ビジネスメールの署名を標準化する方法–ステップバイステップガイド

：このブログ記事は2020年8月12日に更新されました。

これを読んでいるなら、あなたはすでにあなたのビジネスメールに企業の電子メールの署名を挿入することがいかに重要であるかをよく知っていると思 それは素晴らしいことですが、あなたの同僚の残りの部分もそれを認識していますか？ あなたのブランドを促進し、あなたの会社の価値を広げるのにプラットホームとしてあなたのオンライン一致を使用できる。 ただし、すべての従業員が自分で電子メール署名を作成する場合は有効ではありません。 それを解決するには？ 必要なのは、あなたの会社のための公式、標準化された電子メール署名テンプレートです。 次に、すべてのユーザーに実装する必要があります。 この記事では、簡単な電子メール署名の標準化プロセスをご案内します。

あなたの電子メールの署名の設計を統一する

あなたのブランドイメージはあなたのセールスポイントであるので、すべての発信ビジネス電子メールにそれを含めることが重要です。 あなたのブランド-アイデンティティを固めるためには、電子メールコミュニケーションで示すためにあなたの構成の元の、一貫した肖像画を作成す これを行うには、次のことができます:

• すべてのユーザーの電子メール署名を管理するために一人の人を委任します。
• 装飾的なフォント、インスピレーション引用符、および電子メールで従業員の不適切な写真を取り除く。
• 電子メール署名テンプレートが長すぎず、必要なすべての詳細が含まれていることを確認してください。
• 電子メール署名ブロックに含まれるすべての単一項目の関連性を分析します。

会社のニーズに合わせて署名をカスタマイズ

電子メール署名は電子名刺とみなされるため、すべてのユーザーがパーソナライズされた連絡先の詳細を 送信者の名前、役職、および部門を考慮して、企業の署名をパーソナライズできます。

たとえば、内部のIT署名には基本的な連絡先情報が含まれている必要があります。 内部コミュニケーションに豪華なマーケティングの旗、会社の物理的な住所または免責事項を置く必要性がない。 以下の内部署名のインスピレーションをチェックしてくださ

一方、営業チームの署名を設計する際には、法的要件を満たすために、会社の詳細、ロゴ、マーケティングバナー、ソーシ

ビジュアルを使用して人々を引き付ける

電子メールの署名にあるうまく設計されたグラフィックは、ユーザーの注意を引くことができるので、あなたの好意でそれらを使用することを躊躇しないでください。

• すべての電子メール署名に会社のロゴを追加します。
• ロゴがよく公開されており、会社のウェブサイトにリンクしていることを確認してください。
• あなたの電子メールの署名にユーザーの写真を追加します。 彼らは信頼を獲得し、オンライン通信をより友好的にすることが証明されています。

あなたのウェブサイトやソーシャルプロファイルへのリンクを挿入

ハイパーリンクは、あなたの電子メール署名の重要な要素です。 彼らは簡単にあなたのウェブサイトやソーシャルメディアのプロファイルへのトラフィックを増加させ、あなたの受信者が簡単にあなたの会社と対話するのを助けることができます。

それを署名の有用な要素にするには、次のことを確認してください:

• あなたの最も貴重なオンライン資源へのリンクを含みなさい。 顧客が誤解を招くことがないように、常に最新の状態に保つことを忘れないでください。
• Facebook、LinkedIn、またはあなたのビジネスに関連する他のソーシャルプロファイル上のあなたの公式プロファイルにリンクされたソーシャルメディ
• ハイパーリンクされたテキストまたはボタンを挿入します。 あなたの会社とあなたの顧客間のより速く、より直接的な通信のための会議スケジューラまたはチャットボックス

上記の例では、電子メールの署名テンプレートは、ソーシャルメディアプロファイル、会社のウェブサイト、マーケティングリソースへのリンク、ビジネスの成長に関するヒント、ブログ、お金の節約に関するハウツー記事、および製品ポートフォリオへのリンクで構成されています。 したがって、受信者を圧倒することなく、1つの署名内でかなりの数のリンクを使用できます（テンプレートがうまく設計されている場合）。

