Capricia Marshall ‘ s nieuwe boek pleit voor Enduring Power of Protocol / Washington Diplomat
in een tijd van pandemie, protest en een presidentschap dat op onvoorspelbare wijze gedijt, lijkt protocol misschien tot het verleden te behoren.
in het boek beschrijft Marshall protocol als ” a set of guidelines for social behavior, a framework for how to interact and communicate.”
tijdens een telefonisch interview met de diplomaat beschreef ze het in meer relateerbare termen, waarbij ze zei dat protocol niet alleen van toepassing is op presidenten, maar ook op mensen in allerlei alledaagse situaties.
” het is niet echt alleen voor de voorbereiding van g7 of nucleaire topontmoetingen. Het is echt voor iedereen die een meer professionele en gepolijste uitstraling wil projecteren. Zoals ik al zei – hun beste zelf, ” vertelde ze ons. “Waarom zou je die tools niet willen omarmen en gebruiken om uw persoonlijke voordeel?”
Marshall zei dat ze het boek schreef omdat ze de tools wilde delen die ze in de loop van de decennia heeft geleerd die “zeer nuttig kunnen zijn voor degenen die geïnteresseerd zijn in het verplaatsen van de naald in hun zakelijke onderhandelingen of het verhogen van hun persoonlijke interactie — of het nu uw kind helpt in een interview voor de universiteit of het onderhandelen over uw contract met uw dakdekker.”
“wat me soms te binnen schiet is de frasering die mijn zoon gebruikt: You’ re a more woke person. Je bent gewoon bewust en het is echt belangrijk vandaag om dat zelfbewustzijn en een bewustzijn van anderen te hebben … door meer te weten over hun achtergrond, hun tradities, hun voorkeuren, hun antipathieën,” zei ze.In die zin zegt Marshall dat protocol neer komt op respect en relaties.
“maakt het echt zo’ n groot verschil als je eten serveert dat verboden is door de cultuur van een gast of een toast uitbrengt met een Duitse of Japanse klant?”schrijft ze. “Ik kan niet genoeg herhalen dat het wel zo is. En niet alleen omdat je’ het protocol hebt overtreden ‘of’ een regel hebt gebroken.’Je hebt een lichte in plaats van het verlenen van respect. Jullie hebben een obstakel opgeworpen voor het verbinden van het snel bewegen langs het beoogde pad.”
bijvoorbeeld, het verminken van een titel of het negeren van hiërarchie door een middle manager aan te spreken voordat de CEO “stuurt de boodschap dat je niet de zorg om te leren over hun culturele normen en dat je een minachting voor hun professionele identiteit,” schrijft ze. “Zelfs als je doel is meestal te overtuigen-zoals het vaak is in de diplomatie of het bedrijfsleven — het krijgen van die rand begint met het smeden of het verbeteren van een relatie.”
en het smeden van die relatie vereist huiswerk — “voorbereiding is koning,” schrijft Marshall — en empathie, die zowel President Obama als minister van Buitenlandse Zaken Hillary Clinton in overvloed hadden.Marshall vertelde ons dat zowel de Obamas als de Clintons ” succesvol zijn geweest door hun nieuwsgierigheid, hun vermogen om te luisteren, door hun bereik en hun omgeving met ervaren adviseurs en vervolgens het advies dat ze gegeven werden te volgen. En … hun empathische aard, hun nederigheid … leidde tot geweldige samenwerking.”
Marshall ‘ s lovende lof over haar vorige bazen roept de vraag op wat ze denkt over de huidige bewoner van het Witte Huis, die lijkt te genieten van het breken van de regels elke kans die hij krijgt.Toen ze gevraagd werd naar President Trump ‘ s onorthodoxe benadering van protocol en etiquette, lachte Marshall ons uit, maar, trouw aan haar diplomatieke instincten, wilde ze geen commentaar geven op zijn leiderschapsstijl.”I can’ t speak to what is the operating mode within the current White House, “vertelde ze ons,” maar ik weet gewoon uit mijn eigen persoonlijke ervaring, die gewerkt heeft voor President Clinton en voor President Obama, dat ze uiteindelijk het protocol aanhielden omdat ze het echt een krachtig hulpmiddel vonden om te gebruiken, zowel in hun buitenlandse beleidsoperaties als ook in hun binnenlandse operaties.”
terwijl de meeste mensen redelijkerwijs zouden aannemen dat harde macht belangrijker is dan tafelinstellingen, stelt Marshall dat kleine details zoals de grootte van de kamer en de inrichting nog steeds een belangrijke rol spelen, zelfs in de meest serieuze onderhandelingen.Ze schrijft over een ontmoeting tussen Obama en de Russische President Vladimir Poetin op de G20-top in 2012 in een tijd van toenemende spanningen over Syrië, Noord-Korea en Iran.”Van alle leiders die President Obama ontmoette, was president Poetin de enige die onderhandelingen zag als een zero-sum spel”, schrijft ze en merkt op dat de afspraken die ze voorbereidde gingen over “het opnieuw in evenwicht brengen van de machtsdynamiek.”
