hoe vertrouwelijke communicatie het Best te beschermen

de Aspen Daily News zegt het best met zijn vaag dreigende slogan: “als je niet wilt dat het Gedrukt, laat het niet gebeuren.”

als crisis en reputatiemanagement beoefenaars, zijn we voortdurend het creëren van strategieën en communicatie rond gevoelige en litigious onderwerpen, dus we kunnen niet echt “niet laten gebeuren.”We kunnen echter stappen ondernemen om de vertrouwelijkheid van ons werk namens onze klanten te handhaven, wetende dat welk papier of elektronisch spoor we creëren, tegen ons kan worden gebruikt.Een van onze advocatenvrienden deelde onlangs een artikel met ons van het Corporate Counsel Business Journal dat ons begrip bevestigde dat vertrouwelijkheid over het algemeen niet standhoudt tussen klanten en PR-bedrijven. In feite, wanneer klanten vertrouwelijke of bevoorrechte communicatie met pr-consultants onthullen, kan de privilege waiver worden verwijderd. In de zaak die in het artikel wordt genoemd, werd een groot ziekenhuis gedwongen om een vertrouwelijk onderzoeksrapport over te dragen aan de raadsman van de oppositie, omdat het het had gedeeld met zijn PR-bedrijf, en daarom afstand deed van advocaat-cliënt privilege voor het rapport.

cliënten kunnen geconfronteerd worden met alle soorten situaties die gevoelig en controversieel zijn en juridische kwesties behandelen. Terwijl de rol van de advocaat is om klanten te beschermen en te verdedigen tegen geschillen, crisis communicators zijn gericht op het beheren, beschermen en — indien nodig — het opbouwen van de reputatie van de klant. We werken nauw samen met bedrijven op het gebied van strategie, messaging, stakeholdercommunicatie en mediarelaties voor, tijdens en na een crisis.

het grootste deel hiervan wordt beschouwd als intern “werkproduct” en betekent meerdere ontwerpen van communicatie-en strategiedocumenten. Maar kan iemand die betrokken is bij de strategiesessies redelijkerwijs verwachten dat deze gevoelige materialen vertrouwelijk blijven en afgeschermd van iedereen buiten de bevoorrechte kring?

we begrijpen dat alles vindbaar is, maar als een beste praktijk, raadt GroundFloor Media aan om contracten te sluiten met en te werken via externe juridische adviseurs om privileges beter te beschermen.

Vertrouwelijkheidstips

elk geval is uniek, maar hier zijn enkele best practices om gevoelige communicatie geheim te houden:

• neem aan dat alles wat je schrijft of zegt het daglicht kan zien.
• het is moeilijker om privileges te claimen als je werkt met in-house counsel. Het is beter als de PR practitioner werkt via de cliënt ‘ s externe raadgever.
• alle ontwerpen van communicatiedocumenten zijn vindbaar, niet alleen het definitieve document dat openbaar wordt.
• veronderstelt dat elk communicatieapparaat dat u gebruikt — iPad, iPhone, computer – en elke communicatie – app die u gebruikt — Skype, Slack, SMS of tweet en, natuurlijk, persoonlijke e-mail-kan worden opgehaald en openbaar kan worden gemaakt.
• voor gevoelige kwesties, neem de telefoon op en laat geen papieren spoor achter.

closed down, advocaat-cliënt privilege betekent dat bepaalde communicatie tussen een cliënt en een advocaat wordt beschermd en vertrouwelijk wordt gehouden. Om advocaat-cliënt privilege te garanderen, moeten de volgende elementen aanwezig zijn:

• om de communicatie tussen uw PR-bureau en de klant te beschermen, moet een advocaat worden betrokken bij alle communicatie. Zie het als een driehoek: PR professional, cliënt en externe raadgever. Juridisch advies geven is niet genoeg.
• vertrouwelijke communicatie moet plaatsvinden tussen de betrokken partijen. Als de informatie openbaar wordt gemaakt of een privégesprek wordt gehouden in een openbare lift, dan is het niet langer vertrouwelijk. Bijvoorbeeld, tal van ontwerpen van een persbericht en de definitieve persbericht verzonden naar de media zijn niet bevoorrecht, zelfs als externe raadsman is betrokken.
• communicatie dient te geschieden met het oog op het inwinnen van juridisch advies.”In dit geval bieden communicatieprofessionals meer dan standaard PR-advies: ze zijn een integraal onderdeel van de algemene juridische discussie en strategie.

onthoud dat dit slechts best practices zijn, en een verwachting van vertrouwelijkheid vertaalt zich niet in een garantie van vertrouwelijkheid.