Comment Fonctionne La Facturation Des Progrès Dans La Construction? Les 8 Étapes essentielles

Dans le domaine de la construction, tout est une question d’argent. Pas seulement des chèques de profit et de bonus, non plus. Je parle de flux de trésorerie (via des outils comptables). Si un projet de construction ou d’infrastructure doit être construit, quelqu’un paie pour cela et quelqu’un d’autre est payé pour cela. C’est ainsi qu’un projet de construction se construit au niveau le plus fondamental, le plus fondamental. Comme vous pouvez l’imaginer, il y a beaucoup plus que cela. Pour la grande majorité des projets, les projets sont payés au fur et à mesure. Cela se fait par le biais d’un processus de facturation de la progression de l’appel. Comment fonctionne la facturation progress dans la construction? Dans cet article, nous le décomposons en chaque étape fondamentale.

Cet Exemple De Facturation D’Avancement Est Basé Sur Ce Type De Projet

Nous baserons ce processus de facturation de construction sur les informations suivantes:

• 10- Immeuble À Étages Payé Par Une Société De Développement
• Un Entrepreneur Général A Été Embauché Pour Le Construire
• L’Entrepreneur Général Embauche De Nombreux Sous-Traitants Différents Pour Construire Diverses Parties Du Bâtiment
• Les Sous-Traitants Doivent Embaucher Des Travailleurs Pour Construire Le Bâtiment, En Plus D’Acheter Des Matériaux, De L’Équipement, Etc.
• Le Projet Prendra Plusieurs Mois.
• Le Promoteur Paiera Mensuellement L’Entrepreneur Général

Le Cycle De Vie De la Facturation Des Progrès Dans la Construction

La facturation des progrès dans la construction comporte plusieurs étapes clés. En règle générale, le propriétaire ou le promoteur du projet sera facturé mensuellement par son(ses) entrepreneur(s). Dans cet article, nous nous concentrerons sur les huit étapes les plus importantes de la facturation des progrès dans la construction et sur ce que vous devez savoir sur chaque étape. Consultez notre liste écrite ou notre infographie sur la facturation de la construction ci-dessous et cliquez pour accéder à une section spécifique!

1. Les Sous-Traitants Effectuent Leur Travail, Payant La Main–D’Œuvre, L’Équipement, Le Matériel & Tous Les Autres Coûts Du Processus
2. Une Fois Par Mois – Généralement Au Milieu Du Mois – Les Sous-Traitants Factureront À L’Entrepreneur Général Le Coût Total De Leur Travail, Y Compris Les Travaux Qu’Ils N’Ont Pas Encore Effectués Mais Qu’Ils Prévoient Terminer Avant La Fin Du Mois. Les Factures Des Sous-Traitants Comprendront Toute Pièce Justificative.
3. L’Entrepreneur Général Examinera Ces Factures Des Sous-Traitants. Si Des Changements Sont Nécessaires, L’Entrepreneur Général Prend Des Notes & Demande Une Facture Révisée Au Sous-Traitant.
4. Une Fois Toutes Les Factures Du Sous-Traitant Finalisées, L’Entrepreneur Général Soumettra Une Facture Au Propriétaire / Client. Cette Facture Inclura Les Bénéfices Propres De L’Entrepreneur Général, Les Frais Généraux & Frais De Gestion, Etc.
5. L’Entrepreneur Général & Propriétaire/Promoteur Examinera Ensuite La Facture De L’Entrepreneur Général, Qui Comprendra Toutes Les Factures Du Sous-Traitant. Ils Examinent L’Avancement Réel Du Projet Par Rapport Au Montant Facturé.
6. Une Fois La Facture Finale Du Mois Approuvée Par Le Propriétaire, Ils Libèrent Le Paiement À L’Entrepreneur Général.
7. L’Entrepreneur Général Libère Ensuite Les Paiements À Ses Sous-Traitants Sur La Base De Ce Que Le Propriétaire A Approuvé & A Payé.
8. Les Sous-Traitants Comptabilisent Leur Paiement (Revenus) & Les Coûts De Construction (Dépenses). Ceci Est Particulièrement Important Pour Le Sous-Traitant Car Le Sous-Traitant Peut Ne Pas Être Payé À 100% De Sa Facture Mensuelle, Si Le Propriétaire Conteste Les Travaux Et / Ou Les Montants Facturés. Dans Des Conditions Normales, Les Travaux Se Poursuivront Et Le Processus Se Répétera Le Mois Prochain.