daartoe richtte ze zich op de fysieke dynamiek van de ruimte waar de bijeenkomst zou plaatsvinden. Marshall was blij om lage plafonds te zien, omdat ze gelooft dat lagere plafonds helpen mensen “meer concreet denken,” terwijl hoge plafonds ” prime mensen om meer abstract te denken.”
ze zette een tafel op die groot genoeg was om plaats te bieden aan 12 Afgevaardigden, maar klein genoeg om nabijheid te creëren — “des te beter om elkaar recht in de ogen te kijken”, schrijft ze.Marshall zorgde er ook voor dat de bloemen veel groen hadden (wat volgens haar een kalmerend effect heeft), ongeparfumeerd waren (allergieën) en geknipt werden om het zicht van niemand te blokkeren.
ze schrijft dat de vergadering goed ging — in schril contrast met een volgende vergadering een jaar later, die plaatsvond in een sombere setting met sterke verlichting, een ongemakkelijke zitconfiguratie en geen voedsel of water.Deze tweede bijeenkomst, die had kunnen profiteren van de dynamiek van het voorgaande jaar en de betrekkingen nog verder had kunnen verbeteren, was tot stilstand gekomen. Protocol, samen met een veelbelovend resultaat, was verdwenen,” schrijft ze.
natuurlijk is het zeer discutabel of de plaatsing van leerstoelen enige invloed had op de groeiende beleidskloof tussen de twee leiders op dat moment.Maar Marshall geeft een ander voorbeeld in haar boek dat direct illustreert hoe een schending van het protocol ernstige politieke gevolgen kan hebben.
ze noemde het een van haar” meest cringe-waardige verhalen “dat” zal leven met mij voor een zeer, zeer lange tijd.Het ongeluk vond plaats in 2010 op een topontmoeting tussen de Verenigde Staten en de ASEAN in New York City. Alle vlaggen van de Zuidoost-Aziatische lidstaten stonden achter de tafel waar de staatshoofden, waaronder Obama, zouden zitten. Behalve dat de Filippijnse vlag ondersteboven was — een probleem dat de Filippijnse pers en sociale media snel oppakten.
natuurlijk is het ondersteboven hangen van een vlag op zichzelf beledigend. Maar in de Filippijnen betekent een omgekeerde vlag dat een natie in oorlog is.Marshall wist dat er iets mis was toen een team van ambtenaren van de Nationale Veiligheidsraad en Buitenlandse Zaken op haar af kwam.
ze erkende onmiddellijk de fout en verontschuldigde zich bij de Filippijnse ambassadeur, die de verontschuldiging aanvaardde “zeer snel en met grote vriendelijkheid en consideratie”, zei ze.
” wat ik niet wist was dat mijn president bovendien van plan was een ontmoeting te hebben met de president van de Filipijnen om een dringende beleidskwestie te bespreken.”
dus ging Marshall naar de private alcove die haar team had opgezet voor Obama om het slechte nieuws te verspreiden.
” ik ging door wat er gebeurd was, legde de follow-up uit, maakte mijn diepste, diepste excuses aan hem — denken al die tijd is dit zeker een vuur-Bekwame overtreding,” herinnerde ze zich.
maar de president — die ze in haar boek “No-drama Obama” noemt — zei simpelweg: “Capricia, I understand completely. Bedankt voor alles wat je hebt gedaan. En we gaan ervoor zorgen dat het niet weer gebeurt. Toch?”
haar antwoord: “Absoluut meneer, het zal nooit meer gebeuren.”
” en dat deed het nooit. Er waren altijd zes tot acht ogen op vlaggen. We hebben allemaal vlagtraining gedaan. We hebben ons spel echt versterkt om ervoor te zorgen dat we nooit wankelden,” vertelde ze ons.
