GESTION DE LA PERFORMANCE ET DES TALENTS DES EMPLOYÉS

Tenue de réunions individuelles efficaces avec les employés

Le sujet des “check-ins” (ou des réunions individuelles, des réunions d’avancement, des assises, etc.) est quelque chose dont nous discutons souvent, que ce soit dans notre blog ou avec nos clients. Quel que soit son nom, l’idée d’augmenter la fréquence et la qualité des conversations sur la performance des employés reste une priorité pour la plupart des entreprises aujourd’hui.

Certaines entreprises ont imposé des check-ins hebdomadaires, certaines les planifient au besoin, d’autres demandent aux gestionnaires de s’assurer que les réunions sont terminées après chaque projet, et d’autres prévoient des check-ins officiels tout au long de l’année. Quelle que soit la fréquence de ces conversations, leur objectif reste le même : maintenir les lignes de communication ouvertes entre les managers et les employés afin d’engager et de gérer efficacement la performance.

Plus les employés et les gestionnaires peuvent communiquer, mieux ils seront en mesure de travailler ensemble pour atteindre des objectifs, développer des compétences et donner / recevoir des commentaires. Bien que les enregistrements semblent relativement occasionnels pour les employés, les gestionnaires doivent suivre une structure lâche afin de s’assurer que ce temps passé reste précieux et incite à l’action.

Nous avons pensé qu’il serait utile de préparer une liste de points de discussion et de démarreurs de conversation que les gestionnaires pourraient utiliser pour tirer le meilleur parti des vérifications avec les employés.

Liste de contrôle d’un gestionnaire pour les vérifications des employés

Avant la réunion: Préparez

Rien n’est pire que d’assister à une réunion avec un gestionnaire qui se révèle non investi ou non préparé. Prenez 5 minutes pour vous préparer avant la réunion. Si vous utilisez un emplacement ou un outil central pour le suivi des objectifs, les commentaires et/ou les notes de journal/réunion, les responsables doivent facilement accéder aux notes de réunion et aux performances passées et les parcourir.

• Examinez toutes les notes prises lors de la dernière réunion pour vous familiariser avec les livrables prévus.
• Examinez la liste des objectifs et des projets de l’employé pour voir s’il y a des échéances ou des décalages.
• Notez les changements importants au département ou à l’entreprise qui devraient être discutés.
• Examinez les commentaires envoyés / reçus pour identifier les points de discussion.
• Débranchez les autres activités pour que l’employé sache qu’il a toute votre attention.

Pendant la réunion: Points de discussion possibles

L’avantage des contrôles fréquents avec les employés est que les gestionnaires n’ont pas besoin d’ouvrir un tuyau d’incendie à chaque réunion. Ils peuvent sélectionner des objectifs, des projets ou des points de coaching spécifiques sur lesquels se concentrer lors de chaque réunion. Les employés peuvent également entamer la conversation et orienter l’attention (encore mieux).

En général, les gestionnaires et les employés devraient prioriser les points de discussion en fonction des dates d’échéance et des progrès. Ce qui est discuté changera réunion par réunion.

Exemple d’Ordre du jour d’enregistrement des employés / Points de discussion:

• Faites parler l’Employé!
  • Utilisez des démarreurs de conversation pour engager l’employé dans la conversation
  • Utilisez des questions ouvertes pour le faire parler
  • Laissez l’employé diriger la conversation, mais assurez-vous de discuter de tout élément important
• Mises à jour des objectifs / projets
  • Discuter de l’état des objectifs à court terme et des projets à long terme
  • Ajuster / mettre à jour les objectifs existants avec l’employé
  • Discuter des défis ou des leçons apprises
  • Offrir du coaching et / ou de l’aide pour tout obstacle
  • Discuter si d’autres priorités pourraient affecter l’objectif progrès
  • S’assurer que tous les objectifs sont toujours sur la bonne voie
  • Reconnaître les jalons ou les réalisations
  • Discuter / confirmer tout nouvel objectif pour l’employé
• Réalisations récentes
  • Reconnaissez les réalisations récentes et faites part de vos commentaires
  • Demandez à l’employé les réalisations récentes
• État de la formation / de l’apprentissage
  • Discutez des éléments de formation dus / en cours
  • Demandez à l’employé s’il y a des demandes de formation
  • Demandez à l’employé s’il estime qu’il reçoit suffisamment de commentaires
  • Demandez si l’employé apprend de ses pairs / mentors ou s’il souhaite
  • Recommander des éléments de formation pour améliorer ses compétences et poursuivre sa carrière
  • Discutez de la façon dont la formation est / devrait être exécutée
• Mises à jour/Nouvelles de l’entreprise ou de l’équipe
  • Discutez des mises à jour ou des nouvelles importantes de l’entreprise/ de l’équipe
  • Confirmez les mesures nécessaires
• Idées / demandes de changement de l’employé
  • Demandez à l’employé des idées / commentaires
  • Discutez de tous les domaines nécessitant un changement (entreprise, équipe, projet, etc.)
  • Demandez à l’employé si votre style de gestion est efficace pour lui et obtenez des suggestions de changement
  • Discutez des obstacles ou des distractions qui pourraient affecter l’employé
• Développement de carrière des employés
  • Discutez des objectifs de carrière des employés
  • Discutez de la façon dont vous pouvez travailler ensemble pour atteindre leurs objectifs de carrière
  • Discutez des opportunités et des parcours professionnels de l’employé
  • Établissez des attentes claires pour tout mouvement latéral / ascendant
• Plan pour la Semaine / Mois / Trimestre
  • Revoir le priorités à court et à long terme

