Perspectives sur les salaires et les heures

Récemment, deux lecteurs de blog ont posé une question sur l’utilisation du temps compensatoire (comp) dans le secteur privé lors d’une discussion sur le suivi des heures travaillées des employés exonérés. L’entreprise d’un lecteur a suivi les heures travaillées des employés exonérés et a permis aux employés de ” flexibiliser” toutes les heures travaillées au-delà d’une semaine de travail normale, soit plus tard cette semaine ou dans les semaines à venir, heure par heure, sous réserve des charges de travail et des exigences d’horaire. Un autre lecteur s’est demandé si le temps “flexible” bancaire serait une utilisation illégale du temps de calcul par un employeur privé. Démystifions ce mythe: Pouvez-vous offrir du temps compensatoire, du temps flexible ou d’autres congés compensatoires supplémentaires à vos employés exonérés? Oui ! Ceci est légal et autorisé par le règlement de la Fair Labor Standards Act (FLSA).

Comme vous le savez maintenant si vous avez lu ce blogue, la LSF exige que tous les employeurs paient aux employés ” non exemptés ” le temps et la moitié de leur taux de rémunération régulier pour toutes les heures de plus de 40 heures que ces employés travaillent au cours d’une semaine donnée. Si un employé est exempté des exigences de la LSF en matière d’heures supplémentaires en vertu d’une des nombreuses exemptions, comme les exemptions de cadres, d’administrateurs ou de professionnels ” cols blancs “, ces soi-disant ” employés exemptés” n’ont pas à être payés pour des heures supplémentaires pour lesquelles ils travaillent plus de 40 heures par semaine. Cependant, la LSF comprend également des dispositions sur le temps de travail pour certains employés du secteur public et du secteur privé, bien que les règles fonctionnent différemment pour chaque secteur.

Temps compensatoire en vertu de la LSF pour les employeurs publics

L’article 207(o) de la LSF permet aux employeurs publics au niveau fédéral, étatique ou local de rémunérer les employés non exonérés pour des heures travaillées de plus de 40 heures avec du temps compensatoire au lieu d’heures supplémentaires en espèces. Étant donné que le temps compensatoire des employés publics non exonérés remplace les heures supplémentaires, les employeurs publics doivent créditer ce temps compensatoire au même taux que les heures supplémentaires en espèces : pas moins d’une heure et demie de temps compensatoire pour chaque heure de travail supplémentaire. Un employeur public qui indemnise les heures supplémentaires de ses employés non exonérés avec du temps compensatoire heure par heure enfreint le règlement sur la LSF.

Les employeurs publics qui utilisent du temps de travail supplémentaire pour les employés non exemptés peuvent le faire au lieu de toutes les heures supplémentaires en espèces, ou seulement une partie de celles-ci. Les employeurs publics peuvent restreindre le temps de travail des employés non exonérés à des employés particuliers, à des titres de poste ou même à des affectations particulières (urgences, week-ends, jours fériés, etc.). La seule condition préalable pour les employeurs publics est que l’employé public non exonéré accepte au préalable d’être rémunéré avec du temps compensatoire au lieu d’heures supplémentaires en espèces, soit dans une convention collective, un protocole d’entente ou un autre accord, soit via un autre accord ou entente conclu avec l’employé avant l’exécution du travail (bien que certainement utile, l’entente ne doit même pas être écrite).

Le règlement précise que les employeurs publics peuvent permettre à leurs employés non expérimentés de cumuler seulement jusqu’à 240 heures de temps de comp, à moins que les employés ne travaillent ” dans une activité de sécurité publique, une activité d’intervention d’urgence ou une activité saisonnière “, auquel cas ils peuvent cumuler jusqu’à 480 heures. Les employeurs publics doivent également permettre aux employés d’utiliser leur temps de travail accumulé “dans un délai raisonnable après avoir fait la demande si l’utilisation du temps compensatoire ne perturbe pas indûment le fonctionnement de l’agence publique.”

Fait important, les règlements du DOL n’autorisent pas les politiques de temps de comp “utiliser ou perdre”. N’oubliez pas que le temps de comp est simplement un substitut aux heures supplémentaires en espèces. Vous ne pouvez pas forcer un employé non exonéré à renoncer ou à convertir des heures supplémentaires en espèces en autre chose, et vous ne pouvez pas non plus forcer un employé non exonéré à perdre du temps de travail ou à le convertir en temps de maladie, en temps de vacances ou en autre prise de force.

