How to standardize signatures in your business e-mails-a step-by-step guide

: deze blogpost is bijgewerkt op 12 augustus 2020.

Als u dit leest, denk ik dat u zich al goed bewust bent van hoe belangrijk het is om een zakelijke e-mailhandtekening in uw zakelijke e-mails te plaatsen. Dat is geweldig, maar beseffen de rest van je collega ‘ s dat ook? U kunt uw online correspondentie gebruiken als platform om uw merk te promoten en de waarden van uw bedrijf te verspreiden. Het zal echter niet effectief zijn als alle werknemers zelf e-mailhandtekeningen maken. Hoe los je dat op? Alles wat je nodig hebt is een officiële, gestandaardiseerde e-mail handtekening template voor uw bedrijf. Dan, je nodig hebt om het te implementeren voor alle gebruikers. In dit artikel zal ik u begeleiden door een eenvoudig standaardisatieproces voor e-mailhandtekeningen.

Unify your email signature design

uw merkimago is uw verkooppunt, dus het is cruciaal om het op te nemen in elke uitgaande zakelijke e-mail. Om uw merkidentiteit te stollen, moet u een origineel en consistent portret van uw organisatie maken om te laten zien in e-mailcommunicatie. Om dat te doen, kun je:

• delegeer één persoon om de e-mailhandtekeningen van alle gebruikers te beheren.
• verwijder decoratieve lettertypen, inspirerende aanhalingstekens en ontkoppel afbeeldingen van werknemers in e-mails.
• zorg ervoor dat het e-mailhandtekeningssjabloon niet te lang is, maar alle noodzakelijke details bevat.
• analyseer de relevantie van elk item in uw e-mailhandtekeningblok.

handtekeningen aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf

aangezien de e-mailhandtekeningen worden beschouwd als elektronische visitekaartjes, moet u ervoor zorgen dat alle gebruikers e-mailhandtekeningen hebben gemaakt met gepersonaliseerde contactgegevens. U kunt uw bedrijfshandtekeningen personaliseren, rekening houdend met de naam, functie en afdeling van de afzenders.

een interne IT-handtekening moet bijvoorbeeld basiscontactgegevens bevatten. Er is geen noodzaak om fancy marketing banners, bedrijf fysieke adres of een disclaimer in de interne communicatie. Bekijk hieronder de interne handtekening inspiratie.

aan de andere kant, bij het ontwerpen van de handtekening voor een verkoopteam, moet deze uitgebreide bedrijfsgegevens, logo, marketingbanners, sociale media iconen en een disclaimer bevatten om te voldoen aan wettelijke vereisten.

gebruik afbeeldingen om mensen aan te trekken

goed ontworpen afbeeldingen in uw e-mailhandtekening kunnen gemakkelijk de aandacht van gebruikers trekken, dus aarzel niet om ze in uw voordeel te gebruiken.

• voeg uw bedrijfslogo toe aan alle e-mailhandtekeningen.
• zorg ervoor dat het logo goed zichtbaar is en dat er links zijn naar de website van uw bedrijf.
• Voeg foto’ s van gebruikers toe aan uw e-mailhandtekeningen. Ze blijken vertrouwen te winnen en maken de online communicatie vriendelijker.

links naar uw website en sociale profielen invoegen

Hyperlinks zijn een belangrijk onderdeel van uw e-mailhandtekening. Ze kunnen gemakkelijk het verkeer naar uw website of social media profielen te verhogen en helpen uw ontvangers gemakkelijk communiceren met uw bedrijf.

om het een nuttig element van de ondertekening te maken, zorg ervoor dat:

• voeg links toe naar uw meest waardevolle online bronnen. Vergeet niet om ze altijd up-to-date te houden, zodat klanten ze nooit misleidend vinden.
• voeg sociale media-pictogrammen toe die zijn gekoppeld aan uw officiële profielen op Facebook, LinkedIn of andere sociale profielen die relevant zijn voor uw bedrijf.
• voeg een tekst of knop in die is gekoppeld aan bijv. een vergaderplanner of een chatbox voor snellere en directere communicatie tussen uw bedrijf en uw klanten

in het voorbeeld hierboven, de e-mail handtekening sjabloon bestaat uit links naar social media profielen, website van het bedrijf, marketing resources met tips over het groeien van je bedrijf, blog, how-to artikel over geld besparen, en producten portfolio. U kunt dus een groot aantal links binnen één handtekening gebruiken zonder de ontvanger te overweldigen (als uw sjabloon goed is ontworpen).

blijf voldoen aan de wettelijke vereisten

het verstrekken van gedetailleerde informatie over uw bedrijf via e-mailhandtekeningen is vaak wettelijk vereist. Bovendien helpen goed geschreven disclaimers u om uw vertrouwelijkheid te beschermen en te voldoen aan de wettelijke vereisten. In uw disclaimer kunt u bijvoorbeeld links opnemen naar de Gebruiksvoorwaarden van uw diensten of een afmeldlink om te voldoen aan de bepalingen van de AVG. Het opnemen van een professionele disclaimer helpt ook bij het creëren van een transparant corporate image en het opbouwen van vertrouwen.

