ANSATTES YTELSE OG TALENTSTYRING

Gjennomføre Effektive One-on-One Møter Med Ansatte

temaet’ check-ins ‘ (eller one-on-one møter, fremdriftsmøter, sit-downs etc.) er noe vi diskuterer ofte, enten i vår blogg eller med våre kunder. Uansett hva det kalles, er tanken om å øke frekvensen og kvaliteten på ansattes ytelsessamtaler fortsatt en prioritet for de fleste bedrifter i dag.

Noen selskaper har mandat ukentlige innsjekkinger, noen planlegger dem etter behov, andre ber ledere om å sikre at møtene er ferdige etter hvert prosjekt, og andre selskaper planlegger formelle innsjekkinger gjennom hele året. Uavhengig av hyppigheten av disse samtalene, forblir deres formål det samme: hold kommunikasjonslinjene åpne mellom ledere og ansatte for effektivt å engasjere og administrere ytelsen.

jo flere ansatte og ledere kan kommunisere, desto bedre vil de kunne jobbe sammen for å oppnå mål, utvikle ferdigheter og gi / motta tilbakemelding. Selv om innsjekkinger skal virke relativt uformelle for ansatte, bør ledere følge en løs struktur for å sikre at denne tiden forblir verdifull og driver handling.

vi trodde det ville være nyttig å utarbeide en sjekkliste over diskusjonspunkter og samtalestartere som ledere kunne bruke for å få mest mulig ut av innsjekkinger med ansatte.

En Leders Sjekkliste For Innsjekking Av Ansatte

Før møtet: Forbered

Ingenting er verre enn å gå inn i et møte med en leder som fremstår som uinvestert eller uforberedt. Ta 5 minutter å forberede før møtet. Hvis du bruker en sentral plassering eller et verktøy for målsporing, tilbakemelding og/eller journal/møtenotater, bør ledere enkelt få tilgang til og skumme forbi møtenotater og resultater.

• Se gjennom alle notater som er tatt under det siste møtet for å få fart på alle planlagte leveranser.
• Se gjennom ansattes liste over mål og prosjekter for å se om det er noen grunn eller kjører av kurs.
• Noter viktige avdelings-eller selskapsendringer som bør diskuteres.
• Se gjennom alle tilbakemeldinger som sendes / mottas for å identifisere eventuelle diskusjonspunkter.
• Koble fra andre aktiviteter slik at den ansatte vet at de har full fokus.

Under Møtet: Mulige Diskusjonspunkter

bonusen ved hyppige innsjekkinger med ansatte er at ledere ikke trenger å åpne en brannslange i hvert møte. De kan velge spesifikke mål, prosjekter eller coaching poeng å fokusere på i hvert møte. Ansatte kan også starte samtalen og veilede fokuset (enda bedre).

generelt bør ledere og ansatte prioritere diskusjonspunkter basert på forfallsdatoer og fremdrift. Det som diskuteres vil endre møte-for-møte.

Eksempel På Ansattes Innsjekkingsagenda / Diskusjonspunkter:

• Få Den Ansatte Til Å Snakke!
  • Bruk samtale startere til å engasjere den ansatte i samtale
  • Bruk åpne spørsmål for å holde dem snakker
  • La den ansatte styre samtalen, men sørg for at du diskuterer viktige elementer
• Mål / Prosjektoppdateringer
  • Diskuter status for kortsiktige mål og langsiktige prosjekter
  • Juster / oppdater eksisterende mål med den ansatte
  • Diskuter eventuelle utfordringer eller erfaringer
  • Tilby coaching og / eller assistanse for eventuelle veisperringer
  • Diskuter om andre prioriteringer kan påvirke målet progress
  • Sørg for at alle mål fortsatt er på rett spor
  • Bekreft eventuelle milepæler eller prestasjoner
  • Diskuter/bekreft eventuelle nye mål for den ansatte
• Nylige Prestasjoner
  • Bekreft nylige prestasjoner og gi tilbakemelding
  • Be den ansatte Om nylige prestasjoner
• Status For Opplæring / Læring
  • Diskuter eventuelle opplæringselementer som forfaller / pågår
  • Spør den ansatte om det er treningsforespørsler
  • Spør om den ansatte føler at de får nok tilbakemelding
  • Spør om medarbeideren lærer av jevnaldrende / mentorer eller om de ønsker å
  • Anbefale opplæringselementer for å forbedre ferdigheter og videre karriere
  • Diskuter hvordan opplæring skal utføres
• Selskaps-Eller Teamoppdateringer / Nyheter
  • Diskuter viktige selskaps – / teamoppdateringer eller nyheter
  • Bekreft eventuelle nødvendige tiltak
• Ansattes Ideer / Forespørsler om endring
  • Spør den ansatte om ideer / innspill
  • Diskuter eventuelle områder som trenger endring (selskap, team, prosjekt etc.)
  • Spør den ansatte om lederstilen din er effektiv for dem, og få forslag til endring
  • Diskuter eventuelle generelle veisperringer eller distraksjoner som kan påvirke den ansatte
• Ansattes Karriereutvikling
  • Diskuter ansattes karrieremål
  • Diskuter hvordan du kan jobbe sammen for å oppnå sine karrieremål
  • Diskuter muligheter og karriereveier for den ansatte
  • Sett klare forventninger til enhver sideveis / oppadgående bevegelse
• Plan For Uke/Måned / Kvartal
  • Gjennomgå prioriteringer på kort og lang sikt

