Comment Écrire Des Réponses par E-Mail d’Accusé de Réception (Avec des exemples)

Même si le courrier électronique est une émanation de l’écriture de lettres qui est venue avec l’ère numérique, beaucoup de gens n’ont pas été en mesure de maîtriser l’écriture de lettres et encore moins l’envoi de courriels. Ce n’est de toute façon pas un problème car la différence entre un e-mail et une lettre est tout comme la différence entre le rapport automatique d’une voiture et le rapport manuel. Vous n’avez pas besoin d’apprendre à conduire une voiture en utilisant un système de transmission manuelle avant de conduire une voiture avec un système de transmission automatique. Cependant, la compréhension du système de transmission manuelle vous permet de saisir facilement le fonctionnement de la transmission automatique.

De même, comprendre la rédaction de lettres rend l’envoi d’e-mails professionnels très facile. Par conséquent, en examinant comment écrire des réponses par e-mail d’accusé de réception, nous pouvons nous inspirer des principes de la rédaction de lettres.

Comme vous le savez probablement, les principales distinctions entre lettres et e-mails sont:

1. Les e-mails n’ont pas besoin d’adresses au-dessus du corps de l’e-mail. Vous pouvez lire des conseils et des exemples sur la rédaction et la réponse aux e-mails professionnels ici.

2. Les e-mails nécessitent des signatures plus élaborées, contrairement aux lettres. Vous pouvez en savoir plus sur les fermetures d’e-mails ici.

3. Les e-mails sont plus courts et plus simples que les lettres. Vous pouvez lire des conseils pour rédiger des e-mails professionnels efficaces ici.

Conseils et exemples pour rédiger des réponses par e-mail d’accusé de réception

Nous sommes généralement confrontés à la nécessité de reconnaître différents types d’e-mails en entreprise. Souvent, les professionnels et les hommes d’affaires trouvent nécessaire d’ajouter des informations supplémentaires aux e-mails d’accusé de réception qu’ils envoient. En tant que tels, les e-mails d’accusé de réception jouent désormais un rôle très tangentiel dans la communication commerciale et professionnelle.

Conseils pour rédiger des réponses par e-mail d’accusé de réception

Voici ce que vous devez garder à l’esprit lorsque vous écrivez des e-mails d’accusé de réception:

1. Essayez de renforcer les accords ou de réviser les termes de l’accord si vous êtes sur le point de conclure un accord.
2. Informez rapidement les clients et partenaires que vous avez vu leur courrier électronique afin de leur permettre de poursuivre toute autre tâche nécessaire.
3. Informez votre client ou partenaire s’il y aura un changement d’accord, par exemple si sa commande sera retardée de quelques jours.

Exemples de réponses par e-mail d’accusé de réception

Les exemples de réponses par e-mail d’accusé de réception ci-dessous sont destinés à servir de guide pour la création d’e-mails d’accusé de réception pour différentes situations.

1. E-mail Accusant réception d’une commande professionnelle

Un client a commandé votre produit, mais vous avez besoin de plus d’informations avant l’expédition ou vous devez guider le client sur ce qu’il doit faire.

Chère Madame Kentura,

Merci pour votre commande de deux contenants de diluant nitrocellulosique. Vos marchandises seront prêtes dans sept (7) jours ouvrables et seront expédiées dans exactement huit (8) jours ouvrables à partir de maintenant.

Avant cela, nous aimerions savoir si vous souhaitez que nous incluions nos souvenirs pour vos clients ainsi que des échantillons de produits d’autres unités. Vous pouvez choisir les exemples de produits que vous souhaitez recevoir du catalogue que nous avons envoyé plus tôt.

Notre diluant de nitrocellulose recyclé est conçu pour offrir les meilleurs résultats à très faible coût. Nous sommes sûrs que vos clients seront très satisfaits de ce produit.

Merci encore pour votre commande. Nous sommes impatients de recevoir vos instructions fermes pour inclure nos souvenirs et autres échantillons de produits.

