Capricia Marshalls Nye Bok Gjør Sak For Varig Kraft Av Protokoll / Washington Diplomat

i en tid med pandemi, protest og et presidentskap som trives uforutsigbart, kan protokollen virke som en ting fra fortiden.

Men Capricia Penavic Marshall, som fungerte som protokollsjef For President Barack Obama og sosial sekretær For President Bill Clinton, sier at den gamle protokollkunsten er like relevant som Noen gang-å hjelpe folk til å presentere sitt “beste selv” — og hun tilbyr levende eksempler på dens betydning i sin nye bok, “Protokoll: Diplomatiets Kraft og Hvordan Få Det Til Å Fungere for deg.”

I boken beskriver Marshall protokollen som ” et sett med retningslinjer for sosial atferd, et rammeverk for hvordan man samhandler og kommuniserer.”

Under et telefonintervju med Diplomaten beskrev hun det i mer relatable termer, og sa at protokollen ikke bare gjelder for presidenter, men også for mennesker i alle slags hverdagslige situasjoner.

” Det er egentlig ikke bare for forberedelse Til G7 eller kjernefysiske toppmøter. Det er virkelig for alle som ønsker å projisere et mer profesjonelt og polert utseende. Som jeg sa-deres beste selv, ” fortalte hun oss. “Hvorfor vil du ikke omfavne disse verktøyene og utnytte dem til din personlige fordel?”

Marshall sa at hun skrev boken fordi hun ønsket å dele verktøyene hun har lært i løpet av tiårene som kunne være “svært nyttig for de som er interessert i å flytte nålen på deres forretningsforhandling eller opping deres personlige interaksjon — enten det hjelper barnet ditt i et intervju for college eller det forhandler kontrakten med taktekkeren din.”

” det som noen ganger kommer til å tenke på meg, er formuleringen som min sønn bruker: Du er en mer våknet person. Du er bare klar over, og det er veldig viktig i dag å ha den selvbevisstheten og en bevissthet om andre … ved å vite mer om deres bakgrunn, deres tradisjoner, deres liker, deres misliker, ” sa hun.

I den forstand sier Marshall at protokollen kommer ned til respekt og relasjoner.

“betyr det virkelig gjøre så stor forskjell hvis du serverer mat forbudt av en gjest kultur eller bungle en skål med en tysk eller Japansk klient?”hun skriver. “Jeg kan ikke gjenta nok at det gjør det. Og ikke bare fordi du har ‘brutt protokollen’ eller ‘ brutt en regel.’Du har skapt en liten i stedet for å gi respekt. Du har satt opp et hinder for tilkobling av å bevege seg raskt langs den tiltenkte banen.”

for eksempel mangling en tittel eller ignorerer hierarki ved å adressere en mellomleder før KONSERNSJEFEN “sender meldingen om at du ikke bryr deg om å lære om deres kulturelle normer, og at du har en respekt for deres profesjonelle identiteter,” skriver hun. “Selv når målet ditt er for det meste å overtale – som det ofte er i diplomati eller virksomhet — å få den kanten begynner med å smi eller forbedre et forhold.”

og smiing av det forholdet krever lekser – “forberedelse er konge,” Skriver Marshall – og empati, som hun sier Både President Obama Og Utenriksminister Hillary Clinton hadde i overflod.

Marshall fortalte oss at Både Obamas og Clintons “har vært vellykkede på grunn av deres nysgjerrighet, deres evne til å lytte, på grunn av deres oppsøkelse og omgir seg med erfarne rådgivere og deretter følger de rådene de får. Og … deres empatiske natur, deres ydmykhet … førte til godt samarbeid.”

Marshalls overstrømmende ros av hennes tidligere sjefer ber spørsmålet om hva hun mener om den nåværende beboer Av Det Hvite Hus, som synes å nyte å bryte reglene hver sjanse han får.

Da Han ble spurt Om President Trumps uortodokse tilnærming til protokoll og etikette, Ga Marshall oss en skjev latter, men, tro mot hennes diplomatiske instinkter, ville Ikke kommentere hans lederstil.

” jeg kan ikke snakke med hva som er driftsmodusen i det nåværende Hvite Hus, “fortalte hun oss,” men jeg vet bare fra min egen personlige erfaring, etter å ha jobbet for President Clinton og For President Obama, at de til slutt fulgte protokollen fordi de virkelig fant det et kraftig verktøy å bruke, både i deres utenrikspolitiske operasjoner, men også deres innenlandske operasjoner.”