Facturation des progrès dans la construction: Une infographie

Si vous souhaitez une représentation visuelle du fonctionnement de la facturation des progrès dans la construction, n’hésitez pas à télécharger et à partager l’infographie ci-dessous.

Facturation des progrès dans la construction: La réalité

Avant d’entrer dans les détails de chaque étape ci-dessus, il y a quelques choses à garder à l’esprit:

• Le plus souvent, les entrepreneurs font le travail et sont ensuite payés. Les entrepreneurs doivent avoir suffisamment d’argent en main pour payer un grand nombre de leurs coûts à l’avance. À mesure que le nombre de projets sur lesquels un entrepreneur travaille augmente, le montant d’argent qu’il doit avoir mis de côté augmentera. Sinon
• Les projets de construction peuvent rencontrer des problèmes de trésorerie. Cela s’applique non seulement aux entrepreneurs qui n’ont pas assez d’argent en main pour couvrir leurs coûts, mais aussi aux propriétaires ou aux entrepreneurs généraux qui n’ont pas l’argent à payer, ne paient pas en temps opportun ou font même faillite. Dans cet esprit, il est facile de voir queOwners
• Les propriétaires détiennent presque toutes les cartes. Étant donné que les entrepreneurs doivent payer leurs propres coûts avant d’être payés, le propriétaire a beaucoup de levier. Cela peut inclure de payer les entrepreneurs moins que ce qu’ils ont facturé, d’exiger des réparations / travaux correctifs avant que le paiement ne soit débloqué et de contester les ordres de modification ou les réclamations. “Ce n’est pas juste!”, disent-ils. En réalité, le propriétaire peut le faire parce que
• L’adhésion au contrat dicte finalement les paiements. Les contrats de construction typiques offrent aux deux parties un certain effet de levier. Cependant, les propriétaires peuvent exiger que certains critères soient remplis avant de libérer le paiement, annuler les contrats pour de nombreuses raisons et exiger que les sous-traitants continuent de travailler pendant les litiges.

Ce ne sont que quelques raisons pour lesquelles la facturation et les flux de trésorerie sont la pierre angulaire d’un projet de construction. Entrons dans les détails de chaque étape du cycle de facturation progress!

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Les sous-traitants Effectuent Une Partie De Leur Travail

Comme indiqué précédemment, les sous-traitants effectuent le travail et sont ensuite payés dans la majorité des cas. C’est pourquoi de nombreux entrepreneurs facturent des frais de dépôt ou de mobilisation à l’avance, de sorte qu’ils ont de l’argent pour financer les mois de travail à venir.

Les dépôts et les frais de mobilisation sont également facturés pour effectuer des achats. Les entreprises de construction de toutes sortes doivent acheter des matériaux à l’avance avant que les travaux puissent commencer. Cela va des petits objets comme le câblage électrique ou les objets de décoration jusqu’aux achats énormes comme l’acier de construction, les rideaux de verre, le béton, etc. Les articles matériels coûteux nécessitent souvent un dépôt eux-mêmes.

D’autres coûts initiaux peuvent inclure l’établissement d’un bureau sur le terrain, la location de matériel coûteux, le paiement de la direction / du personnel, etc.

Au fur et à mesure que les travaux commencent, les équipes de travail doivent être payées chaque semaine pour effectuer le travail. Si l’entrepreneur n’a pas de paiements en main ou connaît des dépassements de coûts, il doit être en mesure de payer la paie de sa poche ou de contracter un prêt pour le faire (une option d’urgence).

Les entrepreneurs continueront de dépenser de l’argent pour les frais généraux, les fournitures, les outils, les matériaux et d’autres coûts divers pour faire avancer le projet.

Les Sous-traitants Soumettent une Facture d’avancement À L’Entrepreneur Général

Une fois les travaux en cours, le sous-traitant soumettra une facture pour son premier mois de travail sur place. Ceci est également connu sous le nom de facture ou de demande. Les sous-traitants soumettent généralement ces demandes au milieu du mois, en prévoyant la valeur du travail qu’ils effectueront d’ici la fin du mois.

