제 2 장–협업 정보 시스템

협력은 함께 일하는 사람들의 그룹이며,모두 본질적으로 동일한 유형의 작업을 수행하여 작업을 수행합니다. 협업은 피드백과 반복의 과정을 통해 공통의 목표를 달성하기 위해 함께 일하는 사람들의 그룹입니다. 협력은 모든 당사자가 존재하고 일을 끝내기 위해 보상하는 장소가 될 수 있지만 개인의 질과 개선은 존재하지 않습니다. 협업에는 피드백 제공,프로세스 및 절차 간소화 및 관련된 사람들의 성과 향상이 포함됩니다.

효과적인 비판적 피드백의 중요성

모든 사람이 비판적인 말을 하기에는 너무 예의 바른 그룹은 협력할 수 없다. 유명한 찰스 다윈은 이렇게 말합니다.”만약 두 분이 똑같은 생각을 가지고 계시다면,우리는 한 분이 필요 없습니다.”반대로,한 그룹이 너무 비판적이고 부정적이라면,회원들은 서로를 불신하고 증오하게 될 수 있습니다. 이 두 가지의 적절한 균형이 있어야하고,피드백은 서로 학습 팀 구성원을 점화한다. 아무도 다른 심지어 인기 아이디어를 표현하고자하는 경우,아무도 아무것도 배울 수 없습니다.

중요 피드백 제공 및 수신 지침

중요 피드백 제공 및 수신은 가장 중요한 협업 기술입니다. 다음은 효과적인 협업을 위한 가장 중요한 특징에 대한 지침입니다: 우리의 협력의 주제에 대해 열정적이며,개방적이고 호기심이 많으며,인기가없는 관점이더라도 자신의 마음을 말하고,적시에 나와 다른 사람들에게 돌아가고,어려운 대화에 기꺼이 참여하고,지각 적 청취자이며,부정 피드백을 제공/수신하는 데 능숙하며,인기없는 아이디어를 제시 할 의향이 있으며,자기 관리이며”낮은 유지 보수”등이 필요합니다.

성공적인 협력을 위한 세 가지 기준은 무엇입니까?

비즈니스 전문가의 경우 팀은 목표를 달성해야합니다. 이러한 목표에는 의사 결정,문제 해결 또는 작업 제품 작성이 포함될 수 있습니다. 어떤 목적으로,첫 번째 성공 기준은 항상 질문에 대답한다,”우리는 그것을 했는가?”질문에 레이어를 추가하면”허용 된 시간과 예산 내에서 수행 했습니까?”이 경우 시간이 지남에 따라 또는 예산을 초과 한 팀은 일반적으로 목표를 달성 한 것으로 간주하지 않습니다.

팀 역량의 성장

비즈니스에서 팀은 몇 달 또는 몇 년 동안 함께 지속되므로 적절한 질문 평가자는 항상”팀이 더 나아 졌습니까?”종종 영구적 인 팀은 시간이 지남에 따라 그 혜택과 함께 성장하고,팀이 더 좋아지면,그것은 더 효율적이된다,심지어 가능성이 적은 비용으로 더 나은 서비스를 제공. 그러나 팀은 어떻게 더 나아질 수 있습니까? 방법에는 더 나은 업무 프로세스 개발,개별적으로 작업 개선,서로 작업 및 새로운 기술 교육,서로에게 의미있는 관점 제공 등이 있습니다.

의미 있고 만족스러운 경험

비즈니스 전문가의 평범한 세계에서 일을 의미있게 만드는 것은 무엇입니까? 작업은 팀에 의해 의미 있는 인식 될 수 있다. 그것은 생명을 구하는 것만 큼 매력적이지 않을 수도 있지만,작업이 중요한 것으로 인식되면 훨씬 더 의미가 있습니다. 작업에 대한 크레딧이 주어지고 작업 완료에 대한 인식이 존재하면 더 의미있는 작업이 될 것입니다. 또한,팀워크의 우애 측면뿐만 아니라 만족스러운 경험을 제공 할 수 있습니다. 모두가 되 고 또는 그룹,그리고 뭔가 가치 있는 달성 하기 위해 그들의 부분을 하 고의 느낌이 있을 때 통전 된다.

