Comment standardiser les signatures dans vos e–mails professionnels – un guide étape par étape

: Cet article de blog a été mis à jour le 12 août 2020.

Si vous lisez ceci, je suppose que vous savez déjà à quel point il est important d’insérer une signature d’e-mail d’entreprise dans vos e-mails professionnels. C’est génial, mais le reste de vos collègues s’en rend-il compte aussi? Vous pouvez utiliser votre correspondance en ligne comme plateforme pour promouvoir votre marque et diffuser les valeurs de votre entreprise. Cependant, cela ne sera pas efficace si tous les employés créent eux-mêmes des signatures électroniques. Comment résoudre cela? Tout ce dont vous avez besoin est un modèle de signature électronique officiel et standardisé pour votre entreprise. Ensuite, vous devez l’implémenter pour tous les utilisateurs. Dans cet article, je vais vous guider à travers un processus de normalisation de signature électronique facile.

Unifiez la conception de votre signature électronique

Votre image de marque est votre argument de vente, il est donc crucial de l’inclure dans chaque e-mail professionnel sortant. Pour solidifier votre identité de marque, vous devez créer un portrait original et cohérent de votre organisation à afficher dans la communication par e-mail. Pour ce faire, vous pouvez:

• Déléguez une personne pour gérer les signatures électroniques de tous les utilisateurs.
• Débarrassez-vous des polices décoratives, des citations inspirantes et des images inappropriées des employés dans les e-mails.
• Assurez-vous que le modèle de signature électronique n’est pas trop long mais qu’il inclut tous les détails nécessaires.
• Analysez la pertinence de chaque élément inclus dans votre bloc de signature électronique.

Personnalisez les signatures en fonction des besoins de votre entreprise

Comme les signatures électroniques sont considérées comme des cartes de visite électroniques, assurez-vous que tous les utilisateurs ont correctement créé des signatures électroniques avec des coordonnées personnalisées. Vous pouvez personnaliser vos signatures d’entreprise en tenant compte du nom, du poste et du département des expéditeurs.

Par exemple, une signature informatique interne doit inclure des informations de contact de base. Il n’est pas nécessaire de mettre des bannières marketing de fantaisie, une adresse physique de l’entreprise ou un avertissement dans la communication interne. Découvrez l’inspiration de la signature interne ci-dessous.

D’autre part, lors de la conception de la signature pour une équipe de vente, elle doit contenir des détails étendus sur l’entreprise, un logo, des bannières marketing, des icônes de médias sociaux et une clause de non-responsabilité pour répondre aux exigences légales.

Utilisez des visuels pour attirer les gens

Des graphiques bien conçus situés dans votre signature électronique peuvent facilement attirer l’attention des utilisateurs, alors n’hésitez pas à les utiliser en votre faveur.

• Ajoutez le logo de votre entreprise à toutes les signatures électroniques.
• Assurez-vous que le logo est bien exposé et qu’il renvoie au site Web de votre entreprise.
• Ajoutez les photos des utilisateurs dans vos signatures électroniques. Ils se sont avérés gagner la confiance et rendre la communication en ligne plus conviviale.

Insérer des liens vers votre site web et vos profils sociaux

Les hyperliens sont un élément important de votre signature électronique. Ils peuvent facilement augmenter le trafic vers votre site Web ou vos profils de médias sociaux et aider vos destinataires à interagir facilement avec votre entreprise.

Pour en faire un élément utile de la signature, assurez-vous de:

• Incluez des liens vers vos ressources en ligne les plus précieuses. N’oubliez pas de toujours les tenir à jour afin que les clients ne les trouvent jamais trompeurs.
• Ajoutez des icônes de médias sociaux liées à vos profils officiels sur Facebook, LinkedIn ou d’autres profils sociaux pertinents pour vos entreprises.
• Insérer un texte ou un bouton hyperlien vers p.ex. un planificateur de réunion ou une boîte de discussion pour des communications plus rapides et plus directes entre votre entreprise et vos clients

Dans l’exemple ci-dessus, le modèle de signature électronique comprend des liens vers des profils de médias sociaux, le site Web de l’entreprise, des ressources marketing avec des conseils sur la croissance de son entreprise, un blog, un article pratique sur l’économie d’argent et un portefeuille de produits. Ainsi, vous pouvez utiliser un assez grand nombre de liens dans une signature sans accabler le destinataire (si votre modèle est bien conçu).

