Comment Développer un Code Couleur pour une Meilleure Organisation

En tant que professionnel de l’administration, vous comprenez à quel point la structure et l’organisation entrent en jeu quotidiennement. Vous avez probablement plusieurs systèmes et procédures qui vous permettent de créer de l’ordre et d’inspirer la productivité. Mais avec autant de personnes et de processus à gérer, même les meilleurs d’entre nous peuvent être dépassés lorsque nous examinons nos fichiers, nos classeurs et nos calendriers.

L’un des moyens les plus simples d’ajouter de la structure et de l’organisation à votre espace de travail, à vos fichiers, etc. consiste à utiliser le codage couleur. Selon des recherches menées par des neuroscientifiques, notre cerveau est câblé pour traiter la couleur avant pratiquement toute autre chose, ce qui améliore la compréhension et nous aide à traiter les informations plus rapidement, tout en les retenant plus longtemps.

Le code couleur s’applique généralement davantage aux fichiers papier qu’aux fichiers numériques. Cependant, de nombreux programmes et outils de gestion des tâches vous permettent d’ajouter des couleurs de catégorie afin que vous puissiez les transférer à votre gestion de fichiers numériques. Et il existe des addons logiciels tiers pour Windows qui vous permettent également d’ajouter de la couleur à vos dossiers numériques.

Développement de votre Code Couleur

Lors de la création d’un code couleur, je commence par évaluer l’environnement dans lequel je travaille.

1. Existe-t-il déjà des couleurs associées à des catégories spécifiques de travaux, de départements ou de projets ? Si c’est le cas, essayez de l’intégrer à votre code couleur pour réduire la confusion pour vous et ceux avec qui vous travaillez.
2. Quelles sont vos catégories de travaux ou types de projets ? Par exemple, lorsque je travaillais en entreprise, j’avais une couleur distincte attribuée à chaque cadre que je supportais, une couleur pour mes projets d’administration, mes contrats juridiques, mes projets de développement commercial, mes fichiers d’opérations, etc. Parfois, j’avais une couleur distincte pour chaque projet majeur s’il y en avait beaucoup en même temps.

Selon le nombre de couleurs et de catégories que vous créez, il peut vous être utile (et ceux que vous soutenez) de créer une clé de code couleur. De cette façon, tout le monde connaît le système et vous avez de meilleures chances de le maintenir.

Outils de codage couleur

Il existe des dizaines d’options fantastiques disponibles pour vous aider à implémenter votre code couleur – des fichiers aux étiquettes en passant par les classeurs et plus encore! Certains de mes outils préférés incluent:

• Classeurs
• Liants à 3 anneaux
• Protecteurs de feuilles avec bordures colorées
• Pochettes Poly project
• Étiquettes
• Visualisables Smead

Si vous n’avez pas le budget ou l’approbation pour utiliser des classeurs colorés, vous pouvez toujours utiliser de la couleur sur vos étiquettes ou appliquer des autocollants colorés sur rendez-les plus visuels. La couleur peut faire toute la différence en trouvant rapidement des choses ou en identifiant quand quelque chose est mal placé.

Implémentation de Votre code couleur

Une fois que vous avez les outils dont vous avez besoin, vous pouvez faire la transition des fichiers dans leur couleur de fichier appropriée et les étiqueter. Enseignez à ceux avec qui vous travaillez comment utiliser le nouveau système afin qu’ils comprennent comment il fonctionne et pourquoi il est important. Au fur et à mesure que vous utilisez votre système, vous identifierez les moyens dont vous avez besoin pour l’affiner ou l’ajouter au fur et à mesure.

Appliquer des codes couleurs aux Calendriers, Tâches et E-mails

J’ai mentionné le codage couleur de vos fichiers papier et leur coordination avec vos systèmes numériques. C’est une façon de le faire avec les tâches Outlook, le Calendrier et les catégories.

Dans Microsoft Outlook, vous pouvez configurer des catégories et associer une couleur à chacune d’elles. Ensuite, vous pouvez l’utiliser pour coder les tâches, les e-mails et les rendez-vous du calendrier.

C’est mon code couleur standard:

• Engagements en rouge
• Orange – clients ou fournisseurs
• Jaune – formation
• Vert vif – lié à l’équipe
• Vert standard – finance / comptabilité
• Bleu – développement des affaires
• Sarcelle – administratif
• Violet – rédaction d’articles / de livres

En un coup d’œil, je peux rapidement voir (même si je ne peux pas lire tous les détails) combien de conférences, d’appels de clients et de réunions d’équipe j’ai chaque semaine en raison des couleurs que j’utilise sur mon calendrier.

Notre outil de gestion de projet en équipe nous permet également de coder les projets et les événements que nous avons sur le calendrier. Donc, peu importe où je regarde, le rouge signifie que c’est lié, le jaune est pour l’entraînement, le vert est pour les réunions d’équipe, etc.

Nous voulons tous être plus organisés. Le codage couleur nous permet de trouver plus rapidement ce dont nous avons besoin et d’identifier facilement où tout appartient. Cela facilite la planification, car nous pouvons voir en un coup d’œil quelles catégories exigent notre temps. Et lorsque le reste de l’équipe embarque également, cela facilite le fonctionnement de l’ensemble du bureau en gardant tout le monde sur la même page codée par couleur!

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