Comment Protéger au Mieux les Communications Confidentielles

Le Aspen Daily News le dit mieux avec son slogan vaguement menaçant: “Si Vous Ne Voulez pas Qu’Il soit Imprimé, Ne le Laissez pas se Produire.”

En tant que praticiens de la gestion des crises et de la réputation, nous créons constamment des stratégies et des communications autour de sujets sensibles et litigieux, de sorte que nous ne pouvons pas vraiment “ne pas le laisser se produire.”Nous pouvons cependant prendre des mesures pour préserver la confidentialité de notre travail au nom de nos clients, sachant que toute trace papier ou électronique que nous créons peut être utilisée contre nous.

Un de nos amis avocats a récemment partagé avec nous un article du Corporate Counsel Business Journal qui a réaffirmé notre compréhension que la confidentialité ne tient généralement pas entre les clients et les cabinets de relations publiques. En fait, lorsque les clients divulguent des communications confidentielles ou privilégiées avec des consultants en relations publiques, la renonciation au privilège peut être supprimée. Dans le cas souligné dans l’article, un grand hôpital a été contraint de remettre un rapport d’enquête confidentiel à l’avocat de l’opposition parce qu’il l’avait partagé avec son cabinet de relations publiques, et a donc renoncé au secret professionnel pour le rapport.

Les clients peuvent faire face à tous types de situations sensibles, controversées et traitant de questions juridiques. Alors que le rôle de l’avocat est de protéger et de défendre les clients contre les litiges, les communicateurs de crise se concentrent sur la gestion, la protection et, si nécessaire, la reconstruction de la réputation du client. Nous travaillons en étroite collaboration avec les entreprises sur la stratégie, la messagerie, la communication avec les parties prenantes et les relations avec les médias avant, pendant et après une crise.

La plupart de ces documents sont considérés comme des ” produits de travail ” internes et signifient plusieurs ébauches de documents de communication et de stratégie. Mais toute personne impliquée dans les sessions de stratégie peut-elle raisonnablement s’attendre à ce que ces documents sensibles restent confidentiels et à l’abri de toute personne en dehors du cercle privilégié?

Nous comprenons que tout peut être découvert, mais en tant que meilleure pratique, GroundFloor Media recommande de passer des contrats avec des conseillers juridiques externes et de travailler avec eux pour mieux protéger les privilèges.

Conseils de confidentialité

Chaque cas est unique, mais voici quelques bonnes pratiques pour garder secrètes les communications sensibles:

• Supposons que tout ce que vous écrivez ou dites puisse voir le jour.
• Il est plus difficile de revendiquer un privilège lorsque vous travaillez avec un avocat interne. Il est préférable que le praticien des relations publiques travaille avec l’avocat externe du client.
• Toutes les ébauches de documents de communication peuvent être découvertes, pas seulement le document final qui devient public.
• Supposons que tout appareil de communication que vous utilisez — iPad, iPhone, ordinateur – et toute application de communication que vous utilisez – Skype, Slack, message texte ou tweet et, bien sûr, courrier électronique personnel — peut être récupéré et pourrait devenir public.
• Pour les questions sensibles, décrochez le téléphone et ne laissez pas de trace papier.

Le secret professionnel de l’avocat signifie que certaines communications entre un client et un avocat sont protégées et gardées confidentielles. Pour garantir le secret professionnel de l’avocat, les éléments suivants doivent être en place:

• Pour que les communications entre votre agence de relations publiques et le client soient protégées, un avocat doit être impliqué dans toutes les communications. Considérez-le comme un triangle : professionnel des relations publiques, client et conseiller extérieur. Un simple conseiller juridique ne suffit pas.
• Les communications confidentielles doivent être entre les parties concernées. Si l’information est rendue publique ou qu’une conversation privée a lieu dans un ascenseur public, elle n’est plus privilégiée. Par exemple, de nombreuses versions préliminaires d’un communiqué de presse et du communiqué final envoyé aux médias ne sont pas privilégiées, même si des avocats externes sont impliqués.
• Les communications doivent être ” dans le but de demander un avis juridique.” Dans ce cas, les professionnels de la communication fournissent plus que des conseils en relations publiques standard: ils font partie intégrante de la discussion et de la stratégie juridiques globales.

N’oubliez pas qu’il ne s’agit que de bonnes pratiques et qu’une attente de confidentialité ne se traduit pas par une garantie de confidentialité.