hoe een kleurcode te ontwikkelen voor een betere organisatie

als administratief professional begrijpt u precies hoeveel structuur en organisatie dagelijks in het spel komen. Je hebt waarschijnlijk meerdere systemen en procedures die u in staat stellen om orde te creëren en de productiviteit te inspireren. Maar met zo veel mensen en processen te beheren, zelfs de beste van ons kan overweldigd raken als we kijken naar onze bestanden, binders, en kalenders.

een van de makkelijkste manieren om structuur en organisatie toe te voegen aan uw werkruimte, bestanden en meer is door kleurcodering te gebruiken. Volgens onderzoek door neurowetenschappers, onze hersenen zijn hard-wired om kleur te verwerken voordat vrijwel iets anders, het verbeteren van het begrip en ons helpen verwerken van informatie sneller, evenals het langer te behouden.

kleurcodering is doorgaans meer van toepassing op papieren bestanden dan op digitale bestanden. Echter, veel programma ‘ s en taakbeheer tools kunt u Categorie kleuren toe te voegen, zodat u ze kunt dragen aan uw digitale bestandsbeheer. En er zijn software addons van derden voor Windows waarmee u kleur toe te voegen aan uw digitale mappen, te.

uw kleurcode

bij het maken van een kleurcode begin ik met het evalueren van de omgeving waarin ik werk.

1. zijn er kleuren die al geassocieerd zijn met specifieke categorieën werk, afdelingen of projecten? Als dat zo is, probeer dan om dat op te nemen in uw kleurcode om verwarring te verminderen voor u en degenen die u werkt met.
2. Wat zijn uw categorieën werk of soorten projecten? Bijvoorbeeld, toen ik werkte corporately, ik had een aparte kleur toegewezen aan elke executive ik Ondersteunde, een kleur voor mijn admin projecten, juridische contracten, business development projecten, operaties bestanden, enz. Soms had ik een aparte kleur voor elk groot project als er veel van hen gaande op hetzelfde moment.

afhankelijk van het aantal kleuren en categorieën dat u maakt, kan het nuttig zijn voor u (en degenen die u ondersteunt) om een kleurcode-sleutel te maken. Op die manier kent iedereen het systeem, en heb je een betere kans om het te onderhouden.

Tools voor kleurcodering

er zijn tientallen fantastische opties beschikbaar om u te helpen uw kleurcode te implementeren-alles van bestanden tot labels TOT binders en meer! Enkele van mijn favoriete tools omvatten:

• bestandsmappen
• 3-ringmappen
• Velbeschermers met gekleurde randen
• Poly project pockets
• Labels
• Smead Viewables

Als u niet over het budget of de goedkeuring beschikt om gekleurde bestandsmappen te gebruiken, kunt u nog steeds kleur op uw labels gebruiken of gekleurde stickers aanbrengen om ze zichtbaarder te maken. Kleur kan een wereld van verschil maken in het snel vinden van dingen of identificeren wanneer iets misplaatst is.

het implementeren van uw kleurcode

zodra u de hulpmiddelen hebt die u nodig hebt, kunt u bestanden omzetten naar hun juiste bestandskleur en ze gelabeld krijgen. Leer degenen met wie je werkt hoe het nieuwe systeem te gebruiken, zodat ze begrijpen hoe het werkt en waarom het belangrijk is. Als u uw systeem gebruikt, identificeert u manieren die u nodig hebt om het te verfijnen of toe te voegen aan het als je gaat.

kleurcodes toepassen op Agenda ‘ s, taken en e-mail

ik noemde kleurcodering van uw papieren bestanden en coördinatie met uw digitale systemen. Dit is een manier waarop ik dat doe met Outlook-taken, agenda en categorieën.

in Microsoft Outlook kunt u Categorieën instellen en een kleur aan elke categorie koppelen. Vervolgens kunt u dit gebruiken om taken, e-mails en agendaafspraken te kleuren.

Dit is mijn standaard kleurcode:

• Rode – spreekbeurten
• Oranje – klanten of leveranciers,
• Geel – training
• Heldere Groen – team met betrekking
• Standaard Groen – finance / accounting
• Blauw – business development
• Teal – administratieve
• Paars – artikel/boek schrijven

In een oogopslag Ik zie snel (zelfs als ik niet lees alle details) hoe veel spreekbeurten, klant belt, en team meetings heb ik elke week als gevolg van de kleuren die ik gebruik op mijn agenda.

onze Teamwork project management tool stelt ons in staat om kleurcode projecten en evenementen die we hebben op de kalender, ook. Waar ik ook kijk, rood betekent dat het gerelateerd is, geel is voor training, groen is voor teamvergaderingen, enzovoort.

we willen allemaal meer georganiseerd zijn. Kleurcodering stelt ons in staat om sneller te vinden wat we nodig hebben en gemakkelijk te identificeren waar alles thuishoort. Het maakt planning eenvoudiger, omdat we in één oogopslag kunnen zien welke categorieën onze tijd vragen. En als de rest van het team ook aan boord komt, maakt het het hele kantoor soepeler door iedereen op dezelfde kleurgecodeerde pagina te houden!

sommige van de links in onze e-mails en blog posts zijn gesponsorde links en alle dingen Admin kan compensatie voor hen ontvangen. We raden alleen producten en middelen aan die we gebruiken in ons professionele leven en het opbouwen van ons bedrijf. We hopen dat u ze ook nuttig vindt.