비즈니스 이메일에서 서명을 표준화하는 방법-단계별 가이드

:이 블로그 게시물은 2020 년 8 월 12 일에 업데이트되었습니다.

이 글을 읽고 있다면 회사 이메일 서명을 비즈니스 이메일에 삽입하는 것이 얼마나 중요한지 이미 잘 알고 있는 것 같습니다. 그것은 중대한가,그러나 너의 협력자의 나머지는 저것을 너무 실현하는가? 온라인 서신을 플랫폼으로 사용하여 브랜드를 홍보하고 회사의 가치를 전파 할 수 있습니다. 그러나 모든 직원이 자신의 이메일 서명을 작성하는 경우 효과적이지 않습니다. 그것을 해결하는 방법? 당신이 필요로하는 당신의 회사에 대한 공식,표준화 된 이메일 서명 템플릿입니다. 그런 다음 모든 사용자를 위해 구현해야합니다. 이 글에서,나는 쉬운 이메일 서명 표준화 과정을 통해 여러분을 안내 할 것입니다.

이메일 서명 디자인 통합

브랜드 이미지는 판매 포인트이므로 보내는 모든 비즈니스 이메일에 포함시키는 것이 중요합니다. 귀하의 브랜드 아이덴티티를 공고히 하기 위해 이메일 통신에 표시 하는 조직의 독창적이 고 일관 된 초상화를 만들어야 합니다. 그렇게하려면 다음을 수행 할 수 있습니다:

• 한 사람을 위임하여 모든 사용자의 이메일 서명을 관리합니다.
• 장식 글꼴,영감 따옴표,이메일에서 직원의 부적절한 사진을 제거하십시오.
• 이메일 서명 템플릿이 너무 길지는 않지만 필요한 모든 세부 정보가 포함되어 있는지 확인하십시오.
• 이메일 서명 블록에 포함된 모든 단일 항목의 관련성을 분석합니다.

회사 요구에 맞게 서명 사용자 지정

이메일 서명은 전자 명함으로 간주되므로 모든 사용자가 개인화된 연락처 세부 정보가 포함된 이메일 서명을 올바르게 작성했는지 확인하십시오. 보낸 사람의 이름,직위 및 부서를 고려하여 회사 서명을 맞춤 설정할 수 있습니다.

예를 들어,내부 정보 서명에는 기본 연락처 정보가 포함되어야 합니다. 내부 커뮤니케이션으로 공상 매매 기치,회사 육체적인 주소 또는 포기를 두는 필요. 아래의 내부 서명 영감을 확인하십시오.

반면에 영업 팀의 서명을 디자인 할 때는 확장 된 회사 세부 정보,로고,마케팅 배너,소셜 미디어 아이콘 및 법적 요구 사항을 충족하는 면책 조항을 포함해야합니다.

사람들을 유치하기 위해 비주얼을 사용하여

이메일 서명에있는 잘 설계된 그래픽은 사용자의 관심을 쉽게 잡을 수 있으므로 주저하지 말고 사용하십시오.

• 모든 이메일 서명에 회사 로고를 추가합니다.
• 로고가 잘 노출되어 있는지 확인하고 회사 웹 사이트로 연결되는 링크를 확인하십시오.
• 사용자의 사진을 이메일 서명에 추가합니다. 그들은 신뢰 경력 및 온라인 통신 더 친절 하 게 입증 된다.

웹 사이트 및 소셜 프로필에 링크 삽입

하이퍼링크는 이메일 서명의 중요한 요소입니다. 웹 사이트 또는 소셜 미디어 프로필에 대한 트래픽을 쉽게 늘리고 수신자가 회사와 쉽게 상호 작용할 수 있도록 도와줍니다.

그것을 서명의 유용한 요소로 만들려면 다음을 확인하십시오:

• 당신의 가장 귀중한 온라인 자원에 연결을 포함하십시오. 고객이 오해의 소지가 그들을 찾을 수 없습니다 있도록 항상 최신 상태로 유지하는 것을 잊지 마십시오.
• 페이스 북,링크드 인 또는 비즈니스와 관련된 다른 소셜 프로필에 공식 프로필에 연결된 소셜 미디어 아이콘을 추가합니다..
• 하이퍼링크로 연결된 텍스트 또는 버튼 삽입 회의 스케줄러 또는 회사와 고객 간의 더 빠르고 직접적인 통신을 위한 채팅 상자

위의 예에서 이메일 서명 템플릿은 소셜 미디어 프로필,회사 웹 사이트,비즈니스 성장에 대한 팁이 포함 된 마케팅 리소스,블로그,비용 절약에 관한 기사 및 제품 포트폴리오에 대한 링크로 구성됩니다. 이렇게,너는 수령인을 압도하기없이 1 개의 서명안에 연결의 확실히 큰 수를 이용할 수 있는다(너의 템플렛이 잘 디자인되면).

