slik standardiserer du signaturer i bedriftens e-post – en trinnvis veiledning

: dette blogginnlegget ble oppdatert 12.August 2020.

hvis du leser dette, antar jeg at du allerede er godt klar over hvor viktig det er å ha en bedrifts-e-postsignatur satt inn i bedriftens e-post. Det er flott, men gjør resten av dine medarbeidere innser at også? Du kan bruke din online korrespondanse som en plattform for å markedsføre merkevaren din og spre bedriftens verdier. Det vil imidlertid ikke være effektivt hvis alle ansatte oppretter e-postsignaturer alene. Hvordan løse det? Alt du trenger er en offisiell, standardisert e-signatur mal for din bedrift. Deretter må du implementere det for alle brukere. I denne artikkelen vil jeg veilede deg gjennom en enkel e-signatur standardiseringsprosess.

Forene din e-signatur design

merkebildet ditt er ditt salgsargument, så det er viktig å inkludere det i alle utgående e-post. For å styrke merkeidentiteten må du opprette et originalt og konsekvent portrett av organisasjonen som skal vises i e-postkommunikasjon. For å gjøre det, kan du:

• Deleger en person til å administrere alle brukernes e-postsignaturer.
• Bli kvitt dekorative skrifttyper, inspirerende sitater og feilaktige bilder av ansatte i e-poster.
• Kontroller at e-signaturmalen ikke er for lang, men inneholder alle nødvendige detaljer.
• Analyser relevansen av hvert enkelt element som er inkludert i e-postsignaturblokken.

Tilpass signaturer til bedriftens behov

ettersom e-postsignaturer anses som elektroniske visittkort, må du sørge for at alle brukere har riktig opprettet e-postsignaturer med personlige kontaktdetaljer. Du kan tilpasse bedriftens signaturer tar hensyn til avsenders navn, posisjon og avdeling.

for eksempel bør en intern it-signatur inneholde grunnleggende kontaktinformasjon. Det er ikke nødvendig å sette fancy markedsføringsbannere, selskapets fysiske adresse eller en ansvarsfraskrivelse i den interne kommunikasjonen. Sjekk ut den interne signaturinspirasjonen nedenfor.

på den annen side, når du designer signaturen for Et Salgsteam, bør den inneholde utvidede bedriftsdetaljer, logo, markedsføringsbannere, sosiale medier ikoner og en ansvarsfraskrivelse for å oppfylle juridiske krav.

Bruk visualer for å tiltrekke seg folk

Godt designet grafikk som ligger i e-postsignaturen din, kan enkelt fange brukernes oppmerksomhet, så ikke nøl med å bruke dem til din fordel.

• Legg til firmalogoen din i alle e-postsignaturer.
• Kontroller at logoen er godt eksponert og lenker til firmaets nettsted.
• Legg til brukernes bilder i e-postsignaturene dine. De er bevist for å være tillit-vinnende og gjøre online kommunikasjon mer vennlig.

Sett inn lenker til nettstedet ditt og sosiale profiler

Hyperkoblinger er et viktig element i e-postsignaturen din. De kan enkelt øke trafikken til nettstedet ditt eller sosiale medier profiler og hjelpe mottakerne enkelt samhandle med din bedrift.

for å gjøre det til et nyttig element i signaturen, sørg for å:

• Inkluder lenker til dine mest verdifulle elektroniske ressurser. Husk å alltid holde dem oppdatert slik at kundene aldri finner dem misvisende.
• Legg til ikoner for sosiale medier knyttet til dine offisielle profiler På Facebook, LinkedIn eller andre sosiale profiler som er relevante for virksomheten din.
• Sett inn en tekst eller knapp som er hyperkoblet til f. eks. en møteplanlegger eller en chat-boks for raskere og mer direkte kommunikasjon mellom firmaet og kundene dine

i eksemplet ovenfor består e-postsignaturmalen av lenker til sosiale medier, bedriftsnettsted, markedsføringsressurser med tips om å øke sin virksomhet, blogg, how-to-artikkel om å spare penger og til produktportefølje. Så, du kan bruke ganske mange lenker i en signatur uten å overvelde mottakeren (hvis malen din er godt utformet).