” maar dit is een voorbeeld van hoe belangrijk protocol is. Die details die mensen vaak niet kennen … kunnen die simpele, simpele gebaren zijn die zo ‘ n ongelooflijk verschil maken.”Marshall’ s observatie over protocol echo ‘ s een gemeenschappelijk refrein gehoord in de inlichtingengemeenschap: mensen horen alleen over de mislukkingen, niet de successen.
maar er was één succes dat de krantenkoppen haalde-omdat het het tegenovergestelde was van de krantenkoppen die Obama enkele jaren daarvoor kreeg.In 2009 ontmoette de president en first lady Koningin Elizabeth II in Buckingham Palace. Het uitwisselen van geschenken tussen staatshoofden heeft altijd gewicht, maar, zoals Marshall uitlegde, krijgt het extra betekenis voor de Britten en hun geliefde monarchie.Obama kreeg dus niet bepaald hoge cijfers van de Britse pers toen hij de koningin … een iPod gaf. Toegegeven, de iPod had naar verluidt video ‘s en foto’ s van haar reis naar de VS in 2007, en ze kreeg ook een zeldzaam liedboek, maar de uitwisseling deed denken aan een eerdere blindganger toen de Britse premier Gordon Brown Obama een pennenhouder gaf gesneden uit het hout van een anti-slavenschip, terwijl de president hem … een doos DVD ‘ s gaf.Marshall zei dat haar team “in overdrive ging” op het moment dat het bezoek van 2009 werd aangekondigd. Ze paste haar mantra van ” eerst en vooral, plan, plan, plan plan. Ik zeg altijd: ‘faal om te plannen, plan om te falen.’
” we begrepen dat er een beetje een vraag was over wat de Amerikanen deze keer voor Hare Majesteit zouden brengen,” zei ze met een vleugje vrolijkheid, verwijzend naar de beruchte iPod.Dus haar team onderzocht welke soorten geschenken de koningin in de loop der jaren had ontvangen, met name uit de VS.Marshall vertelde ons dat het punt van een gift exchange en andere protocol douane is dat ze nooit de aandacht mogen afleiden van het eigenlijke beleid en het doel van een bezoek.
” en de bezoeken tussen de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk. hebben een extra toegevoegde belang vanwege de nadruk op de speciale relatie,” zei ze. “We wilden echt dat deze aangrijpend zou zijn en over die speciale relatie zou praten.”What we knew was that she chesthed her father and … she loves collecting things” uit de lijst met opties die het protocol team aan Obama had gepresenteerd, koos hij een in leer gebonden portfolio met memorabilia van het laatste bezoek dat de vader van de Koningin, Koning George VI, aan de VS bracht. En dus toen Hare Majesteit het boek opende, wil ik zeggen dat ik slechts het minste gejuich in haar ogen zag toen ze naar de president keek en hem bedankte voor het geschenk,” herinnerde Marshall zich.
de first lady gaf de Koningin ook een broche van Tiffany ‘ s. “en ze heeft de broche ik denk als een signaal, of misschien als een symbool gedragen, op een paar speciale gelegenheden onlangs tijdens de huidige regering die echt een glimlach op mijn gezicht brengt,” Marshall merkte op.Ondertussen kreeg Prins Philip — een fervent ruiter — bit shanks voor zijn koets pony ‘ s en Prins Charles — een milieuactivist — jonge boompjes van Mount Vernon, Monticello en het Witte Huis.Marshall raakte de basis aan met haar protocol team en kreeg de update die ze hoopte te horen: “Yes, yes, they are saying on the television that the Americans got it right!”ze herinnert zich, lachen. “We waren gewoon zo, zo blij.”
natuurlijk gaat niet elke opdracht gepaard met royalty ‘ s. Een groot deel van Marshall ‘ s werk betrof het onderhouden van contacten met de buitenlandse diplomaten die naar Washington, D. C. Dat omvatte het protocol Office ‘ s handtekening “Experience America” programma, die groepen ambassadeurs heeft genomen naar plaatsen zo divers als Alaska, Wyoming, Texas, New Orleans, Seattle en Little Rock, Arkansas (zie ook “Arkansas Odyssey: Ambassadors Experience the Natural State” in de februari 2013 uitgave van The Diplomat).
het doel is niet alleen om zakelijke banden te smeden, maar ook om diplomaten de kans te geven om het Amerikaanse leven buiten de Beltway-zeepbel te ervaren.
Marshall benadrukt voortdurend het belang van wat ze noemt “cultureel IQ” — een waardering en kennis van andere culturen — iets wat ze ontwikkelde als de eerste generatie immigrantendochter van een moeder uit Mexico en een vader uit Kroatië.Ze schrijft dat assimileren met het Amerikaanse leven een uitdaging was voor haar ouders, maar een manier waarop Marshall in contact kon blijven met haar erfgoed was door de Mexicaanse gerechten die haar moeder vaak kookte.Marshall droeg deze waardering van voedsel over als een culturele brug naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken, waar ze een initiatief creëerde voor diplomaten om de culinaire tradities van hun land te delen.Marshall promootte mode ook als een soft power tool en organiseerde evenementen die de modestijlen van landen, variërend van Kosovo tot Nigeria, tentoonstelden.
deze gebeurtenissen toonden ook subtiel de invloed van vrouwelijke diplomaten op wat nog steeds grotendeels door mannen wordt gedomineerd.Op deze noot wijdt Marshall een heel hoofdstuk in haar boek aan “negotiating while female.”Ze schrijft dat terwijl vrouwen grote stappen hebben gemaakt,” in veel culturen, vrouwen nog steeds nodig zijn om te kijken en zich anders te gedragen in zakelijke situaties.”
een truc die ze gebruikt is het dragen van “vier-inch plateau hakken (met gel inserts voor comfort)” om haar een boost van vertrouwen te geven, wat van pas kwam toen ze Poetin verwelkomde in het Witte Huis.