Mens de fleste med rimelighet ville anta at hard makt betyr mer enn bordinnstillinger, argumenterer Marshall for at små detaljer som romstørrelse og dé fortsatt spiller en viktig rolle, selv i de mest alvorlige forhandlingene.

hun skriver om et møte Mellom Obama og russlands President Vladimir Putin på g20-toppmøtet i 2012 i en tid med økende spenninger Over Syria, Nord-Korea og Iran.

“Av alle lederne Som President Obama møtte, Var President Putin Den eneste Som så forhandlinger som et nullsumspill,” skriver Hun og bemerker at ordningene hun forberedte handlet om ” å balansere maktdynamikken.”

til dette formål fokuserte hun på den fysiske dynamikken i rommet der møtet skulle finne sted. Marshall var glad for å se lave tak fordi hun mener lavere tak hjelpe folk “tenke mer konkret,” mens høye tak ” prime folk til å tenke mer abstrakt.”

hun satte opp et bord stort nok til å imøtekomme 12 delegater, men lite nok til å skape nærhet — “jo bedre for å se hverandre rett i øynene,” skriver hun.

Marshall sørget også for at blomstene hadde mye grønt (som hun sier har en beroligende effekt), var uparfymert (allergier) og klippet for ikke å blokkere noens syn.

hun skriver at møtet gikk bra — i sterk kontrast til et påfølgende møte et år senere som fant sted i en dyster setting med sterk belysning, en vanskelig sittekonfigurasjon og ingen mat eller vann.

” Det andre møtet, som kunne ha kapitalisert seg på det foregående årets momentum og flyttet forholdet fremover, hadde stanset. Protokoll, sammen med et lovende resultat, hadde forsvunnet, ” skriver hun.

selvfølgelig er det svært diskutabelt om plasseringen av stoler hadde noen betydning for den økende politiske kløften mellom de to lederne på det tidspunktet.

Men Marshall tilbyr et annet eksempel i sin bok som direkte illustrerer hvordan et brudd i protokollen kan få alvorlige politiske konsekvenser.

hun kalte det en av hennes “mest cringe-verdige historier” som ” vil leve med meg i veldig, veldig lang tid.”

ulykken fant sted i 2010 på ET TOPPMØTE MELLOM USA OG ASEAN I New York City. Alle flaggene i de Sørøstasiatiske medlemslandene ble lined opp bak bordet der statsoverhodene, inkludert Obama, skulle sitte. Bortsett Fra Det Filippinske flagget var opp ned – en snafu Som Den Filippinske pressen og sosiale medier raskt plukket opp på.

selvfølgelig, henger et flagg opp ned er i seg selv fornærmende. Men På Filippinene betyr et invertert flagg at en nasjon er i krig.

Marshall visste at noe var galt da et team av tjenestemenn fra Det Nasjonale Sikkerhetsrådet og Utenriksdepartementet kom barre mot henne.

hun eide umiddelbart opp til feilen og ba Om unnskyldning til Den Filippinske ambassadøren ,som aksepterte unnskyldningen “veldig raskt og med stor vennlighet og omtanke,” sa hun.

” Det jeg ikke visste var at i tillegg planla presidenten min å ha et møte med Filippinenes president for å diskutere et presserende politisk problem.”

Så Marshall dro til den private alkove hennes team hadde satt opp For Obama å videresende de dårlige nyhetene.

“jeg gikk gjennom det som hadde skjedd, forklarte oppfølgingen, gjorde mine dypeste, dypeste unnskyldninger til ham-og tenkte hele tiden at dette er absolutt en brannbar lovbrudd,” husket hun.

men presidenten-som hun refererer til i sin bok Som “No — drama Obama” – sa ganske enkelt: “Capricia, jeg forstår helt. Takk for alt du har gjort. Og vi skal bare sørge for at det ikke skjer igjen. Ikke sant?”

hennes svar: “Absolutt sir, det vil aldri skje igjen.”

” Og det gjorde det aldri. Det var alltid seks til åtte øyne på flagg. Vi har alle hatt flaggtrening. Vi virkelig amped opp spillet vårt for å sørge for at vi aldri vaklet,” hun fortalte oss.

” men dette er et eksempel på hvor viktig protokollen er. De detaljene som går på plass som ofte folk ikke vet … det kan være de enkle, enkle bevegelsene som gjør en så utrolig forskjell.”Marshalls observasjon om protokoll ekko et vanlig refreng hørt i intelligenssamfunnet: Folk hører bare om feilene, ikke suksessene.

