hoofdstuk 2-informatiesystemen voor samenwerking

samenwerking is een groep mensen die samenwerken en die in wezen hetzelfde soort werk verrichten om een baan te volbrengen. Samenwerking is een groep mensen die samenwerken om een gemeenschappelijk doel te bereiken via een proces van feedback en iteratie. Samenwerking kan een plaats zijn waar alle partijen bestaan en het goed maken om werk gedaan te krijgen, maar de kwaliteit en verbetering van individuen zijn niet aanwezig. Samenwerking omvat het geven van feedback, het stroomlijnen van processen en procedures en het verbeteren van de prestaties van de betrokkenen.

belang van effectieve kritische Feedback

een groep waarin iedereen te beleefd is om iets kritisch te zeggen, niet kan samenwerken. Een beroemd citaat van Charles Darwin luidt: “als twee van jullie precies hetzelfde idee hebben, dan hebben we geen behoefte aan één van jullie.”Aan de andere kant, als een groep te kritisch en negatief is, kunnen leden elkaar gaan wantrouwen en haten. Er moet een goede balans tussen de twee zijn, en feedback moet teamleden aanwakkeren die van elkaar leren. Als niemand bereid is om andere en zelfs impopulaire ideeën uit te drukken, zal niemand iets leren.

richtlijnen voor het geven en ontvangen van kritische Feedback

het geven en ontvangen van kritische feedback is de belangrijkste samenwerkingsvaardigheid. Het volgende is een richtlijn van de belangrijkste kenmerken voor een effectieve samenwerking: Is enthousiast over het onderwerp van onze samenwerking, is open en nieuwsgierig, spreekt zijn of haar geest, ook al is het een impopulair standpunt, komt tijdig bij mij en anderen terug, is bereid om moeilijke gesprekken aan te gaan, is een opmerkzame luisteraar, is bekwaam in het geven/ontvangen van negatieve feedback, is bereid om impopulaire ideeën naar voren te brengen, is zelfmanagement en vereist “weinig onderhoud”, en nog veel meer.

Wat zijn drie Criteria voor succesvolle samenwerking?

voor professionals uit het bedrijfsleven moeten teams hun doelen bereiken. Die doelen kunnen onder meer het maken van een beslissing, het oplossen van een probleem, of het creëren van een werkproduct. Met elk doel, de eerste succescriteria is altijd het beantwoorden van de vraag, ” hebben we het gedaan?”Als je lagen toevoegt aan de vraag, dan wordt het, “hebben we het gedaan binnen de tijd en het budget toegestaan?”In deze gevallen, teams die gingen over de tijd of over het budget over het algemeen niet van mening dat hun doelen gehaald.

groei in Teamcapaciteiten

in een bedrijf gaan teams maanden of zelfs jaren samen, dus een geschikte vraagbeoordelaar is altijd: “is het team beter geworden?”Teams die vaak permanent zijn, groeien met de voordelen ervan in de loop van de tijd, en naarmate het team beter wordt, wordt het efficiënter, en biedt een betere service voor zelfs mogelijk tegen lagere kosten. Maar hoe wordt een team beter? Manieren zijn onder meer het ontwikkelen van betere werkprocessen, het individueel verbeteren van iemands taken, het onderwijzen van elkaar taken en nieuwe vaardigheden, en ook het verstrekken van zinvolle perspectieven voor elkaar.

betekenisvolle en bevredigende ervaring

In de alledaagse wereld van zakelijke professionals, wat maakt werk zinvol? Het werk moet zinvol worden ervaren door het team. Het is misschien niet zo glamoureus als het redden van een leven, maar als de taak wordt gezien als belangrijk, zal het door veel meer betekenis. Als er erkenning wordt gegeven voor het werk en de erkenning van de voltooiing van de taak aanwezig is, hoe zinvoller het werk zal zijn. Ook kameraadschap aspect van teamwork kan een bevredigende ervaring te geven. Iedereen krijgt energie als ze het gevoel hebben een groep te zijn en hun deel te doen om iets waardevols te bereiken.

Wat zijn de vier hoofddoelen van samenwerking?

informeren is het eerste en meest fundamentele doel van samenwerking. Het doel van het informeren is om ervoor te zorgen teamleden zijn het bedenken van informatie op dezelfde manier zoveel mogelijk. Teamleden moeten in staat zijn om gegevens te delen en met elkaar te communiceren, en in staat zijn om elke gegeven interpretatie te begrijpen. Dit voorkomt elke herhaling van informatie en leidt tot een efficiëntere oplossing.

besluitvorming

• operationele Besluiten-Besluiten ter ondersteuning van operationele, dagelijkse activiteiten.
• Beheersbesluiten-besluiten over de toewijzing en het gebruik van middelen. Als een managementbeslissing vanuit verschillende perspectieven moet worden bekeken, zal het veel baat hebben bij samenwerking.
• strategische beslissingen-beslissingen die brede, organisatorische kwesties ondersteunen. Deze beslissingen zijn bijna altijd collaboratief.
• gestructureerd besluitvormingsproces indien er een begrepen en geaccepteerde methode voor het nemen van de beslissing bestaat.
• ongestructureerd besluitvormingsproces wanneer er geen methode voor besluitvorming is.