L’Entrepreneur général vérifiera d’abord les factures des sous-traitants avant de les soumettre au propriétaire pour examen. Étant donné que ces factures de sous-traitants sont essentiellement des versions préliminaires, elles sont appelées “réquisitions au crayon”.

Les sous-traitants et les entrepreneurs généraux soumettent des demandes basées sur une Liste de valeurs (SOV). Cette SOV décompose la portée des travaux de l’entrepreneur en éléments de ligne et la valeur en dollars associée à chacun du contrat. Voici un exemple de demande mensuelle pour un sous-traitant hypothétique.

Quelques colonnes à noter sont:

• Colonne A – Valeur Totale De Chaque Élément De Ligne, Basée Sur L’Étendue Des Travaux
• Colonne C – Ce Qui Est Facturé Ce Mois–Ci (“Période”)
• Colonne D – Les Matériaux Qui Ont Été Facturés, Achetés & Sont Stockés Hors Site Pour Une Installation Future
• Colonne F – Pourcentage De Chaque Élément De Ligne Est Terminé. Les Propriétaires Examinent Souvent Les Demandes En Fonction De Ce “Pourcentage D’Achèvement” Par Rapport À La Progression Sur Place
• Colonne H – Cette Rétention Est Une Partie Des Paiements Que Le Propriétaire Retient (“Retient”) Du Montant Que L’Entrepreneur A Facturé / Complété. Ils Le Font Pour Un Effet De Levier Futur Dans Le Cas Où Un Entrepreneur Fait Défaut, Fait Faillite, Etc. Les Entrepreneurs Ne Reçoivent La Rétention Qu’Une Fois Qu’Ils Ont Terminé.

En plus de la demande, les sous-traitants soumettent également plusieurs pièces justificatives. Voici quelques exemples typiques de documents de sauvegarde requis dans le processus de facturation en cours:

• Paie Certifiée Pour Tous Les Salaires & Prestations Versées Aux Travailleurs
• Résumé Des Matériaux Stockés & Leur Valeur En Dollars
• Certificat D’Assurance Couvrant La Valeur Des Matériaux Stockés
• Acte De Vente – Un Document “Vendant” Le Matériel Stocké Au Propriétaire, Qui En Est À Son Tour La Propriété Légale Officielle En Cas De Litiges Futurs, De Défauts De Paiement, Etc.
• Renonciations De Privilège Signées Qui Renoncent Au Droit D’Un Entrepreneur De Déposer Un Privilège Sur La Propriété (via Investopedia) En Raison D’Un Non-Paiement
• Copies De Matériel, D’Équipement Ou D’Autres Factures Si Une Partie D’Un Ordre De Modification Ou De Travaux Supplémentaires

Les demandes mensuelles de l’Entrepreneur sont la partie la plus vitale d’un projet de construction. Sans eux, les entrepreneurs ne seraient pas payés et les propriétaires ne sauraient pas ce pour quoi ils paient, ni à quel point le projet se situe réellement.

Les Entrepreneurs généraux Examinent les Factures des Sous-traitants

Les entrepreneurs généraux examinent ensuite les demandes de crayon du sous-traitant. Souvent, ils exigent que les sous-traitants apportent des modifications à ces demandes et les soumettent à nouveau.

Voici quelques raisons courantes pour lesquelles les factures des sous-traitants sont rejetées ou nécessitent une révision:

• Les Sous-Traitants Facturent Trop Sur Un Article En Particulier
• Des Documents Ou Des Approbations Sont Nécessaires Avant Que Les Travaux Soient Facturés
• Les Pièces Justificatives Ne Sont Pas En Main
• Les Quantités De Matériel Stockées Ne Sont Pas Correctes, Retardées, Etc.

Il convient de noter que les factures finales sont dues à une certaine date chaque mois. Si une facture finale et toutes ses pièces justificatives ne sont pas terminées à une certaine date, cet entrepreneur ne pourra rien facturer pour ce mois-là, ce qui signifie qu’il ne perçoit pas d’argent! De cette façon, une facturation en temps opportun est essentielle au maintien des flux de trésorerie sur un projet de construction.