La LSF et ses règlements exigent que les employeurs publics paient les employés pour le temps de travail inutilisé lorsque leur emploi prend fin pour quelque raison que ce soit:

à un taux d’indemnisation au moins égal à—

1. Le taux régulier moyen reçu par cet employé au cours des trois dernières années de son emploi, ou
2. Le taux régulier final reçu par cet employé, le plus élevé des deux étant retenu.”

Temps compensatoire En vertu de la LSF pour les employeurs privés

C’est vrai: le temps compensatoire existe dans le secteur privé! Contrairement à la croyance populaire, la LSF permet aux employeurs des secteurs public et privé d’offrir du temps de réparation à leurs employés exemptés, sous un nom différent. Chapitre 541.L’article 604 du règlement de la LSF autorise expressément les employeurs, publics ou privés, à verser à leurs employés temporaires une “indemnité supplémentaire” dans certaines circonstances. Cependant, contrairement aux employeurs du secteur public, les employeurs du secteur privé ne peuvent pas offrir de temps de réparation aux employés non exemptés. Les employés non exonérés du secteur privé doivent être payés pour toutes les heures supplémentaires.

Le règlement prévoit que la rémunération supplémentaire versée aux employés exonérés ne détruit pas la base salariale (et, par conséquent, l’exemption des heures supplémentaires de la LSF) tant que ” l’arrangement d’emploi comprend également une garantie d’au moins le montant hebdomadaire minimum requis payé sur la base salariale.”L’article 541.604 prévoit sans ambiguïté que les employeurs ne perdent pas l’exemption en offrant

une rémunération supplémentaire basée sur les heures travaillées pour un travail au-delà de la semaine de travail normale. Une telle indemnité supplémentaire peut être versée sur n’importe quelle base (p. ex., somme forfaitaire, paiement de bonus, montant horaire normal, temps et demi ou toute autre base), et peut inclure des congés payés. (L’accent est le mien).

Règles d’accumulation et de paiement pour le “Temps de calcul ” des employés exonérés

Contrairement au temps de calcul pour les employés non exonérés du secteur public, le “temps de calcul” pour les employés exonérés peut être accordé sous la forme choisie par l’employeur. Vous pouvez choisir de donner aux employés exonérés une heure de “temps de comp” pour chaque heure de plus de 40 ans. Vous pouvez accorder du “temps de comp” après 50 heures, après 160 heures dans un mois, ou de toute autre manière que vous choisissiez. De même, vous pouvez accorder du “temps de comp” aux employés exemptés heure par heure (ou toute autre base) que vous choisissez, comme l’a fait l’entreprise de notre lecteur. Contrairement au temps de calcul pour les employés publics non exemptés, votre police peut fixer le plafond d’accumulation (ou pas de plafond d’accumulation) sur le ” temps de calcul ” que vous accordez à vos employés exonérés. De même, étant donné que les employeurs ne sont pas tenus de fournir à leurs employés exonérés un avantage de “temps compensatoire”, vous n’êtes pas tenu — du moins en vertu de la LSF (bien que les lois de l’État puissent varier) — d’encaisser le “temps compensatoire” à la résiliation et vous pouvez même mettre en œuvre des politiques “l’utiliser ou le perdre” (encore une fois, sous réserve des lois de l’État et locales).

Perspectives de l’employeur

Deux derniers conseils, un technique, un de fond: Pour éviter toute confusion avec l’avantage du secteur public, je recommanderais aux employeurs privés qui souhaitent profiter de cet avantage d’appeler le temps autre que le “temps compensatoire”, comme le temps flexible ou le temps de prime. Sur le fond, cette stratégie ne fonctionne que si vous avez correctement classé vos employés exonérés. Compter les heures et accorder une compensation supplémentaire pour ces heures pourrait nuire à vos arguments en faveur de l’exemption dans les cas rapprochés, car cela prouve que les employés ne sont pas réellement exemptés.

L’essentiel est que, contrairement à ce que vous avez pu entendre, les employeurs des secteurs public et privé peuvent accorder à leurs employés exonérés du “temps de travail supplémentaire” pour travailler au-delà des heures prévues ou pour toute autre raison. Contrairement au temps de comp régi par la LSF pour les employés publics non exemptés, le “temps de comp ” de l’employé exonéré peut être crédité à tout taux et sous réserve des conditions que vous choisissez. Parce que la LSF n’oblige pas les employeurs privés à l’offrir, tout ce que vous faites pour les employés exemptés est simplement une question de politique, mais méfiez-vous des lois de l’État qui pourraient imposer d’autres exigences à votre entreprise (en particulier avec “l’utiliser ou le perdre” ou les paiements de résiliation).