Démarreurs de conversation: Faites-les parler

Certains employés sont plus réticents à parler, mais cela ne signifie pas qu’un responsable devrait faire l’essentiel de la conversation. Il existe des moyens simples d’amener l’employé à s’engager et à continuer à parler pendant la réunion d’enregistrement. Rappelez-vous, cette réunion concerne eux. Plus ils contribuent à la conversation, mieux c’est.

Voici quelques questions ouvertes pour faire parler les employés:

• Parlez-moi de votre semaine / mois – comment ça s’est passé?
• Parlez-moi de ce sur quoi vous avez travaillé.
• Où pensez-vous que je puisse être le plus utile?
• Êtes-vous sur la bonne voie pour respecter le délai?
• Quels domaines sont en avance sur le calendrier?
• Quelles questions avez-vous au sujet de ce domaine de responsabilité ou de ce projet?
• Comment allez-vous aborder cela?
• Qu’avez-vous appris sur ce domaine de responsabilité ou ce projet?
• Qu’est-ce qui ne s’est pas passé comme vous l’espériez ? Pourquoi?
• Que pouvons-nous faire différemment la prochaine fois ?
• Quelles suggestions avez-vous?

Voici quelques démarreurs de conversation éprouvés pour faire parler les employés:

“Continuez…..”

“Dis-moi plus…”

“Pourquoi dis-tu ça..”

“Comment voulez-vous dire…”

“Pouvez-vous me donner un exemple…”

“Quoi d’autre…”

À la fin de la réunion: Résumez

Avant que l’employé quitte la réunion, passez quelques instants à résumer les points de discussion clés. Cela aidera à rappeler aux employés les éléments d’action et à renforcer les conseils de reconnaissance ou de coaching fournis. Demandez à l’employé si quelque chose a été manqué et rappelez-lui quand aura lieu la prochaine réunion.

Après la réunion: Document

Cette petite étape est importante et souvent sautée, mais peut faire une grande différence. Prenez 2 à 5 minutes après chaque réunion pour enregistrer les points de discussion clés, les mesures à prendre ou les commentaires. Cela aidera à lancer la prochaine réunion et servira de journal utile lorsque les gestionnaires doivent examiner les tendances de performance. Conservez ces notes dans un emplacement centralisé. Un outil de retour sur les performances et de journalisation comme emPerform tag peut bien servir cet objectif.

Nous avons interrogé nos clients et avons constaté que les gestionnaires qui prenaient 1 à 2 notes sur chaque employé par mois avaient réduit de 50 % le temps consacré à la saisie des commentaires de fin d’année lors de l’examen annuel. C’est parce qu’ils ne sont pas assis à essayer de se souvenir des étapes clés ou des tendances de comportement).

Comment Avez-Vous Fait?

Prenez quelques instants après chaque réunion pour évaluer comment vous avez fait. Même les meilleurs gestionnaires devraient s’efforcer d’améliorer leurs compétences en communication et en réunion.

• Avez-vous trop parlé / pas assez?
• Avez-vous activement écouté?
• Avez-vous posé des questions?
• Avez-vous reconnu les sentiments de l’employé?
• Avez-vous paraphrasé des éléments clés pour confirmer la compréhension?
• Avez-vous fourni des conseils de coaching efficaces?
• Avez-vous été distrait lors de la réunion?
• Estimez-vous que la réunion a été précieuse ?
• Avez-vous discuté de tous les points importants?
• Que pourriez-vous faire pour améliorer la prochaine réunion?

Dans l’ensemble, des vérifications fréquentes avec les employés sont indispensables pour assurer la clarté, fournir du coaching et offrir le soutien nécessaire à la réussite d’un employé. Bien que trouver du temps dans la journée puisse être un défi pour de nombreux gestionnaires, les enregistrements sont du temps bien dépensé et seront payants à long terme pour le gestionnaire, l’employé, l’équipe et l’entreprise.

Pour des ressources supplémentaires sur la rétroaction:

• Coaching vs Mentorat : En Quoi Sont-Ils Différents?
• Conseils infaillibles pour des réunions individuelles réussies avec les employés
• Conversations indolores sur le rendement

Objectifs de rendement, projets et enregistrements

Vous cherchez à aider les gestionnaires et les employés à documenter et à surveiller les objectifs de rendement, les projets et les points de discussion d’enregistrement? Consultez emPerform pour la gestion continue des objectifs, les commentaires et les journaux de performance.