협력의 네 가지 주요 목적은 무엇입니까?

알림은 첫 번째이자 가장 근본적인 협력 목적입니다. 알리기의 목표는 팀원이 동일한 방법안에 정보를 가능한한 많이 생각하고 있다 것 을 확인한것을 이다. 팀 구성원은 데이터를 공유하고 서로 통신 할 수 있어야하며 주어진 모든 해석을 이해할 수 있어야합니다. 이 정보의 반복을 방지 할 수 있으며,보다 효율적인 솔루션으로 이어질 것입니다.

의사 결정

• 운영 의사 결정-운영,일상적인 활동을 지원하는 결정.
• 경영 결정-자원의 할당 및 활용에 대한 결정. 경영 의사 결정에 다른 관점에서 고려가 필요한 경우 협업을 통해 큰 이익을 얻을 수 있습니다.
• 전략적 결정-광범위한 조직 문제를 지원하는 결정. 이러한 결정은 거의 항상 협력 적입니다.
• 의사결정을 위한 이해되고 수용된 방법이 있는 구조화된 의사결정 과정.
• 합의 된 의사 결정 방법이없는 구조화되지 않은 의사 결정 프로세스.

결정 유형과 결정 프로세스는 느슨하게 관련되어 있습니다. 운영 수준에서 구조화 된 결정은 일반적으로 이루어지며 전략적 수준의 결정은 구조화되지 않은 경향이 있습니다. 협업 시스템에서 협업을 포함하는 구조화 된 결정은 거의 없습니다. 이미 일반적으로 따라야 할 일련의 절차가 있으며 많은 결정이 필요하지 않습니다. 반면에 구조화되지 않은 경우 피드백과 반복이 결정적으로 필요하기 때문에 많은 협업이 필요합니다. 다른 관점은 고려될 필요가 있고,임시 결론 및 잠재적인 결과는 전부 토론될 필요가 있습니다.

문제 해결

문제는 무엇이며 무엇이되어야하는지에 대한 인식 된 차이입니다. 문제는 지각 이고,저것은 다른 문제 지각이 있는 다른 사람에 지도한다. 그 때문에 문제 해결 협력 그룹의 첫 번째이자 가장 중요한 과제는 문제를 정의하는 것입니다. 다음 팀은 문제 해결에 있는 목표를 이해할 필요가 있고,그것에 가지고 있다.

프로젝트 관리

프로젝트는 무언가를 만들거나 생산하기 위해 형성됩니다. 최종 목표는 사물의 다양한 수 있습니다,프로젝트는 자연과 크기에 너무 많이 변화하기 때문에,여기에 네 가지 일반적인 프로젝트 단계는:

• 시작 단계-시작 단계는 프로젝트와 팀의 기본 규칙을 설정하는 것입니다. 이 단계의 작업에는 프로젝트 식별,팀 구성원 확인,프로젝트 정의,프로젝트 수행 방법 결정,프로젝트 범위 설정,역할 설정 및 팀 규칙 설정이 포함됩니다.
• 계획 단계-누가 언제 무엇을 할 것인지 결정하는 단계. 이 단계의 작업 활동이 정의되고 인력,예산 및 장비와 같은 자원이 각각에 할당됩니다. 또한 각 작업 및 구성원에 대한 일정이 결정되며 예산을 여러 번 재검토 할 수 있습니다.
• 수행 단계-프로젝트 작업은이 단계 내에서 수행됩니다. 이 단계에서 관리 과제는 일정에 따라 작업을 완료하고 가능한 한 빨리 일정 내의 문제를 식별하는 것입니다. 이 단계에서 작업을 삭제하고 변경할 수 있습니다.
• 마무리 단계-이 단계는 프로젝트 완료를 마무리하고 팀원에게”우리는 실제로 완료 되었습니까?”모든 작업이 완료되면 문서가 필요하고 데이터가 액세스 가능한 위치에 저장되어야합니다.

