Comprendre la “Fermeture des livres”
Qu’est-ce que la “Fermeture des livres”?
En comptabilité, le mot “livres” désigne l’enregistrement des transactions financières d’une entreprise. Le terme “clôture des livres” désigne une procédure comptable qui a lieu à la fin de chaque mois ou période d’entreprise désignée, et à la fin de chaque année.
La procédure
Les transactions financières aujourd’hui sont généralement enregistrées dans un logiciel de comptabilité, mais il y a des années, elles étaient enregistrées dans des livres comptables. La procédure de “clôture des livres” permet de s’assurer que les données saisies dans les registres comptables sont exactes afin que les rapports financiers puissent être créés et finalisés. Les rapports alertent la direction quant à la quantité d’argent qui entre et sort de l’entreprise. La direction utilisera les rapports financiers pour analyser les aspects financiers de l’entreprise et décidera comment l’améliorer, tandis que les parties prenantes se référeront aux rapports pour évaluer la performance de l’entreprise.
Le processus de fermeture des livres comporte trois étapes.
- Les données financières sont entrées dans les livres ou le système d’enregistrement.
- Les données entrées dans le système sont rapprochées, ce qui signifie qu’elles sont revérifiées pour s’assurer qu’elles sont exactes.
- Les comptables de l’entreprise “ferment les livres”, ce qui signifie qu’ils approuvent et finalisent les données afin que des rapports financiers tels que le compte de résultat et le bilan puissent être créés.
Enregistrement des données
Les employés désignés de toutes les unités opérationnelles enregistrent dans un système de tenue de dossiers les transactions financières. Les enregistrements de transaction se composent de montants présentés sous forme de débits ou de crédits, de la date de la transaction, d’une description de la transaction et contiennent souvent un numéro de référence unique. Ces informations peuvent être enregistrées dans un journal général ou un journal de transaction spécifique, qui peut être pour les ventes de produits ou de services, les ventes d’actifs, les achats spéciaux ou pour l’amortissement. À la fin de la période comptable, généralement mensuelle, toutes les écritures de journal seront entrées dans le livre comptable principal: le grand livre général (GL).
Le GL fournit un enregistrement des transactions financières et des données qui ont eu lieu au cours de la vie de l’entreprise et suit tous les comptes: passifs, actifs, capitaux propres, revenus et dépenses. Une fois les données entrées dans le système comptable de l’entreprise, elles doivent être rapprochées.
Données de rapprochement
Les données de rapprochement sont une procédure comptable dans laquelle les enregistrements de transaction sont comparés aux relevés bancaires et autres enregistrements pour s’assurer que les montants entrés dans le système comptable sont corrects. Outre le rapprochement bancaire, il existe un rapprochement des transactions financières avec les clients et les fournisseurs, ainsi que des transactions interentreprises et commerciales. Lorsque la documentation à l’appui ne correspond pas aux données enregistrées dans le GL, il y a une divergence. Un comptable doit ensuite effectuer des recherches pour découvrir l’erreur et la corriger afin de s’assurer que le GL reflète fidèlement l’activité financière.
Approbation et clôture des livres
Une fois les données rapprochées, les données seront partagées avec le comptable principal ou le contrôleur de la société pour approbation finale. Le contrôleur ferme ensuite et “verrouille les livres”, ce qui signifie que personne d’autre ne peut toucher aux données financières dans la période qui vient de se clôturer. Si des mois ou des années plus tard, quelqu’un découvre une erreur ou une omission qui a été faite à un moment donné dans le passé, un comptable appliquera généralement la correction au mois en cours au cours duquel l’erreur a été découverte. Ce type de correction est appelé une entrée true-up, parfois appelée une entrée de rattrapage.
Histoire de la fermeture des livres
Le terme “livres” remonte à une époque où une activité de livre de compte était maintenue. Chaque compte a été suivi sur du papier grand livre, qui comportait des colonnes pour la date de la transaction, la description et le montant en dollars. Le papier du grand livre a ensuite été combiné dans un livre de comptes. Il existe cinq catégories générales de comptes:
- Actifs (encaisse, stocks, débiteurs, biens immobiliers et équipement détenus)
- Passifs (créditeurs, effets à payer, charges à payer)
- Capitaux propres (contributions des propriétaires, bénéfices non répartis)
- Produits (produits ou ventes générés par l’entreprise)
- Charges (montants payés pour faire fonctionner l’entreprise)
Chacune de ces catégories peut avoir eu son propre livre de livres ou de journaux, ou les cinq comptes auraient pu être combinés en un seul livre. À la fin de chaque mois, ou période financière, un comptable totalisait toutes les activités et tirait souvent une ligne à la fin pour signifier que cette période était “fermée.”Une fois une période clôturée, plus aucune inscription ne pouvait être inscrite dans le livre pour cette période. Une nouvelle période serait créée dans le livre pour les transactions futures.
Ce processus comptable a engendré l’expression “fermer les livres.”Depuis que le service de comptabilité a mené des activités en utilisant des livres financiers réels, il est devenu connu sous le nom de “département de comptabilité.”
Bien que peu d’entreprises utilisent encore des documents comptables comme le papier et les livres pour suivre les transactions financières, car les logiciels sont beaucoup plus faciles et plus efficaces, les comptables utilisent encore des mots comme “livres”, “livres” et “journaux”.”