법적 요구 사항을 준수 유지

이메일 서명에 회사에 대한 자세한 정보를 제공하는 것은 종종 법에 의해 요구된다. 또한 잘 작성된 면책 조항은 기밀성을 보호하고 법적 요구 사항을 준수하는 데 도움이됩니다. 예를 들어,귀하의 면책 조항에 귀하는 귀하의 서비스 이용 약관에 대한 링크 또는 개인 정보 보호 조항을 준수하기 위해 구독 취소 링크를 포함 할 수 있습니다. 전문적인 면책 조항을 포함하여 투명한 기업 이미지를 만들고 신뢰를 구축하는 데 도움이됩니다.

팁: 법적 요구 사항을 준수 유지하고 전문적인 기업의 모양을 만들 수있는 모든 외부 이메일의 하단에 면책 조항을 포함합니다.

면책 조항에 대해 자세히 알아보기

어떤 실수에 대한 서명을 확인

대신 이미지,깨진 링크,또는 문법 실수 나 철자와 함께 빨간색 엑스 에스와 이메일 서명 메시지를 수신 상상해보십시오. 스팸같이 소리,그렇지? 그런 이유로 당신은 항상 당신의 회사 전자 우편 서명이 완전하다는 것을 확인해야 한다.
비즈니스 이메일에 서명을 사용하기 전에 다음을 확인하십시오:

• 이메일 서명을 다른 이메일 클라이언트 및 모바일 장치로 조정합니다. 당신은 그 대중적인 그들에 집중하고 당신의 서명이 그(것)들에 어떻게 표시하는지 검사할 수 있다.
• 모든 맞춤법 오류 또는 실수에 대한 서명 텍스트를 다시 확인하십시오. 흠 없는 서명은 전문가로 당신의 심상을 고형화합니다.
• 서명의 모든 링크를 클릭하여 제대로 작동하는지 확인하고 적절한 웹 사이트 및 소셜 프로필로 연결됩니다.

이메일 서명 관리

이메일 서명을 중앙에서 관리할 수 있는 솔루션이 없는 경우 모든 직원에게 표준화된 서명을 제공하는 것이 어려울 수 있지만 불가능하지는 않습니다. 그것은 다만 당신의 일 및 시간을 요구할 것입니다:

1. 회사 요구 사항을 충족하도록 회사 전자 메일 서명 템플릿을 디자인하십시오(전자 메일 서명 템플릿 및 무료 전자 메일 서명 생성기 확인).*
2. 최종 사용자에게 배포합니다.
3. 서명이 회사의 모든 이메일 클라이언트 및 장치에서 올바르게 구현되었는지 확인하십시오. 이 개인적으로 수동으로 서명을 변경하려면 모든 워크 스테이션으로 이동해야 할 수도 있습니다.

아래에서 이메일 서명을 배포하는 것이 얼마나 어려운지에 대한 짧은 애니메이션을 볼 수 있습니다.

*사용자가 두 개 이상의 이메일 클라이언트를 사용하는 경우 각각에 대한 서명 디자인을 준비해야합니다.

수동 서명 관리의 한계

이 방법의 가장 큰 문제점은 직원이 이메일 서명을 올바르게 설정하거나 직접 수동으로 설정해야한다는 것입니다. 그것은 30 명의 직원을 가진 회사를 위해 번잡하 보일지도 모르지만,당신의 회사에는 수백 또는 수천 명의 사용자가 있을 때 이것은 효과적으로 어떤 서명 갱신든지 처리하게 불가능한에 가깝게 일 수 있다.

서명 템플릿 구현 문제 외에도 이메일 서명을 디자인할 때 고려해야 할 특정 이메일 클라이언트의 제한 사항도 있습니다. 예를 들어,서명 디자인 기능은 서명의 소스 코드에 액세스할 수 없는 경우 종종 좁혀집니다. 그리고 그것은받는 사람의 화면에 잘 표시되도록 조정 서명 어렵다(모바일 장치 포함!).

서명 관리 기본 솔루션

관리 하 고 회사의 사서함의 범위에 대 한 전자 메일 서명을 배포할 수 있습니다. 사용자의 메시지에 서명을 포함하려면 다음을 수행해야 합니다:

1. 활성 디렉토리 자리 표시자를 포함하는 이메일 서명 템플릿의 소스 코드를 준비하십시오(무료 템플릿에 대한 무료 이메일 서명 생성기 확인).
2. 사용자의 이메일에 템플릿을 추가할 메일 흐름 규칙을 구성합니다.

2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
오피스 365 에서 이메일 서명을 통합하는 방법에 대해 알아보십시오.