Men det var en suksess Som gjorde overskrifter — fordi Det var motsatt av overskriftene Obama fikk flere år tidligere.

det var i 2009 da presidenten og førstedamen møtte Dronning Elizabeth II På Buckingham Palace. Utveksling av gaver blant statsoverhoder bærer alltid vekt, men Som Marshall forklarte, tar det ekstra betydning For Briterne og deres elskede monarki.

Så Obama fikk ikke akkurat høye karakterer fra Den Britiske pressen da han ga dronningen … en iPod. Gitt, iPod hadde angivelig videoer og bilder fra hennes 2007-tur til USA, og hun fikk også en sjelden sangbok, men utvekslingen minner om en tidligere dud da Britisk Statsminister Gordon Brown ga Obama en pennholder skåret fra tømmeret til et anti-slaveskip mens presidenten ga Ham … En boks Med Dvder.

Så Marshall sa at teamet hennes “gikk i overdrive” øyeblikket 2009-besøket ble annonsert. Hun brukte hennes mantra av ” først og fremst plan, plan, plan plan. Jeg sier alltid: ‘Ikke planlegg, planlegg å mislykkes.”

“Vi forsto at Det var litt av et spørsmål om Hva Amerikanerne ville bringe for hennes majestet denne gangen,” sa hun med et snev av munterhet, med henvisning til den beryktede iPod.

så teamet hennes undersøkte hvilke typer gaver dronningen hadde mottatt gjennom årene, spesielt fra USA

Marshall fortalte oss at poenget med en gaveutveksling og annen protokollskikk er at de aldri skal avlede oppmerksomheten bort fra den faktiske politikken og hensikten med et besøk.

” og besøkene mellom Usa og STORBRITANNIA har en ekstra ekstra betydning på grunn av vekt på det spesielle forholdet,” hun sa. “Vi ønsket virkelig at denne skulle være gripende og snakke om det spesielle forholdet.”

Fra listen over alternativer som protokollteamet hadde presentert For Obama, valgte han en lærbundet portefølje som inneholdt memorabilia fra det siste besøket som dronningens far, Kong George VI, gjorde til USA

“det vi visste var at hun elsket sin far og … hun elsker å samle ting. Og så da hennes majestet åpnet boken, vil jeg si at jeg så bare den svakeste hurrarop i øynene hennes da hun så opp på presidenten og takket ham aldri så mye for gaven,” Marshall tilbakekalt.

den første damen ga også dronningen en broach fra Tiffanys. “og hun har slitt broach jeg tror som et signal, eller kanskje som et symbol, ved noen spesielle anledninger nylig under den nåværende administrasjonen som virkelig bringer et smil til ansiktet mitt,” Bemerket Marshall.

I mellomtiden, Prins Philip — en ivrig rytter — fikk bit shanks for sin vogn ponnier Og Prins Charles-en miljøforkjemper-mottatt saplings Fra Mount Vernon, Monticello og Det Hvite Hus.

Marshall berørte base med protokollteamet og fikk oppdateringen hun håpet å høre: “Ja, ja, de sier på fjernsynet At Amerikanerne fikk det riktig !”hun husker, ler. “Vi var bare så, så begeistret.”

selvfølgelig innebærer ikke alle oppdrag royalty. Mye Av Marshalls arbeid involverte kontakt med utenlandske diplomater sendt Til Washington, D. C. Det inkluderte Protokollkontorets signatur “Experience America” – program, som har tatt grupper av ambassadører til steder så forskjellige Som Alaska, Wyoming, Texas, New Orleans, Seattle og Little Rock, Arkansas (også se “Arkansas Odyssey: Ambassadors Experience The Natural State” i Februar 2013-utgaven Av Diplomat).

hensikten er ikke bare å smi forretningsforbindelser, men også gi diplomater en sjanse til å oppleve Amerikansk liv utenfor Ringveien boble.

Marshall understreker kontinuerlig betydningen av det hun kaller ” kulturell IQ — — en forståelse og kunnskap om andre kulturer-noe hun utviklet som første generasjons innvandrerdatter av En Mor Fra Mexico og en far Fra Kroatia.

hun skriver at assimilering Til Amerikansk liv var utfordrende for foreldrene hennes, men En måte Marshall var i stand til å holde kontakten med sin arv var gjennom De Meksikanske rettene som hennes mor ofte kokte.

Marshall overførte denne verdsettelsen av mat som en kulturell bro til Utenriksdepartementet, hvor Hun opprettet et initiativ for diplomater for å dele sine nasjoners kulinariske tradisjoner.

