L’art de la détermination

Avec l’été derrière nous et la ruée vers la fin de l’année devant nous, il est important de faire une pause pour examiner l’une des parties les moins comprises du processus de dépôt: la demande de détermination. Les déterminations, également connues sous le nom de recons (réexamen) et de precons (pré-examen) dans l’industrie de l’accélération, sont des formulaires qui demandent des clarifications et des interprétations, ou dans certains cas des écarts directs, des Codes et des résolutions de zonage qui régissent notre ville équitable.

Disons qu’un examinateur de plan donne du fil à retordre à un architecte pour savoir si les placards électriques comptent ou non comme une surface de plancher zonée. Dans presque tous les cas, les placards électriques ne doivent pas être déduits de la surface de plancher zonée! Cependant, dans le cas de piles de colonnes montantes électriques, où de gros faisceaux de conduits traversent des lignes électriques de haut en bas du bâtiment, celles-ci peuvent être déduites de la surface de plancher zonée car elles sont à toutes fins utiles des arbres mécaniques et une surface de plancher zonée ergo exemptées par ZR 12-10. Les locaux électriques avec des équipements majeurs (panneaux de distribution, systèmes de secours, compteurs, transformateurs, etc.) peuvent également être considérés comme des espaces mécaniques et donc déduits. Malgré tout cela, votre examinateur n’achète pas l’argument et veut que votre espace électrique soit compté comme zone de plancher zoné, alors où allez-vous à partir de là?

Vous déposez un formulaire de détermination indiquant votre cas et votre requête auprès d’une puissance supérieure. C’est l’équivalent d’une “escalade” lorsqu’il s’agit de problèmes de service à la clientèle. Les formulaires CCD1 et ZRD1 sont utilisés respectivement pour les déterminations de code et de zonage. Cependant, veuillez noter que toute dérogation aux résolutions de zonage est une contravention directe à sens unique à la Commission des normes et des appels (BSA)! Personne chez DOB n’accordera jamais de dérogation aux questions de zonage et le formulaire ZRD1 n’autorise même pas l’option. Ainsi, dans le cas de nos espaces électriques, un simple ZRD1 demandant des éclaircissements sur les définitions de la surface de plancher suffira généralement, à condition qu’il y ait des croquis décents pour étayer la réclamation jointe au formulaire ZRD1. Cependant, obtenir un placard à vêtements entier avec un conduit isolé le traversant déduit de la surface de plancher zonée est une variation et bonne chance chez BSA.

En dehors des déterminations de zonage, il y a des déterminations de code. Un formulaire CCD1 est utilisé pour des clarifications et même des écarts concernant les Codes (anciens et nouveaux), la Loi sur les Logements multiples, le Code Administratif de la Ville de New York et les Règles de la Ville de New York (RCNY). La plupart du temps, nous utilisons les CCD1 pour clarifier des sections du Code afin de nous assurer que nos candidats sont conformes aux dernières réflexions du Ministère sur une question de code. Il est rare que nous demandions un écart, car dans tous les cas, il faut une très, très, très bonne raison sous la forme d’une ” difficulté pratique” pour que le Ministère accorde un écart. Notez qu’une variation CCD1 est généralement escaladée aux Affaires techniques (TA), et une fois à TA, certains CCD1 peuvent prendre jusqu’à un an ou plus à résoudre!

Il est important de noter qu’un CCD1 ou un ZRD1 n’est aussi solide que la documentation qui y est jointe. Un langage fort est génial, mais sans plans et diagrammes clairs expliquant et s’appuyant sur le langage, le formulaire CCD1 lui-même est inutile. Parfois, cette documentation peut prendre beaucoup plus de temps à assembler et beaucoup plus de capital que le formulaire CCD1 et la langue elle-même. J’ai vu des clients dépenser de petites fortunes en fournissant tous les addenda dont la Ville peut avoir besoin pour accorder l’approbation CCD1 en fonction de la demande CCD1. Une fois approuvé, il y a généralement des “conditions” qui doivent être respectées – ne vous attendez jamais à obtenir l’approbation d’un CCD1 sans que la Ville pose autant de conditions que possible à cette approbation, en particulier les CCD1 de variance.

Vous avez donc assemblé votre langue sur un formulaire CCD1/ZRD1 et la documentation à l’appui est en ordre, alors quelle est la prochaine étape? L’ensemble du paquet CCD1/ZRD1, le formulaire ainsi que les additifs, doivent être envoyés à la DOB pour examen et un numéro de contrôle permettant de suivre chaque détermination. Les formulaires sont déjà au format PDF à partir du site Web de la DOB et ils peuvent être modifiés sur l’ordinateur assez facilement. Cependant, vos addenda ne doivent pas dépasser le format 11×17, puis être “réservés” derrière le formulaire CCD1 dans Adobe Acrobat ou un programme équivalent. Cela crée un formulaire CCD1 + addenda pratique pour la distribution, et le PDF entier ne peut pas dépasser 10 Mo. Pourquoi 10 Mo? Parce que c’est la limite de pièce jointe typique pour les serveurs de messagerie de DOB. Une fois que tout est présent et correct dans l’ordinateur, commencez à composer un e-mail aux adresses suivantes en fonction de la juridiction de DOB dans laquelle vous déposez la détermination:

NYC Development Hub: [email protected]

Service complet du Hub: [email protected]

Sécurité de la construction: [email protected]

Bronx: [email protected]

Brooklyn: [email protected]

Manhattan: [email protected]

Reines : [email protected]

Île de Staten : [email protected]

Remarque: Adresses e-mail actuelles selon la Note de mise à jour du service de septembre 2015

Dans le champ objet dudit e-mail, il est important d’utiliser une ligne d’objet standard. Si un travail a été déposé et qu’un CCD1 ou ZRD1 doit être approuvé pour se soustraire à une objection de révision de plan, la ligne d’objet et le nom du fichier CCD1 ou ZRD1 lui-même doivent se lire comme suit:

< Numéro de demande de DOB > _ < Numéro d’objection > _Adresse.pdf

Déterminations préalables déposées pour voir si la Ville est “cool” avec une interprétation proposée ou une variance de code (n’oubliez pas les variances de zonage!) avant de déposer réellement le travail doit avoir le sujet et le nom du fichier:

Pred_Address.PDF.

Enfin, la qualité et la clarté du libellé du formulaire et des additifs qui le soutiennent sont primordiales pour l’approbation. Comprenez que les CCD1 et les ZRD1 commencent généralement le processus au DOB en étant examinés par le personnel technique junior du DOB, de la même manière que les pages examinent les affaires devant être entendues par la Cour suprême des États-Unis, et sont approuvées par le personnel technique supérieur du DOB qui sont généralement des PSe et des RAS. Un langage clair, simple et succinct peut être très utile lorsque l’on cherche à obtenir l’approbation d’une décision. La tentation est toujours d’exagérer votre cas et / ou de le compliquer avec des termes techniques, mais certains des CCD1 et ZRD1 les plus réussis que j’ai approuvés étaient des demandes de base en deux paragraphes. En aucun cas, vous ne devriez avoir besoin de parcourir les deux pages fournies sur les formulaires eux-mêmes.

Faire approuver n’importe quelle détermination peut prendre beaucoup de travail et beaucoup de temps, alors soyez patient et présentez les arguments aussi rigoureux, respectueux et clairs que possible. Bonne chance à tous!