Les choses à faire et à ne pas faire dans la constitution de votre équipe

• Prêt à faire votre première embauche? Voici 4 choses à considérer avant de remettre un contrat.
• Assurez-vous que votre entreprise possède la propriété intellectuelle sur laquelle elle a embauché ses employés et consultants pour créer
• Rappelez-vous que les employeurs doivent payer au moins le salaire minimum et se conformer aux autres lois fédérales et des États sur l’emploi
• Inciter votre équipe à prendre des fonds propres
• Assurez-vous que toutes les relations de service sont couvertes par un accord écrit, conclu avant que la personne ne commence à travailler pour votre entreprise
• Contexte de la série “A Rough Draft of the Legal Basics”

Prêt à faire votre première embauche? Voici 4 choses à considérer avant de remettre un contrat.

Josh Rottner

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12 novembre 2015 * 7 min de lecture

Cet article fait partie de “A Rough Draft of the Legal Basics”, une série couvrant les bases juridiques que chaque startup doit couvrir.

Par: Josh Rottner & Pat Mitchell, Cooley LLP

Votre entreprise est créée, vous et vos fondateurs avez émis votre capital initial et vous êtes prêt à commencer à constituer votre équipe. Quelles sont les étapes clés à considérer?

Assurez-vous que votre entreprise possède la propriété intellectuelle sur laquelle elle a embauché ses employés et consultants pour créer

Les fondateurs pour la première fois supposent souvent que si l’entreprise embauche un employé et paie le salaire de l’employé, le produit de travail de l’employé est la propriété de l’entreprise. Comme nous l’avons vu dans la partie 3, le contraire est souvent vrai — sans cession contractuelle ni certaines circonstances particulières, la propriété intellectuelle appartient généralement à la personne qui l’a inventée, même si la personne a conçu l’invention ou l’a réduite à la pratique dans le cadre de son emploi. Imaginez à quel point cela pourrait devenir problématique si vous embauchez des programmeurs informatiques ou des ingénieurs logiciels pour développer l’application, le site Web ou un autre produit de votre entreprise, puis découvrez plus tard qu’un ancien employé, et non l’entreprise, détient les droits de propriété intellectuelle sous-jacents au produit!

Heureusement, il existe une solution simple : faire signer à tous les employés un accord accordant expressément à l’entreprise tous ses droits de propriété intellectuelle qu’ils développent lorsqu’ils sont employés dans l’entreprise. Pour les employés, cela fait partie d’un accord couramment utilisé dans la communauté des startups appelé Accord de cession d’Informations confidentielles et d’Inventions, ou CIIAA. Nous recommandons généralement d’inclure le CIIAA dans chaque lettre d’offre et d’exiger que tous les nouveaux employés signent un CIIAA comme condition à leur emploi. En plus d’attribuer la propriété intellectuelle à l’entreprise, une bonne CIAA veillera à ce que les employés gardent confidentiels les informations exclusives de l’entreprise et incluent souvent également des dispositions de non-concurrence et de non-sollicitation. Pour un aperçu des termes inclus dans CIIAAs sur CooleyGo, veuillez consulter l’ABC de CIIAAs: Protection de la propriété intellectuelle générée par les employés. De plus, vous pouvez générer votre propre CIIAA via CooleyGo at: Formulaire d’Accord de Cession d’Informations Confidentielles et d’Inventions pour les employés.

De même, les entreprises doivent s’assurer que tous les entrepreneurs indépendants, les consultants, les conseillers et les autres personnes qui effectuent des travaux pour l’entreprise concluent des accords écrits attribuant expressément les droits de la personne sur les travaux qu’elles créent à l’entreprise. Vous pouvez générer des formes simples d’Accords de Conseiller et d’Accords de Conseil contenant ce langage via CooleyGo à: Forme d’Accord de Conseiller et Forme d’Accord de Conseil.

Enfin, puisque vous ferez probablement appel à des personnes ayant de l’expérience dans le même secteur pour constituer votre équipe, comprenez qu’elles ont probablement signé des accords CIIAAs ou similaires avec leurs employeurs précédents. Cela signifie que lorsque vous sélectionnerez vos candidats, vous devrez comprendre ce qu’il y a dans ces accords pour vous assurer que leur employeur antérieur ne possède pas les droits sur le travail que vous souhaitez qu’ils effectuent pour votre entreprise et qu’ils ne contiennent pas de conditions qui pourraient limiter leur capacité à travailler pour votre entreprise (comme une non-concurrence qui couvre votre entreprise).

Rappelez-vous que les employeurs doivent payer au moins le salaire minimum et se conformer aux autres lois fédérales et des États sur l’emploi

Souvent, les entreprises en démarrage ont des ressources en espèces limitées et veulent payer les employés avec des fonds propres ou d’autres incitations plutôt qu’en espèces. Même si l’employé y consent, cet arrangement peut violer les lois sur les salaires et les heures, exposant l’entreprise à des dommages-intérêts, des pénalités, etc. Bien que certains États (mais pas tous) prévoient des exceptions étroites pour les particuliers qui possèdent une partie si importante des capitaux propres qu’ils peuvent vraiment être considérés comme “propriétaires” de l’entreprise, une entreprise doit généralement s’attendre à ce qu’elle doive payer au moins le salaire minimum à ses employés en espèces et que ses employés seront soumis à toutes les lois et réglementations normales sur le lieu de travail en matière d’emploi et d’avantages sociaux.