협업 정보 시스템의 요구 사항은 무엇입니까?

정보 시스템과 마찬가지로 협업 시스템에는 하드웨어,소프트웨어,데이터,절차 및 사람과 같은 모든 정보 시스템의 다섯 가지 구성 요소가 있습니다. 데이터 구성 요소 내에서 공동 작업에는 두 가지 유형이 포함됩니다:

• 프로젝트 데이터–협업 작업 제품의 일부인 데이터입니다. 권장되는 솔루션을 설명하는 문서는 문제 해결 프로젝트의 프로젝트 데이터입니다.
• 프로젝트 메타데이터-프로젝트를 관리하는 데 사용되는 데이터입니다. 일정,작업,예산 및 기타 관리 데이터는 프로젝트 메타데이터의 예입니다.

협업 정보 시스템 절차는 팀의 작업을 수행하기 위한 표준,정책 및 기술을 지정합니다.

주요 기능: 통신 및 콘텐츠 공유

팀은 통신,여러 버전의 콘텐츠 관리 및 작업 관리를 위해 협업 시스템의 지원이 필요합니다. 이러한 요구 사항 중 많은 부분이 반복 및 피드백을 지원합니다.

팀 커뮤니케이션을 개선하기 위해 협업 도구를 어떻게 사용할 수 있습니까?

피드백을 제공 할 필요가 있기 때문에 팀 커뮤니케이션은 모든 공동 프로젝트에 필수적입니다. 커뮤니케이션은 콘텐츠,프로젝트 작업을 관리하는 데 중요하며 효과적인 커뮤니케이션 시설을 개발하는 것이 팀이 가장 먼저해야 할 일이며 협업 정보 시스템의 가장 중요한 기능 일 수 있습니다. 도구의 사용은 팀이 서로 통신하는 방식에 따라 달라집니다:

• 동기식 통신–모든 팀 구성원이 동시에 만날 때. 이것은 단일 위치 또는 여러 위치에서 수행 할 수 있으며 얼굴 회의,전화 회의 또는 화상 회의에 이르기까지 모든 방법으로 수행 할 수 있습니다.
• 비동기-때 알 팀 구성원이 동시에 충족하지. 이는 단일 또는 여러 위치에서 발생하며 일반적으로 이메일,설문 조사 및 토론 양식을 사용하여 결정됩니다. 이것은 즉시 응답을 얻지 않는 커뮤니케이션의 모양 이다.

공동 작업 도구를 사용하여 공유 콘텐츠를 관리하는 방법은 무엇입니까?

콘텐츠 공유는 협업 시스템의 두 번째 주요 기능입니다. 팀 구성원은 피드백과 반복을 활성화하기 위해 프로젝트 데이터를 모두 공유해야 하며,이를 위해서는 도구나 응용 프로그램이 있어야 합니다. 각 콘텐츠 목록 공동 작업 도구의 다음 세 가지 범주:

제어 기능이 없는 공유 콘텐츠

• 첨부 파일이 있는 이메일–전자 메일을 받지 못하거나 받은 편지함에 표시되지 않거나 첨부 파일을 저장하지 않는 사람이 포함된 수많은 문제가 발생합니다.
• 파일 서버-이것은 단순히 파일을 저장하는 컴퓨터입니다. 이 방법은 전자 메일 첨부 파일보다 낫지 만 추가 제어가 없기 때문에 팀 구성원이 작업을 방해 할 수 있습니다.

구글 드라이브에서 버전 관리와 공유 콘텐츠

버전 관리를 제공하는 시스템은 문서의 변경 사항을 추적하고 동시 작업을 수용할 수 있는 기능을 제공합니다. 구글 드라이브는이의 지지자이며,당신이 폴더 및 저장 파일을 만들 수있는 클라우드에서 가상 드라이브의 무료 서비스를 제공합니다.

