Chapitre 2 – Systèmes d’Information Collaboratifs

La coopération est un groupe de personnes travaillant ensemble, faisant toutes essentiellement le même type de travail pour accomplir un travail. La collaboration est un groupe de personnes travaillant ensemble pour atteindre un objectif commun via un processus de rétroaction et d’itération. La coopération peut être un lieu où toutes les parties existent et font amende honorable pour faire le travail, mais la qualité et l’amélioration des individus ne sont pas présentes. La collaboration comprend la rétroaction, la rationalisation des processus et des procédures et l’amélioration du rendement des personnes impliquées.

Importance d’une rétroaction critique efficace

Un groupe dans lequel tout le monde est trop poli pour dire quelque chose de critique ne peut pas collaborer. Une citation célèbre de Charles Darwin dit: “Si deux d’entre vous ont exactement la même idée, alors nous n’avons pas besoin de l’un de vous.”D’un autre côté, si un groupe est trop critique et négatif, les membres peuvent en venir à se méfier et à se haïr les uns les autres. Il doit y avoir un bon équilibre entre les deux, et les commentaires doivent inciter les membres de l’équipe à apprendre les uns des autres. Si personne n’est prêt à exprimer des idées différentes et même impopulaires, personne n’apprendra quoi que ce soit.

Lignes directrices pour donner et recevoir des commentaires critiques

Donner et recevoir des commentaires critiques est la compétence de collaboration la plus importante. Ce qui suit est une ligne directrice des caractéristiques les plus importantes pour une collaboration efficace: Est enthousiaste à propos du sujet de notre collaboration, est ouvert et curieux, parle de son esprit même s’il s’agit d’un point de vue impopulaire, revient vers moi et les autres en temps opportun, est prêt à engager des conversations difficiles, est un auditeur perspicace, est habile à donner / recevoir des commentaires négatifs, est prêt à proposer des idées impopulaires, est autonome et nécessite “peu d’entretien”, et bien plus encore.

Quels sont les Trois Critères d’une Collaboration Réussie ?

Pour les professionnels, les équipes doivent atteindre leurs objectifs. Ces objectifs peuvent inclure la prise de décision, la résolution d’un problème ou la création d’un produit de travail. Avec n’importe quel objectif, le premier critère de réussite est toujours de répondre à la question: “L’avons-nous fait?”Si vous ajoutez des couches à la question, cela devient alors: “L’avons-nous fait dans les délais et le budget autorisés?” Dans ces cas, les équipes qui ont dépassé le temps ou le budget ne considèrent généralement pas que leurs objectifs ont été atteints.

Croissance de la capacité de l’équipe

Dans une entreprise, les équipes durent des mois, voire des années, de sorte qu’un évaluateur de question approprié est toujours : ” L’équipe s’est-elle améliorée?”Les équipes qui sont souvent permanentes se développent avec ses avantages au fil du temps, et au fur et à mesure que l’équipe s’améliore, elle devient plus efficace, offrant un meilleur service, même peut-être à moindre coût. Mais comment une équipe s’améliore-t-elle ? Les moyens comprennent le développement de meilleurs processus de travail, l’amélioration individuelle de ses tâches, l’enseignement mutuel des tâches et de nouvelles compétences, et également la fourniture de perspectives significatives les unes aux autres.

Expérience significative et satisfaisante

Dans le monde banal des professionnels, qu’est-ce qui donne du sens au travail? Le travail doit être perçu comme significatif par l’équipe. Ce n’est peut-être pas aussi glamour que de sauver une vie, mais si la tâche est perçue comme importante, elle sera beaucoup plus significative. Si le travail est crédité et que la reconnaissance de l’achèvement de la tâche est présente, plus le travail sera significatif. De plus, l’aspect camaraderie du travail d’équipe peut également donner une expérience satisfaisante. Tout le monde est énergisé lorsqu’il a le sentiment d’être ou d’être un groupe et de faire sa part pour réaliser quelque chose qui en vaut la peine.

Quels sont les Quatre Objectifs principaux de la Collaboration ?

Informer est le but premier et le plus fondamental de la collaboration. L’objectif de l’information est de s’assurer que les membres de l’équipe conçoivent l’information de la même manière que possible. Les membres de l’équipe doivent être capables de partager des données et de communiquer entre eux, et être capables de comprendre chaque interprétation donnée. Cela évitera toute répétition d’informations et conduira à une solution plus efficace.

Prise de décisions

• Décisions opérationnelles – Décisions qui soutiennent les activités opérationnelles quotidiennes.
• Décisions de gestion – Décisions concernant l’allocation et l’utilisation des ressources. Si une décision de gestion nécessite une prise en compte sous différents angles, elle bénéficiera grandement de la collaboration.
• Décisions stratégiques – Décisions qui appuient des questions organisationnelles de grande portée. Ces décisions sont presque toujours collaboratives.
• Processus de décision structuré où il existe une méthode comprise et acceptée pour prendre la décision.
• Processus de décision non structuré où il n’existe pas de méthode de prise de décision convenue.