Vær i samsvar med juridiske krav

det er ofte lovpålagt å Gi detaljert informasjon om firmaet ditt i e-postsignaturer. Dessuten hjelper velskrevne ansvarsfraskrivelser deg med å beskytte konfidensialiteten din og holde deg i samsvar med juridiske krav. I ansvarsfraskrivelsen din kan du for eksempel inkludere lenker til Vilkår og Betingelser for bruk av tjenestene dine eller en avmeldingslenke for å overholde BESTEMMELSENE I GDPR. Inkludert en profesjonell ansvarsfraskrivelse bidrar også til å skape et gjennomsiktig bedriftsbilde og bygge tillit.

Tips: Inkluder ansvarsfraskrivelser nederst i alle dine eksterne e-postmeldinger for å være i samsvar med juridiske krav og skape profesjonelt bedriftsutseende.

Les mer på ansvarsfraskrivelser

Kontroller signaturen din for eventuelle feil

Tenk deg å motta en melding med e-postsignaturen med red Xs i stedet for bilder, ødelagte koblinger, eller til og med med grammatikkfeil eller feilstavelser. Høres UT SOM SPAM, ikke sant? Det er derfor du bør alltid sørge for at bedriftens e-signaturer er feilfri.
før du bruker signaturen din i e-poster for bedrifter, må du sørge For å:

• Juster e-postsignaturene dine til forskjellige e-postklienter og mobile enheter. Du kan fokusere på de mest populære og se hvordan signaturen din vises på dem.
• Dobbeltsjekk signaturteksten din for eventuelle feilstavinger eller feil. En feilfri signatur stivner bildet ditt som en profesjonell.
• Klikk på alle koblingene i signaturen din for å se om de fungerer riktig og fører til riktige nettsteder og sosiale profiler.

Administrer e-postsignaturer

når du ikke har en løsning for å administrere e-postsignaturer sentralt, kan det være vanskelig å gi standardiserte signaturer til alle ansatte, men ikke umulig. Det vil bare kreve arbeid og tid til å:

1. Design bedriftens e-signaturmal slik at den oppfyller bedriftens krav (sjekk E – Signaturmaler Og Gratis E-Signaturgenerator).*
2. Distribuere den til sluttbrukere.
3. Kontroller at signaturen ble riktig implementert på alle e-postklienter og enheter i firmaet. Dette kan kreve at du personlig går til hver arbeidsstasjon for å endre signaturen manuelt.

Nedenfor kan Du se en kort animasjon om hvor vanskelig det er å distribuere e-signaturer.

*hvis brukerne bruker mer enn en e-postklient, må du forberede signaturdesignet for hver av dem.

Begrensninger av manuell signaturbehandling

det største problemet med denne metoden er at du enten må stole på at de ansatte angir e-postsignaturen riktig eller gjør det selv manuelt. Det kan ikke synes å være plagsom for et selskap med 30 ansatte, men når firmaet har hundrevis eller tusenvis av brukere dette kan være nesten umulig å effektivt administrere noen signatur oppdateringer.

I Tillegg til problemene med å implementere signaturmalen, er det også begrensninger for bestemte e-postklienter som må tas i betraktning når du utformer e-postsignaturer. For eksempel er signaturdesignfunksjoner ofte innsnevret hvis du ikke har tilgang til signaturens HTML-kildekode. Og det er vanskelig å justere signaturen slik at den vises godt på mottakerens skjerm (inkludert mobile enheter!).

Opprinnelig løsning for å administrere signaturer

Office 365 (Microsoft 365) og Exchange Server lar deg administrere og distribuere e-postsignaturer for alle omfanget av postbokser i firmaet. For å inkludere signaturer i brukernes meldinger, må du:

1. Klargjør HTML-kildekoden til e-postsignaturmalen, som inkluderer Active Directory-plassholdere (sjekk Gratis E-Postsignaturgenerator for gratis maler).
2. Konfigurer en regel for e-postflyt som vil legge til malen i brukernes e-poster.

Les mer om distribusjon av signaturer I Exchange Server 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
Finn ut hvordan du forener e-postsignaturer I Office 365.

Begrensninger av innfødte løsninger

i dette tilfellet er e-postsignatur sentraladministrasjon mulig, men begrenset. Verken Exchange Server Eller Office 365 skiller enkelt e-post i en samtaletråd, og plasserer alle signaturer nederst i en meldingskjede. Ingen av dem støtter også de innebygde bildene, så de vil alle bli mottatt som vedlegg av mottakeren. Signaturer er heller ikke synlige i brukernes Sendte Elementer-mappe, slik at du ikke kan kontrollere om signaturen din ble lagt til riktig. Derfor, hvis du vil ha mer avanserte e-postsignaturer som gir deg mer fleksibilitet, må du kanskje se på en tredjepartsløsning for e-postsignaturbehandling.