Tip: Voeg disclaimers toe aan de onderkant van al uw externe e-mails om te voldoen aan de wettelijke vereisten en een professionele corporate look te creëren.

Lees meer over disclaimers

Controleer uw handtekening op fouten

stel je voor dat u een bericht ontvangt met de e-mailhandtekening met rode Xs in plaats van afbeeldingen, verbroken links, of zelfs met grammaticafouten of spelfouten. Klinkt als SPAM, niet? Dat is de reden waarom je moet ALTIJD ervoor zorgen dat uw bedrijf e-mail handtekeningen zijn onberispelijk.
voordat u uw handtekening gebruikt in zakelijke e-mails, zorg ervoor dat:

• Pas uw e-mailhandtekeningen aan op verschillende e-mailclients en mobiele apparaten. U kunt zich richten op de meest populaire en controleer hoe uw handtekening wordt weergegeven op hen.
• Controleer uw handtekening op spelfouten of fouten. Een vlekkeloze handtekening stolt je imago als professional.
• klik op alle links in uw handtekening om te zien of ze correct werken en leiden naar de juiste websites en sociale profielen.

e-mailhandtekeningen beheren

Als u geen oplossing hebt om e-mailhandtekeningen centraal te beheren, kan het moeilijk zijn om gestandaardiseerde handtekeningen voor alle medewerkers te leveren, maar niet onmogelijk. Het zal alleen uw werk en tijd nodig om:

1. ontwerp de zakelijke e-mail handtekening sjabloon, zodat het voldoet aan uw eisen van het bedrijf (controleer e-mail handtekeningen sjablonen en gratis e-mail handtekeningen Generator).*
2. distribueren onder eindgebruikers.
3. zorg ervoor dat de ondertekening correct is geïmplementeerd op alle e-mailclients en apparaten in uw bedrijf. Dit kan vereisen dat u persoonlijk naar elk werkstation gaat om de handtekening handmatig te wijzigen.

hieronder kunt u een korte animatie bekijken over hoe moeilijk het is om e-mailhandtekeningen te implementeren.

*in het geval dat uw gebruikers meer dan één e-mailclient gebruiken, moet u de handtekening ontwerp voor elk van hen voor te bereiden.

beperkingen van handmatig handtekeningenbeheer

het grootste probleem met deze methode is dat u ofwel op de medewerkers moet rekenen om hun e-mailhandtekening correct in te stellen, ofwel dat u het zelf handmatig doet. Het lijkt misschien niet lastig te zijn voor een bedrijf met 30 werknemers, maar wanneer uw bedrijf honderden of duizenden gebruikers heeft, kan dit bijna onmogelijk zijn om effectief te beheren elke handtekening updates.

naast de problemen met het implementeren van het handtekeningensjabloon, zijn er ook beperkingen voor bepaalde e-mailclients waarmee rekening moet worden gehouden bij het ontwerpen van e-mailhandtekeningen. Bijvoorbeeld, handtekening ontwerp mogelijkheden worden vaak verkleind als u geen toegang tot de HTML broncode van de handtekening. En het is moeilijk om de handtekening af te stemmen, zodat het goed wordt weergegeven op het scherm van de ontvanger (inclusief mobiele apparaten!).

Native oplossing voor het beheren van handtekeningen

Office 365 (Microsoft 365) en Exchange Server kunt u e-mailhandtekeningen beheren en implementeren voor elke scope van mailboxen in uw bedrijf. Om handtekeningen in de berichten van uw gebruikers op te nemen, moet u:

1. bereid de HTML-broncode van uw e-mail handtekening sjabloon, die Active Directory placeholders omvat (controleer de gratis e-mail handtekening Generator voor gratis sjablonen).
2. Configureer een e-mailstroomregel die de sjabloon zal toevoegen aan e-mails van gebruikers.

Lees meer over het implementeren van handtekeningen in Exchange Server 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
leer hoe u e-mailhandtekeningen verenigt in Office 365.

beperkingen van native oplossingen

in dit geval is centraal beheer van e-mailhandtekeningen mogelijk, maar beperkt. Noch Exchange Server, noch Office 365 onderscheidt afzonderlijke e-mails binnen een gesprek thread, het plaatsen van alle handtekeningen aan de onderkant van een bericht keten. Geen van hen ondersteunt ook de ingesloten afbeeldingen, dus ze zullen allemaal worden ontvangen als bijlagen door uw ontvanger. Bovendien zijn handtekeningen niet zichtbaar in de map Verzonden Items van gebruikers, zodat u niet kunt controleren of uw handtekening correct is toegevoegd. Dat is de reden waarom, als je wilt meer geavanceerde e-mail handtekeningen die u laten voor meer flexibiliteit, dan moet je misschien kijken naar een oplossing van derden voor e-mail handtekening management.