法的要件に準拠している

電子メール署名であなたの会社に関する詳細な情報を提供することは、多くの場合、法律で必要とされています。 さらに、よく書かれた免責事項は、あなたの機密性を保護し、法的要件に準拠して滞在するのに役立ちます。 たとえば、免責事項には、GDPRの規定に準拠するために、サービスの利用規約へのリンクや購読解除リンクを含めることができます。 プロの免責事項を含めることは、透明な企業イメージを作成し、信頼を構築するのにも役立ちます。

: 法的要件に準拠して滞在し、プロの企業の外観を作成するために、すべての外部電子メールの下部に免責事項を含めます。

免責事項の詳細を読む

間違いがないか署名を確認する

画像、リンク切れ、文法の間違いやスペルミスではなく、赤いXsで電子メールの署名を持つメッ スパムのように聞こえる、そうではありませんか？ あなたは常にあなたの会社の電子メールの署名が完璧であることを確認する必要があります理由です。
ビジネスメールで署名を使用する前に、次のことを確認してください:

• 異なる電子メールクライアントやモバイルデバイスに電子メール署名を調整します。 あなたはそれらの最も人気のあるものに焦点を当て、あなたの署名がそれらにどのように表示されるかを確認することができます。
• スペルミスや間違いがないか、署名テキストを再確認してください。 完全な署名は専門家としてあなたのイメージを凝固させる。
• 署名内のすべてのリンクをクリックして、正しく機能し、適切なウェブサイトやソーシャルプロファイルにつながるかどうかを確認します。

電子メール署名の管理

電子メール署名を一元的に管理するソリューションがない場合、すべての従業員に標準化された署名を提供することは困難 それはちょうどあなたの仕事および時間をに要求します:

1. それはあなたの会社の要件を満たすように、企業の電子メールの署名テンプレートを設計します(電子メールの署名テンプレートと無料の電子メー*
2. エンドユーザーに配布します。
3. 会社内のすべての電子メールクライアントとデバイスに署名が正しく実装されていることを確認してください。 これには、署名を手動で変更するために、すべてのワークステーションに個人的に移動する必要があります。

以下では、電子メール署名を展開するのがいかに難しいかについての短いアニメーションを見ることができます。

*ユーザーが複数の電子メールクライアントを使用する場合は、それぞれの署名デザインを準備する必要があります。

手動署名管理の制限

この方法の最大の問題は、従業員が電子メール署名を正しく設定するか、手動で行う必要があることです。 30人の従業員を持つ会社にとっては面倒ではないように見えるかもしれませんが、あなたの会社に何百人も何千人ものユーザーがいる場合、署名の更新を効果的に管理することはほぼ不可能になる可能性があります。

署名テンプレートの実装に関する問題の他に、電子メール署名を設計する際に考慮する必要がある特定の電子メールクライアントの制限もあります。 たとえば、署名のHTMLソースコードにアクセスできない場合、署名デザイン機能が絞られることがよくあります。 そして、それは受信者の画面（モバイルデバイスを含む）にうまく表示されるように署名を調整するのは難しいです！).

署名を管理するためのネイティブソリューション

Office365(Microsoft365)およびExchange Serverを使用すると、会社内のメールボックスの任意の範囲の電子メール署名を管理およ ユーザーのメッセージに署名を含めるには、次の操作を実行する必要があります:

1. Active Directoryプレースホルダを含む電子メール署名テンプレートのHTMLソースコードを準備します(無料の電子メール署名ジェネレータで無料のテンプレートを確認してくださ
2. ユーザーのメールにテンプレートを追加するメールフロールールを設定します。

Exchange Serverでの署名の展開の詳細を読む2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
Office365で電子メール署名を統一する方法について説明します。

ネイティブソリューションの制限

この場合、電子メール署名の集中管理は可能ですが、制限されています。 Exchange ServerもOffice365も、会話スレッド内の単一の電子メールを区別せず、すべての署名をメッセージチェーンの下部に配置しません。 それらのどれも埋め込まれた画像をサポートしていないので、それらはすべてあなたの受信者によって添付ファイルとして受信されます。 さらに、署名はユーザーの送信済みアイテムフォルダに表示されないため、署名が正しく追加されたかどうかを確認することはできません。 あなたはより多くの柔軟性のためにあなたを聞かせて、より高度な電子メール署名を持っているしたい場合は、電子メールの署名管理のためのサードパーテ