“In mijn pumps was ik bijna oog in oog met hem, iets waar ik me plotseling heel bewust van was (hij vroeg naar verluidt dat vrouwen die het Kremlin bezoeken geen hakken mochten dragen),” schrijft ze.Marshall geeft ook specifiek advies aan jongeren in een professionele omgeving. Ze schrijft dat terwijl de bedrijfscultuur steeds meer casual is geworden, mensen nog steeds bewust moeten zijn van het gebruik van slang en acroniemen om misverstanden te voorkomen. En geen geesten! In feite, zegt ze jonge texters onderschatten de blijvende kracht van een handgeschreven briefje of zelfs de lang verloren kunst van-snakken! – een telefoontje.
terwijl delen van Marshall ‘s boek bevatten fundamentele do’ s en don ‘ ts dat veel mensen zich bewust zijn van (stevige handdrukken, geen vloeken, enz.), kunnen sommige aanbevelingen als een verrassing komen.
bijvoorbeeld, ze adviseert mensen niet te vertellen om te gaan zitten waar ze willen. “Als je een keuze krijgt, heb ik gemerkt dat er altijd dat moment is waar mensen bevriezen, niet weten waar ze moeten zitten.”
eet ook al het voedsel dat een gastheer je serveert, ongeacht wat het is. (Voor Hillary Clinton, dat betekende downing mare ‘ s melk van een nomade familie in Mongolië.)
wat betreft vullingen? Accepteer het eerste aanbod en weiger de rest.
hoe zit het met het beleefd bevrijden van een gesprek op een cocktailparty? “Stel twee mensen voor en laat ze praten voordat ze verder gaan.”
sommige tips van Marshall zijn ook doordrenkt met brutale humor.
ze herinnert de lezers eraan dat” een hongerige diplomaat geen gelukkige diplomaat is ” en vertelt vrouwen niet te veel na te denken over gebaren zoals mannen die deuren voor hen openhouden. “Het is een deur, geen huwelijksaanzoek.”
maar misschien wel het meest nuttige deel van het boek is in de achterkant, die een bijlage van protocol definities en tips heeft — een soort spiekbriefje — met een hele sectie over de nuances van het begroeten van mensen met kussen. (In Albanië, bijvoorbeeld, het zijn twee kussen, rechts naar links; knuffels zijn OK, ook, en zijn gekoppeld met een wang geplaatst op het voorhoofd.)
sommige van deze gebruiken werden echter betwist door de coronapandemie, die een contactloze wereld heeft ingeluid waar zoenen en zelfs handdrukken overbodig kunnen worden.Marshall vertelde ons dat ze veel tijd besteed heeft aan het nadenken over hoe post-pandemische interacties eruit zouden kunnen zien.
een mogelijkheid is bijvoorbeeld het aannemen van de Namaste boog als begroeting.
zij zei dat de sleutel tot het navigeren in deze nieuwe wereld zal zijn het stellen van duidelijke verwachtingen voor uw huis en bedrijf.
” wilt u dat mensen maskers dragen in uw huis of niet? En als er iemand bij u thuis komt met een masker, wilt u hem dan ook zo vriendelijk zijn om er een te dragen?”zei ze. “Stel de verwachtingen en dan zal iedereen dienovereenkomstig handelen.”
Marshall zei dat protocol daar een cruciale rol speelt, omdat het mensen helpt ” het comfort te vinden in de regels en de verwachtingen, zodat ze weten hoe ze moeten communiceren, of het nu in de overheid, het bedrijfsleven of hun sociale interactie is. En dingen zijn aanzienlijk veranderd sinds het virus. We willen nog steeds ons menselijk contact hebben. Het is belangrijk voor ons om samen te komen, maar hoe doen we dat veilig?
” en dus heb ik dit goed doordacht en mijn belangrijkste mantra is altijd geweest dat wat je ook doet, je het met vriendelijkheid uitvoert, dat je stabiliteit beoefent en dat je geduldig bent, want we zitten allemaal in hetzelfde schuitje.”
over de auteur
Anna Gawel (@diplomatnews) is de hoofdredacteur van The Washington Diplomat.