Restez conforme aux exigences légales

Fournir des informations détaillées sur votre entreprise dans les signatures électroniques est souvent requis par la loi. De plus, des avertissements bien écrits vous aident à protéger votre confidentialité et à rester conforme aux exigences légales. Par exemple, dans votre clause de non-responsabilité, vous pouvez inclure des liens vers les Conditions générales d’utilisation de vos services ou un lien de désabonnement pour vous conformer aux dispositions du RGPD. L’inclusion d’un avertissement professionnel aide également à créer une image d’entreprise transparente et à instaurer la confiance.

Astuce: Incluez des avertissements au bas de tous vos e-mails externes pour rester conforme aux exigences légales et créer un look d’entreprise professionnel.

En savoir plus sur les avertissements

Vérifiez votre signature pour toute erreur

Imaginez recevoir un message avec la signature e-mail avec des Xs rouges au lieu d’images, de liens brisés, ou même avec des erreurs de grammaire ou des fautes d’orthographe. Cela ressemble à du SPAM, n’est-ce pas? C’est pourquoi vous devez toujours vous assurer que les signatures électroniques de votre entreprise sont impeccables.
Avant d’utiliser votre signature dans les e-mails professionnels, assurez-vous de ::

• Ajustez vos signatures électroniques à différents clients de messagerie et appareils mobiles. Vous pouvez vous concentrer sur les plus populaires et vérifier comment votre signature s’affiche dessus.
• Vérifiez le texte de votre signature pour détecter toute erreur ou erreur. Une signature sans faille solidifie votre image de professionnel.
• Cliquez sur tous les liens de votre signature pour voir s’ils fonctionnent correctement et mènent à des sites Web et à des profils sociaux appropriés.

Gérer les signatures électroniques

Lorsque vous ne disposez pas d’une solution pour gérer de manière centralisée les signatures électroniques, il peut être difficile de fournir des signatures standardisées pour tous les employés, mais pas impossible. Cela nécessitera juste votre travail et votre temps pour:

1. Concevez le modèle de signature d’e-mail d’entreprise afin qu’il réponde aux exigences de votre entreprise (vérifiez les modèles de Signatures d’e-mail et le Générateur de Signatures d’e-mail gratuit).*
2. Distribuez-le aux utilisateurs finaux.
3. Assurez-vous que la signature a été correctement implémentée sur tous les clients et appareils de messagerie de votre entreprise. Cela peut vous obliger à vous rendre personnellement sur chaque poste de travail pour modifier la signature manuellement.

Ci-dessous, vous pouvez regarder une courte animation sur la difficulté de déployer des signatures électroniques.

* Dans le cas où vos utilisateurs utilisent plus d’un client de messagerie, vous devrez préparer le design de la signature pour chacun d’eux.

Limites de la gestion manuelle des signatures

Le plus gros problème avec cette méthode est que vous devez soit compter sur les employés pour définir correctement leur signature électronique, soit le faire vous-même manuellement. Cela peut ne pas sembler gênant pour une entreprise de 30 employés, mais lorsque votre entreprise compte des centaines ou des milliers d’utilisateurs, il peut être presque impossible de gérer efficacement les mises à jour de signature.

Outre les problèmes liés à la mise en œuvre du modèle de signature, il existe également des restrictions de clients de messagerie particuliers qui doivent être prises en compte lors de la conception de signatures de courrier électronique. Par exemple, les fonctionnalités de conception de signature sont souvent réduites si vous n’avez pas accès au code source HTML de signature. Et il est difficile d’accorder la signature pour qu’elle s’affiche bien sur l’écran du destinataire (y compris les appareils mobiles!).

Solution native pour gérer les signatures

Office 365 (Microsoft 365) et Exchange Server vous permettent de gérer et de déployer des signatures e-mail pour toutes les boîtes aux lettres de votre entreprise. Afin d’inclure des signatures dans les messages de vos utilisateurs, vous devez:

1. Préparez le code source HTML de votre modèle de signature électronique, qui inclut les espaces réservés Active Directory (consultez le Générateur de signature électronique gratuit pour les modèles gratuits).
2. Configurez une règle de flux de courrier qui ajoutera le modèle aux e-mails des utilisateurs.

En savoir plus sur le déploiement de signatures dans Exchange Server 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
Apprenez à unifier les signatures électroniques dans Office 365.

Limitations des solutions natives

Dans ce cas, la gestion centralisée des signatures électroniques est possible, mais limitée. Ni Exchange Server, ni Office 365 ne distinguent les e-mails uniques dans un fil de conversation, plaçant toutes les signatures au bas d’une chaîne de messages. Aucun d’entre eux ne prend également en charge les images intégrées, elles seront donc toutes reçues en pièces jointes par votre destinataire. De plus, les signatures ne sont pas visibles dans le dossier Éléments envoyés des utilisateurs, vous ne pouvez donc pas vérifier si votre signature a été ajoutée correctement. C’est pourquoi, si vous souhaitez disposer de signatures électroniques plus avancées qui vous offrent plus de flexibilité, vous devrez peut-être vous tourner vers une solution tierce pour la gestion des signatures électroniques.

