適切なコレクション管理システムの検索と選択のための5つのヒント

教育機関のニーズをサポートするCMSの選択方法

博物館やアートギャラリーなどのコレクション組織は、博物館コレクション管理システム(CMS)を使用して、コレクション内のオブジェクトに関連する複雑な部門間データと情報を追跡します。 あなたの最も貴重なコレクションオブジェクトの記録は博物館のCMSによって追跡されるので、その情報は組織のすべてのメンバーが簡単にアクセ

既存のシステムやワークフローに新しいCMSを実装することは、どの組織にとっても困難で大規模な作業になる可能性があります。 多くの財政、技術的な、および訓練の考察は考慮に入れる必要がある。 これらの潜在的な努力を測定することは、そのような事業が追求する価値があるかどうかを理解するのに役立ちます。 したがって、組織のコレクション情報を管理するための最良のコレクション管理ソフトウェアを検索することは、実装プロセスを可能な限り簡

あなたを正しい方向に導くために、私たちはあなたを軌道に乗せ、あなたの博物館やコレクション組織のニーズに最も適したコレクション管理システ

強力なチームを集める

あなたの新しい博物館ソフトウェアによって最も影響を受ける部門とスタッフを検討してください。 あなたのパワーユーザーは誰ですか？ 早期に選択プロセスにそれらを関与させる。 チームを選択した後、プロジェクトの詳細を管理し、スムーズな移行を確実にするためにチームリードを任命します。

:

• コレクション責任者
• レジストラ責任者
• エグゼクティブディレクター
• ITマネージャー
• キュレーター責任者
• 保全責任者
• データベース管理者
• デジタ>
• ウェブサイト管理者

あなたの選択チームを調査

なぜあなたは博物館のコレクション管理システムが必要ですか、そしてあなたは何を達成す これらの簡単な質問を調べることはあなたが道に沿って直面するかもしれない障害およびあなたの最優先を明らかにするのを助ける。

現在の博物館CMSの課題と改善が必要なものについてチームに尋ねてください。 彼らは新しいシステムから得たいものと、彼らは今後数年間でコレクションに期待する影響を見つけます。

即時かつ長期的な目標を考慮すると、チームの方向性が得られます。 ここに例があります:

あなたの目標とそれらを達成するためのステップを定義することは、期待がすでに明らかにされているように、あなたのチームの将来の混乱や意見

ディールブレーカーを定義

各コレクションは一意ですが、いくつかのプロセスはフィールド全体で標準的です。 上記の目標、博物館内のワークフロー、およびこれらの推奨ベンチマークを検討してください。

これらの活動を強化するCMSは、成功のための最良のチャンスを提供しています:

	ローンと展示管理–コレクションオブジェクトを共有し、表示することは、あなたの博物館の中心にあります。 選択したCMSは、チェックリスト情報を統合し、正確に更新された情報をスタッフに提供することにより、展示会の計画を合理化す あなたの新しいCMSはあなたのチームの貸付け金および展覧会の練習を支えるために容易にカスタマイズできる適用範囲が広い報告を提供す
	保全支援–適切な保全文書（治療調査や状態報告など）を維持することで、あなたのコレクションが安全でアクセス可能なままであることが保証されます。 必要な処置の調査、レポートおよび環境の規準のためのデータを標準化することによって保存者、学芸員、および登録者間の容易な共同を支えるCMSを選びなさい。
	場所と出荷管理–出荷情報を相互参照できるCMSを探します-送信と納期、宅配便の詳細、出荷値—保険、オブジェクト、展示会やローンの詳細 あなたのCMSはまた、簡単にバーコード追跡や在庫関連の活動を管理する必要があります。
	デジタルアセットとメディア管理–デジタルアセットの管理は、コレクション内のオブジェクトの管理と同じくらい重要です。 CMSがネイティブDAMS機能を提供していることを確認して、事実上すべてのメディアファイル形式の読み取りと管理、メディアレコードの作成、メディアメタデータの自動インポートと更新、画像のデジタル注釈、グループアクセス権の設定を行うことができます。
	レポートと分析–複数の事前設定されたレポート、ラベル、カタログテンプレート、条件レポート、展示チェックリストを提供するCMSを選択することで、チームがコレクションを効率的に管理するのに役立ちます。 データをさまざまな便利な形式で簡単にエクスポートできるようにします。
	柔軟なアクセシビリティ–ほとんどの収集チームは外出先であるため、スタッフがどの場所からでも安全に情報を取得、アクセス、更新 CMSは、ブラウザベースのアプリケーションとして、または互換性のあるクラウドホストソリューションを介して、安全なwebベースのアクセ

あなたが研究、テスト、および様々なソリューションを比較するように集中あなたのチームを維持するために、3絶対的な必需品に基準のリストを優先し、狭

利用可能なものを研究

あなたの目標とディールブレーカーが確立されていると、あなたのチームはソリューションを研究し、ベンダーに連絡するための十分な ウェブ、トレードショー、デモからできるだけ多くの情報を収集します。

ここでは、自分自身に尋ねるためにいくつかの最初の質問があります:

• この売り手の解決はあなたの目的に一致させるか。
• ソフトウェアはあなたの必須のベンチマークを満たしていますか？
• 実装プロセスはどのようにスムーズに実行されますか？ 実装プロセスの長さはあなたの目標にどのように影響しますか。
• ソリューションはどのように将来性と拡張性がありますか？ 簡単に他のシステム（オンラインコレクション、ダム、保全など）と統合するソフトウェアを探してください。）そしてそれらが将来変わると同時にあなたの必要性を支えることができます。
• このシステムは、あなたのコレクション関連の活動のためのコミュニケーションとコラボレーションを強化しますか？
• 各ベンダーはどのような評判を持っていますか？ あなたは、現実世界のアカウント、ケーススタディ、または参照を見つけることができますか？
• このシステムは他のシステムの機能を統合できますか？
• ベンダーはあなたのコレクションのタイプとサイズの経験を持っていますか？
• 新しいソフトウェアは既存のITインフラストラクチャとどのように互換性がありますか？

あなたの選択を絞り込む

今、あなたのオプションを最終的な選択肢に絞り込む時間です。

• 必要に応じて、トップベンダーの選択とのさらなるデモンストレーションや会話を手配してください。
• 投資収益率を考慮してください。 各CMSソリューションに関連するコストを特定し、財務および非金銭の両方の利益を特定します。
• 仕入先の選択を確定します。

新しいシステムは、単に現在のシステムを置き換えるべきではなく、あなたの教育機関がより効率的に運営しながら、将来にわたってあなたのコレク

さらに、あなたのコレクション作業は孤立して存在しないので、あなたのソフトウェアもそうすべきではありません。 独立したCMSではなく、エンタープライズコレクション管理エコシステムに投資することで、コレクションとリソースを保護します。 慎重に研究プロセス中にあなたのニーズを評価し、最高の時間、お金、および欲求不満を保存するオプションを検討してください。

ギャラリーシステムが目標の達成にどのように役立つか、CMSのデモを見たり、専門家との相談を依頼したりする方法の詳細については、今日お問い合