projets de lancement. Alors que l’amélioration continue devrait devenir une seconde nature dans votre lieu de travail, au début, vous devrez surveiller votre stratégie. Quelques projets de grande envergure peuvent aider à garder votre stratégie d’amélioration continue à l’esprit de tous. Former et habiliter les chefs d’équipe à suivre de près l’évolution de ces projets et à solliciter les commentaires du plus grand nombre possible d’employés.

Si la direction n’est pas enthousiaste à l’égard de l’amélioration continue sur le lieu de travail, personne ne le sera. Trouvez des moyens de l’évoquer souvent, en soulignant toujours la raison et les améliorations potentielles. Louez même les plus petites améliorations, car les employés pourraient hésiter au début à faire des suggestions.

Ne vous inquiétez pas si l’idée tarde à se concrétiser. Une stratégie d’amélioration continue n’a pas de limite de temps, pas de point final, pas de date d’expiration. Vous cherchez à changer la mentalité d’un groupe de personnes qui sont plus que probablement à l’aise et installées dans la façon dont elles font leur travail aujourd’hui. N’oubliez pas que l’amélioration continue des processus n’est pas une nouvelle tâche ajoutée à votre charge de travail, mais qu’elle imprègne chaque chose que vous faites.

Commencez dès maintenant

De toutes les décisions de gestion du lieu de travail que vous pouvez prendre, l’amélioration continue est la plus facile à prendre. Commencez dès maintenant. Considérez ce que vous devez faire aujourd’hui et trouvez un moyen de l’améliorer. Ensuite, mettez en place un moyen de mesurer votre amélioration et de vérifier à intervalles réguliers vos progrès.

* Un moyen pratique de mesurer les progrès consiste à utiliser certaines métriques de flux de base utilisées dans Kanban

Rappelez-vous de penser à “l’amélioration continue” tous les jours jusqu’à ce qu’elle devienne une seconde nature. Choisissez trois domaines dans lesquels vous souhaitez appliquer les principes d’amélioration continue. Pour vous aider à comprendre à quel point une stratégie d’amélioration continue est large et globale, recherchez les exemples suivants au sein de votre organisation:

• • • Le cas négatif: Choisissez un aspect de votre entreprise qui a clairement besoin d’être amélioré. Peut-être que vous l’avez repoussé ou minimisé l’effet négatif qu’il a sur votre entreprise. Lorsqu’il est évident que quelque chose ne fonctionne pas comme il se doit, trouver une amélioration notable est gratifiant et encourageant. Cela aura un effet positif sur vos résultats et attirera l’attention sur l’utilité d’appliquer une amélioration continue des processus.

• • • Le cas neutre : Choisissez un processus, une pièce ou un projet qui semble être en mode régulateur de vitesse. Ces cas peuvent être difficiles, car bien qu’il n’y ait rien de mal évident, vous pouvez avoir du mal à identifier ce qui peut être fait pour les améliorer. Vous pourriez également être tenté de partir assez bien seul, donc un cas neutre vous aidera à réinitialiser votre état d’esprit et à réfléchir à une amélioration continue.

• • • Le cas positif: Examinez vos aspects commerciaux les plus prospères et voyez ce que vous pouvez en apprendre. Pouvez-vous adopter les meilleures pratiques et les transférer à d’autres domaines ou départements? Est-il possible d’apporter d’autres changements qui poussent ces réussites au niveau supérieur? Les responsables de ces résultats positifs sont-ils en mesure de partager leurs connaissances et leurs compétences avec d’autres personnes qui deviendront alors elles-mêmes des champions de l’amélioration continue?

Les bons instruments pour le travail

Un dernier conseil pour réussir la création, la mise en œuvre et l’expansion d’une stratégie d’amélioration continue du lieu de travail consiste à utiliser les bons instruments. Kanbanize est conçu dans le but d’améliorer continuellement la façon dont vous gérez votre entreprise.

Avoir une image précise de l’état de votre stock, des projets d’amélioration continue et des indicateurs de performance clés à tout moment est la clé de l’évaluation et de la planification de vos améliorations.

Si vous ne mesurez pas et ne suivez pas vos améliorations, vous ne saurez jamais ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.Bien que certaines améliorations puissent être apportées par intuition, vous constaterez rapidement qu’après une amélioration initiale, vous ne savez pas où aller ensuite.

Avec Kanbanize, vous disposez de puissants outils de gestion visuelle conçus avec une grande flexibilité. Peu importe l’industrie dans laquelle vous vous trouvez, le type d’entreprise que vous dirigez ou le type de services ou de produits que vous fournissez.

Kanban peut être appliqué à tout type d’organisation, et vous pouvez choisir parmi les fonctionnalités et les options qui vous conviennent. N’essayez pas de pousser une cheville carrée dans un trou rond. Kanbanize s’adapte à vos besoins actuels et adapte également votre entreprise en fonction de vos besoins futurs et de votre croissance. Nous appliquons les principes du Lean, qui sont la pierre angulaire de l’amélioration continue.

Découvrez la puissance des cartes Kanban et construisez votre stratégie d’amélioration continue autour d’un logiciel visuel facile à utiliser. Voyez à quel point il est facile de collaborer avec d’autres membres de votre organisation, qu’ils soient dans le même bureau ou à l’autre bout du monde.

Établissez des rapports de flux de travail, de politique et de suivi rationalisés qui mettent tout le monde sur la même longueur d’onde et travaillent à l’objectif commun de s’améliorer constamment, en toute confiance et en permanence.

L’amélioration continue ne doit pas être compliquée, mais elle nécessite une certaine planification et un certain dévouement de la part de la direction et du leadership. Prenez la décision de transformer votre lieu de travail en une réussite d’amélioration continue et de pousser votre entreprise à être plus efficace, plus rationalisée et, en fin de compte, plus rentable.

Établissez des actions à court terme qui vous permettront d’atteindre vos objectifs à long terme. Et rappelez-vous que l’amélioration continue est vraiment continue: Une fois que vous avez commencé, il ne se passera pas une journée où vous ne trouverez pas de nouvelles façons d’améliorer votre entreprise!

Essayez Kanbanize gratuitement pendant 30 jours