CodeTwo løsninger for e-signaturbehandling

Sjekk ut Hvordan CodeTwo løsninger kan hjelpe deg i e-signaturbehandling.

CodeTwo E-Signaturer For Office 365

denne skybaserte løsningen gjør det mulig å administrere e-postsignaturer sentralt for alle brukere I Office 365 (Microsoft 365) – organisasjonen. Du kan bruke den til å lage avanserte e-signaturmaler i en intuitiv wysiwyg-editor som ikke krever HTML-kunnskap. Du kan bruke den til å enkelt legge til bilder, endre tekstfarge eller sette inn hyperkoblinger.

denne løsningen er for deg hvis du vil:

• Opprett en enhetlig e-postsignatur for hele Selskapet, og administrer Dem i Office 365-organisasjonen fra ett sted.
• Bruk forskjellige mobile enheter og e-postklienter, og ikke bekymre deg for å justere signaturer.
• Trekk brukernes data fra Azure Active Directory.
• Opprett signaturer med en brukervennlig malredigering, eller velg en av de forhåndsdefinerte e-postsignaturmalene fra Det innebygde Malbiblioteket.
• Legg til markedsføringsinnhold og mål resultatene.
• Vis signaturer mens du skriver en ny melding og i Mappen Sendte Elementer etter at du har sendt e-posten.

Du kan kjøre en gratis 14-prøveversjon for å se hvordan Det fungerer

CodeTwo Exchange Rules

CodeTwo Exchange Rules Er en signaturbehandling som er utviklet for å hjelpe deg med å konfigurere profesjonelle e-postsignaturer i lokal Exchange Server uten å konfigurere noe ekstra på brukernes maskiner.

denne programvaren gir deg en rekke nyttige funksjoner:

• Komplett sentral styring av e-signaturer og ansvarsfraskrivelser.
• Sette inn signaturer rett under det siste svaret, ikke nederst.
• Signaturer kan vises i mappen brukere Sendte Elementer, slik at de kan sjekke om signaturen ble lagt til i e-postene på riktig måte.
• en intuitiv HTML Signatur Editor for å lage alle dine signaturmaler uten kompetanse I HTML-koding.
• muligheten til å sette inn bilder og logoer som innebygde vedlegg. Mottakerne vil få dem vist automatisk uten at det er nødvendig å laste ned eller åpne bilder eksternt. Takket være det kan du sette inn reklamebannere, brukernes bilder eller handlingsknapper i signaturene.
• Regler Scheduler som lar deg sette opp de eksakte datoene når du vil at signaturreglene skal brukes. Programvaren gjør det automatisk på den angitte datoen.
• Signaturer trenger ikke bare administreres AV IT-avdelingen – Med CodeTwo-programvaren kan du delegere signaturdesign og-konfigurasjon til Markedsføringsteamet.
• muligheten til å implementere brukernes data med plassholdere trekke informasjon ut Av Active Directory. I tillegg støtter programvaren å sette inn tilpassede ANNONSEATTRIBUTTER og automatisk fjerning av tomme mellomrom i signaturer hvis DET ikke var noen annonseverdi.

her kan du laste ned en gratis 30-dagers prøveversjon Av CodeTwo Exchange Rules

Smarte løsninger for bedriften din

når det gjelder e-postsignaturer for bedrifter, er det alltid godt å se etter smarte og moderne løsninger som sparer tid og frigjør menneskelige ressurser. Derfor Vil CodeTwo sentraliserte e-signaturløsninger hjelpe deg med å skape fremragende signaturer for organisasjonen din. Dette vil øke markedsføringskampanjer og hjelpe deg med din merkevarebygging med hver utgående melding.

Sørg for å besøke CodeTwo E-Signatur For Office 365 og CodeTwo Exchange Rules offisielle nettsteder for å lære mer og prøve programmene gratis.

Foreslått lesing:

• Verktøy for sentral administrasjon av e-postsignatur
• hvilke skrifter er best for e-postsignaturer?
• hvordan lage bilder vises riktig i e-signaturer (ikke som vedlegg)