het besluitvormingstype en het besluitvormingsproces zijn nauw met elkaar verbonden. Op operationeel niveau worden meestal gestructureerde beslissingen genomen, en beslissingen op strategisch niveau zijn meestal ongestructureerd. In een samenwerkingssysteem gaat het bij weinig gestructureerde beslissingen om samenwerking. Er is meestal al een vaste procedure te volgen, en het vereist niet veel beslissingen. Ongestructureerd aan de andere kant, vereist veel samenwerking omdat feedback en herhalingen cruciaal zijn vereist. Er moet rekening worden gehouden met verschillende perspectieven en er moet worden gesproken over voorlopige conclusies en mogelijke resultaten.

problemen oplossen

een probleem is een waargenomen verschil tussen wat is en wat zou moeten zijn. Problemen zijn een perceptie, en dat leidt ertoe dat verschillende mensen verschillende probleempercepties hebben. Daarom is de eerste en misschien wel de belangrijkste taak voor een probleemoplossende samenwerkingsgroep het definiëren van het probleem. Dan moet het team het doel van het oplossen van het probleem begrijpen, en hebben op het.

beheer van projecten

projecten worden gevormd om iets te creëren of te produceren. Het einddoel kan een verscheidenheid van dingen zijn, en aangezien projecten zo veel variëren in aard en grootte, zijn hier vier generieke projectfasen:

• startfase-de startfase is om de basisregels voor het project en het team vast te stellen. Taken in deze fase omvatten het identificeren van wat het project is, het bepalen van het teamlidmaatschap, het definiëren van het project, het bepalen hoe het project zal worden uitgevoerd, het instellen van de reikwijdte van het project, het vaststellen van rollen en het vaststellen van teamregels.
• planningsfase – fase om te bepalen wie wat zal doen en tegen wanneer. Werkactiviteiten in deze fase worden gedefinieerd, en middelen zoals personeel, budget, en apparatuur worden toegewezen aan elk. Ook, schema ‘ s worden vastgesteld voor elke taak en lid, en de begroting kan meerdere keren worden herzien.
• het uitvoeren van fase-Project taken worden uitgevoerd binnen deze fase. Een uitdaging voor het management in deze fase is ervoor te zorgen dat taken op schema worden voltooid en problemen binnen het schema zo vroeg mogelijk te identificeren. Taken kunnen tijdens deze fase worden verwijderd en gewijzigd.
• fase afronden-in deze fase wordt de voltooiing van het project afgerond en wordt aan de teamleden gevraagd: “zijn we werkelijk klaar?”Als al het werk is gedaan, moet documentatie gebeuren, en de gegevens moeten worden opgeslagen op een toegankelijke locatie.

Wat zijn de vereisten voor een informatiesysteem voor samenwerking?

net als een informatiesysteem heeft een samenwerkingssysteem de vijf componenten van elk informatiesysteem, zoals hardware, software, gegevens, procedures en mensen. Binnen de data component, samenwerking omvat twee soorten:

• projectgegevens-gegevens die deel uitmaken van het werkproduct van de samenwerking. Een document dat een aanbevolen oplossing beschrijft, zijn de projectgegevens voor een probleemoplossend project.
• Projectmetadata-gegevens die worden gebruikt om het project te beheren. Schema ‘ s, taken, budgetten en andere managementgegevens zijn voorbeelden van projectmetadata.

procedures voor samenwerkingsinformatiesystemen specificeren normen, beleid en technieken voor het uitvoeren van het werk van het team.

Primaire Functies: Communicatie en Content Sharing

Teams hebben ondersteuning nodig van hun samenwerkingssysteem om te communiceren, om vele versies van content te beheren en om taken te beheren. Veel van deze eisen ondersteunen iteratie en feedback.

Hoe kunt u samenwerkingstools gebruiken om teamcommunicatie te verbeteren?

vanwege de noodzaak om feedback te geven, is teamcommunicatie essentieel voor elk samenwerkingsproject. Communicatie is belangrijk voor het beheren van inhoud, projecttaken, en het ontwikkelen van een effectieve communicatiefaciliteit is het eerste wat uw team moet doen, en zou heel veel het belangrijkste kenmerk van een collaborative information system. Het gebruik van tools hangt af van de manier waarop het team met elkaar communiceert:

• synchrone communicatie-wanneer alle teamleden elkaar tegelijkertijd ontmoeten. Dit kan op één of meerdere locaties worden gedaan en kan van face to face meetings, tot conference calls of videoconferencing zijn.
• asynchroon – wanneer alle teamleden niet tegelijkertijd bijeenkomen. Dit gebeurt in één of meerdere locaties, en wordt over het algemeen bedoeld door het gebruik van e-mails, enquãates en discussieformulieren. Dit is een vorm van communicatie die geen onmiddellijke reacties krijgt.