電子メール署名管理のためのCodeTwoソリューション

CodeTwoソリューションが電子メール署名管理にどのように役立つかをチェックしてください。

CodeTwo Email Signatures for Office365

このクラウドベースのソリューションを使用すると、Office365(Microsoft365)組織内のすべてのユーザーの電子メール署名を集中的に管理できます。 あなたは、任意のHTMLの知識を必要としない直感的なWYSIWYGエディタ内の高度な電子メール署名テンプレートを作成するためにそれを使用することがで これを使用して、画像の追加、テキストの色の変更、ハイパーリンクの挿入を簡単に行うことができます。

この解決策は、あなたがしたい場合はあなたのためです:

• 全社的な統一された電子メール署名を作成し、Office365組織内で一箇所から管理します。
• 異なるモバイルデバイスと電子メールクライアントを使用し、署名を調整する心配はありません。
• Azure Active Directoryからユーザーのデータをプルします。
• 使いやすいテンプレートエディタで署名を作成するか、組み込みのテンプレートライブラリから定義済みの電子メール署名テンプレートのいずれかを選
• マーケティングコンテンツを追加し、その結果を測定します。
• 新しいメッセージの書き込み中に署名を表示し、電子メールを送信した後に送信済みアイテムフォルダに署名を表示します。

あなたはそれがどのように動作するかを確認するために無料の14トライアルを実行することができます

CodeTwo Exchange Rules

CodeTwo Exchange Rulesは、ユーザーのマシン上で余分なものを設定することなく、オンプレミスのExchange Serverでプロの電子メール署名をセットアップするのに役立つように設計された署名マネージャです。

このソフトウェアは、さまざまな便利な機能を提供します:

• 電子メールの署名と免責事項の完全な中央管理。
• 一番下ではなく、最新の返信のすぐ下に署名を挿入します。
• 署名は、ユーザーの送信済みアイテムフォルダに表示されるため、署名が電子メールに正しく追加されたかどうかを確認できます。
• HTMLコーディングの専門知識なしにすべての署名テンプレートを作成する直感的なHTML署名エディタ。
• インライン添付ファイルとして画像やロゴを挿入する機能。 受信者は、外部から画像をダウンロードしたり開いたりする必要なく、自動的に表示されます。 そのおかげで、あなたは署名にプロモーションバナー、ユーザーの写真や行動を促すボタンを挿入することができます。
• rules Scheduler署名ルールを適用するときに正確な日付を設定できるようにします。 ソフトウェアは、提供された日付に自動的にそれを行います。
• 署名はIT部門だけで管理する必要はありません。CodeTwoソフトウェアを使用すると、署名の設計と構成をマーケティングチームに委任することができます。
• active Directoryから情報を引き出すプレースホルダーを使用してユーザーのデータを実装する可能性。 さらに、このソフトウェアは、カスタム広告属性の挿入と、広告値が提供されていない場合の署名内の空白スペースの自動削除をサポートしています。

ここでは、CodeTwo Exchange Rulesの30日間の無料試用版をダウンロードできます

あなたのビジネスのためのスマートソリューション

ビジネス電子メール署名になるたびに、時間を節約し、人的資源を解放するスマートで現代的なソリューションを探すことは常に良いことです。 そのため、CodeTwo centralized email signature solutionsは、組織の優れた署名を作成するのに役立ちます。 これはあなたの販売運動を後押しし、あらゆる出て行くメッセージのあなたのブランドの建物との助けます。

CodeTwo Email Signature for Office365およびCodeTwo Exchange Rulesの公式webサイトにアクセスして、詳細を確認し、プログラムを無料で試してみてください。

:

• 中央電子メール署名管理のためのツール
• 電子メール署名に最適なフォントは何ですか？
• メール署名で画像を正しく表示させる方法（添付ファイルとしてではない）