Solutions CodeTwo pour la gestion des signatures électroniques

Découvrez comment les solutions CodeTwo peuvent vous aider dans la gestion des signatures électroniques.

CodeTwo Signatures électroniques pour Office 365

Cette solution basée sur le cloud vous permet de gérer de manière centralisée les signatures électroniques pour tous les utilisateurs de votre organisation Office 365 (Microsoft 365). Vous pouvez l’utiliser pour créer des modèles de signature électronique avancés dans un éditeur WYSIWYG intuitif qui ne nécessitent aucune connaissance HTML. Vous pouvez l’utiliser pour ajouter facilement des images, changer la couleur du texte ou insérer des hyperliens.

Cette solution est pour vous si vous voulez:

• Créez des signatures e-mail unifiées à l’échelle de l’entreprise et gérez-les dans votre organisation Office 365 à partir d’un seul endroit.
• Utilisez différents appareils mobiles et clients de messagerie et ne vous inquiétez pas de l’ajustement des signatures.
• Extrait les données des utilisateurs d’Azure Active Directory.
• Créez des signatures avec un éditeur de modèles facile à utiliser ou choisissez l’un des modèles de signature d’e-mail prédéfinis dans la bibliothèque de modèles intégrée.
• Ajoutez du contenu marketing et mesurez ses résultats.
• Affiche les signatures lors de l’écriture d’un nouveau message et dans le dossier Éléments envoyés après l’envoi de l’e-mail.

Vous pouvez exécuter un essai gratuit de 14 pour voir comment cela fonctionne

Règles d’échange CodeTwo

Les règles d’échange CodeTwo sont un gestionnaire de signatures conçu pour vous aider à configurer des signatures de courrier électronique professionnelles dans un serveur Exchange local sans rien configurer de plus sur les machines des utilisateurs.

Ce logiciel vous offre une variété de fonctionnalités utiles:

• Gestion centralisée complète des signatures électroniques et des avertissements.
• Insérer des signatures juste sous la dernière réponse, pas en bas.Les signatures
• peuvent être affichées dans le dossier Éléments envoyés par les utilisateurs, afin qu’ils puissent vérifier si la signature a été ajoutée correctement à leurs e-mails.
• Un éditeur de signature HTML intuitif pour créer tous vos modèles de signature sans l’expertise du codage HTML.
• Possibilité d’insérer des images et des logos en tant que pièces jointes en ligne. Les destinataires les afficheront automatiquement sans qu’il soit nécessaire de télécharger ou d’ouvrir des images en externe. Grâce à cela, vous pouvez insérer des bannières promotionnelles, des photos d’utilisateurs ou des boutons d’appel à l’action dans les signatures.
• Planificateur de règles qui vous permet de définir les dates exactes auxquelles vous souhaitez que vos règles de signature soient appliquées. Le logiciel le fait automatiquement à la date indiquée.
• Les signatures ne doivent pas nécessairement être gérées uniquement par le service informatique – avec le logiciel CodeTwo, vous pouvez déléguer la conception et la configuration des signatures à l’équipe marketing.
• La possibilité d’implémenter les données des utilisateurs avec des espaces réservés extrayant des informations de votre Active Directory. De plus, le logiciel prend en charge l’insertion d’attributs publicitaires personnalisés et la suppression automatique des espaces vides dans les signatures si aucune valeur PUBLICITAIRE n’est fournie.

Ici, vous pouvez télécharger une version d’essai gratuite de 30 jours des règles d’échange CodeTwo

Solutions intelligentes pour votre entreprise

Chaque fois qu’il s’agit de signatures de courrier électronique professionnel, il est toujours bon de rechercher des solutions intelligentes et modernes qui permettent de gagner du temps et de libérer des ressources humaines. C’est pourquoi les solutions de signature électronique centralisée CodeTwo vous aideront à créer des signatures exceptionnelles pour votre organisation. Cela stimulera vos campagnes marketing et vous aidera à développer votre marque avec chaque message sortant.

Assurez-vous de visiter les sites Web officiels CodeTwo Email Signature pour Office 365 et CodeTwo Exchange Rules pour en savoir plus et essayer les programmes gratuitement.

Lectures suggérées:

• Outils de gestion centralisée des signatures électroniques
• Quelles polices sont les meilleures pour les signatures électroniques ?
• Comment faire en sorte que les images s’affichent correctement dans les signatures électroniques (pas en pièces jointes)