begrijpen van” Closing the Books “

Wat is “Closing the Books”?

in de boekhouding verwijst het woord “boeken” naar de boekhouding van financiële transacties van een onderneming. De term” het afsluiten van de boeken ” verwijst naar een boekhoudkundige procedure die plaatsvindt aan het einde van elke maand of aangewezen bedrijf periode, en aan het einde van elk jaar.

de procedure

financiële transacties worden tegenwoordig doorgaans geregistreerd in boekhoudsoftware, maar jaren geleden werden ze geregistreerd in boekhoudboeken. De “closing the books” procedure helpt ervoor te zorgen dat de gegevens die in de boekhouding worden ingevoerd accuraat zijn, zodat financiële rapporten kunnen worden gemaakt en afgerond. De rapporten alert management over hoeveel geld stroomt in en uit het bedrijf. Het Management zal de financiële rapporten gebruiken om de financiële aspecten van het bedrijf te analyseren en zal beslissen hoe het te verbeteren, terwijl stakeholders zullen verwijzen naar de rapporten om te beoordelen hoe goed het bedrijf presteert.

het proces van het sluiten van de boeken bestaat uit drie stappen.

1. financiële gegevens worden in de boeken of het registratiesysteem ingevoerd.
2. gegevens die in het systeem zijn ingevoerd, worden verzoend, wat betekent dat het dubbel gecontroleerd wordt om er zeker van te zijn dat het accuraat is.
3. bedrijfsaccountants “sluiten de boeken”, wat betekent dat zij de gegevens goedkeuren en afronden zodat financiële rapporten zoals de winst-en verliesrekening en de balans kunnen worden gemaakt.

registratie van gegevens

aangewezen werknemers over bedrijfsonderdelen registreren financiële transacties in een registratiesysteem. Transactieregisters bestaan uit bedragen die worden gepresenteerd als afschrijvingen of kredieten, de transactiedatum, een beschrijving van de transactie, en bevatten vaak een uniek referentienummer. Deze informatie kan worden opgenomen in een algemeen tijdschrift of een specifiek transactietijdschrift, dat kan zijn voor de verkoop van producten of diensten, de verkoop van activa, speciale aankopen, of voor afschrijvingen. Tegen het einde van de verslagperiode, meestal maandelijks, zullen alle journaalposten worden ingevoerd in het hoofdboek: het grootboek (GL).

de GL geeft een overzicht van financiële transacties en gegevens die gedurende de looptijd van de onderneming hebben plaatsgevonden en houdt alle rekeningen bij: passiva, activa, eigen vermogen, inkomsten en uitgaven. Nadat de gegevens in het boekhoudsysteem van de onderneming zijn ingevoerd, moet deze worden verzoend.

Reconciliatiegegevens

Reconciliatiegegevens is een boekhoudprocedure waarbij transactiegegevens worden vergeleken met bankafschriften en andere gegevens om ervoor te zorgen dat de in het boekhoudsysteem opgenomen bedragen correct zijn. Naast reconciliatie voor het bankwezen is er reconciliatie voor financiële transacties met klanten en leveranciers, en inter-company en zakelijke transacties. Wanneer de ondersteunende documentatie niet overeenkomt met de gegevens die zijn opgenomen in de GL, is er een discrepantie. Een accountant moet dan onderzoek doen om de fout te ontdekken en op te lossen om ervoor te zorgen dat de GL nauwkeurig de financiële activiteit weerspiegelt.

goedkeuring en afsluiting van de boeken

nadat de gegevens zijn verzoend, zullen de gegevens worden gedeeld met de hoofdaccountant of controller van het bedrijf voor definitieve goedkeuring. De controller sluit en “sluit de boeken”, wat betekent dat niemand anders de financiële gegevens kan aanraken in de periode die net is gesloten. Als maanden of jaren later iemand een fout of omissie ontdekt die op een bepaald moment in het verleden is gemaakt, zal een accountant de correctie meestal toepassen op de huidige maand waarin de fout werd ontdekt. Dit type correctie wordt een ‘true-up’ – vermelding genoemd, soms ook wel een ‘catch-up’ – vermelding genoemd.

geschiedenis van het sluiten van de boeken

de term “boeken” gaat terug naar een tijd waarin een boek met accountactiviteit werd onderhouden. Elke rekening werd bijgehouden op Grootboek papier, die kolommen voor de transactiedatum had, beschrijving, en dollar bedrag. Het grootboek papier werd vervolgens gecombineerd in een boek van rekeningen. Er zijn vijf algemene categorieën rekeningen:

1. Middelen (geld, voorraden, vorderingen, eigendom van vastgoed en apparatuur)
2. Passiva (crediteuren, te betalen wissels, voorzieningen)
3. eigen Vermogen (eigenaren bijdragen van ingehouden winst)
4. opbrengsten (omzet of de omzet gegenereerd door het bedrijf)
5. Kosten (bedragen betaald voor het uitvoeren van de business)

Elk van deze categorieën kan hebben gehad zijn eigen boek van boeken of tijdschriften, of de vijf rekeningen zouden zijn gecombineerd in één boek. Aan het einde van elke maand, of financiële periode, een accountant zou totaal van alle Activiteit en trok vaak een lijn aan het einde aan te geven dat de periode was “gesloten.”Zodra een periode was gesloten, konden er voor die periode geen inzendingen meer in het boek worden opgenomen. Een nieuwe periode zou worden gecreëerd in het boek voor toekomstige transacties.

dit boekhoudproces begon met de woorden “de boeken sluiten.”Aangezien de boekhouding afdeling uitgevoerd zaken met behulp van de werkelijke financiële boeken, werd het bekend als de” boekhouding afdeling.”

hoewel weinig bedrijven nog steeds boekhoudmateriaal zoals papier en boeken gebruiken om financiële transacties bij te houden omdat software veel gemakkelijker en efficiënter is, gebruiken accountants nog steeds woorden als “boeken”, “grootboeken” en “tijdschriften.”