Le type de décision et le processus de décision sont vaguement liés. Au niveau opérationnel, des décisions structurées sont généralement prises et les décisions au niveau stratégique ont tendance à être non structurées. Dans un système de collaboration, peu de décisions structurées impliquent une collaboration. Il y a déjà généralement une procédure définie à suivre et cela ne nécessite pas beaucoup de décisions. Non structuré, en revanche, nécessite beaucoup de collaboration car les retours et les itérations sont cruciaux. Différentes perspectives doivent être prises en compte, et les conclusions provisoires et les résultats potentiels doivent tous être discutés.

Résolution de problèmes

Un problème est une différence perçue entre ce qui est et ce qui devrait être. Les problèmes sont une perception, ce qui conduit différentes personnes à avoir des perceptions différentes des problèmes. Pour cette raison, la première tâche et peut-être la plus importante pour un groupe collaboratif de résolution de problèmes est de définir le problème. Ensuite, l’équipe doit comprendre l’objectif de résoudre le problème et y parvenir.

Gestion de projets

Les projets sont formés pour créer ou produire quelque chose. L’objectif final peut être une variété de choses, et comme les projets varient tellement en nature et en taille, voici quatre phases de projet génériques:

• Phase de démarrage – La phase de démarrage consiste à définir les règles de base pour le projet et l’équipe. Les tâches de cette phase comprennent l’identification du projet, la détermination de la composition de l’équipe, la définition du projet, la détermination de la façon dont le projet sera réalisé, la définition de la portée du projet, l’établissement des rôles et l’établissement des règles de l’équipe.
• Phase de planification – Phase pour déterminer qui fera quoi et quand. Les activités de travail de cette phase sont définies et des ressources telles que le personnel, le budget et l’équipement sont affectées à chacune. De plus, des calendriers sont déterminés pour chaque tâche et chaque membre, et le budget peut être revu plusieurs fois.
• Phase de réalisation – Les tâches du projet sont accomplies au cours de cette phase. Un défi de gestion dans cette phase consiste à s’assurer que les tâches sont exécutées dans les délais prévus et à identifier les problèmes dans les délais prévus le plus tôt possible. Les tâches peuvent être supprimées et modifiées au cours de cette phase.
• Phase de finalisation – Cette phase finalise l’achèvement du projet et demande aux membres de son équipe: “Avons-nous réellement terminé?”Si tout le travail est terminé, la documentation doit se produire et les données doivent être stockées dans un endroit accessible.

Quelles sont les Exigences d’un Système d’Information Collaboratif ?

Comme un système d’information, un système de collaboration comprend les cinq composantes de chaque système d’information, telles que le matériel, les logiciels, les données, les procédures et les personnes. Au sein de la composante données, la collaboration implique deux types:

• Données de projet – Données qui font partie du produit de travail de la collaboration. Un document qui décrit une solution recommandée est les données de projet pour un projet de résolution de problèmes.
• Métadonnées du projet – Données utilisées pour gérer le projet. Les calendriers, les tâches, les budgets et d’autres données de gestion sont des exemples de métadonnées de projet.

Les procédures des systèmes d’information de collaboration spécifient les normes, les politiques et les techniques pour mener le travail de l’équipe.

Fonctions principales: Communication et partage de contenu

Les équipes ont besoin du soutien de leur système de collaboration pour communiquer, gérer de nombreuses versions de contenu et gérer les tâches. Beaucoup de ces exigences prennent en charge l’itération et la rétroaction.

Comment Utiliser les Outils de Collaboration pour Améliorer la Communication de L’Équipe ?

En raison de la nécessité de fournir des commentaires, la communication d’équipe est essentielle à tout projet collaboratif. La communication est importante pour gérer le contenu, les tâches du projet, et le développement d’une installation de communication efficace est la première chose que votre équipe doit faire, et pourrait bien être la caractéristique la plus importante d’un système d’information collaboratif. L’utilisation des outils dépend de la façon dont l’équipe communique entre elle:

• Communication synchrone – Lorsque tous les membres de l’équipe se rencontrent en même temps. Cela peut être fait à un seul endroit ou à plusieurs endroits, et peut aller de réunions en face à face, jusqu’à des conférences téléphoniques ou des vidéoconférences.
• Asynchrone – Lorsque les membres de l’équipe ne se rencontrent pas en même temps. Cela se produit à un ou plusieurs endroits, et est généralement visé par l’utilisation de courriels, de sondages et de formulaires de discussion. C’est une forme de communication qui n’obtient pas de réponses immédiates.

Comment Utiliser les Outils de Collaboration pour Gérer le Contenu Partagé ?

