더 나은 조직을위한 색상 코드를 개발하는 방법
관리 전문가로서,당신은 많은 구조와 조직이 매일 놀이로 오는 방법을 이해합니다. 당신은 아마 당신이 순서를 생성하고 생산성을 자극 할 수 있도록 여러 시스템 및 절차를 가지고있다. 그러나 관리해야 할 많은 사람들과 프로세스로 인해 파일,바인더 및 캘린더를 볼 때 가장 좋은 것조차도 압도 당할 수 있습니다.
작업 공간,파일 등에 구조와 조직을 추가하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 색상 코딩을 사용하는 것입니다. 신경 과학자의 연구에 따르면,우리의 두뇌는 사실상 다른 것보다 먼저 색을 처리하도록 배선되어 이해력을 향상시키고 정보를 더 빨리 처리 할 수있을뿐만 아니라 더 오래 유지할 수 있도록 도와줍니다.
컬러 코딩은 일반적으로 디지털 파일보다 종이 파일에 더 많이 적용됩니다. 그러나 많은 프로그램 및 작업 관리 도구를 사용하면 카테고리 색상을 추가하여 디지털 파일 관리로 이월 할 수 있습니다. 그리고 당신도,디지털 폴더에 색상을 추가 할 수 있도록 윈도우 용 타사 소프트웨어 애드온이 있습니다.
색상 코드 개발
색상 코드를 만들 때,저는 제가 일하고 있는 환경을 평가하는 것으로 시작합니다.
- 작업,부서 또는 프로젝트의 특정 범주와 이미 연결된 색상이 있습니까? 그렇다면,당신과 함께 작동 하는 사람들에 대 한 혼란을 줄이기 위해 색상 코드에 통합 하려고 합니다.
- 작업 범주 또는 프로젝트 유형은 무엇입니까? 예를 들어,기업에서 일할 때 지원 한 각 임원에게 별도의 색상,관리 프로젝트,법적 계약,비즈니스 개발 프로젝트,운영 파일 등의 색상을 할당했습니다. 가끔 각 주요 프로젝트에 대 한 별도 색상 했다 만약 그들 중 많은 동시에 진행.
만드는 색상과 범주의 수에 따라 색상 코드 키를 만드는 것이 도움이 될 수 있습니다. 그런 식으로 모두가 시스템을 알고,당신은 그것을 유지하는 더 나은 기회가있다.
색상 코딩 도구
파일에서 레이블,바인더 등에 이르기까지 색상 코드를 구현하는 데 도움이되는 수십 가지 환상적인 옵션이 있습니다! 내가 가장 좋아하는 도구 중 일부는 다음과 같습니다:
- 파일 폴더
- 3-링 바인더
- 컬러 테두리가 있는 시트 보호 장치
- 폴리 프로젝트 포켓
- 라벨
- 컬러 파일 폴더를 사용할 예산이나 승인이 없는 경우에도 라벨에 컬러를 사용하거나 컬러 스티커를 적용 할 수 있습니다.그들을 더 시각적으로 만드십시오. 색상은 빠르게 물건을 찾거나 무언가가 잘못되었을 때 식별하는 차이의 세계를 만들 수 있습니다.
색상 코드 구현
필요한 도구가 있으면 파일을 적절한 파일 색상으로 전환하여 레이블을 지정할 수 있습니다. 새로운 시스템을 사용하는 방법을 사용하는 사람들에게 가르쳐서 그것이 어떻게 작동하는지,왜 중요한지 이해하십시오. 당신이 당신의 시스템을 사용할 때,당신은 당신이 그것을 미세 조정하거나 당신이 가서 그것에 추가 할 필요가 방법을 식별 할 수 있습니다.
캘린더,작업 및 이메일에 색상 코드 적용
종이 파일을 컬러 코딩하고 디지털 시스템과 조정하는 것에 대해 언급했습니다. 이것은 내가 아웃룩 작업,일정 및 범주와 함께 그렇게 한 가지 방법입니다.
마이크로 소프트 아웃룩에서,당신은 설정 범주와 각각의 색상을 연결할 수 있습니다. 그런 다음이 작업을 사용하여 작업,이메일 및 일정 약속에 색상을 지정할 수 있습니다.
이것은 내 표준 색상 코드입니다:
- 빨간색 말하기 계약
- 주황색–고객 또는 공급 업체
- 노란색–교육
- 밝은 녹색–팀 관련
- 표준 녹색–재무/회계
- 파란색–사업 개발
- 청록–관리
- 보라색–기사/책 쓰기
한눈에,나는 빨리 볼 수 있습니다(나는 모든 세부 사항을 읽을 수없는 경우에도)얼마나 많은 말하기 계약,클라이언트 호출 및 팀 회의 때문에 나는 내 달력에 사용하는 색상의 매주.
우리의 팀워크 프로젝트 관리 도구를 사용하면 달력에있는 프로젝트 및 이벤트에 색상을 지정할 수 있습니다. 그래서 내가 어디를 보든,빨간색은 말하기와 관련이 있다는 것을 의미하고,노란색은 훈련을위한 것이고,녹색은 팀 회의를위한 것입니다.
우리 모두는 더 조직화되기를 원합니다. 색상 코딩을 통해 필요한 것을 더 빨리 찾고 모든 것이 어디에 속하는지 쉽게 식별 할 수 있습니다. 그것은 우리가 카테고리가 우리의 시간을 요구하는 것을 한 눈에 볼 수 있기 때문에,쉽게 계획 할 수 있습니다. 그리고 팀의 나머지가 선내에 얻을 때,너무,동일한 색으로 구분하는 페이지에 모두를 지켜서 전체 사무실 뛰기를 더 매끄럽게 만든다!
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