L’Entrepreneur Général Soumet Sa Facture D’Avancement Au Propriétaire Pour Examen

À ce stade, l’Entrepreneur Général a toutes les factures finales du sous-traitant en main. Il est maintenant temps de les soumettre au propriétaire ou au développeur pour examen.

En plus des factures des sous-traitants, le C.G. ajoutera quelques articles de son choix:

• Frais Généraux Comme Le Personnel De Gestion, Le Bureau, Les Fournitures, Etc.
• Toutes Les Pièces Justificatives Requises Comme Les Certificats D’Assurance, Les Permis, Les Formulaires Juridiques, Les Tableaux D’Avancement, Les Rapports De Situation, Etc.
• Profit

Le grand moment arrive à l’étape suivante: combien le propriétaire ou le développeur acceptera de payer ce mois-là!

• DDR DE CONSTRUCTION: SIGNIFICATION, BUT & CONSEILS (MODÈLE EXCEL GRATUIT)
• LE JOURNAL DE SOUMISSION DE CONSTRUCTION: 5 BONNES PRATIQUES (MODÈLE EXCEL GRATUIT)
• TEMPS & CONTRAT MATÉRIEL: AVANTAGES & INCONVÉNIENTS

Le Propriétaire & L’Entrepreneur Général Examine la Facture d’Avancement En Fonction de l’Exécution Réelle des Travaux

L’examen des demandes entre le Propriétaire et l’Entrepreneur général n’est pas sans rappeler l’examen des factures du sous-traitant par la CGV.

En règle générale, le propriétaire a également embauché une entreprise tierce pour superviser et surveiller le projet en son nom. Bien que parfois le Propriétaire ait sa propre représentation, il engage souvent un Représentant du Propriétaire comme un gestionnaire de construction ou une firme d’architecture / d’ingénierie.

Ces entreprises tierces détermineront souvent combien d’argent peut être payé, en fonction de la quantité de travail réellement terminée. Voici quelques éléments dont le propriétaire tient compte lorsqu’il décide d’approuver ou de rejeter la facture d’un entrepreneur:

• Des Inspections Sur Le Terrain Ont Lieu Pour Vérifier Le Pourcentage De Travaux Terminés Ou Si Des Lacunes Doivent Être Réparées.
• Si Le Propriétaire Avait Payé En Trop Sur Des Articles Au Cours Des Mois Précédents, Compte Tenu Du Pourcentage Actuellement Complet.
• Des Inspecteurs Tiers Peuvent Tester Des Produits Finis Comme L’Imperméabilisation, Les Fenêtres Et Bien D’Autres Pour S’Assurer Que La Qualité Est Respectée.
• Les Inspections Comme Celles Ci-Dessus S’Appliquent Également Aux Matériaux En Cours De Fabrication Ou Stockés – Ils Sont Vérifiés Pour Les Lacunes, La Quantité & Qualité.
• Combien De Jours Ont Été Perdus En Raison De La Météo Ou De Retards Dans La Période Entre La Présentation De La Facture & À La Fin Du Mois.

Après l’examen de la facture mensuelle, l’inspection du chantier et la collecte des documents, le propriétaire ou le représentant du propriétaire répondra officiellement à la facture soumise avec toutes les réductions et commentaires.

Une fois La Facture Approuvée, Le Propriétaire Libère Le Paiement

Cette étape se résume à la situation financière du Propriétaire.

Certains propriétaires disposent de liquidités pour financer eux-mêmes le projet. Dans ce cas, ils écrivent des chèques pour payer les entrepreneurs de leur poche.

D’autres fois, le promoteur/propriétaire a obtenu un prêt à la construction pour financer le projet. Dans ce cas, le propriétaire soumet la demande et toutes les pièces justificatives au prêteur – généralement une banque – qui libère ensuite les fonds.

Dans certains cas, une partie d’un projet peut être financée par une subvention de la ville, de l’État ou du gouvernement fédéral. Le processus de déblocage de ces fonds pour les paiements est similaire à celui des prêteurs et des banques – un dossier de paperasse final contenant la demande et toute la sauvegarde est soumis pour examen. Après approbation, les fonds sont débloqués.

Un exemple de cela est qu’après une catastrophe naturelle, le gouvernement américain fournit un financement pour les secours en cas de catastrophe, qui est une forme de subvention.

Bien que cela semble simple, le processus de paiement de la construction peut devenir compliqué.

