Le nouveau livre de Caprica Marshall Plaide pour le Pouvoir durable du Protocole / Diplomate de Washington

En une période de pandémie, de protestation et d’une présidence qui prospère de manière imprévisible, le protocole peut sembler appartenir au passé.

Mais Caprica Penavic Marshall, qui a été chef du protocole pour le président Barack Obama et secrétaire sociale pour le président Bill Clinton, dit que l’art séculaire du protocole est tout aussi pertinent que jamais — aider les gens à présenter leur “meilleur moi” — et elle offre des exemples frappants de son importance dans son nouveau livre, “Protocole: Le pouvoir de la diplomatie et Comment le faire fonctionner pour vous.”

Dans le livre, Marshall décrit le protocole comme “un ensemble de lignes directrices pour le comportement social, un cadre pour la façon d’interagir et de communiquer.”

Lors d’un entretien téléphonique avec le diplomate, elle l’a décrit en des termes plus pertinents, affirmant que le protocole ne s’applique pas seulement aux présidents, mais aussi aux personnes dans toutes sortes de situations quotidiennes.

” Ce n’est pas seulement pour la préparation des sommets du G7 ou du nucléaire. C’est vraiment pour tous ceux qui veulent projeter une apparence plus professionnelle et polie. Comme je l’ai dit — leur meilleur moi-même “, nous a-t-elle dit. “Pourquoi ne voudriez-vous pas adopter ces outils et les utiliser à votre avantage personnel?”

Marshall a déclaré qu’elle avait écrit le livre parce qu’elle voulait partager les outils qu’elle a appris au fil des décennies et qui pourraient être “très utiles à ceux qui sont intéressés à faire avancer la négociation de leur entreprise ou à améliorer leur interaction personnelle — que ce soit pour aider votre enfant lors d’une entrevue à l’université ou pour négocier votre contrat avec votre couvreur.”

“Ce qui me vient parfois à l’esprit, c’est le phrasé que mon fils utilise: Tu es une personne plus éveillée. Vous êtes juste conscient et il est vraiment important aujourd’hui d’avoir cette conscience de soi et une conscience des autres by en en sachant plus sur leurs antécédents, leurs traditions, leurs goûts, leurs dégoûts “, a-t-elle déclaré.

En ce sens, Marshall dit que le protocole se résume au respect et aux relations.

” Cela fait-il vraiment une grande différence si vous servez des plats interdits par la culture d’un invité ou si vous trinquez avec un client allemand ou japonais?” écrit-elle. “Je ne peux pas répéter assez que c’est le cas. Et pas simplement parce que vous avez “violé le protocole” ou “enfreint une règle.”Vous avez créé une légère au lieu de lui accorder le respect. Vous avez mis en place un obstacle à la connexion pour vous déplacer rapidement le long du chemin prévu.”

Par exemple, mutiler un titre ou ignorer la hiérarchie en s’adressant à un cadre intermédiaire avant le PDG”envoie le message que vous ne vous souciiez pas de connaître leurs normes culturelles et que vous avez un mépris pour leurs identités professionnelles”, écrit-elle. “Même lorsque votre objectif est principalement de persuader — comme c’est souvent le cas dans la diplomatie ou les affaires — obtenir cet avantage commence par forger ou améliorer une relation.”

Et forger cette relation nécessite des devoirs — “la préparation est reine”, écrit Marshall – et de l’empathie, ce qu’elle dit que le président Obama et la secrétaire d’État Hillary Clinton avaient en abondance.

Marshall nous a dit que les Obama et les Clinton “ont réussi grâce à leur curiosité, à leur capacité d’écoute, à leur sensibilisation et à leur entourage avec des conseillers expérimentés, puis à suivre les conseils qui leur sont donnés. Et their leur nature empathique, leur humilité led ont conduit à une grande collaboration.”

Les éloges effusifs de Marshall à l’égard de ses anciens patrons soulèvent la question de ce qu’elle pense de l’occupant actuel de la Maison Blanche, qui semble aimer enfreindre les règles chaque fois qu’il en a l’occasion.

Interrogée sur l’approche peu orthodoxe du protocole et de l’étiquette du président Trump, Marshall nous a fait rire mais, fidèle à son instinct diplomatique, n’a pas voulu commenter son style de leadership.

“Je ne peux pas parler du mode de fonctionnement de la Maison Blanche actuelle”, nous a-t-elle dit, “mais je sais juste de ma propre expérience personnelle, ayant travaillé pour le président Clinton et pour le président Obama, qu’ils ont finalement respecté le protocole parce qu’ils y ont vraiment trouvé un outil puissant à utiliser, à la fois dans leurs opérations de politique étrangère mais aussi dans leurs opérations intérieures.”