Sur un point connexe, notez que ces exigences du droit du travail ne peuvent pas être évitées en appelant simplement une personne un “consultant” (ou un “entrepreneur indépendant”), en concluant un contrat de conseil et en lui délivrant un formulaire IRS 1099 plutôt que le formulaire W-2. Au lieu de cela, les agences fédérales et étatiques se tournent généralement vers la substance de la relation de la personne avec une entreprise pour déterminer si un fournisseur de services est correctement classé comme un employé ou un entrepreneur indépendant. Étant donné que les employeurs peuvent être responsables de retenues fiscales, de arriérés de salaire, d’avantages sociaux et d’autres pénalités pour non-respect des lois applicables aux employés, dans les zones grises, il peut être préférable de traiter un fournisseur de services comme un employé plutôt que comme un consultant.

Pour toute autre aide au respect des lois du travail, la U.S. small business administration maintient un site Web utile ici: https://www.sba.gov/content/hire-your-first-employee.

Inciter votre équipe à prendre des fonds propres

Les startups souhaitent généralement accorder des fonds propres à leurs employés, consultants, conseillers et autres prestataires de services pour un certain nombre de raisons, notamment pour les indemniser sans épuiser les ressources de trésorerie à court terme de l’entreprise et aligner leurs intérêts sur ceux des fondateurs. Il y a beaucoup de considérations fiscales et autres à prendre en compte lors de l’émission d’incitations en actions, donc à l’avenir, nous consacrerons un article entier à ces questions, mais à court terme, les fondateurs devraient comprendre quelques éléments de base:

• Une fois que l’entreprise est formée et commence à exploiter son activité, la valeur de l’entreprise augmente rapidement. Pour des raisons fiscales, après cette augmentation de valeur, il est généralement plus facile d’émettre des options à votre équipe plutôt que des actions. Avec les options, le bénéficiaire n’a pas à payer pour les capitaux propres, et si le prix d’exercice est fixé correctement, il n’aura aucun impact fiscal lorsqu’il recevra l’octroi d’options.
• Avant d’accorder une option, la société doit obtenir une évaluation indépendante de ses actions ordinaires conforme à l’article 409A de l’Internal Revenue Code et aux règlements connexes. Sans entrer trop dans les détails d’un sujet complexe, les fondateurs doivent savoir que l’article 409A peut imposer des pénalités importantes si le prix d’exercice d’une option est fixé à moins de la juste valeur marchande des actions ordinaires de la société, il est donc important d’obtenir une évaluation indépendante conforme aux règles fiscales. Le conseil utilisera ensuite cette évaluation pour fixer de manière appropriée le prix d’exercice et éviter de causer des problèmes fiscaux à la fois à la société et au bénéficiaire. Cela peut signifier que la société doit retarder l’émission de capitaux propres jusqu’à ce qu’une évaluation indépendante soit obtenue.
• Le conseil d’administration de la société doit approuver formellement chaque émission d’actions. Cela signifie que les actions ne peuvent être émises que lors d’une réunion du conseil valablement convoquée ou dans le cadre d’une action par consentement écrit unanime (notez que cela ne s’applique pas seulement aux actions émises aux employés et aux consultants, mais à toutes les émissions d’actions, y compris les actions des fondateurs). Parfois, les fondateurs oublient cela et s’engagent à émettre des actions dans d’autres circonstances (comme dans les contrats de travail), ce qui peut devenir problématique si le conseil d’administration n’est pas d’accord avec ce qui a été promis par un fondateur en particulier. D’autres fois, l’approbation appropriée du conseil d’administration n’est pas bien documentée, ce qui peut poser des problèmes lorsqu’un investisseur effectue une diligence raisonnable juridique dans le cadre d’un financement.
• Pour accorder facilement des fonds propres aux employés et aux consultants à l’avenir, nous recommandons que le conseil d’administration et les actionnaires adoptent un plan d’intéressement aux actions qui tire parti de certaines dispositions du code des impôts et rationalise le processus d’émission des actions. De cette façon, l’entreprise disposera de processus et d’une documentation standardisés, ce qui rendra le processus d’octroi de fonds propres beaucoup plus efficace que de le gérer à chaque fois de manière ponctuelle.

Assurez-vous que toutes les relations de service sont couvertes par un accord écrit, conclu avant que la personne ne commence à travailler pour votre entreprise

Cela garantit que vous et votre nouvel employé ou consultant convenez des services qui seront fournis et de ce que l’entreprise leur donnera en retour. Cela semble simple, mais de nombreux différends surviennent parce que les parties avaient des souvenirs différents de ce qui avait été convenu et qu’un accord écrit évite ce problème. Des formulaires simples de lettres d’offre (pour les employés) et de contrats d’entrepreneur indépendant (pour les consultants) peuvent être générés via CooleyGo à: Formulaire de Lettre d’Offre pour les employés et Formulaire de Contrat de conseil.

Contexte de la série “A Rough Draft of the Legal Basics”

En tant qu’avocats de start-up, nous passons nos journées à travailler avec des entrepreneurs talentueux, passionnés et courageux pour créer des choses cool. Nos clients sont à la pointe des logiciels, des médias sociaux, de l’énergie, du commerce électronique, de la robotique et de l’exploration spatiale. À mesure que les entreprises arrivent à maturité, elles sont confrontées à une variété de problèmes juridiques en fonction de leur secteur d’activité, de leur stratégie et de leur stade de développement. Mais au tout début, presque tous les clients en démarrage ont des besoins juridiques similaires et ont tendance à poser les mêmes questions. Nous avons conseillé de nombreuses entreprises (dont certaines du programme Rough Draft) sur ces questions juridiques de base, et partagerons nos réponses avec la communauté Rough Draft dans une série de publications sur ce site. C’est la partie 4 de la série. Cliquez ci-dessous pour les versements précédents:

• Partie 1: Constitution d’une Entité Juridique
• Partie 2: Émission de capitaux propres aux Fondateurs – Concepts initiaux
• Partie 3: Émission de capitaux Propres aux Fondateurs – Considérations fiscales et de propriété Intellectuelle importantes