• Si les coûts et la portée dépassent le budget estimé du propriétaire, il se peut qu’il n’ait pas l’argent en main pour payer les dépassements.
• Les banques commencent à facturer des intérêts sur les prêts à la construction après une certaine fenêtre. Si le projet est financé par un prêt et que les retards et les changements de portée prolongent le projet, l’argent du prêt pourrait ne pas être aussi facilement disponible ou disponible du tout.
• Les subventions ne libèrent pas toujours de l’argent immédiatement. Ils exigent souvent que des critères ou des jalons spécifiques soient respectés avant que les fonds ne soient disponibles. Cela revient au point #1 ci-dessus – les entrepreneurs ayant besoin d’avoir de l’argent sous la main.

Bon ou mauvais, il est bon de savoir d’où provient réellement l’argent pour financer un projet de construction.

L’Entrepreneur général libère les paiements aux Sous-traitants

Les entrepreneurs généraux collectent l’argent auprès du propriétaire et, une fois le chèque effacé, commencent à rédiger des chèques pour les sous-traitants.

Comme il a été mentionné précédemment, la libération des paiements des sous-traitants repose sur la possession de documents. Avant que les sous-traitants ne voient des vérifications, ils devront disposer des documents d’assurance, des renonciations, des formulaires juridiques et d’autres types d’informations de sauvegarde appropriés.

Il convient de souligner qu’un sous-traitant pourrait ne pas obtenir le paiement qu’il espérait. Si le Propriétaire réduit la facture de l’Entrepreneur général, certains sous-traitants seront moins payés en conséquence.

Les sous-traitants Reçoivent des paiements & Comptabilisent Les Revenus du mois & Les dépenses

À ce stade, les sous-traitants sont payés. Pour la plupart des sous-traitants, ce chèque ne va pas rester à la banque. Il va être libéré sous forme de paie, de coûts matériels, de locations, de frais généraux et plus encore.

Pour un sous-traitant, la fin du mois comptable est un moment décisif.

Si un entrepreneur fonctionne bien, ses coûts seront assez inférieurs à ceux qui sont versés via les paiements. Plutôt que de compter tout cet excédent de trésorerie comme bénéfice immédiatement, les entrepreneurs accumulent souvent des coûts d’espace réservé contre les revenus générés. De cette façon, les registres comptables des entrepreneurs peuvent afficher une marge bénéficiaire plus constante chaque mois. Moins d’argent est comptabilisé en bénéfice tout de suite – seulement à la fin de l’année au-dessus d’une certaine marge.

Que se passe-t-il si un entrepreneur est payé moins que prévu?

Dans ce cas, les entrepreneurs pourraient devoir payer les coûts de leurs propres poches jusqu’à ce que les paiements arrivent. Dans des circonstances désastreuses, les entrepreneurs doivent contracter des prêts pour payer leurs coûts jusqu’à ce qu’ils aient été payés.

D’autres fois, les entrepreneurs ne peuvent pas payer leurs coûts, n’ont pas d’argent et doivent fermer leurs portes – soit jusqu’à ce que l’argent arrive, soit de manière permanente. Ce n’est pas non plus une bonne position pour être dans. Pour rappel, la plupart des entrepreneurs sont payés encore moins que ce qu’ils ont facturé, car la rétention est détenue par le propriétaire jusqu’à la fin du projet.

Étant donné qu’il peut s’écouler quelques mois entre le moment où un entrepreneur soumet une facture et le moment où il est réellement payé, la rentabilité et les flux de trésorerie sont rois.

Facturation de Progrès Dans la Construction: Un résumé

Nous avons écrit cet article pour répondre à cette question populaire: “Comment Fonctionne la facturation de progrès Dans la construction?”. Vous comprenez maintenant comment l’argent circule sur un projet de construction, comment les factures sont soumises, ce qui est nécessaire pour débloquer le paiement et ce que les entreprises de construction doivent faire pour couvrir les coûts, effectuer des travaux, collecter des paiements appropriés et en temps opportun. Nous avons également discuté des nombreux dangers que les entrepreneurs doivent surveiller lorsqu’ils travaillent pour un propriétaire, un promoteur ou un entrepreneur général. Une dernière chose à retenir : dans la construction et la sous-traitance, l’argent est roi!