CodeTwo-oplossingen voor het beheer van e-mailhandtekeningen

bekijk hoe CodeTwo-oplossingen u kunnen helpen bij het beheer van e-mailhandtekeningen.

CodeTwo e-mailhandtekeningen voor Office 365

deze cloudoplossing stelt u in staat om e-mailhandtekeningen centraal te beheren voor alle gebruikers in uw Office 365 (Microsoft 365) – organisatie. U kunt het gebruiken om geavanceerde e-mail handtekening templates te maken binnen een intuã tieve WYSIWYG editor die geen HTML kennis vereisen. U kunt het gebruiken om eenvoudig afbeeldingen toe te voegen, tekstkleur te wijzigen of hyperlinks in te voegen.

deze oplossing is voor u als u:

• Maak een uniforme bedrijfsbrede e-mailhandtekeningen en beheer ze in uw Office 365-organisatie vanaf één plek.
• gebruik verschillende mobiele apparaten en e-mailclients en maak je geen zorgen over het aanpassen van handtekeningen.
• trek de gegevens van gebruikers uit Azure Active Directory.
• maak handtekeningen met een eenvoudig te gebruiken sjabloonbewerker of kies een van de vooraf gedefinieerde sjablonen voor e-mailhandtekeningen uit de ingebouwde sjabloonbibliotheek.
• marketinginhoud toevoegen en de resultaten ervan meten.
• toon handtekeningen tijdens het schrijven van een nieuw bericht en in de map Verzonden Items na het verzenden van de e-mail.

u kunt een gratis 14-proefversie uitvoeren om te zien hoe het werkt

CodeTwo Exchange Rules

CodeTwo Exchange Rules is een signature manager ontworpen om u te helpen professionele e-mailhandtekeningen in On-Premise Exchange Server op te zetten zonder iets extra’ s op de machines van gebruikers te configureren.

deze software biedt u een verscheidenheid aan handige functies:

• volledig centraal beheer van e-mail handtekeningen en disclaimers.
• ondertekening direct onder het laatste antwoord invoegen, niet onderaan.
• handtekeningen kunnen worden weergegeven in de map Verzonden Items van gebruikers, zodat ze kunnen controleren of de handtekening correct is toegevoegd aan hun e-mails.
• een intuïtieve HTML-Signature-Editor om al uw handtekeningssjablonen te maken zonder de expertise in HTML-codering.
• de mogelijkheid om afbeeldingen en logo ‘ s in te voegen als inline bijlagen. De ontvangers zullen ze automatisch weergegeven zonder de noodzaak om afbeeldingen extern te downloaden of te openen. Dankzij dat, kunt u promotionele banners invoegen, foto’ s van gebruikers of call-to-action knoppen in de handtekeningen.
• Rules Scheduler waarmee u de exacte datums kunt instellen waarop u uw ondertekeningsregels wilt toepassen. De software doet het automatisch op de opgegeven datum.
• handtekeningen hoeven niet alleen door de IT – afdeling te worden beheerd-met CodeTwo-software kunt u het ontwerp en de configuratie van handtekeningen delegeren aan het marketingteam.
• de mogelijkheid om gebruikersgegevens te implementeren met placeholders die informatie uit uw Active Directory halen. Bovendien ondersteunt de software het invoegen van Aangepaste AD-attributen en het automatisch verwijderen van lege spaties in handtekeningen als er geen advertentiewaarde is opgegeven.

hier kunt u een gratis proefversie van 30 dagen van CodeTwo Exchange Rules Downloaden

slimme oplossingen voor uw bedrijf

wanneer het gaat om zakelijke e-mailhandtekeningen, is het altijd goed om te zoeken naar slimme en moderne oplossingen die tijd besparen en human resources vrijgeven. Dat is de reden waarom CodeTwo gecentraliseerde e-mail handtekening oplossingen zal u helpen bij het creëren van uitstekende handtekeningen voor uw organisatie. Dit zal stimuleren uw marketing campagnes en u helpen met uw merk gebouw met elke uitgaande boodschap.

zorg ervoor dat u CodeTwo e-mailhandtekening voor Office 365 en CodeTwo Exchange Rules officiële websites bezoekt om meer te leren en probeer de programma ‘ s gratis.

voorgestelde lezing:

• hulpmiddelen voor Centraal beheer van e-mailhandtekeningen
• welke lettertypen zijn het beste voor e-mailhandtekeningen?
• hoe afbeeldingen correct weergeven in e-mailhandtekeningen (niet als bijlagen)