Qu’est-ce que l’Approvisionnement dans la Gestion de la construction?

En termes simples, le processus d’approvisionnement est la façon dont nous procédons à l’acquisition des biens et services dont nous avons besoin. Lorsque nous achetons de la roquette ou un jean, l’approvisionnement est assez simple. Mais lorsque nous cherchons à acquérir tous les biens et services nécessaires à la mise en œuvre d’un projet de construction majeur, l’intrigue s’épaissit.

L’approvisionnement en gestion de la construction est défini comme étant l’art et la manière d’obtenir les biens et services nécessaires en vue de:

• rapidité
• qualité acceptable (qui varie considérablement d’un client à l’autre)
• respect des paramètres financiers (prix raisonnables)
• minimisation et atténuation des risques
• communication et administration efficaces
• et enfin, mais non des moindres, assurer la satisfaction des clients en comprenant leurs rêves.

Tout cela peut être regroupé sous le mot valeur – obtenir aux clients ce dont ils ont besoin à un prix acceptable, un calendrier fiable et sans risque inutile. Le processus commence effectivement par l’approvisionnement de l’équipe de projet initiale.

Étapes de base de la gestion des achats de projets

Dans la gestion de la construction, par définition, l’approvisionnement englobe la sécurisation de tous les biens et services nécessaires pour mener le projet de construction à son terme en temps opportun et de manière satisfaisante. En règle générale, la gestion d’un projet livrable spécifique se déroule en plusieurs étapes:

• Le plan officiel de gestion des achats est créé ici (qui fait partie du plan global de gestion de la construction.)
• Demandes de propositions (DP) et évaluation des soumissions. L’expérience du directeur de la construction avec les concepteurs, les ingénieurs, les entrepreneurs et les fournisseurs locaux est inestimable.
• Attribution et signature de contrats (gestion des contrats de projet). Lorsque des fournisseurs de services, des entrepreneurs et des fournisseurs ont été choisis ou achetés, les calendriers d’approvisionnement en construction précisent comment et quand les différentes ressources doivent être gérées avec des jalons appropriés clairement définis. Le logiciel de gestion de la construction facilite grandement cette étape et l’étape suivante.
• Administration et suivi du processus de construction, y compris la gestion de la conformité des contrats, des ordres de modification, des soumissions, des évaluations de la qualité sur site, du suivi des performances, etc.
• Clôture du contrat et débriefing.

Pour avoir une idée de la complexité de la gestion des achats, examinons de plus près le processus d’appel d’offres dans les projets de construction. Il commence par la préparation des documents de conception pour les travaux requis et se poursuit avec la documentation de la DP, un appel d’offres. Différents fournisseurs de services, entrepreneurs et fournisseurs soumettent leurs offres ou propositions, sur lesquelles les mérites des offres potentielles sont discutés et évalués. Une fois le fournisseur choisi, les conditions sont réglées, le contrat est ratifié et le service est exécuté ou les biens fournis. Ce n’est pas sorcier, mais c’est assez impliqué, car chaque dernier clou doit être spécifié et acheté, et quelqu’un doit le marteler.

Notez que si les définitions de la gestion des achats et des contrats sont différentes, elles vont de pair. La gestion des contrats est l’art de créer des documents clairs où chaque partie sait exactement ce qu’on attend d’elle, le montant de la rémunération et les moyens d’évaluer si le contrat est respecté ou non sont clairement définis.

Selon le Royal Institute of British Architects (RIBA), “Une partie fondamentale de la détermination de la stratégie d’approvisionnement pour le montage de l’équipe de projet consiste à définir le moment de la participation de l’entrepreneur.”RIBA propose une variété de modèles de plan de travail qui “varient en fonction de la voie d’approvisionnement choisie.”Parmi les options qu’ils mentionnent figurent:

• Contrats traditionnels
• Contrats de conception et de construction
• Contrats de gestion
• Contrats dirigés par l’entrepreneur

Un plan de gestion des achats indique précisément comment le processus d’approvisionnement doit être géré, et il y aura un contrat pour chaque service ou produit acheté afin de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. L’approvisionnement est un élément essentiel de la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Il prend différentes saveurs selon que l’entrepreneur est impliqué dans la conception ou non. Pour les grands projets, les mérites de la construction collaborative et du partenariat stratégique vont de soi.

Les gestionnaires de la construction, en tant qu’agents des propriétaires, aident à définir et à surveiller les contrats entre le propriétaire et la multitude de prestataires de services et d’entrepreneurs. Ils savent quelles questions doivent être posées – Marchandise, compétence ou service? Portée du travail? Niveau de service? Quelle est la solidité des soumissionnaires? Qui assume les risques? Fluctuations potentielles des coûts?- et quelles sont les priorités du propriétaire. Qu’il s’agisse de la gestion des approvisionnements, des architectes et des ingénieurs ou de commissions de planification fastidieuses, CMs vise à établir des relations afin que les propriétaires puissent construire leurs projets de rêve.