Hoe kunt u samenwerkingstools gebruiken om gedeelde inhoud te beheren?

het delen van inhoud is de tweede belangrijke functie van samenwerkingssystemen. Teamleden moeten zowel projectgegevens delen om feedback en iteratie mogelijk te maken, en om dat te doen, moet er een tool of applicatie zijn. De volgende drie categorieën van content list collaboration tools voor elk:

Shared Content with No Control

• e – mail met bijlagen-dit levert tal van problemen op, waaronder iemand die de e-mail niet ontvangt, het niet in zijn inbox ziet, of iemand die de bijlage niet opslaat.
• bestandsserver-dit is gewoon een computer die bestanden opslaat. Deze methode is beter dan e-mailbijlagen, maar er is een mogelijkheid dat een teamlid kan interfereren met iemands werk, omdat er geen extra controle.

gedeelde inhoud met versiebeheer op Google Drive

systemen die versiebeheer bieden volgen wijzigingen in documenten en bieden functies en functies voor gelijktijdig werk. Google Drive is een voorstander van deze, en het biedt een gratis service van een virtuele schijf in de cloud waar u mappen kunt maken en bestanden op te slaan.

gedeelde inhoud met versiebeheer

versiebeheer is het proces dat optreedt wanneer de samenwerkingstool gebruikersactiviteit beperkt en soms zelfs leidt. Versiebeheer omvat een of meer van de volgende mogelijkheden:

• gebruikersactiviteit beperkt door machtigingen: gebruikers krijgen specifieke machtigingen over de vraag of ze in staat zijn om te lezen, bewerken en verwijderen.
• document checkout-mappen kunnen zo worden ingesteld dat gebruikers documenten moeten controleren voordat ze ze kunnen wijzigen.
• Versiegeschiedenissen-geef geschiedenissen op namens de gebruikers. Wanneer een document wordt gewijzigd, registreert het gereedschap de naam van de auteur en de datum en tijd waarop het document wordt opgeslagen.
• Workflowbeheer-de mogelijkheid om activiteiten te beheren in een vooraf gedefinieerd proces.

Hoe kunt u samenwerkingstools gebruiken om taken te beheren?

Taakbeschrijvingen moeten specifiek en geformuleerd zijn, zodat kan worden bepaald of de taak is uitgevoerd. Om een takenlijst effectief te gebruiken, moeten gebruikers in staat zijn om het te delen. De volgende zijn enkele tools die kunnen worden gebruikt om een takenlijst te delen die nuttig zijn voor samenwerking:

• Google Drive
• Microsoft Sharepoint

welk informatiesysteem voor samenwerking is geschikt voor uw Team?

• de minimale Collaboration Tool Set – met deze set zou je in staat moeten zijn om samen te werken met je team, hoewel je weinig ondersteuning krijgt van de software. De samenwerking zal alleen tekst zijn, en je hebt geen toegang tot video of audio, zodat je de andere medewerkers niet kunt horen of zien.
• the Good Collaboration Tool Set-u krijgt een meer geavanceerde collaboration tool set. U zou in staat zijn om multiparty audio en video virtuele vergaderingen uit te voeren, en u zult ondersteuning voor gelijktijdige toegang tot documenten, spreadsheets, en presentatie-bestanden hebben.
• de uitgebreide samenwerking Tool Set-de set is de beste van de drie omdat het inhoud en beheer controle, workflow controle, en online vergaderingen met delen op de top van alle functies die je krijgt van de andere twee.

de Set voor uw Team kiezen

de juiste set voor uw team kiezen kan op verschillende manieren. U kunt zich het beste gereedschap veroorloven, maar u heeft het misschien niet nodig vanwege een langere leertijd. Leertijd kan worden geëvalueerd zijn een product vermogen curve, die de relatie van de macht als een functie van de tijd met behulp van dat product toont.

vergeet Procedures en mensen niet!

Als u informatiesystemen en informatiesystemen voor samenwerking evalueert, moet u serieus gaan nadenken over de procedure-en mensencomponenten. Gaan jullie teamleden deze tools gebruiken? Zijn ze het er allemaal over eens? Hoe worden ze erop getraind? Heeft uw team nodig om speciale banen of rollen te creëren? Al deze vragen over procedures en mensen moeten worden beantwoord bij het bepalen van een samenwerkingstool.

2026?

Hoe zullen we samenwerken in 2026? De tekst vermeldt het toegenomen gebruik van virtuele vergaderingen, en als het niet uitmaakt waar teamgenoten elkaar ontmoeten, en dan projecten kan het beste, Of meest betaalbare personeel te betrekken. Reizen zal verminderen, met de meeste meer recreatieve, en conventies kunnen heel goed virtueel zijn. Met het toegenomen gebruik van deze samenwerkingstools, is het misschien het beste voor ons om online, asynchrone samenwerkingsvaardigheden te leren.