Marshall fremmet også mote som et mykt kraftverktøy, og arrangerte arrangementer som viste mote stiler av land som spenner Fra Kosovo Til Nigeria.

disse hendelsene viste også subtilt innflytelsen fra kvinnelige diplomater i det som fortsatt er et stort sett mannsdominert felt.

På det notatet bruker Marshall et helt kapittel i sin bok til ” forhandle mens hun er kvinne.”Mens kvinner har gjort store fremskritt,” i mange kulturer, er kvinner fortsatt pålagt å se og oppføre seg annerledes i forretningssituasjoner.”

Et triks hun bruker, har på seg “fire-tommers plattformhæler (med gelinnsatser for komfort)” for å gi henne et løft av selvtillit, noe som kom til nytte da Hun ønsket Putin velkommen Til Det Hvite Hus.

” I mine pumper var jeg nesten øye til øye med ham, noe jeg plutselig var veldig bevisst på (han skal ha bedt om at kvinner som besøker Kreml, unngår å ha på seg hæler),” skriver hun.

Marshall gir også råd spesielt til unge mennesker i profesjonelle innstillinger. Hun skriver at mens bedriftskultur har blitt stadig mer uformell, folk bør fortsatt være oppmerksom på å bruke slang og akronymer for å unngå misforståelser. Og ingen skygger! Faktisk sier hun at unge tekstere undervurderer den varige kraften i et håndskrevet notat eller til og med den lenge tapte kunsten å gispe! – en telefonsamtale.

mens deler av Marshalls bok inneholder grunnleggende do ‘s and don’ ts som mange mennesker er klar over (faste håndtrykk, ingen banning, etc.), noen anbefalinger kan komme som en overraskelse.

hun fraråder for eksempel å fortelle folk å sitte hvor de vil. “Når jeg har fått et valg, har jeg lagt merke til at det alltid er det øyeblikket hvor folk fryser, uten å vite hvor de skal sitte.”

spis også all maten en vert serverer deg, uansett hva det er. (For Hillary Clinton betydde det downing hoppemelk fra en nomadfamilie i Mongolia.)

Som for påfyll? Godta det første tilbudet og avslå resten.

hva med å høflig frigjøre deg fra en samtale på et cocktailparty? “Introduser to personer og la dem snakke før du går videre.”

Noen Av Marshalls tips er også infundert med frekk humor.

hun minner leserne om at “en sulten diplomat ikke er en lykkelig diplomat” og forteller kvinner om ikke å tenke over bevegelser som menn som holder dører åpne for dem. “Det er en dør, ikke et frieri.”

Men kanskje den mest nyttige delen av boken er på baksiden, som har et vedlegg av protokolldefinisjoner og tips — et jukseark av slags — inkludert en hel del om nyansene med å hilse på folk med kyss. (I Albania er det for eksempel to kyss, høyre til venstre; klemmer ER OGSÅ OK, og er kombinert med en kinn plassert på pannen.)

Noen av disse skikkene har imidlertid blitt gjengitt av koronaviruspandemien, som har innledet en kontaktløs verden der kyssing og til og med håndtrykk kan bli foreldet.

Marshall fortalte oss at Hun har brukt mye tid på å tenke på hva post-pandemiske interaksjoner kan se ut.

en mulighet, for eksempel, er å vedta Namaste bow som en hilsen.

hun sa at nøkkelen til å navigere i denne nye verden vil sette klare forventninger til ditt hjem og din bedrift.

” vil du kreve at folk skal ha masker i hjemmet ditt, eller vil du ikke? Og hvis noen kommer til ditt hjem iført en maske, vil du tilby dem høflighet av seg en også?”hun sa. “Sett forventningene og så vil alle handle deretter .”

Marshall sa at det er der protokollen spiller en kritisk rolle, fordi det hjelper folk “finne trøst i reglene og forventningene, slik at de vet hvordan de skal samhandle, enten det er i regjering, næringsliv eller deres sosiale interaksjon. Og ting har endret seg betydelig siden viruset. Vi ønsker fortsatt å ha vår menneskelige kontakt. Det er viktig for oss å komme sammen, men hvordan gjør vi det trygt?

” og så har jeg virkelig tenkt gjennom dette, og mitt hovedmantra har alltid vært at uansett hva du gjør, utfører du det med vennlighet, at du praktiserer stabilitet og at du er tålmodig, fordi vi er alle sammen i dette.”

Om Forfatteren

Anna Gawel (@diplomatnews) er administrerende redaktør Av Washington Diplomat.