버전 제어와 공유 콘텐츠

버전 제어는 공동 작업 도구가 사용자 활동을 제한하고 때로는 지시할 때 발생하는 프로세스입니다. 버전 제어에는 다음 기능 중 하나 이상이 포함됩니다:

• 권한에 의해 제한된 사용자 활동-사용자는 읽기,편집 및 삭제할 수 있는지 여부에 대한 특정 권한을 얻습니다.
• 문서 체크 아웃–사용자가 문서를 수정하기 전에 체크 아웃하도록 디렉토리를 설정할 수 있습니다.
• 버전 기록-사용자를 대신하여 기록을 제공합니다. 문서가 변경되면 작성자의 이름과 문서가 저장된 날짜와 시간을 기록합니다.
• 워크플로 제어-미리 정의된 프로세스에서 활동을 관리할 수 있는 기능입니다.

협업 도구를 사용하여 작업을 관리하는 방법은 무엇입니까?

작업 설명은 구체적이고 말로 표현해야 작업이 수행되었는지 여부를 결정할 수 있습니다. 작업 목록을 효과적으로 활용하려면 사용자가 작업 목록을 공유 할 수 있어야합니다. 다음은 공동 작업에 유용한 작업 목록을 공유하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 도구입니다:

• 구글 드라이브
• 마이크로소프트 셰어포인트

귀사의 팀에 적합한 협업 정보 시스템은 무엇입니까?

• 최소 협업 도구 세트–이 세트를 사용하면 소프트웨어 지원을 거의받지 못하지만 팀과 공동 작업을 할 수 있어야합니다. 공동 작업은 텍스트만 사용할 수 있으며 다른 공동 작업자를 듣거나 볼 수 없도록 비디오 또는 오디오에 액세스할 수 없습니다.
• 좋은 협업 도구 세트-보다 정교한 협업 도구 세트를 얻을 수 있습니다. 당신은 다자간 오디오 및 비디오 가상 회의를 수행 할 수있을 것입니다,당신은 문서,스프레드 시트 및 프리젠 테이션 파일에 대한 동시 액세스를 지원합니다.
• 종합적인 협업 도구 세트-이 세트는 콘텐츠 및 관리 제어,워크 플로우 제어 및 다른 두 가지 기능을 통해 얻을 수있는 모든 기능을 공유하는 온라인 회의를 포함하기 때문에 세 가지 중 최고입니다.

팀 세트 선택

팀에 적합한 세트 선택은 다양한 것을 기반으로 할 수 있습니다. 당신은 최고의 도구를 감당할 수 있습니다,하지만 당신은 그것을 필요로하지 않을 수 있습니다,때문에 장시간 학습 시간. 학습 시간은 해당 제품을 사용하는 시간의 함수로서 전력의 관계를 보여주는 제품 전력 곡선이 될 평가 될 수있다.

절차와 사람을 잊지 마세요!

정보 시스템 및 협업 정보 시스템을 평가할 때 절차와 사람 구성 요소에 대해 진지하게 생각해야합니다. 당신은 팀 구성원이 도구를 사용하는 건가요? 그들은 모두 그것에 동의합니까? 그들은 어떻게 그것에 훈련받을 것인가? 당신의 팀은 어떤 특별한 작업이나 역할을 만들 필요가 있습니까? 협업 도구를 결정할 때 절차 및 사람에 관한 이러한 모든 질문에 답변해야합니다.

2026?

우리는 2026 년에 어떻게 협력 할 것인가? 이 텍스트는 가상 회의의 사용 증가를 언급하고 팀원이 만나는 곳이 중요하지 않은 경우 프로젝트에 가장 적합하거나 가장 저렴한 인력이 포함될 수 있습니다. 여행 감소,대부분의 되 고 더 레크리에이션,컨벤션 아주 잘 가상 수 있습니다. 이러한 협업 도구의 사용이 증가함에 따라 온라인 비동기 협업 기술을 배우는 것이 가장 좋을 수 있습니다.