5 Tips For Å Finne Og Velge Riktig Samlinger Management System

Hvordan Velge ET CMS Som Støtter Institusjonens Behov

Samling organisasjoner, for eksempel museer og kunstgallerier, bruke et museum samlinger management system (CMS) for å holde oversikt over komplekse tverretatlige data og informasjon knyttet til objektene i samlingen. Siden registreringene av dine mest verdifulle samlingsobjekter spores av et MUSEUM CMS, må denne informasjonen lett nås av alle medlemmer av organisasjonen.

Implementering av et NYTT CMS i et eksisterende system eller arbeidsflyt kan være en skremmende og stor oppgave for enhver organisasjon. Mange økonomiske, tekniske og opplæringshensyn må tas i betraktning. Måling av disse potensielle anstrengelsene vil være avgjørende for å forstå om et slikt foretak er verdt å forfølge. Derfor er det viktig å søke etter den beste samlingsadministrasjonsprogramvaren for å administrere innsamlingsinformasjonen for organisasjonen din for å gjøre implementeringsprosessen så enkel som mulig.

For å hjelpe deg i riktig retning, har vi samlet en liste med tips for å holde deg på sporet og finne et samlingsadministrasjonssystem som passer best til behovene til museet eller samlingsorganisasjonen din.

Samle Et Sterkt Team

Vurder hvilke avdelinger og ansatte som vil bli mest berørt av din nye museumsprogramvare. Hvem vil dine kraftbrukere være? Involver dem tidlig i utvelgelsesprosessen. Etter å ha valgt teamet ditt, utnevne en teamleder for å administrere prosjektdetaljene og sikre en jevn overgang.

Foreslåtte teammedlemmer:

• samlingsleder
• hovedregistrator
• Daglig leder
• IT-leder
• Konservering
• Databaseadministrator
• digital media manager
• website manager

undersøk Utvalgsgruppen din

Hvorfor trenger du et administrasjonssystem for museumssamlinger, og HVA ØNSKER du å oppnå? Å undersøke disse enkle spørsmålene vil bidra til å avsløre dine topprioriteter og hindringene du kan møte underveis.

Spør teamet ditt om deres nåværende museum CMS utfordringer og hva som må forbedres. Finn ut hva de ønsker å få fra det nye systemet og virkningen de forventer på samlingen i de kommende årene.

Vurderer de umiddelbare og langsiktige mål vil gi teamet retning. Her er et eksempel:

Definere dine mål og trinnene for å oppnå dem vil lindre fremtidig forvirring eller uenighet for teamet ditt, da forventningene allerede er avklart.

Definer Avtalebryterne

selv om hver samling er unik, er noen prosesser standard i hele feltet. Vurder målene nevnt ovenfor, arbeidsflytene i museet ditt, og disse foreslåtte referansene.

ET CMS som forbedrer disse aktivitetene gir den beste sjansen for suksess:

