Hvordan Utvikle En Fargekode For Bedre Organisasjon
som en administrativ profesjonell forstår du hvor mye struktur og organisasjon kommer inn i spill på daglig basis. Du har sannsynligvis flere systemer og prosedyrer som lar deg skape orden og inspirere produktivitet. Men med så mange mennesker og prosesser å administrere, kan selv de beste av oss bli overveldet når vi ser på våre filer, permer og kalendere.
en av de enkleste måtene å legge til struktur og organisering på arbeidsområdet, filer og mer, er å bruke fargekoding. Ifølge forskning fra nevrologer er hjernen vår hardt koblet til å behandle farge før nesten alt annet, forbedre forståelsen og hjelpe oss med å behandle informasjon raskere, samt beholde den lenger.
Fargekoding gjelder vanligvis mer for papirfiler enn digitale filer. Men mange programmer og oppgavehåndteringsverktøy lar deg legge til kategorifarger, slik at du kan bære dem over til din digitale filbehandling. Og det er tredjeparts programvare addons For Windows som lar deg legge til farge i dine digitale mapper også.
Utvikle Fargekoden
når jeg lager en fargekode, begynner jeg med å evaluere miljøet jeg jobber i.
- er det farger som allerede er knyttet til bestemte kategorier av arbeid, avdelinger eller prosjekter? I så fall, prøv å innlemme det i fargekoden din for å redusere forvirring for deg og de du jobber med.
- hva er dine kategorier av arbeid eller typer prosjekter? For eksempel, da jeg jobbet korporativt, hadde jeg en egen farge tildelt hver leder jeg støttet, en farge for administrasjonsprosjektene mine, juridiske kontrakter, forretningsutviklingsprosjekter, driftsfiler osv. Noen ganger hadde jeg en egen farge for hvert større prosjekt hvis det var mange av dem på samme tid.
Avhengig av hvor mange farger og kategorier du oppretter, kan det være nyttig for deg (og de du støtter) å opprette en fargekodetast. På den måten kjenner alle systemet, og du har bedre sjanse til å opprettholde det.
Verktøy For Fargekoding
det finnes dusinvis av fantastiske alternativer tilgjengelig for å hjelpe deg med å implementere fargekoden – alt fra filer til etiketter til permer og mer! Noen av mine favorittverktøy inkluderer:
- Filmapper
- 3-ringpermer
- arkbeskyttere med fargede kanter
- Poly prosjektlommer
- Etiketter
- Smead-Visninger
hvis du ikke har budsjett eller godkjenning til å bruke fargede filmapper, kan du fortsatt bruke farge på etikettene eller bruke fargede klistremerker for å gjøre dem mer visuelle. Farge kan gjøre en verden av forskjell i raskt å finne ting eller identifisere når noe er feilplassert.
Implementere Fargekoden
når du har verktøyene du trenger, kan du overføre filer til riktig filfarge og få dem merket. Lær dem du jobber med hvordan du bruker det nye systemet, slik at de forstår hvordan det fungerer og hvorfor det er viktig. Når du bruker systemet, identifiserer du måter du må finjustere det eller legge til det mens du går.
Bruke Fargekoder Til Kalendere, Oppgaver og E-Post
jeg nevnte fargekoding av papirfilene dine og koordinere det med dine digitale systemer. Dette er en måte jeg gjør det med Outlook-Oppgaver, Kalender og Kategorier.
I Microsoft Outlook kan du sette opp kategorier og knytte en farge til hver enkelt. Deretter kan du bruke dette til å fargekode oppgaver, e-post og kalenderavtaler.
dette er min standard fargekode:
- Rød – talende engasjementer
- Oransje – klienter eller leverandører
- Gul – trening
- Lys Grønn – team relatert
- Standard Grønn – finans / regnskap
- Blå – forretningsutvikling
- Teal – administrative
- lilla – artikkel/bokskriving
på et øyeblikk kan jeg raskt se (selv om jeg ikke kan lese Alle Detaljene) hvor mange taler, klientsamtaler Og teammøter jeg Har hver uke på grunn av fargene jeg bruker på kalenderen min.
Vårt Teamarbeid prosjektstyringsverktøy lar oss fargekode prosjekter og hendelser vi har på kalenderen, også. Så uansett hvor jeg ser, betyr rødt at det snakker relatert, gult er for trening, grønt er for lagmøter, og så videre.
vi ønsker alle å være mer organisert. Fargekoding gjør at vi kan finne det vi trenger raskere og enkelt identifisere hvor alt tilhører. Det gjør planleggingen enklere, siden vi kan se på et øyeblikk hvilke kategorier som krever vår tid. Og når resten av teamet kommer om bord, gjør det også hele kontoret mer jevnt ved å holde alle på samme fargekodede side!
Noen av lenkene omtalt i våre e-poster og blogginnlegg er sponsede lenker og Alle Ting Admin kan få kompensasjon for dem. Vi anbefaler bare produkter og ressurser som vi bruker i våre profesjonelle liv og bygge vår virksomhet. Vi håper du vil finne dem gunstig, også.
HVORDAN BRUKE DENNE ARTIKKELEN I NYHETSBREVET eller NETTSTEDET
Vil du bruke denne artikkelen i nyhetsbrevet, ezine eller nettsted? Du kan — bare så lenge du inkluderer denne komplette blurb med det:
Julie Perrine, CAP-OM, er grunnlegger Og ADMINISTRERENDE DIREKTØR I All Things Admin, og gir opplæring, veiledning og ressurser for administrative fagfolk over hele verden. Julie bruker sin administrative kompetanse og lidenskap for livslang læring til å tjene som en entusiastisk mentor, høyttaler og forfatter som utdanner admins rundt om i verden om hvordan man skal være mer effektiv hver dag. Lær mer Om Julies bøker — Den Innovative Admin: Slipp Løs Kraften I Innovasjon I Din Administrative Karriere og Organisert Admin: Utnytt Din Unike Organiseringsstil For Å Lage Systemer, Redusere Overvelde og Øke Produktiviteten, Og Bli En Procedures Pro: Administratorens Veiledning For Å Utvikle Effektive Kontorsystemer og Prosedyrer.