Cordialement,

Ayo Oyedotun

Chef des opérations

Maraino Porelli Limited

2. Courriel accusant réception de l’inscription à un cours

Quelqu’un s’est inscrit à votre cours. Vous souhaitez remercier la personne pour son inscription et lui expliquer quelques détails supplémentaires sur le cours.

Cher Monsieur Beans,

Merci de votre inscription récente à notre Cours de leadership de base 2013. Cet e-mail confirme la réception de vos frais d’inscription et de votre formulaire de données biologiques.

Le cours se déroulera pendant trois (3) semaines du lundi au vendredi, à partir du 3 juin 2013, et le lieu sera la Cathédrale Alpha. Chaque session durera deux (2) heures, et nous n’aurons que trois (3) sessions par jour. Ainsi, chaque inscrit devrait reprendre tous les jours à 8h00 pour les trois (3) semaines de formation. Veuillez visiter notre site Web – http://afrimash.com/- pour plus d’informations.

Nous sommes impatients de vous voir à la cathédrale Alpha. N’hésitez pas à m’envoyer un mail à tout moment si vous avez des questions.

Cordialement,

Ayo Oyedotun

Chef de l’administration

Institut Anthony Robbins

3. E-mail accusant réception de la demande d’emploi

Les principales organisations accusent généralement réception des e-mails de demandes d’emploi. Cet exemple d’e-mail d’accusé de réception s’adresse aux gestionnaires et aux personnes ressources humaines qui souhaitent accuser réception des demandes des demandeurs d’emploi.

Chère Madame Sharon,

Merci beaucoup d’avoir postulé pour le poste de responsable marketing chez Breinswaitte Resources Limited. J’examinerai votre demande avec les autres que nous aurons reçues dans les prochains jours. Si vous êtes sélectionné pour la phase suivante du processus de recrutement, vous serez contacté pour une séance d’entrevue.

Nous apprécions votre intérêt pour notre entreprise et vous souhaitons le meilleur dans ce processus de sélection.

Cordialement,

Ayo A. Oyedotun

Responsable des ressources humaines

Factbook Inc.

Voici un accusé de réception plus simple:

Chère Madame Sharon,

Merci de votre candidature pour le poste d’agent de marketing chez Breinswaitte Resources Limited (BRL).

Nous avons reçu beaucoup de candidatures pour ce poste et nous allons présélectionner les candidats qualifiés d’ici le 20 septembre. Si vous n’avez pas de nouvelles de nous d’ici là, soyez libre de m’envoyer un courrier pour vous renseigner sur l’état de votre demande.

Merci de votre intérêt pour BRL.

Meilleurs voeux,

Ayo Oyedotun

Chef, Développement du capital humain

Breinswaitte Resources Limited

4. Réponse simple d’accusé de réception par e-mail

Dans de très nombreuses situations, il vous sera demandé de confirmer la réception d’e-mails où vous n’avez que peu ou pas d’informations à ajouter. Habituellement, l’expéditeur veut simplement savoir que vous avez vu l’e-mail et attend un simple accusé de réception de votre part.

Ce type d’e-mails peut se terminer par “Veuillez accuser réception de ce message”, “Veuillez accuser réception de cet e-mail” ou “Veuillez accuser réception de cet e-mail”.

Simple Accusé de réception par e-mail pour les candidats:

Cher Kentura,

Ceci est pour confirmer que j’ai reçu cet e-mail. Encore une fois, je tiens à vous remercier de m’avoir offert l’occasion de faire partie de votre personnel hautement estimé.

Cordialement,

Ayo Oyedotun

Simple Accusé de réception par e-mail d’une Commande professionnelle

Cher Monsieur. Frank,

Ceci est pour confirmer que j’ai vu votre email. J’ai hâte de recevoir mon envoi la semaine prochaine comme vous l’avez promis.

Cordialement,

Ayo Oyedotun

Adjointe, Développement des affaires

Marygold Inc.

Conclusion

Quel que soit le type d’e-mail d’accusé de réception que vous envoyez, rappelez-vous toutes les règles de rédaction des réponses par e-mail. Assurez-vous de vérifier votre CC et de réviser l’objet de votre e-mail, si nécessaire avant d’appuyer sur Envoyer.