Le partage de contenu est la deuxième fonction majeure des systèmes de collaboration. Les membres de l’équipe doivent partager à la fois les données du projet pour permettre la rétroaction et l’itération, et pour ce faire, il doit y avoir un outil ou une application. Les trois catégories de contenu suivantes répertorient les outils de collaboration pour chacune d’elles :

Contenu partagé sans contrôle

• E–mail avec pièces jointes – Cela pose de nombreux problèmes, notamment une personne ne recevant pas l’e-mail, ne le voyant pas dans sa boîte de réception ou une personne n’enregistrant pas la pièce jointe.
• Serveur de fichiers – Il s’agit simplement d’un ordinateur qui stocke des fichiers. Cette méthode est meilleure que les pièces jointes, mais il est possible qu’un membre de l’équipe puisse interférer avec son travail, car il n’y a pas de contrôle supplémentaire.

Contenu partagé avec Gestion des versions sur Google Drive

Les systèmes qui assurent la gestion des versions suivent les modifications apportées aux documents et fournissent des fonctionnalités et des fonctions pour s’adapter au travail simultané. Google Drive est un partisan de cela, et il fournit un service gratuit d’un lecteur virtuel dans le cloud où vous pouvez créer des dossiers et stocker des fichiers.

Contenu partagé avec Contrôle de version

Le contrôle de version est le processus qui se produit lorsque l’outil de collaboration limite, et parfois même dirige, l’activité de l’utilisateur. Le contrôle de version implique une ou plusieurs des fonctionnalités suivantes:

• Activité de l’utilisateur limitée par des autorisations – Les utilisateurs obtiennent des autorisations spécifiques pour savoir s’ils peuvent lire, modifier et supprimer.
• Extraction de documents – Les répertoires peuvent être configurés de sorte que les utilisateurs soient tenus d’extraire les documents avant de pouvoir les modifier.
• Historique des versions – Fournit des historiques au nom des utilisateurs. Lorsqu’un document est modifié, l’outil enregistre le nom de l’auteur ainsi que la date et l’heure de stockage du document.
• Contrôle du flux de travail – La possibilité de gérer des activités dans un processus prédéfini.

Comment Utiliser les Outils de collaboration pour Gérer les Tâches ?

Les descriptions de tâches doivent être spécifiques et libellées afin qu’il soit possible de décider si la tâche a été accomplie. Pour utiliser efficacement une liste de tâches, les utilisateurs doivent pouvoir la partager. Voici quelques outils qui peuvent être utilisés pour partager une liste de tâches utiles pour la collaboration:

• Google Drive
• Microsoft Sharepoint

Quel Système d’Information de collaboration Convient à votre Équipe ?

• L’ensemble d’outils de collaboration minimale – Avec cet ensemble, vous devriez pouvoir collaborer avec votre équipe, même si vous bénéficierez de peu de soutien de la part du logiciel. La collaboration sera uniquement textuelle et vous n’aurez pas accès à la vidéo ou à l’audio, vous ne pourrez donc ni entendre ni voir les autres collaborateurs.
• Le Bon ensemble d’outils de collaboration – Vous obtiendrez un ensemble d’outils de collaboration plus sophistiqué. Vous pourrez organiser des réunions virtuelles audio et vidéo multipartites et vous pourrez accéder simultanément à des documents, des feuilles de calcul et des fichiers de présentation.
• L’ensemble d’outils de collaboration complet – L’ensemble est le meilleur des trois car il comprend le contrôle du contenu et de la gestion, le contrôle du flux de travail et les réunions en ligne avec le partage en plus de toutes les fonctions que vous obtenez des deux autres.

Choisir l’ensemble pour votre équipe

Choisir le bon ensemble pour votre équipe peut être basé sur une variété de choses. Vous pourrez peut-être vous permettre le meilleur outil, mais vous n’en aurez peut-être pas besoin, en raison d’un temps d’apprentissage prolongé. Le temps d’apprentissage peut être évalué comme une courbe de puissance de produit, qui montre la relation de la puissance en fonction du temps d’utilisation de ce produit.

N’oubliez pas les procédures et les personnes!

Au fur et à mesure que vous évaluez les systèmes d’information et les systèmes d’information collaboratifs, vous devez commencer à réfléchir sérieusement aux composants de la procédure et des personnes. Vous êtes des membres de l’équipe qui vont utiliser ces outils? Sont-ils tous d’accord là-dessus? Comment seront-ils formés à ce sujet? Votre équipe a-t-elle besoin de créer des emplois ou des rôles spéciaux ? Il faut répondre à toutes ces questions concernant les procédures et les personnes lors de la détermination d’un outil de collaboration.

2026?

Comment allons-nous collaborer en 2026 ? Le texte mentionne l’utilisation accrue des réunions virtuelles, et si peu importe où les coéquipiers se rencontrent, les projets peuvent impliquer le personnel le meilleur ou le plus abordable. Les voyages diminueront, la plupart étant plus récréatifs, et les conventions pourraient très bien être virtuelles. Avec l’utilisation accrue de ces outils de collaboration, il est peut-être préférable pour nous d’acquérir des compétences de collaboration asynchrone en ligne.