네이티브 솔루션의 제한 사항

이 경우 이메일 서명 중앙 관리는 가능하지만 제한됩니다. 어느 교환 서버 나 오피스 365 는 메시지 체인의 하단에 모든 서명을 배치,대화 스레드 내에서 하나의 이메일을 구별하지 않습니다. 그들 중 누구도 또한 포함 된 이미지를 지원하지 않습니다,그래서 그들은 모두받는 사람에 의해 첨부 파일로 수신됩니다. 또한 서명이 사용자의 보낸 편지함 폴더에 표시되지 않으므로 서명이 올바르게 추가되었는지 확인할 수 없습니다. 당신이 더 많은 유연성을 위해 당신을 수 있도록 고급 이메일 서명을하려는 경우,당신은 이메일 서명 관리를위한 타사 솔루션을 볼 필요가 있습니다 이유입니다.

이메일 서명 관리를 위한 코드 두 솔루션

코드 두 솔루션이 이메일 서명 관리에 도움이 되는 방법을 확인하십시오.이 클라우드 기반 솔루션은 중앙에서 오피스 365(마이크로 소프트 365)조직의 모든 사용자에 대한 이메일 서명을 관리 할 수 있습니다. 이 도구를 사용하여 직관적인 위지위그 편집기 내에서 고급 이메일 서명 템플릿을 만들 수 있습니다. 당신은 쉽게 이미지를 추가 텍스트 색상을 변경하거나 하이퍼 링크를 삽입하는 데 사용할 수 있습니다.

이 솔루션은 다음과 같은 경우에 적합합니다:

• 통합 전사적 이메일 서명을 만들고 한 곳에서 사무실 365 조직에서 관리 할 수 있습니다.
• 다른 모바일 장치 및 이메일 클라이언트를 사용하고 서명을 조정하는 것에 대해 걱정하지 마십시오.
• 푸른 활성 디렉토리에서 사용자의 데이터를 가져옵니다.
• 사용하기 쉬운 템플릿 편집기로 서명을 만들거나 내장 템플릿 라이브러리에서 미리 정의된 이메일 서명 템플릿 중 하나를 선택합니다.
• 마케팅 콘텐츠를 추가하고 그 결과를 측정합니다.
• 새 메시지를 작성하는 동안 및 이메일을 보낸 후 보낸 편지함 폴더에 서명을 표시합니다.

무료 14 평가판을 실행하여 작동 방식을 확인할 수 있습니다.

이 소프트웨어는 유용한 다양한 기능을 제공합니다:

• 이메일 서명 및 면책 조항의 완전한 중앙 관리.
• 맨 아래가 아닌 최신 회신 바로 아래에 서명을 삽입합니다.
• 사용자 보낸 편지함 폴더에 서명을 표시하여 서명이 이메일에 올바르게 추가되었는지 확인할 수 있습니다.
• 직관적인 웹페이지 시그니처 편집기로 웹페이지 코딩에 대한 전문 지식 없이 모든 시그니처 템플릿을 만들 수 있습니다.
• 인라인 첨부 파일로 이미지와 로고를 삽입 할 수있는 기능. 수신자는 이미지를 외부에서 다운로드하거나 열 필요없이 자동으로 표시됩니다. 덕분에 홍보 배너,사용자의 사진 또는 클릭 유도 문안 버튼을 서명에 삽입 할 수 있습니다.
• 서명 규칙을 적용할 정확한 날짜를 설정할 수 있는 규칙 스케줄러. 이 소프트웨어는 제공된 날짜에 자동으로 수행합니다.코드 2 소프트웨어를 사용하면 마케팅 팀에 서명 디자인 및 구성을 위임할 수 있습니다.
• 자리 표시자가 활성 디렉토리에서 정보를 가져 와서 사용자의 데이터를 구현할 수있는 가능성. 또한이 소프트웨어는 광고 값이 제공되지 않은 경우 맞춤 광고 속성 삽입 및 서명에 공백 자동 제거를 지원합니다.

여기에서 30 일 무료 평가판 코드를 다운로드 할 수 있습니다.두 가지 교환 규칙

비즈니스를위한 스마트 솔루션

비즈니스 이메일 서명에 관해서는 항상 시간을 절약하고 인적 자원을 확보하는 스마트하고 현대적인 솔루션을 찾는 것이 좋습니다. 그래서 코드 2 중앙 집중식 이메일 서명 솔루션이 조직에 대한 뛰어난 서명을 만드는 데 도움이 될 것입니다. 이것은 귀하의 마케팅 캠페인을 향상시키고 모든 발신 메시지와 함께 귀하의 브랜드 구축에 도움이 될 것입니다.

오피스 365 에 대한 코드 투 이메일 서명 및 코드 투 교환 규칙 공식 웹 사이트를 방문하여 자세한 내용을 확인하고 무료로 프로그램을 사용해보십시오.

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