Alors que la plupart des gens supposeraient raisonnablement que la puissance dure importe plus que les réglages de la table, Marshall soutient que les petits détails comme la taille de la pièce et le décor jouent toujours un rôle important, même dans les négociations les plus sérieuses.

Elle parle d’une rencontre entre Obama et le président russe Vladimir Poutine au sommet du G20 en 2012 à un moment de tensions croissantes sur la Syrie, la Corée du Nord et l’Iran.

“De tous les dirigeants que le président Obama a rencontrés, le président Poutine a été le seul à considérer les négociations comme un jeu à somme nulle”, écrit-elle, notant que les arrangements qu’elle a préparés visaient à “rééquilibrer la dynamique du pouvoir.”

À cette fin, elle s’est concentrée sur la dynamique physique de la salle où se déroulerait la réunion. Marshall était heureuse de voir des plafonds bas parce qu’elle croit que les plafonds plus bas aident les gens à “penser plus concrètement”, alors que les hauts plafonds “incitent les gens à penser de manière plus abstraite.”

Elle a installé une table assez grande pour accueillir 12 délégués mais assez petite pour créer une proximité — “tant mieux pour se regarder droit dans les yeux “, écrit-elle.

Marshall a également veillé à ce que les fleurs soient beaucoup vertes (ce qui, selon elle, a un effet calmant), non parfumées (allergies) et coupées afin de ne bloquer la vue de personne.

Elle écrit que la réunion s’est bien déroulée — en contraste frappant avec une réunion ultérieure un an plus tard qui s’est déroulée dans un cadre sombre avec un éclairage sévère, une configuration de sièges inconfortable et pas de nourriture ni d’eau.

” Cette deuxième réunion, qui aurait pu capitaliser sur l’élan de l’année précédente et faire avancer encore la relation, était au point mort. Le protocole, avec un résultat prometteur, avait disparu “, écrit-elle.

Bien sûr, il est très discutable de savoir si le placement des chaises a eu une incidence sur le fossé politique grandissant entre les deux dirigeants à ce moment-là.

Mais Marshall offre un autre exemple dans son livre qui illustre directement comment une violation du protocole peut avoir de graves conséquences politiques.

Elle l’a appelée l’une de ses ” histoires les plus dignes de grincer des dents” qui “vivront avec moi pendant très, très longtemps.”

La mésaventure a eu lieu en 2010 lors d’un sommet américano-ASEAN à New York. Tous les drapeaux des États membres de l’Asie du Sud-Est étaient alignés derrière la table où les chefs d’État, y compris Obama, seraient assis. Sauf que le drapeau philippin était à l’envers — un snafu que la presse philippine et les médias sociaux ont rapidement repris.

Bien sûr, accrocher un drapeau à l’envers est en soi insultant. Mais aux Philippines, un drapeau inversé signifie qu’une nation est en guerre.

Marshall savait que quelque chose n’allait pas lorsqu’une équipe de responsables du Conseil de sécurité nationale et du Département d’État s’est dirigée vers elle.

Elle a immédiatement assumé l’erreur et s’est excusée auprès de l’ambassadeur des Philippines, qui a accepté les excuses “très rapidement et avec beaucoup de gentillesse et de considération”, a-t-elle déclaré.

“Ce que je ne savais pas, c’est qu’en outre, mon président prévoyait de rencontrer le président des Philippines pour discuter d’une question de politique urgente.”

Alors Marshall se dirigea vers l’alcôve privée que son équipe avait mise en place pour qu’Obama relaie la mauvaise nouvelle.

“Je suis passée en revue ce qui s’était passé, j’ai expliqué le suivi, je lui ai présenté mes excuses les plus profondes – pensant tout au long qu’il s’agissait certainement d’une infraction pouvant faire feu”, se souvient—elle.

Mais le président — qu’elle appelle dans son livre “Obama sans drame” – a simplement dit: “Capricia, je comprends tout à fait. Merci pour tout ce que vous avez fait. Et nous allons juste nous assurer que cela ne se reproduise plus. Pas vrai?”

Sa réponse: “Absolument monsieur, cela ne se reproduira plus jamais.”

” Et ça ne l’a jamais fait. Il y avait toujours six à huit yeux sur les drapeaux. Nous avons tous fait de l’entraînement au drapeau. Nous avons vraiment amélioré notre jeu pour nous assurer de ne jamais faiblir “, nous a-t-elle dit.

“Mais c’est un exemple de l’importance du protocole. Ces détails qui se mettent en place que souvent les gens ne connaissent pas it ce peuvent être ces gestes simples et simples qui font une différence incroyable.”L’observation de Marshall sur le protocole fait écho à un refrain commun entendu dans la communauté du renseignement: les gens n’entendent parler que des échecs, pas des succès.