	Lån Og Utstillingsledelse-Deling og visning av samlingsobjekter står sentralt i museet. CMS du velger bør effektivisere utstilling planlegging ved å konsolidere sjekkliste informasjon og gi ansatte med nøyaktig oppdatert informasjon. Ditt NYE CMS bør tilby fleksibel rapportering som enkelt kan tilpasses for å støtte lagets lån og utstillingspraksis.
	Bevaringsstøtte – Vedlikehold av riktig bevaringsdokumentasjon—For eksempel behandlingsundersøkelser og tilstandsrapporter—sikrer at samlingen din forblir sikker og tilgjengelig. Velg ET CMS som støtter problemfritt samarbeid mellom konservatorer, kuratorer og registrarer ved å standardisere data for nødvendige behandlingsundersøkelser, rapporter og miljøkriterier.
	Location And Shipping Management – Se etter Et CMS som kan kryssreferere fraktinformasjon-send og leveringsdatoer, kurerdetaljer—forsendelsesverdier – med forsikrings -, objekt-og utstillings-eller lånedetaljer. CMS bør også enkelt administrere strekkode sporing og inventar relaterte aktiviteter.
	Digital Asset And Media Management-Administrere dine digitale ressurser er like viktig som å administrere objektene i samlingen din. Sørg FOR AT CMS gir innebygd DAMS funksjonalitet, slik at du kan lese og administrere nesten alle mediefilformater, lage medieoppføringer, automatisk importere og oppdatere mediemetadata, digitalt kommentere bilder og angi gruppetilgangsrettigheter.
	Rapportering og Analyse – Hjelp teamet ditt med å administrere samlingen din effektivt ved å velge ET CMS som inneholder flere forhåndskonfigurerte rapporter, etiketter, katalogmaler, tilstandsrapporter og utstillings sjekklister. Sørg for at data enkelt kan eksporteres i en rekke nyttige formater.
	Fleksibel Tilgjengelighet – de fleste innsamlingsteam er på farten, så det er viktig at de ansatte kan hente, få tilgang til og oppdatere informasjon sikkert, fra hvor som helst. DITT CMS skal tilby sikker, nettbasert tilgang, enten som en nettleserbasert applikasjon eller via en kompatibel skybasert løsning.

Prioritere og begrense listen over kriterier til 3 absolutt må-haves å holde teamet fokusert som du forskning, test, og sammenligne ulike løsninger.

Forskning Hva Er Tilgjengelig

med dine mål og avtale breakers etablert, er teamet godt rustet til forskning løsninger og kontakt leverandører. Samle så mye informasjon som mulig fra nettet, messer og demoer.

her er noen innledende spørsmål å stille deg selv:

• samsvarer denne leverandørens løsning med dine mål?
• oppfyller programvaren dine må-ha-referanser?
• hvor jevnt vil implementeringsprosessen kjøre? Hvordan vil lengden på implementeringsprosessen påvirke dine mål.
• hvor fremtidssikker og skalerbar er løsningen? Se etter programvare som enkelt integreres med andre systemer(online samlinger, DAMMER, bevaring, etc.) og kan støtte dine behov når de endres i fremtiden .
• vil dette systemet forbedre kommunikasjon og samarbeid for dine samlingsrelaterte aktiviteter?
• hvilket rykte har hver leverandør? Kan du finne virkelige kontoer, case-studier eller referanser?
• kan dette systemet konsolidere funksjonaliteten til andre systemer?
• har leverandøren erfaring med typen og størrelsen på samlingen din?
• hvor kompatibel er den nye programvaren med din eksisterende IT-infrastruktur?

Avgrens Ditt Valg

nå er det på tide å begrense alternativene til et endelig valg.

• hvis det er nødvendig, kan du legge til rette for ytterligere demonstrasjoner og samtaler med ditt beste leverandørvalg.
• Vurder avkastningen på investeringen. Identifiser kostnadene forbundet med HVER CMS-løsning, og identifiser fordelene, både økonomiske og ikke-monetære.
• Fullfør leverandørvalget.

det nye systemet ditt bør ikke bare erstatte det nåværende systemet; det skal hjelpe institusjonen din til å operere mer effektivt samtidig som du støtter samlingen din i fremtiden.

i Tillegg eksisterer ikke samlingsarbeidet ditt isolert, så programvaren din bør heller ikke. Tenk stort, og beskytt samlingen og ressursene dine ved å investere i et økosystem for innsamling av virksomheter, ikke et FRITTSTÅENDE CMS. Sørg for å nøye vurdere dine behov under forskningsprosessen, og vurdere alternativene som best vil spare tid, penger og frustrasjon.

hvis Du vil lære mer om Hvordan Gallerisystemer kan hjelpe deg med å nå dine mål, se EN CMS-demonstrasjon eller be om en konsultasjon med en av våre eksperter, kontakt oss i dag.