Samtale Startere: Holde Dem Snakker

noen ansatte er mer motvillige til å snakke opp, men dette betyr ikke at en leder bør gjøre mesteparten av snakker. Det er enkle måter å få den ansatte til å engasjere seg og fortsette å snakke under innsjekkingsmøtet. Husk at dette møtet handler om dem. Jo mer de bidrar til samtalen jo bedre.

her er noen åpne spørsmål for å få ansatte til å snakke:

• Fortell meg om din uke/måned-hvordan har det vært –
• Fortell meg om hva du har jobbet med.
• hvor tror du jeg kan være mest nyttig?
• er du på vei til å møte fristen?
• hvilke områder er foran skjema?
• Hvilke spørsmål har du om dette ansvarsområdet eller prosjektet?
• Hvordan skal du nærme deg dette?
• Hva har du lært om dette ansvarsområdet eller prosjektet?
• hva gikk ikke som du hadde håpet? Hvorfor?
• hva kan du / vi gjøre annerledes neste gang?
• Hvilke forslag har du?

Her er noen prøvde og sanne samtale startere for å holde ansatte snakker:

“Gå på…..”

“Fortell meg mer…”

” Hvorfor sier du det..”

“Hvordan mener Du…”

“Kan du gi meg et eksempel…”

“hva annet…”

På Slutten Av Møtet: Oppsummer

før den ansatte forlater møtet, bruk litt tid på å oppsummere de viktigste diskusjonspunktene. Dette vil bidra til å minne ansatte om eventuelle action-elementer og forsterke noen anerkjennelse eller coaching tips gitt. Spør medarbeideren om noe ble savnet og påminn dem om når neste møte blir.

Etter Møtet: Dokument

dette lille trinnet er betydelig Og ofte hoppet over, men kan gjøre en stor forskjell. Ta 2-5 minutter etter hvert møte for å registrere viktige diskusjonspunkter, handlingselementer eller tilbakemeldinger. Dette vil hjelpe kick-starte neste møte og vil fungere som en nyttig logg når ledere trenger å gjennomgå prestasjonstrender. Hold disse notatene på et sentralt sted. En ytelse tilbakemelding og journaling verktøy som emPerform tag kan tjene dette formålet pent.

vi spurte våre kunder og fant at ledere som gjorde 1-2 notater om hver ansatt per måned barberte 50% av tiden for å legge inn årsskiftet kommentarer under den årlige gjennomgangen. Det er fordi de ikke sitter og prøver å huske viktige milepæler eller trender i atferd).

Hvordan Gjorde Du Det?

Ta en liten stund etter hvert møte for å vurdere hvordan du gjorde. Selv de beste lederne bør streve for å forbedre sine kommunikasjons-og møteferdigheter.

• snakket du for mye/ikke nok?
• lyttet du aktivt?
• stilte du spørsmål?
• visste du erkjenner den ansattes følelser?
• har du omskrive viktige elementer for å bekrefte forståelse?
• har du gitt effektive coaching tips?
• ble du distrahert i møtet?
• føler du at møtet var verdifullt?
• diskuterte du alle viktige punkter?
• Hva kan du gjøre for å forbedre neste møte?

samlet sett er hyppige innsjekkinger med ansatte et must for å sikre klarhet, gi coaching og tilby den støtten som trengs for at en ansatt skal lykkes. Selv om å finne tid på dagen kan være en utfordring for mange ledere, er innsjekkinger tid godt brukt og vil lønne seg i det lange løp for lederen, den ansatte, teamet og selskapet.

for ytterligere ressurser på å gi tilbakemelding:

• Coaching vs. Mentoring: Hvordan Er De Forskjellige?
• Idiotsikre Tips for Vellykkede En-Til-En-Møter Med Ansatte
• Smertefrie Ytelsessamtaler

Resultatmål, Prosjekter og Innsjekkinger

ønsker du å hjelpe ledere og ansatte med å dokumentere og overvåke resultatmål, prosjekter og innsjekkingsdiskusjonspunkter? Sjekk ut emPerform for løpende målstyring, tilbakemelding og ytelseslogger.