Mais il y a eu un succès qui a fait les gros titres — parce que c’était le contraire des gros titres qu’Obama avait obtenus plusieurs années auparavant.

C’était en 2009 que le président et la première dame rencontraient la reine Elizabeth II au palais de Buckingham. L’échange de cadeaux entre chefs d’État a toujours du poids, mais, comme l’a expliqué Marshall, il prend une signification supplémentaire pour les Britanniques et leur monarchie bien-aimée.

Obama n’a donc pas vraiment obtenu de bonnes notes de la presse britannique lorsqu’il a donné à la reine … un iPod. Certes, l’iPod aurait eu des vidéos et des photos de son voyage aux États-Unis en 2007, et elle a également reçu un livre de chansons rare, mais l’échange rappelait un raté précédent lorsque le Premier ministre britannique Gordon Brown a donné à Obama un porte-stylo sculpté dans le bois d’un navire anti-esclavagiste pendant que le président lui donnait … une boîte de DVD.

Marshall a donc déclaré que son équipe “était en surmenage” au moment de l’annonce de la visite de 2009. Elle a appliqué son mantra de “d’abord et avant tout, plan, plan, plan plan. Je dis toujours: “Ne planifiez pas, planifiez pour échouer.”

“Nous avons compris qu’il y avait un peu de question sur ce que les Américains apporteraient à sa majesté cette fois-ci”, a-t-elle déclaré avec une touche de joie, en référence au tristement célèbre iPod.

Son équipe a donc étudié les types de cadeaux que la reine avait reçus au fil des ans, en particulier des États-Unis

Marshall nous a dit que le but d’un échange de cadeaux et d’autres coutumes protocolaires est qu’ils ne devraient jamais détourner l’attention des politiques et du but réels d’une visite.

” Et les visites entre les États-Unis et le Royaume-Uni. avoir une importance supplémentaire en raison de l’accent mis sur la relation spéciale “, a-t-elle déclaré. “Nous voulions vraiment que celui-ci soit poignant et parle de cette relation spéciale.”

De la liste des options que l’équipe du protocole avait présentées à Obama, il a choisi un portefeuille relié en cuir contenant des souvenirs de la dernière visite que le père de la reine, le roi George VI, a faite aux États-Unis

“Ce que nous savions, c’est qu’elle chérissait son père et loves elle aime collectionner des choses. Et donc, lorsque sa majesté a ouvert le livre, je tiens à dire que j’ai vu la plus légère joie dans ses yeux quand elle a levé les yeux vers le président et l’a remercié tant pour le cadeau “, se souvient Marshall.

La première dame a également donné à la reine une broche de Tiffany.”Et elle a porté la broche je pense comme un signal, ou peut-être comme un symbole, à quelques occasions spéciales récemment au cours de l’administration actuelle, ce qui me fait vraiment sourire”, a noté Marshall.

Entre—temps, le prince Philip — un cavalier passionné — a reçu des jarrets pour ses poneys de calèche et le prince Charles — un écologiste – a reçu des jeunes arbres de Mount Vernon, Monticello et la Maison Blanche.

Marshall a touché la base avec son équipe de protocole et a obtenu la mise à jour qu’elle espérait entendre: “Oui, oui, ils disent à la télévision que les Américains ont bien compris!” elle se souvient en riant. ” Nous étions tellement, tellement ravis.”

Bien sûr, toutes les affectations n’impliquent pas de redevances. Une grande partie du travail de Marshall consistait à assurer la liaison avec les diplomates étrangers en poste à Washington, D.C. Cela comprenait le programme signature “Experience America” du Bureau du Protocole, qui a conduit des groupes d’ambassadeurs dans des endroits aussi divers que l’Alaska, le Wyoming, le Texas, la Nouvelle-Orléans, Seattle et Little Rock, Arkansas (voir également “Arkansas Odyssey: Ambassadors Experience the Natural State” dans le numéro de février 2013 de The Diplomat).

Le but n’est pas seulement de tisser des liens d’affaires, mais aussi de donner aux diplomates une chance de découvrir la vie américaine en dehors de la bulle de la ceinture.

Marshall insiste continuellement sur l’importance de ce qu’elle appelle le “QI culturel” — une appréciation et une connaissance d’autres cultures — quelque chose qu’elle a développé en tant que fille immigrante de première génération d’une mère mexicaine et d’un père croate.

Elle écrit que l’assimilation à la vie américaine était difficile pour ses parents, mais qu’une façon pour Marshall de rester en contact avec son héritage était les plats mexicains que sa mère cuisinait souvent.

Marshall a transmis cette appréciation de la nourriture en tant que pont culturel au Département d’État, où elle a créé une initiative pour que les diplomates partagent les traditions culinaires de leurs pays.

Marshall a également promu la mode en tant qu’outil de soft power, organisant des événements mettant en valeur les styles de mode de pays allant du Kosovo au Nigeria.

