Forstå ‘Lukke Bøkene’

Hva Er “Lukke Bøkene”?

i regnskap refererer ordet “bøker” et selskaps oversikt over finansielle transaksjoner. Begrepet “lukke bøkene” refererer til en regnskapsprosedyre som skjer i slutten av hver måned eller utpekt selskapsperiode, og på slutten av hvert år.

Prosedyren

Finansielle transaksjoner i dag registreres vanligvis i regnskapsprogramvare, men for mange år siden ble de registrert i regnskapsbøker. Prosedyren “lukke bøkene” bidrar til å sikre at dataene som legges inn i regnskapet, er nøyaktige, slik at økonomiske rapporter kan opprettes og fullføres. Rapporten varsler om hvor mye penger som strømmer inn og ut av virksomheten. Ledelsen vil bruke de økonomiske rapportene til å analysere økonomiske aspekter av virksomheten og vil bestemme hvordan den skal forbedres, mens interessenter vil referere til rapportene for å vurdere hvor godt virksomheten utfører.

prosessen med å lukke bøkene har tre trinn.

1. Økonomiske data legges inn i bøkene eller opptakssystemet.
2. Data som er lagt inn i systemet, er avstemt, noe som betyr at Det er dobbeltsjekket for å sikre at det er nøyaktig.
3. selskapsrevisorer “lukk bøkene”, noe som betyr at de godkjenner og fullfører dataene, slik at finansielle rapporter som resultatregnskap og balanse kan opprettes.

Opptaksdata

Utpekte ansatte på tvers av forretningsenheter registrerer inn i et journalføringssystem finansielle transaksjoner. Transaksjonsoppføringer består av beløp presentert som debet eller kreditt, transaksjonsdato, en beskrivelse av transaksjonen, og inneholder ofte et unikt referansenummer. Denne informasjonen kan registreres i en generell journal eller en bestemt transaksjonsjournal, som kan være for salg av produkter eller tjenester, salg av eiendeler, spesielle kjøp eller avskrivninger. Ved utgangen av regnskapsperioden, vanligvis månedlig, vil alle journaloppføringene bli lagt inn i hovedregnskapsboken: hovedboken (gl).

GL gir en oversikt over finansielle transaksjoner og data som har skjedd over selskapets levetid og sporer alle kontoer: gjeld, eiendeler, egenkapital, inntekter og utgifter. Etter at data er inngått i selskapets regnskapssystem, må det avstemmes.

Avstemming Av Data

Avstemming av data er en regnskapsprosedyre der transaksjonsposter sammenlignes med kontoutskrifter og andre poster for å sikre at beløpene som er oppgitt i regnskapssystemet, er riktige. I tillegg til avstemming for bank, er det avstemming for finansielle transaksjoner med kunder og leverandører, og inter-selskap og forretningstransaksjoner. Når støttedokumentasjonen ikke samsvarer med dataene som er registrert I GL, er det et avvik. En regnskapsfører må da utføre forskning for å oppdage feilen og fikse den for å sikre AT GL gjenspeiler den økonomiske aktiviteten nøyaktig.

Godkjenne Og Lukke Bøkene

etter at dataene er avstemt, vil dataene bli delt med selskapets hovedregnskapsfører eller kontrollør for endelig godkjenning. Kontrolleren lukker deretter og “låser bøkene”, noe som betyr at ingen andre kan røre de økonomiske dataene i tidsperioden som nettopp er stengt. Hvis måneder eller år senere noen oppdager en feil eller utelatelse som ble gjort på et tidspunkt i det siste, vil en regnskapsfører vanligvis gjelder korreksjon til inneværende måned der feilen ble oppdaget. Denne typen korreksjon kalles en sann opp oppføring, noen ganger referert til som en catch-up oppføring.

Historikk For Å Lukke Bøkene

begrepet “bøker” går tilbake til en tid da en bok med kontoaktivitet ble opprettholdt. Hver konto ble sporet på finanspapir, som hadde kolonner for transaksjonsdato, beskrivelse og pengebeløp. Hovedbok papiret ble deretter kombinert i en bok av kontoer. Det er fem generelle kategorier av kontoer:

1. Eiendeler (kontanter, inventar, kundefordringer, eid eiendom og utstyr)
2. Gjeld (leverandørgjeld, noter, periodisering)
3. Egenkapital (eierbidrag, opptjent egenkapital)
4. Inntekter (inntekter eller salg generert av virksomheten)
5. Utgifter (beløp betalt for å drive virksomheten)

Hver av disse kategoriene kan ha hatt sin egen bok av hovedbøker eller tidsskrifter, eller de fem kontoene kunne ha blitt kombinert i en bok. På slutten av hver måned, eller finansiell periode, en regnskapsfører ville totalt opp all aktivitet og ofte trakk en linje på slutten for å betegne at perioden var ” stengt.”Når en periode var avsluttet, kunne det ikke legges inn flere oppføringer i boken for den perioden. En ny periode vil bli opprettet i boken for fremtidige transaksjoner.

denne regnskapsprosessen begynte uttrykket ” lukke bøkene.”Siden regnskapsavdelingen gjennomført virksomhet ved hjelp av faktiske finansielle bøker, ble det kjent som” bokføring avdeling.”

selv om få selskaper fortsatt bruker regnskapsmaterialer som papir og bøker for å holde oversikt over finansielle transaksjoner siden programvaren er langt enklere og mer effektiv, bruker regnskapsførere fortsatt ord som” bøker”,” hovedbøker “og” tidsskrifter.”