Mises à jour juridiques

Le Département du Travail des États-Unis (“DOL”) a publié un avis modèle pour aider les employeurs à se conformer à la Loi sur la réautorisation du Programme d’assurance maladie pour enfants (“CHIPRA”).

En vertu de cette loi, les employeurs qui maintiennent des régimes de santé collectifs doivent fournir un avis annuel aux employés des possibilités potentielles de recevoir une assistance premium dans le cadre de Medicaid ou du Programme d’assurance maladie pour enfants (“CHIP”) pour la couverture santé de l’employé ou des personnes à charge de l’employé. Ceci est connu sous le nom de “Avis de PUCE de l’employeur.”

L’avis de PUCE modèle de l’employeur de DOL est disponible sur son site Web et peut être consulté via le lien suivant: http://www.dol.gov/ebsa/chipmodelnotice.doc. Un résumé des obligations de l’employeur relatives à l’Avis de l’employeur sur la puce est présenté ci-dessous.

Employés À Qui Doit être remis l’Avis CHIP de l’employeur

L’Avis CHIP de l’employeur doit être remis à tous les employés qui résident dans l’un des 40 États qui fournissent une assistance premium par le biais de régimes basés sur l’employeur, quel que soit l’emplacement physique ou le principal établissement de l’employeur, du régime de santé collectif ou de son transporteur.

Les 10 États qui n’offrent actuellement pas d’assistance premium sont le Connecticut, le Delaware, Hawaï, l’Illinois, le Maryland, le Michigan, le Mississippi, l’Ohio, le Dakota du Sud et le Tennessee. Cependant, comme indiqué, les employeurs situés dans ces États doivent néanmoins fournir l’avis de PUCE de l’employeur à tous les employés qui résident dans les États qui offrent une telle assistance.

Un employeur comptant un ou plusieurs employés couverts peut envoyer l’avis type à tous les employés s’il est plus facile sur le plan administratif d’envoyer l’avis à tous que de faire la distinction entre les employés en fonction de leur résidence. Alternativement, “l’employeur qui n’est pas confronté à des complexités multiétatiques et qui souhaite fournir des informations plus complètes spécifiques à l’État à son personnel peut modifier l’Avis de PUCE de l’employeur modèle”, à condition que l’avis modifié n’omette aucune des coordonnées de l’État applicable.

Lorsque l’Avis d’employeur Doit être fourni

De nombreux employeurs seront tenus de fournir leur premier Avis annuel d’employeur dès le 1er mai 2010. La date limite de l’avis est déterminée en fonction du premier jour de la première année du régime après le 4 février 2010, date à laquelle l’avis de l’employeur type a été émis. Plus précisément, les employeurs dont l’année du régime commence entre le 4 février 2010 et le 30 avril 2010 doivent fournir l’avis de l’employeur au plus tard le 1er mai 2010. Les employeurs dont la prochaine année de régime commence le 1er mai 2010 ou après cette date doivent fournir l’avis de l’employeur au plus tard le premier jour de la prochaine année de régime (p. ex., le 1er janvier 2011 pour les régimes de l’année civile).

Comment L’Avis de PUCE de l’Employeur Doit être fourni

L’Avis de PUCE de l’employeur peut être fourni par courrier de première classe, par voie électronique (si les règlements de la sphère de sécurité de la divulgation électronique de DOL, qui figurent au 29 C.F.R. § 2520.104b-1 (c), sont satisfaits), ou en même temps que d’autres documents administratifs. Si cette troisième option est choisie, l’avis doit apparaître comme un “document distinct et bien visible.”

Pénalités pour non-conformité

Des pénalités civiles pouvant aller jusqu’à 100 $ par jour peuvent être imposées aux employeurs pour non-respect des exigences de notification de la CHIPRA. De manière significative, chaque violation liée à un seul employé ou bénéficiaire est traitée comme une violation distincte.

Recommandations À l’intention des employeurs

Les employeurs devraient planifier dès maintenant pour répondre à leurs exigences en matière d’avis de la CHIPRA en prenant les mesures suivantes:

• Déterminer quels employés résident dans un État qui fournit une assistance premium en vertu de Medicaid ou de CHIP pour la couverture maladie de l’employé ou des personnes à charge de l’employé;
• Déterminer la date d’échéance du premier avis annuel de CHIP de l’employeur (par exemple, le 1er mai 2010 ou plus tard dans l’année);
• Téléchargez le modèle d’avis de l’employeur sur le site Web de DOL (à http://www.dol.gov/ebsa/chipmodelnotice.doc); et
• Déterminez s’il faut utiliser le modèle d’avis ” tel quel ” ou le modifier volontairement en y incluant des informations plus complètes spécifiques à l’État.

Veuillez nous contacter si vous avez des questions sur la CHIPRA ou les exigences potentielles en matière d’avis de votre organisation en vertu de la présente loi.