Ces événements ont également mis en lumière l’influence des femmes diplomates dans ce domaine encore largement dominé par les hommes.

Sur cette note, Marshall consacre un chapitre entier de son livre à “négocier alors que la femme.”Elle écrit que si les femmes ont fait de grands progrès, “dans de nombreuses cultures, les femmes sont toujours tenues de regarder et de se comporter différemment dans les situations commerciales.”

Une astuce qu’elle utilise consiste à porter des “talons plate-forme de quatre pouces (avec des inserts en gel pour plus de confort)” pour lui donner un regain de confiance, ce qui lui a été utile lorsqu’elle a accueilli Poutine à la Maison Blanche.

“Dans mes pompes, j’étais presque les yeux dans les yeux avec lui, quelque chose dont j’étais soudainement très consciente (il aurait demandé aux femmes visitant le Kremlin d’éviter de porter des talons)”, écrit-elle.

Marshall donne également des conseils spécifiques aux jeunes en milieu professionnel. Elle écrit que même si la culture d’entreprise est devenue de plus en plus décontractée, les gens devraient toujours être attentifs à l’utilisation de l’argot et des acronymes pour éviter les malentendus. Et pas de fantômes! En fait, elle dit que les jeunes texteurs sous-estiment le pouvoir durable d’une note manuscrite ou même l’art perdu depuis longtemps du halètement! – un coup de fil.

Alors que certaines parties du livre de Marshall contiennent des choses à faire et à ne pas faire de base que beaucoup de gens connaissent (poignées de main fermes, pas de serment, etc.), certaines recommandations peuvent surprendre.

Par exemple, elle déconseille de dire aux gens de s’asseoir où ils le souhaitent. “Quand on m’a donné le choix, j’ai remarqué qu’il y a toujours ce moment où les gens gèlent, ne sachant pas où s’asseoir.”

Aussi, mangez toute la nourriture qu’un hôte vous sert, peu importe ce qu’elle est. (Pour Hillary Clinton, cela signifiait le lait de jument d’une famille nomade de Mongolie.)

Quant aux recharges ? Acceptez la première offre et refusez le reste.

Qu’en est-il de vous sortir poliment d’une conversation lors d’un cocktail? ” Présentez deux personnes et laissez-les parler avant de passer à autre chose.”

Certains des conseils de Marshall sont également imprégnés d’humour effronté.

Elle rappelle aux lecteurs qu'” un diplomate affamé n’est pas un diplomate heureux ” et dit aux femmes de ne pas trop penser aux gestes comme les hommes qui leur ouvrent des portes. “C’est une porte, pas une demande en mariage.”

Mais la partie la plus utile du livre se trouve peut—être à l’arrière, qui contient une annexe de définitions de protocole et de conseils — une sorte de feuille de triche – comprenant une section entière sur les nuances de l’accueil des gens avec des baisers. (En Albanie, par exemple, ce sont deux baisers, de droite à gauche; les câlins sont également ACCEPTABLES et sont couplés à une joue placée sur le front.)

Certaines de ces coutumes, cependant, ont été rendues sans objet par la pandémie de coronavirus, qui a inauguré un monde sans contact où les baisers et même les poignées de main peuvent devenir obsolètes.

Marshall nous a dit qu’elle avait passé beaucoup de temps à réfléchir à ce à quoi pourraient ressembler les interactions post-pandémiques.

Une possibilité, par exemple, est d’adopter l’arc Namaste en guise de salutation.

Elle a déclaré que la clé pour naviguer dans ce nouveau monde sera de définir des attentes claires pour votre maison et votre entreprise.

” Exigerez-vous que les gens portent des masques chez vous ou ne le ferez-vous pas? Et si quelqu’un vient chez vous avec un masque, lui offrirez-vous également la courtoisie d’en porter un?” dit-elle. “Définissez les attentes et tout le monde agira en conséquence.”

Marshall a déclaré que c’est là que le protocole joue un rôle essentiel, car il aide les gens “à trouver le confort dans les règles et les attentes afin qu’ils sachent comment interagir, que ce soit au sein du gouvernement, des entreprises ou de leurs interactions sociales. Et les choses ont considérablement changé depuis le virus. Nous voulons toujours avoir notre contact humain. C’est important pour nous de nous réunir, mais comment pouvons-nous le faire en toute sécurité?

“Et donc j’ai vraiment réfléchi à cela et mon mantra principal a toujours été que quoi que vous fassiez, vous l’exécutiez avec gentillesse, que vous pratiquiez la stabilité et que vous soyez patient, parce que nous sommes tous dans cela ensemble.”

À propos de l’auteur

Anna Gawel (@diplomatnews) est la rédactrice en chef du Washington Diplomat.